Metai, kai dirbome iš namų – ko išmokome, kad dirbtume geriau?

Darbuotojų įsitraukimo tyrimas yra vienas efektyviausių būdų nustatyti, kokią įtaką turėjo perėjimas prie nuotolinio darbo ir kurioms sritims reiktų skirti daugiausia dėmesio. Teisės firma „Sorainen“ tokį tyrimą atlieka kasmet. Jo metu darbuotojai vertina ir komentuoja valdybos ir tiesioginių vadovų darbą, bendradarbiavimą firmoje, darbo sąlygas bei darbo turinį. Apklausoje šiemet dalyvavo net 96% darbuotojų iš visų keturių „Sorainen“ biurų – tai rodo, jog daugelis nori prisidėti prie įmonės tobulėjimo, todėl yra linkę dalintis grįžtamuoju ryšiu.

Tyrimo rezultatai atskleidė, kad nuotolinis darbas labiausiai palietė vidinės komunikacijos, darbo krūvio ir informacinių technologijų klausimus. Kaip šiuos iššūkius įveikti ir patobulinti darbo rezultatus?

Darbas namuose – ir proga artimiau pažinti informacines technologijas

Tiek sklandžiai komunikacijai, tiek tikslų įgyvendinimui dirbant nuotoliniu būdu itin svarbios darbo sąlygos. Jeigu įmonėje darbuotojams suteikiamos geriausios sąlygos, persikėlus į namus, tai gali tapti nemenku iššūkiu, veikiančiu ir įsitraukimą į darbą.

„Nuotolinis darbas gerokai pakeitė įprastas darbo sąlygas. Karantino pradžioje buvusias abejones, ar visiems darbuotojams pavyks sklandžiai pereiti prie darbo namuose ir problemų nesukels techninės kliūtys, padėjo užtikrinti nuosekli strategija investuoti į IT technologijas ir tobulinti esamas sistemas. Darbuotojams reguliariai primindavome, kad visuomet galime kreiptis į regioninę IT pagalbos komandą (IT helpdesk)“, – pasakoja  teisės firmos „Sorainen“ administracijos vadovė Leda Iržikevičienė.

Greitai į problemas sureaguojantys IT specialistai ir gebėjimas klausimus spręsti nuotoliniu būdu darbuotojams suteikė pasitikėjimo ir užtikrintumo, leido greitai įsisavinti atsirandančias naujoves, įsidiegti programų atnaujinimus ir sklandžiai dirbti namuose.

Kaip pasakoja „Sorainen“ administracijos vadovė, dirbant namuose svarbu „susidraugauti“ su technologijomis ir daugybe jų teikiamų galimybių: „Mūsų įmonėje darbuotojai nuolatos  pažindinami su technologijomis – Žinių valdymo ir inovacijų komanda jiems reguliariai siunčia patarimus, kaip spręsti kylančius klausimus ir informuoja apie įgyvendinamas naujoves įmonėje, prisidedančias prie darbo efektyvinimo. Tokiu būdu darbuotojai gauna informacijos apie programų pasikeitimus ar atnaujinimus, o tai taip pat skatina įsitraukimą ir sklandesnį darbo procesą.“

Vidinė komunikacija – townhall metodas ir neformalios tradicijos

„Sorainen“ darbuotojų įsitraukimo tyrimas atskleidė ir vidinės  komunikacijos svarbą įmonėje. Dirbant nuotoliniu būdu, kartais gali kilti neaiškumų ir sudėtingiau sekti įmonės naujienas, pokyčius ar planus, jei tai tikslingai neiškomunikuojama.

Tyrimo duomenys rodo, kad darbuotojai itin vertina įmonės vadovų atvirumą ir suteikiamą informaciją, leidžiančią geriau įvertinti ir priimamus sprendimus. Norą sklandžiai komunikuoti su darbuotojais taip pat dažnai lydėjo nuogąstavimas, kaip tai deramai užtikrinti.

Anot L. Iržikevičienės, neturint galimybės susitikti gyvai ir pristatyti esamas naujienas, vėl atsigręžta į informacinių technologijų siūlomus sprendimus. Kalbėdama apie praktiškai išbandytus pavyzdžius, L. Iržikevičienė mini townhall iniciatyvą: „Nusprendėme, kad tikslinga kartą per mėnesį organizuoti virtualų skambutį, kuriame dalyvautų visi kolegos iš keturių šalių. Tokio skambučio metu pristatomi svarbiausi pokyčiai, sprendimai ir kitos aktualios įmonės naujienos. Darbuotojai informaciją sužino iš pirmų lūpų“.

Tačiau, anot L. Iržikevičienės, dirbant nuotoliniu būdu, svarbu palaikyti ir mažiau formalų bendravimą bei tradicijas, o kai kurioms įmonėms šis laikas gali tapti puikia proga tokių tradicijų atrasti.

„Įmonėje kiekvieną penktadienį susirenkame į virtualius pusryčius, kurių metu su kolegomis galima aptarti ne tik darbines temas. Toks bendravimo būdas  leidžia nepamiršti, kad, nors visi dirbame iš savo namų, esame kolektyvas ir komandinis bendrumas labai svarbus“, – teigia L. Iržikevičienė.

Bendradarbiavimo kultūros stiprinimas

Produktyvumą dirbant namuose ir darbuotojų įsitraukimą matyti bei skatinti padeda užimtumo stebėjimas ir bendradarbiavimo kultūros stiprinimas.

Nors kartais darbdaviai gali jaudintis, ar darbas iš namų neslopina užimtumo, neretai darbo krūvis namuose gali būti netgi didesnis. Tam, kad būtų pasiekti geriausi rezultatai, būtina išspręsti tokius klausimus kaip darbo ir poilsio balansas, efektyvi darbuotojų tarpusavio komunikacija ir bendradarbiavimo galimybės.

 „Mūsų darbuotojai naudojasi darbo užimtumą matyti leidžiančia sistema. Ši sistema buvo įvesta siekiant stiprinti bendradarbiavimo kultūrą ir operatyvų klientų aptarnavimą visose keturiose šalyse, kuriose „Sorainen“ turi savo biurus. Užimtumo žymėjimas padeda planuoti savo laiką visai savaitei, nustatyti darbo prioritetus, o tai labai aktualu norint užtikrinti greitas ir kokybiškas paslaugas. Sistemos pagalba galima pasirinkti, į kurį kolegą kreiptis, kuriam geriau netrukdyti, arba kaip tik – pasiūlyti savo pagalbos ranką“, – pavyzdžiu padedančiu išspręsti minėtus klausimus dalijasi L. Iržikevičienė.

Pasak jos, tokie pokyčiai bus naudingi ir ateityje – numatoma, kad net pasibaigus pandemijai didžioji dalis darbuotojų ir toliau bent dalį laiko norės dirbti nuotoliniu būdu. Todėl nukreipus biurų išlaikymui sutaupytus kaštus į inovacijas, popandeminiu laikotarpiu išloš ir darbuotojai, ir darbdaviai.