Ar šiuolaikinė įmonė gali apsieiti be popierinių dokumentų?

Reklama publikuota: 2019-11-07
UAB „BSS  IT“  vadovas Nerijus Jankauskas
svg svg
UAB „BSS IT“ vadovas Nerijus Jankauskas

Neretai girdime: „Siunčiu jums mūsų pasirašytą ir nuskenuotą sutartį, išsispausdinkit, pasirašykit ir atsiųskite mums skenuotą dokumentą el. paštu, o originalus išsiųsime jums registruotu laišku arba pasirašysime susitikimo metu“. Dažnas mūsų tai darome kone kasdien. Ar susimąstome, kiek tai suryja laiko?

Jei sutartis daug lapų, jau pats pasirašymas vargina. O ką daryti, jei neturime spausdintuvo ar kopijavimo įrenginio? Negana to, išsiuntus pasirašytus dokumentus registruotu laišku vėliau reikės pasirūpinti, kad originalą pasirašytų kita pusė. Deja, neretai dokumentas pasimeta ir lieka nepasirašytas.

Ar galima tai padaryti paprasčiau ir greičiau? Nerijus Jankauskas, UAB BSS IT vadovas tikina: „Tikrai galima. Seno įpročio spausdinti ir skenuoti reikėtų atsisakyti, – juk gerokai paprasčiau pasirašyti el. parašu. Kvalifikuotu el. parašu pasirašytas dokumentas yra prilyginamas popieriniam dokumentui su ranka pasirašytu parašu“.

Šiuolaikinė įmonė – be popieriaus

BSS IT jau 5 metai gyvena visiškai be popieriaus. Tiesa, apskaitos kabinete vis dar laikomi segtuvai su ankstesnių metų dokumentais, tačiau naujais jie nepasipildo. Dažnai šie segtuvai įmonėse sugrupuoti panašiai: pirkimo ir pardavimo sąskaitos, sutartys, darbų pridavimo aktai, įmonės vidaus valdymo, personalo dokumentai. N. Jankauskas džiaugiasi, kad šiandien nei vieno dokumento įmonės viduje nepasirašo ant popieriaus.

Personalo dokumentų tvarkymas kitaip

Dažnoje įmonėje didelę dalį dokumentų sudaro personalo dokumentai. Pasirašoma darbo sutartis ir aibė lydinčių dokumentų, pvz., konfidencialumo sutartis, darbo tvarkos ir įmonės taisyklės, asmens duomenų apsaugos taisyklės, darbo sauga. Visus šiuos dokumentus galima pasirašyti elektronine forma.

BSS IT siūlo pasinaudoti jų kuriamais įrankiais, kurie ne tik leidžia atsisakyti popierinių dokumentų, bet ir darbinamam žmogui savitarnos portale pateikti savo kontaktinius duomenis, banko sąskaitas bei įvairius prašymus. Suvedus duomenis apie asmenį personalo valdymo programa sugeneruoja reikalingus dokumentus bei išsiunčia juos darbuotojui susipažinti ir pasirašyti el. būdu.

Supažindinimas su naujomis tvarkomis elektronine forma panašus į sekundes trunkančio el. laiško išsiuntimą visiems įmonės darbuotojams. BSS IT rekomenduoja tokius dokumentus pasirašyti Pažangiuoju elektroniniu parašu, kaip tai numato Europos Sąjungos reglamentas eIDAS ir elektroninių dokumentų valdymo taisyklės. BSS IT sukurtame savitarnos portale darbuotojai gali pasirašyti įvairius dokumentus, pvz., atostogų, komandiruočių, „mamadienių“ ar „tėvadienų“ prašymus, kad susipažino su taisyklėmis ir t. t.

Atostogų prašymas BSS IT kompanijoje buvo pirmasis dokumentas, kuris iš popierinio virto elektroniniu. Be to, darbuotojai, prisijungę prie savitarnos, mato savo sukauptų atostogų dienų likutį. Spausdinti prašymo nereikia, tik persiųsti tiesioginiam vadovui tvirtinti. Vadovas visus atostogaujančius matys grafine forma, o tabelio pildyti nereikės, nes duomenys į jį bus perkelti automatiškai.

„BPO House“ patirtis

BSS IT sukurta sistema jau antrus metus sėkmingai naudojasi apskaitos paslaugų UAB „BPO House“. Kaip sako šios organizacijos plėtros vadovas Giedrius Mickaitis, įmonė visada orientuojasi į priemonės ir procesus, kurie suteikia vertę klientui ir efektyvintų darbą.

„Kaip atskirą paslaugą mūsų įmonė teikia personalo dokumentų administravimo paslaugą, kuri apima visų rūšių personalo dokumentų, pvz., darbo sutarčių, įsakymų, įvairių prašymų ir pan. ruošimą, reikalingų pakeitimų administravimą ir t. t., – sako įmonės vadovas. – Ši mūsų paslauga yra išsigelbėjimas įmonių personalo vadovams, nes mes atliekame visą „juodą“ darbą, o personalo vadovas gali užsiimti minkštaisiais darbais, skirti daugiau laiko darbuotojų klausimams, gerinti komunikaciją įmonės viduje ir pan.“

nuotrauka::1 left

Jis akcentuoja, kad, administruojant didesnių įmonių dokumentus, ypač svarbi IT sistema, nes ji taupo ne tik klientų, bet ir „BPO House“ laiką. „Norime būti šiuolaikiški ir klientams siūlyti novatoriškus bei patogius sprendimus, pvz., galimybę teikti, pildyti ar tvirtinti prašymus kompiuteriu ar mobiliuoju telefonu. Kadangi „BPO House“ personalo dokumentų administravimo paslaugą teikia jau daugiau kaip 15 m., tai, sujungus įmonės patirtį su technologijomis, užtikrinama ne tik patogi paslauga, aiškus procesas, bet ir taupomos lėšos“, – pasakoja G. Mickaitis.

Anot jo, „perimdami kliento personalo dokumentų tvarkymą beveik visada randame popierinį „ūkį“, ir dažnai – labai apleistą“. Personalo dokumentacijos auditas yra pirmasis darbas, kurį atlieka „BPO House“, ir dažnai įstatymų leidžiamose ribose galima sumažinti naudojamos dokumentacijos kiekį, o atsiradus asmens duomenų apsaugą reglamentuojantiems aktams – tai netgi būtina daryti.

Dokumentai apskaitos srityje

Labai patogu el. dokumentais naudotis ir tvarkant apskaitą. Įstatymas reikalauja turėti pasirašytus apskaitos registrus už finansinius metus. Spausdinti registrai gali netilpti ir į keletą storų segtuvų. Pasirašyti ant popierinio dokumento ne tik nepatogu, bet be reikalo eikvojame tiek popierių, tiek patį spausdintuvą. Pasirašyti galima gerokai paprasčiau, jei naudojamės kvalifikuotu el. parašu.

Tam tikrus dokumentus ne tik patogu pasirašyti el. forma bet ir privalu saugoti el. forma. PVM įstatymo 78 straipsnis sako, kad „Apmokestinamieji asmenys privalo saugoti dokumentus tokios formos (rašytinės ar elektroninės), kokios jie buvo išsiųsti ar pateikti…“. Vadinasi, elektroninė PVM sąskaita faktūra turi būti saugoma el. forma.

nuotrauka::2 right

BSS IT vadovas sako, kad visus dokumentus patogiau apskaityti ir pasirašyti el. forma: avanso apyskaitos, kelionės lapai, turto nurašymo protokolai, darbo užmokesčio žiniaraščiai, akcininkų ar valdybos protokolai, veiklos įsakymai.

Vis dažniau kompanijos apskaitai vesti samdo profesionalus – apskaitos įmones. „Per trejetą metų darbo neteko apskaitininkams nuvežti nei vieno popierinio dokumento“, – džiaugiasi BSS IT vadovas.

BSS IT vadovui pritaria ir G. Mickaitis: „Darbą pagreitina ir padaro „be popierių“ BSS dokumentų valdymo sistema – operatyviai gauname patvirtintus dokumentus iš atsakingų asmenų, kad ir kur jie bebūtų, todėl galime pateikti aktualias verslo ataskaitas organizacijų vadovams ir akcininkams. Be to, nereikia saugoti dokumentų „popieriniu“ pavidalu. Visa tai mums ir klientui mažina sąnaudas.“

Nuo ko pradėti atsisakyti popieriaus?

„Išsirinkite jums tinkamiausią įrankį el. dokumentams valdyti – yra ganėtinai daug dokumentų valdymo programų. O BSS IT siūlo ne tik dokumentų valdymo programą, bet ir apskaitos, personalo valdymo, darbo užmokesčio ir kitus modulius kaip vieną sistemą. BSS IT kuriami apskaitos, personalo ir darbo užmokesčio moduliai išsiskiria tuo, kad vadovaujamasi įmonės filosofija nenaudoti popierinių dokumentų“, – akcentuoja N. Jankauskas.

IT sistemų naudojimas spartina įmonės procesus, užtikrina jų operatyvumą ir tikslumą, o visa tai mažina sąnaudas. Tai ypač aktualu, kai analitikai vis garsiau ir garsiau kalba apie artėjantį nuosmukį. „Įmonių vadovai visada turėtų galvoti, kaip „lengvinti“ organizaciją, mažinti sąnaudas bei racionaliau išnaudoti organizacijos resursus“, – sako N. Jankauskas, BSS IT vadovas.

Gauk nemokamą VERSLO VALDYMO savaitraštį į savo el.pašto dėžutę:

Pasirinkite Jus dominančius NEMOKAMUS savaitraščius:













Svarbiausios dienos naujienos trumpai:



 
Karjera įmonės viduje: kodėl tam verta skirti daugiau dėmesio būtent dabar? Premium

Neapibrėžtumo laikotarpiu darbuotojai pradėjo vertinti ne tik darbo turinį ir atlygį, bet dar labiau atsisuko...

Vadyba
05:45
Keičiasi TV3 komunikacijos vadovė

„TV3 grupės“ komunikacijos vadove nuo balandžio 1 d. tampa Justė Razbadauskytė. Ji keičia pastaruosius...

Rinkodara
2021.03.31
INVEGA strateguoja veiklos žingsnius pandemijai pasibaigus Verslo tribūna 2

Nacionalinė plėtros įstaiga UAB „Investicijų ir verslo garantijos” (INVEGA) karantino metu per itin trumpą...

Finansai
2021.03.31
„Teleperformance“ sistema per kompiuterio kamerą stebės dirbančius namuose Premium 1

Prancūzijos klientų patirties valdymo bendrovė „Teleperformance“ naudos dirbtinio intelekto sistemą, kuri...

Technologijos
2021.03.30
R. Juozapavičius: šiandien turėtų būti radikalus skaidrumas Premium

Rytis Juozapavičius, mokymų ir diskusijų fasilitatorius, paaiškina, kas, jo nuomone, yra svarbiausios tikrojo...

Tinklalaidės
2021.03.30
Nuotoliniai notariniai veiksmai. Ko galime tikėtis? Verslo tribūna

Dar praėjusių metų pavasarį pirmoji pandemijos banga išjudino ilgai brandintą nuotolinių notarinių veiksmų...

Vadyba
2021.03.30
Karjeros galimybės Šiaulių regione: kokius specialistus šiandien graibstyte graibsto darbdaviai ir ko tikėtis ateityje Verslo tribūna 4

Subalansuota darbo rinka ir patraukli investuotojams aplinka yra kiekvieno regiono ekonominės gerovės...

Vadyba
2021.03.29
SEB kraustynės: popandeminio biuro iššūkiai Premium 18

Baigtas kiek daugiau nei dvejus metus trukęs naujo SEB grupės paslaugų centro biuro projekto realizavimas.

Vadyba
2021.03.29
„Lewben“ grupės partneriu tapo „Strategy Labs“ vadovas V. Staugaitis  1

Integruotų verslo paslaugų grupė „Lewben“ papildė savo partnerių gretas – naujuoju jos partneriu tapo...

Vadyba
2021.03.29
Informatikos ir ryšių departamento vadovu paskirtas T. Stankevičius

Informatikos ir ryšių departamentui prie Vidaus reikalų ministerijos (VRM) nuo antradienio pradės vadovauti...

Vadyba
2021.03.29
Naujasis „Technopolio“ generalinis direktorius – N. Pulli

Didžiausią biurų miestą Lietuvoje valdanti „Technopolio“ valdyba nuo balandžio 1 d. įmonės generaliniu...

Vadyba
2021.03.29
„Amazon“ sėkmingųjų savybės: moka skaičiuoti, nekuria „univermagų“ ir nusitaiko į lemiamą metimą Premium

Kaip seksis e. komercijos milžinėje „Amazon“, labiausiai priklausys nuo pasirinkto produkto. Tačiau be sėkmės...

Gazelė
2021.03.29
INVEGA vadovas K.Motiejūnas: mūsų veiklą karantinas pakeitė iš esmės Verslo tribūna

Viena svarbiausių paramą teikiančių finansinių institucijų UAB „Investicijų ir verslo garantijos” (INVEGA)...

Vadyba
2021.03.29
Stephane Ruz: turime paruošti vaikus besikeičiančiam pasauliui Verslo tribūna

Kas bus ateityje? Intriguojantis klausimas, ypač žvelgiant iš dabartinės situacijos, kai net nežinome, kas...

Vadyba
2021.03.29
Ar verslo mokyklų atliktos analizės duoda realios naudos? Premium

XXI a. pirmojo dešimtmečio pradžioje tyrinėdamas „Nike“ požiūrį į socialinę atsakomybę, Richardas Locke’as iš...

Vadyba
2021.03.28
Renka stipriausią Metų rinkodaros vadovą

Lietuvos marketingo asociacija LiMA skelbia rinkodaros vadovo rinkimus – „Metų CMO 2021“.

Rinkodara
2021.03.27
Geidžiamiausių darbdavių vasario atlygio medianos   Premium

Naujausi „Sodros“ duomenys rodo, kokias algų medianas antrąjį šių metų mėnesį darbuotojams mokėjo...

Vadyba
2021.03.27
Pandemija pakeitė darbuotojų motyvavimo būdus: kokios priemonės iš tiesų veikia Premium

Naujausi tyrimai rodo, kad daugiau nei pusė verslų neatsisakė turimų darbuotojų motyvavimų priemonių, bet jas...

Vadyba
2021.03.26
Pokyčiai valdybose: nuo didesnio personalo įsitraukimo iki augančio moterų vaidmens Verslo tribūna

Ekspertų teigimu, pastaraisiais metais Lietuvoje galima pastebėti kelias tendencijas, susijusias su...

Vadyba
2021.03.26
„Telia“ įsiteisino darbostogas 25

Telekomunikacijų bendrovė „Telia Lietuva“ ir jos paslaugų centras „Telia Global Services Lithuania“...

Vadyba
2021.03.26

Verslo žinių pasiūlymai

Šioje svetainėje naudojame slapukus (angl. „cookies“). Jie padeda atpažinti prisijungusius vartotojus, matuoti auditorijos dydį ir naršymo įpročius; taip mes galime keisti svetainę, kad ji būtų jums patogesnė.
Valdyti Sutinku