Dirbtinio intelekto amžius: kaip pasinaudoti AI privalumais apskaitoje
Dirbtinis intelektas (DI) nėra sukurtas tam, kad pakeistų žmogų – tinkamai ir laiku pradėti taikyti automatizacijos, skaitmenizacijos ir DI sprendimai padeda atsiskleisti žmogaus kūrybiškumui ir išradingumui. Anot V. Kniežos, nors DI sprendimai Europos verslui prieinami jau kurį laiką, Senojo žemyno įmonių lygis optimizuojant apskaitos procesus dar labai skiriasi.
„Dešimt metų veikianti „Fitek“ užsiima pirkimų sąskaitų apdorojimo procesų optimizavimu – nuo jų tvirtinimo, skaitmenizavimo iki archyvavimo ir automatizavimo. Baltijos, Lenkijos, Beneliukso ir Balkanų šalyse esame pirkimo sąskaitų faktūrų sprendimų lyderiai, bendras bendrovės klientų skaičius Europoje sudaro apie 4000, įmonė vien šiais metais apdorojo 6,7 mln. sąskaitų. Mūsų paslaugomis naudojasi tokios įmonės kaip „Vilniaus prekyba“, prekybos tinklai „Maxima“, „Drogas“, taip pat - „smeGo“, „Europcar“, „RNDV Group“, „CarVertical“, „Hansab“, „Darnu Group“, „Naresta“, „SBA Grupė“, „Krekenavos agrofirma“ ir dar apie 450 klientų Lietuvoje, – vardija V. Knieža.
Vadovas pasakoja, kad 7 šalyse, kuriose veikia „Fitek“, apskaitos optimizavimo praktika labai skiriasi. Pavyzdžiui, Estijoje, kur skaitmenizacija yra kur kas labiau pažengusi, dominuoja elektroninės sąskaitos.
„Latvijoje nemažai sąskaitų laikoma popieriniu arba PDF formatu, popierinio formato sąskaitų dar pasitaiko ir Lietuvoje. Visgi, jei pažvelgtume į Balkanų šalis, ten išskirtinai dominuoja popierinio formato sąskaitos – galima sakyti, kad mūsų partneriai Serbijoje, Kroatijoje, Rumunijoje, Bulgarijoje, Juodkalnijoje ar Čekijoje dabar yra tokiame lygyje, kuriame Lietuva buvo 2019 metais“, – apžvelgia V. Knieža.
Pasak vadovo, anglakalbėse šalyse, kurių kalbos pagrindu kuriami DI sprendimai sąskaitoms apdoroti, juos pritaikyti kur kas paprasčiau.
„Ir priešingai – šalyse, kur vartojama ne anglų kalba, dirbtinio intelekto sistemos kiek palūžta ir be žmogaus pagalbos dirbtinio intelekto sprendimus pritaikyti sunku“, – teigia jis.
Sugaišta daug laiko
Vis dėlto, tiek anglakalbės šalys, tiek visa Europa, į sąskaitų apdorojimo bei kaštų alokavimą įtraukdama DI įrankius, susiduria su panašiomis problemomis. Didžiojoje Britanijoje veikianti tokias pat paslaugas teikianti bendrovė „Dext“ 2023 metais surengė buhalterių ir apskaitininkų apklausą, kurioje dalyvavo apie 300 specialistų. Įmonė jų teiravosi, kiek laiko šie specialistai praleidžia rankiniu būdu suvedinėdami sąskaitas.
„Net 60 proc. apklaustųjų pripažino, kad šiai užduočiai skiria per daug laiko. Reikėtų nepamiršti, kad apklausa vyko Didžiojoje Britanijoje, t. y. šalyje, kurioje konkurencija – milžiniška, ir dirbtinio intelekto sprendimu yra gausu“, – sako V. Knieža.
Jis pasakoja, kad panašaus tyrimo 2022 metais ėmėsi JAV Nacionalinė viešųjų buhalterių asociacija (angl. National Assiociationof Certified Public Bookkeepers, LLC). Apklausos metu asociacija buhalterinę apskaitą atliekančių įmonių klausė, kiek laiko jos sugaišta kiekvienam procesui. „Rezultatai parodė, kad bankiniai suderinimai vidutiniškai užima 12 proc. buhalterių ir apskaitininkų laiko, ataskaitų kūrimui jie sugaišta 16 proc. laiko, o atlyginimų skaičiavimas, administraciniai darbai, pardavimų sąskaitų išrašymas ir kita papildoma veikla užima po 8 proc. jų laiko“, – vardija V. Knieža.
Daugiausia darbo apklaustieji pripažino turintys su pirkimo sąskaitomis – joms tvarkyti jie skiria net 40 proc. savo laiko.
Kelis kartus trumpiau
Vadovas pasakoja, kad sudarant sutartis paprastas, neskaitmenizuotas procesas užtrunka ilgiau, nei turėtų: pirmiausia, sutartis yra atspausdinama dviem egzemplioriais, duomenys suvedami į registruotą laišką ir siunčiami tiekėjui. Tiekėjas pasirašo, atsiunčia laišką atgal, ir tada tvarkomos popierinės sąskaitos, kurių procesas vyksta panašiai: sąskaita išrašoma, tuomet – patvirtinama, pasirašoma vadovo.
„Vėliau buhalteris ją suveda, tenka analizuoti duomenis, kažkas vis lieka neaišku. Vėliau vyksta išlaidų paskirstymas ir archyvavimas: dokumentas dedamas į įmautę ir uždaromas spintoje, kur gali gulėti 10 metų. Visas šis procesas, jei vyksta sklandžiai, užtrunka maždaug 35 minutes“, – įvertina V. Knieža.
Šiais laikais, kai popierinių sąskaitų archyvuoti nebereikia, procesą galime greitai paskubinti. Kaip? Ir „Fitek“, ir bendrovės konkurentai siūlo sprendimą, kuriame nėra taikoma jokių dirbtinio intelekto įrankių.
„Pirmiausia mums reikia gauti elektroninę sąskaitą. Lietuvoje sąskaitos elektroniniu formatu kol kas automatiškai yra įdiegtos tik viešajame sektoriuje. Jeigu įmonė dirba privačiame sektoriuje, sąskaitą pirmiausia reikia suskaitmenizuoti, t. y., informaciją ištraukti iš PDF dokumento ir įkeltą į kokią nors debesijos sistemą, kurioje gali būti koks nors tvirtinimo šablonas, sukurta automatinių taisyklių. Tada sąskaita eksportuojama į buhalterinę sistemą – tai kelias, kuriuo gauname elektroninę sąskaitą“, – pasakoja vadovas.
Šiuo atveju, sąskaitos patvirtinimo bei išlaidų priskyrimo laikas sutrumpėja, dokumentas yra automatiškai archyvuojamas sistemoje, todėl to daryti papildomai nereikia, o klaidų tikrinimas užtrunka apytikriai 1 minutę.
„Susumavę gauname, kad operacija iš viso trunka apie 12 minučių, vadinasi, optimizavimo laikas yra lygus maždaug 23 minutėms“, – suskaičiuoja V. Knieža.
Dar vienas žingsnis į priekį – DI sprendimai.
„Kai jau turime sąskaitų archyvą, kuriame istoriškai kaupiame duomenis, ten jau yra priskirtos didžiosios knygos, objektai, padaliniai ir visi kaštų centrai, DI galime suformuoti užduotį per 24 valandas įsigilinti į sąskaitų archyvo turinį ir apsimokyti taip, kad, gavus naują sąskaitą, kaštų centrai užsipildytų automatiškai ir būtų priskirtos tvirtinimo grandinėlės“, – kalba vadovas.
Jis akcentuoja, kad dirbtinį intelektą galima apmokyti tik tokiu atveju, kai yra sukaupta istorija.
„Fitek“, naudodama DI, neužsiima „smegenų plovimu“ (angl. AI Washing) ir savo sprendimų nesiūlo marketingo tikslais. Mūsų dirbtinis intelektas mokosi iš jūsų istorinių duomenų ir pagal juos priskiria jums išlaidas. Priskyręs kaštus centrus, dirbtinis intelektas juos „duoda“ į sąskaitų išlaidų priskyrimo „langą“, kur galite patikrinti, ką jis padarė. Tada sąskaita yra grąžinama į „Fitek AI“ modelį ir dirbtinis intelektas gauna dar daugiau informacijos, iš kurios gali mokytis kitiems kartams. Šiuo būdu sutaupome 31 minutę ir sąskaitos apdorojimas užtrunka iš viso 4 minutes“ – pasakoja V. Knieža.
Specialistų nepakeis
Vadovas sako, kad procesų optimizavimo tema yra be galo aktuali Lietuvoje.
VERSLO TRIBŪNA
Kokios įgūdžių, ambicijų ir sėkmės formulės reikia, kad finansinių technologijų (fintech) bendrovė išliptų iš 10 mln. Eur nuostolio ir uždirbtų 5 mln. Eur pelno, tuo pat metu plėsdama veiklą Europoje ir Pietų Amerikoje? Iveta Bruvele, Rygoje įkurtos skaitmeninių vartojimo paskolų ir kredito linijų sprendimų grupės „Wandoo Finance Group“ vadovė ir įkūrėja, sako, kad tai įmanoma tik tuomet, kai technologinis progresas derinamas su labai aiškia lyderystės vizija, gebėjimu greitai mokytis ir drąsa priimti sudėtingus, bet būtinus sprendimus.
Pastaraisiais metais Europos finansų sektoriuje išryškėjo ekspertų struktūriniu pokyčiu vadinama tendencija: kooperatiniai bankai, kuriems priskiriamos ir kredito unijos, augo sparčiau, nei tradicinės komercinės finansų institucijos. Lietuvoje tai reiškė ženklų kredito unijų valdomo kapitalo bei paskolų portfelio augimą.
Lietuvos finansinis sektorius, pasak „Noviti Finance“ vadovo Lino Armalio, yra vienas stipriausių regione – ženkliai pranašesnis už kaimyninių šalių rinkas ir siūlantis žemesnes paskolų kainas. Tačiau net ir tokioje pažengusioje rinkoje išlieka sisteminių barjerų, kurie stabdo smulkųjį verslą ir neleidžia efektyviai panaudoti milijardų eurų, gulinčių indėliuose.
Augant sudėtingų sandorių ir infrastruktūrinių projektų apimtims, advokatų kontora COBALT stiprina Europos Sąjungos (ES) ir konkurencijos teisės komandą. Prie jos prisijungia naujas kontoros partneris advokatas dr. Lauras Butkevičius, daugiau nei du dešimtmečius dirbantis konkurencijos teisės ir reguliavimo srityse.
„Naudojant dirbtinio intelekto sprendimus, sumažėja rutininio darbo, jo išvengiantys darbuotojai yra labiau motyvuoti, noriau įsitraukia ar patys inicijuoja pokyčius. Kai pradėjau dirbti šioje įmonėje, vargo, norint įtikinti vadovus, būdavo labai daug. Tuomet niekas nedžiūgavo išgirdęs pasiūlymą įsigyti mūsų sprendimą, žmones dar reikėjo šviesti. Būdavo, kad nueini į įmonę, pamatai matai krūvas popierių bei aplankų, ir supranti, kad reikės padirbėti. Ne vien kartą išklausęs, kaip galima viską automatizuoti ir skaitmenizuoti, įmonės vadovas tiesiog pasakydavo „ne“, nes bendrovė iš vidaus dar nebuvo pasiruošusi pokyčiams. Vis dėlto, dabar tendencija yra aiški: visos įmonės, su kuriomis bendravome per 10 veiklos metų, anksčiau ar vėliau pas mus sugrįžta“, – tikina V. Knieža.
Pasak jo, šiais laikais prie naujos įmonės prisijungęs vadovas pirmiausia nori įsidiegti pirkimo sąskaitų skaitmenizavimo įrankį – be jo dirbti dabartinėje rinkoje yra be galo sudėtinga. Tačiau tai nereiškia, kad specialistams versle vietos lieka vis mažiau.
„Dirbtinis intelektas žmogaus nepakeis. Jis mus skatina generuoti naujas idėjas, analizuoti duomenis ir taip didinti įmonės našumą. Įmonėms tai reiškia efektyvesnius veiklos procesus, mažesnes išlaidas klaidoms taisyti, greitesnį sprendimų priėmimo tempą, tikslesnes prognozavimo galimybes. O specialistai taip gali daugiau savo laiko skirti reikšmingesnėms, nemonotoniškoms užduotims atlikti“, – įsitikinęs V. Knieža.
