Organizuoti verslo kelionę su partneriais – įdomi ir praturtinanti patirtis

Reikšminga atrasti ir glaudžiai bendradarbiauti su kelionės organizavimo partneriais 

„OVC Consulting“ biuro vadovė Silvija Cicėnienė pasakoja, jog per 27 įmonės gyvavimo metus susiformavo graži tradicija – bendra komandos vasaros išvyka į verslo kelionę už Lietuvos ribų, kuri praturtina ne tik bendrais prisiminimais ar poilsiu, bet ir padeda kolegoms geriau pažinti vieniems kitus. 

Ji pastebi, kad įmonės verslo kelionės organizavime labai reikšminga atrasti ir glaudžiai bendradarbiauti su kelionės organizavimo partneriais. „Jų patirtis, turimas kontaktų tinklas, rekomendacijos, įsiklausymas į mūsų tikslus padeda išpildyti svajones. Norint, kad kelionės planavimas būtų sklandesnis bei greitesnis, verta įsivardinti, ko norėtumėte išvengti, pavyzdžiui, gyventi skirtinguose viešbučiuose ar itin gausiai turistų lankomų vietų“, – sako biuro vadovė ir pažymi, jog kelionę svarbu planuoti iš anksto, nes idėjų iškėlimas ir atsakymų laukimas imlus laikui. 

Kelionių organizatoriaus „Novaturas“ grupės pardavimų vadovas Kazimieras Jarmalis taip pat akcentuoja, jog kolektyvo verslo kelionės planavimas imlus laikui: „Organizuojant įmonės kelionę reikėtų atsižvelgti į žmonių skaičių: jei keliaujama iki 10 asmenų, tokią kelionę organizuoti paprasčiau, didesnė tikimybė, jog bus vietų lėktuve bei tame pačiame viešbutyje. Tuo tarpu organizuojant 30 ir daugiau darbuotojų kelionę svarbi kiekviena diena, nes kuo daugiau laiko iki kelionės lieka, tuo daugiau pasirinkimo variantų galėsime pateikti.“ 

„OVC Consulting“ komanda būsimos vasaros kelionės datą planuoja vos iš jos grįžę, o konkrečią kryptį išsirenka vasario mėnesį. „Kai kelionių organizatoriai jau žino būsimos vasaros tiesioginių užsakomųjų  skrydžių miestus ir laikus, su komanda nusprendžiame kryptį. Per savo ilgametę kelionių patirtį pastebėjome, jog reikšminga sulaukti sausio mėnesį vykstančios tradicinės turizmo parodos – tuomet kelionių organizatoriai būna paruošę specialių kelionių paketų. Tai padeda sistemiškiau tyrinėti, labiau pagrįstai svajoti apie būsimą komandos kelionę“, – sako S. Cicėnienė. 

Pasak „OVC Consulting“ biuro vadovės, planuojant bendrą komandos verslo kelionę reikšminga pagalvoti ir apie būsimos išvykos dinamiką: ar šį kartą norisi ramaus laiko, ar aktyvių pramogų, buvimo bendrame būryje: „Svarbu numatyti ne tik kur, kada, ką bendrai veiksite, bet ir kaip atsiskaitysite už bendras grupės paslaugas. Būtina apgalvoti ir visų komandos narių sveikatos draudimo klausimus, kelionės logistikos patogumas – patogūs skrydžiai, autobusai.“ 

Atsakingas krypties pasirinkimas 

Pasak S. Cicėnienės, organizuoti verslo kelionę savo komandai yra įdomi ir praturtinanti patirtis, ji skiriasi nuo šeimos ar glaudesnio draugų būrio kelionės planavimo: „Darbo bendruomenės kelionės žanras, pomėgiai, turėtų patirčių įvairovė sąlygoja išlipti iš savo rėmų, mąstyti universaliau, stebėti akyliau turėtas patirtis, kurti aplinkybes, padėsiančias pasiekti įsivardintus tikslus.“ 

Per 27 „OVC Consulting“ gyvavimo metus įmonės kelionių sąrašas platus, bet kiekviena kryptis su savo istorija bei patirtimi. „Kartu su komanda jau esame aplankę Paryžių, Berlyną, Briugę, Saremą, Latviją, Gardą, Čekiją, Vengriją, Austriją, Kretą, Maljorką, Gruziją, Bulgariją, Šiaurės Lenkiją, Slovakiją, Turkiją. Buvo metų, kai atostogavome Lietuvoje, o  šią vasarą grožėjomės nuostabiąja Juodkalnija“, – pasakoja S. Cicėnienė. 

Anot specialistės, nors kartais į kelionės krypčių parinkimą norėtųsi įtraukti visus kolegas, sužaidybinant procesą pralaimimas brangus laikas skrydžio bilietų rezervavimui, viešbučio pasirinkimui ir kambarių užsakymui: „Kompromisų būna: juk kai kas jau ten, kur vykstame, buvo, o gal ir ne kartą. Dalis darbuotojų yra aktyvaus, o kiti – ramesnio poilsio mėgėjai. Vis tik kasmet komandos kelionė yra labai laukiama, kad tik itin svari priežastis nulemia ją praleisti, tad dažniausiai keliaujame visa komanda.“ 

Neįkainojami komandos kelionės privalumai 

„OVC Consulting“ komanda verslo kelionėse turi tris tradicines dalis: strateginės sesijos dieną, bendrą komandos ekskursiją bei bendą vakarienę. Visa tai suplanuojama ir kolegoms jau žinoma iš anksto: „Kitą laiką planuojamės individualiai, paprastai pagal bendrus pomėgius susikuria grupelės: kas leidžia laiką aktyviai pramogaudami – eidami į kalnų žygius, o kas mėgaujasi šalies istorija, architektūra,  gastronominiais patyrimais arba leidžia laiką su knyga“, – sako S. Cicėnienė. 

Pasak „OVC Consulting“ biuro vadovės, nors prieš kelis metus įmonė keliauti kartu kviesdavo ne tik darbuotojus, bet ir jų šeimos narius, po kelių metų šios idėjos buvo atsisakyta: „Surinkę iš kolegų grįžtamąjį ryšį bei permąstę kelionės tikslą, išsigryninome, kad mums reikšminga atsiribojus nuo profesinių, darbinių atsakomybių turėti kokybišką, artimą buvimo kartu laiką, patirti bendrumą, labiau pažinti vienas kitą. Pabandėme iškeliauti tik kolegų rate ir pamatėme, kad tai pateisina mūsų bendros kelionės tikslo lūkesčius.“ 

S. Cicėnienė pastebi, jog bendra komandos patirtis stiprina ryšį, palieka įsimintinus prisiminimus bei bendras istorijas, o kaskart, metų eigoje, grįžtantys atsiminimai nuteikia pozityviai. Visa tai įkvepia, padeda susitelkti siekiant bendrų rezultatų: „Tokios kelionės bei patirtys mums yra dovana, todėl suprantame, kad bendras laikas poilsio rutinoje yra didžiausia vertybė.“ 

„Novaturas“ grupės pardavimų vadovas Kazimieras Jarmalis taip pat pastebi, jog darbuotojai, kuriems suteikta tokių kelionių galimybė, jaučiasi labiau įvertinti bei motyvuoti: „Tokie darbuotojai būna dėkingi darbdaviui už suteiktą galimybę pabėgti nuo kasdienės rutinos, pažinti kitą šalį ar darbą derinti su poilsiu. Pagrindinis šių kelionių tikslas įmonėms yra motyvuoti darbuotojus ir leisti kolektyvui stiprinti ryšius, pabūti drauge neformalioje aplinkoje.“ 

Remdamasi savo kelionių planavimo patirtimi, „OVC Consulting“ biuro vadovė įmonėms, planuojančioms bendrą kelionę, rekomenduoja pirmiausia įsivardinti, koks yra šios kelionės tikslas: „Komandos kelionės metu svarbu atsižvelgti į darbuotojų poreikius, mėgstamus laisvalaikio praleidimo būdus bei fizines galimybes, suplanuoti trečdalį kelionės laiko, o visa kitą palikti savieigai. Renkantis kelionių kryptį, svarbu atkreipti dėmesį į viešbučio lokaciją, kad būtų užtikrinta veiklų įvairovė, šiam planavimui labai praverčia kelionių organizatorius – partneris, kuris atliepia įmonės lūkesčius.“