Kokių klaidų nedaryti renkantis apskaitos partnerius

Metų virsmas – laikotarpis, kai nemaža dalis Lietuvos verslų turės progą susimąstyti ir apie savo buhalteriją bei išsikels klausimą, ar nepristigo šiemet efektyvumo, atsakomybės, o gal ir strateginio įžvalgumo tvarkant bendrovės finansus. Populiarėjant pažangiosioms technologijoms, atsiranda norinčių tikėti, kad šiuolaikiškos įmonės apskaita tėra mechaninis darbas, kuriam tereikia internetinės programos, o ne atskiro etato ar išorinio finansų tvarkymo partnerio. Ir vis dėlto praktika rodo, kad skaitmenizacija sėkmingiausiai veikia išvien su buhalterinėmis žiniomis ir profesionalų atsakomybe.

Žmogiškasis faktorius buhalterijoje – praeitis?

Pasak nuo 2007 m. apskaitos paslaugas teikiančios „Baltosios buhalterijos“ įkūrėjos Sonatos Stanislovaitienės, per pastarąjį dešimtmetį visas buhalterijos sektorius išgyveno dideles transformacijas. Informacinių technologijų sprendimai panaikino fizinius ribojimus, tokius kaip geografinis atstumas, eliminavo poreikį samdyti žmones techninio pobūdžio funkcijoms, o pažangiai mąstančios Lietuvos įmonės šiandien džiaugiasi laiku investavę į skaitmeninį dokumentų valdymą ir kitus IT sprendimus.

„Greitis, lankstumas ir efektyvumas toliau išlieka kertiniai klientų prioritetai. Tačiau būtų klaida manyti, kad apskaitos ateitis priklauso tik „robotams“, o žmogiškojo faktoriaus šiame darbe nebelieka“,- teigia S. Stanislovaitienė: „Kai kalbama apie finansinių ataskaitų rengimą, finansų planavimą, darbo užmokesčio apskaitą, mokesčių apskaičiavimą ir kitas sritis, technologinių sprendimų ar skaičiuoklių ne visada užtenka – neišvengiamai reikia žinių ir ekspertinio patarimo. Apskaitos technologijos pačios savaime negali tinkamai sureaguoti į nestandartines situacijas“.

Pasak pašnekovės, būtent konsultacinis dėmuo tampa lemiamu, jei norite atskirti, ar jūsų apskaitos partneriai yra verti toliau prižiūrėti įmonės finansus. Juolab kad įmonių vadovai kuo toliau, tuo rečiau fiziškai randa laiko patys aktyviai analizuoti įmonės finansus, debitorines ir kreditorines skolas, pajamų ir sąnaudų pokyčius ir kitus apskaitos niuansus.

„Visiškai pateisinama, jei šios svarbios atsakomybės vadovo yra patikimos apskaitos partneriams. Tačiau bėdos prasideda tada, kai tavo apskaitos partneriai apsiriboja būtiniausiais veiksmais, tokiais kaip privalomųjų ataskaitų teikimas, bet visiškai nesidomi didesniu paveikslu, nesusimąsto, kur juda įmonės finansų laivas ir koks jo maršrutas galėtų būti efektyviausias“, - teigia „Baltosios buhalterijos“ vadovė. Jos nuomone, dėl pastarųjų aplinkybių Lietuvoje yra apstu šiaip jau progresyvių ir pridėtinę vertę kuriančių verslų, kurių buhalterija yra palikta „plaukti savieigai“, kol anksčiau ar vėliau atsitrenkiama į uolas – netinkamai pateiktą finansinę atskaitomybę, pinigų srauto problemas, bereikalingas stresines situacijas per VMI patikrinimus. Šia prasme žmogiškasis faktorius – turėjimas, kur kreiptis ir su kuo konsultuotis finansinėse kryžkelėse, tampa dideliu bendrovės pranašumu užkardant pavojus.

Iš ko susideda buhalterinių paslaugų kaina?

Reikia pripažinti, kad ne tik paslaugų kokybė, konsultaciniai gebėjimai, bet ir kaina yra svarbus apskaitos partnerio pasirinkimo veiksnys. Tiesa, vertinant buhalterinių paslaugų įkainius, verslams taip pat yra lengva apsigauti. „Baltosios buhalterijos“ specialistai primena, jog priimant sprendimą svarbu patikrinti ne tik mėnesinio įkainio eilutę, bet ir tai, kokios paslaugos į paketą įeina, o už kokias reikia mokėti papildomai. Pavyzdžiui, buhalterinės apskaitos paslaugų sutartyse kartais nutylima, jog į bazinę kainą neįeina finansinės atskaitomybės už metus parengimas ir pateikimas. Tokiais atvejais, pasibaigus metams, klientas neturi kito pasirinkimo – papildomai nesusimokėjęs, jis gautų baudą už atskaitomybės savalaikį nepateikimą Registrų centrui. Todėl naujų apskaitos partnerių ieškantys verslai, prieš atlikdami pasirinkimą, turėtų paprašyti kainininkų ne tik už einamuoju laikotarpiu aktualiausius, bet ir už kitus apskaitos darbus, kurie gali būti reikalingi kada nors ateityje. Taip sumažinama didelio ir nemalonaus nesusipratimo tikimybė.

Svarbu sutarti dėl vertybių

Visgi svarbiausias sėkmingos partnerystės pagrindas, kaip tikina S. Stanislovaitienė, yra vertybinis: „Labai svarbu, kad sutaptų kliento ir apskaitos partnerių požiūriai į buhalterijos reikšmę kompanijos sėkmei. Tai nereiškia, kad verslų vadovai turi patys tapti buhalteriais ir bereikalingai gaišti laiką prie apskaitos klausimų. Tačiau visi laimi, kai nuo pat pradžių sutariama dėl svarbiausių principų, pavyzdžiui, kad bendrovės apskaita turi būti tvarkinga, atitinkanti LR teisinį reguliavimą, užbėgant už akių problemoms, kad vėliau nereikėtų švaistyti resursų jų sprendimui.“

Būtent dėl šių priežasčių jau bemaž prieš 16 metų Sonatos Stanislovaitienės suburta komanda pasirinko „Baltosios buhalterijos“ pavadinimą: juo pabrėžtas ir kategoriškas bendrovės atsisakymas aptarnauti šešėlinius verslus. Šiuo metu 11 darbuotojų turinčios ir visoje Lietuvoje klientus aptarnaujančios įmonės vadovė teigia, jog ganėtinai drąsus pavadinimo sprendimas visiškai pasiteisino, nes padėjo pritraukti būtent tuos verslus, su kuriais yra gera dirbti.

„Dirbame su įmonėmis iš labai skirtingų sektorių, taip pat ir su fiziniais asmenimis, vykdančiais individualią veiklą. Pastaruoju metu auga klientų, vykdančių internetinę prekybą, skaičius, o pagal juridinę formą mūsų portfelyje pastebimai gausėja mažųjų bendrijų“, - teigia „Baltosios buhalterijos“ įkūrėja. Bendrovė neskirsto savo klientų į mažus ir didelius, nes visais atvejais šie tikisi to paties: apskaitos darbų savalaikiškumo, operatyvaus reagavimo atsakant į laiškus ar rengiant reikalingus dokumentus bei ataskaitas, dėmesingų asmeninių konsultacijų bei, žinoma, konkurencingų apskaitos paslaugų įkainių.

Komentarai