„Konica Minolta“ sprendimas leido bendrovei „Eika“ gerokai paspartinti apskaitos dokumentų valdymą

Anot Virginijos Karalevičiūtės, nekilnojamojo turto rinkos lyderės „Eika“ finansininkės, nors skaitmenizavimo procesas įmonėje pradėtas dar iki pandemijos pradžios, pastaroji šį procesą paspartino kelis kartus. Jos rezultatas akivaizdus – popierinių sąskaitų sumažėjo beveik 95 proc., nors iki 2020 m. tik dalis įmonės dokumentų buvo skaitmenizuoti, dirbta tradiciniu būdu – didžioji dalis dokumentų buvo popieriniu formatu.
„Pandemija privertė sustoti bei modeliuoti naujus procesus. Prisitaikyti prie pokyčių reikėjo greitai. Įdiegus „Konica Minolta“ sąskaitų skaitmenizavimo sprendimą, pokyčiai akivaizdūs – tam tikroms užduotims nebereikia skirti tiek laiko, kiek anksčiau. Standartinių, pasikartojančių sąskaitų suvedimo procesas sutrumpėjo beveik pusiau“, – teigia ji.
.jpg)
„Dažniausiai verslai kreipiasi ieškodami sprendimų įmonės procesų valdymui. Tai apima ne tik dokumentų skaitmenizavimą, el. dokumentų valdymo sistemos diegimą, tačiau ir problemų sprendimą einamuosiuose procesuose iš esmės. Tokiu atveju siūlome kompleksinį sprendimą, kai neefektyvūs procesai ne tik skaitmeninami, tačiau atsisakoma ir nereikalingų ar nebūtinų šių procesų dalių. Įvairūs įsakymai, prašymai ir kiti dokumentai su kelių darbuotojų parašais, kurių reikalauja darbdavys, dažnai nėra reikalaujami Lietuvos įstatymų ir yra visai nebūtini“, – sako Nerijus Vaitkevičius, spausdinimo, optinių įrenginių gamybos ir skaitmeninių sprendimų įmonės „Konica Minolta“ pardavimų vadovas.
Pasak jo, dokumentų valdymo sistemos diegimas dažniausiai turi daugiau teigiamų pasekmių nei tik popierinių dokumentų atsisakymas – optimizuojami įmonės procesai, eliminuojant nereikalingus etapus, kuriamos integracijos su kitomis sistemomis, pavyzdžiui apskaitos programomis, įdiegiami elektroniniai dokumentų archyvai, integruojamas elektroninis parašas: „Labai svarbu suprasti, kad tai ilgalaikė strateginė investicija, prie kurios prisideda visa įmonė.“
Naudą skaičiuoja sutaupymais
Pasak V. Karalevičiūtės, įdiegus „Konica Minolta“ sąskaitų skaitmenizavimo sprendimą, darbuotojų sutaupytas laikas skiriamas gilinti žinias aktualiems mokestiniams klausimams, finansų analizei. Pasirinktas sprendimo būdas ypač pasiteisino su standartinėmis, pasikartojančiomis sąskaitomis, o didžiausias programos efektyvumas matomas per žmogiškojo klaidų faktoriaus eliminavimą.
„Konica Minolta“ el. dokumentų valdymo sprendimą pasirinkome, nes ši sistema buvo tinkamiausias variantas atsižvelgiant į mūsų poreikius. Jos efektyvumas labiausiai atsispindi per klaidų sumažėjimą, sąskaitų suvedimo proceso sutrumpėjimą. Vienas iš esminių privalumų yra tai, kad darbuotojai gali skirti daugiau laiko savo kompetencijų gilinimui, o ne techninių užduočių vykdymui“, – detalizuoja bendrovės „Eika“ finansininkė.
Valentino Boguševičiaus, „Konica Minolta“ IT sprendimų skyriaus vadovo, teigimu, įvertinant, kiek kainuoja atspausdinti dokumentus, juos nuskenuoti ir kažkur archyvuoti, surinkti visus fizinius vizavimus ir parašus, beveik visada pigiau yra įsidiegti dokumentų valdymo sistemą. Reiktų turėti omenyje, kad nors didesnėms įmonėms sprendimas dažniausiai kainuos brangiau, sutaupyto laiko bei suefektyvintų procesų imtis taip pat bus didesnė.
„Esame apskaičiavę, kad vien sąskaitų skaitmenizavimas įmonėje gali sutaupyti iki 30 proc. buhalterijos kaštų. Įvertinti reikėtų ir tai, kad taupomas kitų skyrių darbo laikas bei atsiranda papildomų verčių, tokių kaip darbuotojų motyvacija ir pasitenkinimas darbu“, – akcentuoja V. Boguševičius.
Anot jo, kadangi rinkoje atsiranda naujų apskaitos sprendimų, keičiasi reikalavimai įmonėms, nuolat tobulinama ir „Konica Minolta“ dokumentų valdymo sistema – kuriamos integracijos su įvairiomis esamomis ir naujomis sistemomis, tokiomis kaip „Dokobit“ ir „Dokosign“, elektroniniais parašais. Sistemoje taip pat naudojamas dirbtinis intelektas duomenų nuskaitymui, ateityje planuojama jį pritaikyti ir duomenų analizei, kas suteiks galimybę įmonėms dirbti dar efektyviau.
„Mūsų sprendimai labai lankstūs, su klientais analizuojame ne tik esamą situaciją, bet ir prognozuojame iššūkius ateityje. Logistikos, statybų ir audito įmonių poreikiai stipriai skiriasi ir vienas standartizuotas sprendimas visoms įmonėms niekaip netiks, todėl pritaikome sprendimą pagal konkretų poreikį. Jei įmonė turi kelių metų plėtros planą, mes iškart sutariame, kaip kartu su jos poreikiais keisis ir mūsų sprendimas“, – sako „Konica Minolta“ IT sprendimų skyriaus vadovas.