Ar šiuolaikinė įmonė gali apsieiti be popierinių dokumentų?

Reklama publikuota: 2019-11-07
UAB „BSS  IT“  vadovas Nerijus Jankauskas
svg svg
UAB „BSS IT“ vadovas Nerijus Jankauskas

Neretai girdime: „Siunčiu jums mūsų pasirašytą ir nuskenuotą sutartį, išsispausdinkit, pasirašykit ir atsiųskite mums skenuotą dokumentą el. paštu, o originalus išsiųsime jums registruotu laišku arba pasirašysime susitikimo metu“. Dažnas mūsų tai darome kone kasdien. Ar susimąstome, kiek tai suryja laiko?

Jei sutartis daug lapų, jau pats pasirašymas vargina. O ką daryti, jei neturime spausdintuvo ar kopijavimo įrenginio? Negana to, išsiuntus pasirašytus dokumentus registruotu laišku vėliau reikės pasirūpinti, kad originalą pasirašytų kita pusė. Deja, neretai dokumentas pasimeta ir lieka nepasirašytas.

Ar galima tai padaryti paprasčiau ir greičiau? Nerijus Jankauskas, UAB BSS IT vadovas tikina: „Tikrai galima. Seno įpročio spausdinti ir skenuoti reikėtų atsisakyti, – juk gerokai paprasčiau pasirašyti el. parašu. Kvalifikuotu el. parašu pasirašytas dokumentas yra prilyginamas popieriniam dokumentui su ranka pasirašytu parašu“.

Šiuolaikinė įmonė – be popieriaus

BSS IT jau 5 metai gyvena visiškai be popieriaus. Tiesa, apskaitos kabinete vis dar laikomi segtuvai su ankstesnių metų dokumentais, tačiau naujais jie nepasipildo. Dažnai šie segtuvai įmonėse sugrupuoti panašiai: pirkimo ir pardavimo sąskaitos, sutartys, darbų pridavimo aktai, įmonės vidaus valdymo, personalo dokumentai. N. Jankauskas džiaugiasi, kad šiandien nei vieno dokumento įmonės viduje nepasirašo ant popieriaus.

Nemokami naujienlaiškiai į savo el. pašto dėžutę:













Svarbiausios dienos naujienos trumpai:



 

Personalo dokumentų tvarkymas kitaip

Dažnoje įmonėje didelę dalį dokumentų sudaro personalo dokumentai. Pasirašoma darbo sutartis ir aibė lydinčių dokumentų, pvz., konfidencialumo sutartis, darbo tvarkos ir įmonės taisyklės, asmens duomenų apsaugos taisyklės, darbo sauga. Visus šiuos dokumentus galima pasirašyti elektronine forma.

BSS IT siūlo pasinaudoti jų kuriamais įrankiais, kurie ne tik leidžia atsisakyti popierinių dokumentų, bet ir darbinamam žmogui savitarnos portale pateikti savo kontaktinius duomenis, banko sąskaitas bei įvairius prašymus. Suvedus duomenis apie asmenį personalo valdymo programa sugeneruoja reikalingus dokumentus bei išsiunčia juos darbuotojui susipažinti ir pasirašyti el. būdu.

Supažindinimas su naujomis tvarkomis elektronine forma panašus į sekundes trunkančio el. laiško išsiuntimą visiems įmonės darbuotojams. BSS IT rekomenduoja tokius dokumentus pasirašyti Pažangiuoju elektroniniu parašu, kaip tai numato Europos Sąjungos reglamentas eIDAS ir elektroninių dokumentų valdymo taisyklės. BSS IT sukurtame savitarnos portale darbuotojai gali pasirašyti įvairius dokumentus, pvz., atostogų, komandiruočių, „mamadienių“ ar „tėvadienų“ prašymus, kad susipažino su taisyklėmis ir t. t.

Atostogų prašymas BSS IT kompanijoje buvo pirmasis dokumentas, kuris iš popierinio virto elektroniniu. Be to, darbuotojai, prisijungę prie savitarnos, mato savo sukauptų atostogų dienų likutį. Spausdinti prašymo nereikia, tik persiųsti tiesioginiam vadovui tvirtinti. Vadovas visus atostogaujančius matys grafine forma, o tabelio pildyti nereikės, nes duomenys į jį bus perkelti automatiškai.

„BPO House“ patirtis

BSS IT sukurta sistema jau antrus metus sėkmingai naudojasi apskaitos paslaugų UAB „BPO House“. Kaip sako šios organizacijos plėtros vadovas Giedrius Mickaitis, įmonė visada orientuojasi į priemonės ir procesus, kurie suteikia vertę klientui ir efektyvintų darbą.

„Kaip atskirą paslaugą mūsų įmonė teikia personalo dokumentų administravimo paslaugą, kuri apima visų rūšių personalo dokumentų, pvz., darbo sutarčių, įsakymų, įvairių prašymų ir pan. ruošimą, reikalingų pakeitimų administravimą ir t. t., – sako įmonės vadovas. – Ši mūsų paslauga yra išsigelbėjimas įmonių personalo vadovams, nes mes atliekame visą „juodą“ darbą, o personalo vadovas gali užsiimti minkštaisiais darbais, skirti daugiau laiko darbuotojų klausimams, gerinti komunikaciją įmonės viduje ir pan.“

nuotrauka::1 left

Jis akcentuoja, kad, administruojant didesnių įmonių dokumentus, ypač svarbi IT sistema, nes ji taupo ne tik klientų, bet ir „BPO House“ laiką. „Norime būti šiuolaikiški ir klientams siūlyti novatoriškus bei patogius sprendimus, pvz., galimybę teikti, pildyti ar tvirtinti prašymus kompiuteriu ar mobiliuoju telefonu. Kadangi „BPO House“ personalo dokumentų administravimo paslaugą teikia jau daugiau kaip 15 m., tai, sujungus įmonės patirtį su technologijomis, užtikrinama ne tik patogi paslauga, aiškus procesas, bet ir taupomos lėšos“, – pasakoja G. Mickaitis.

Anot jo, „perimdami kliento personalo dokumentų tvarkymą beveik visada randame popierinį „ūkį“, ir dažnai – labai apleistą“. Personalo dokumentacijos auditas yra pirmasis darbas, kurį atlieka „BPO House“, ir dažnai įstatymų leidžiamose ribose galima sumažinti naudojamos dokumentacijos kiekį, o atsiradus asmens duomenų apsaugą reglamentuojantiems aktams – tai netgi būtina daryti.

Dokumentai apskaitos srityje

Labai patogu el. dokumentais naudotis ir tvarkant apskaitą. Įstatymas reikalauja turėti pasirašytus apskaitos registrus už finansinius metus. Spausdinti registrai gali netilpti ir į keletą storų segtuvų. Pasirašyti ant popierinio dokumento ne tik nepatogu, bet be reikalo eikvojame tiek popierių, tiek patį spausdintuvą. Pasirašyti galima gerokai paprasčiau, jei naudojamės kvalifikuotu el. parašu.

Tam tikrus dokumentus ne tik patogu pasirašyti el. forma bet ir privalu saugoti el. forma. PVM įstatymo 78 straipsnis sako, kad „Apmokestinamieji asmenys privalo saugoti dokumentus tokios formos (rašytinės ar elektroninės), kokios jie buvo išsiųsti ar pateikti…“. Vadinasi, elektroninė PVM sąskaita faktūra turi būti saugoma el. forma.

nuotrauka::2 right

BSS IT vadovas sako, kad visus dokumentus patogiau apskaityti ir pasirašyti el. forma: avanso apyskaitos, kelionės lapai, turto nurašymo protokolai, darbo užmokesčio žiniaraščiai, akcininkų ar valdybos protokolai, veiklos įsakymai.

Vis dažniau kompanijos apskaitai vesti samdo profesionalus – apskaitos įmones. „Per trejetą metų darbo neteko apskaitininkams nuvežti nei vieno popierinio dokumento“, – džiaugiasi BSS IT vadovas.

BSS IT vadovui pritaria ir G. Mickaitis: „Darbą pagreitina ir padaro „be popierių“ BSS dokumentų valdymo sistema – operatyviai gauname patvirtintus dokumentus iš atsakingų asmenų, kad ir kur jie bebūtų, todėl galime pateikti aktualias verslo ataskaitas organizacijų vadovams ir akcininkams. Be to, nereikia saugoti dokumentų „popieriniu“ pavidalu. Visa tai mums ir klientui mažina sąnaudas.“

Nuo ko pradėti atsisakyti popieriaus?

„Išsirinkite jums tinkamiausią įrankį el. dokumentams valdyti – yra ganėtinai daug dokumentų valdymo programų. O BSS IT siūlo ne tik dokumentų valdymo programą, bet ir apskaitos, personalo valdymo, darbo užmokesčio ir kitus modulius kaip vieną sistemą. BSS IT kuriami apskaitos, personalo ir darbo užmokesčio moduliai išsiskiria tuo, kad vadovaujamasi įmonės filosofija nenaudoti popierinių dokumentų“, – akcentuoja N. Jankauskas.

IT sistemų naudojimas spartina įmonės procesus, užtikrina jų operatyvumą ir tikslumą, o visa tai mažina sąnaudas. Tai ypač aktualu, kai analitikai vis garsiau ir garsiau kalba apie artėjantį nuosmukį. „Įmonių vadovai visada turėtų galvoti, kaip „lengvinti“ organizaciją, mažinti sąnaudas bei racionaliau išnaudoti organizacijos resursus“, – sako N. Jankauskas, BSS IT vadovas.

Pasirinkite jus dominančias įmones ir temas – asmeniniu naujienlaiškiu informuosime iškart, kai jos bus minimos „Verslo žiniose“, „Sodros“, Registrų centro ir kt. šaltiniuose.

Tema „Vadyba“
„Eurovaistinė internete“ darbo užkulisiai: griežtos kontrolės ir intuityvaus aptarnavimo balansas Verslo tribūna

Nors e. vaistinių sektoriaus specifika paremta griežtu reguliavimu ir kontrole, jai galioja bendri e.

Prekyba
05:30
Privatūs lėktuvai: godumo simbolis ar nauda verslui Premium

Ekspertai teigia, kad privatūs lėktuvai leidžia greitai įvertinti konkretaus asmens vidinius instinktus...

Vadyba
2022.06.30
„Vakarų laivų remontas“ locmanui neišmokėjo 35.600 Eur už viršvalandžius

Klaipėdos apygardos teismas konstatavo, kad „Vakarų laivų remontas“ darbuotojui neišmokėjo 35.600 Eur už...

Vadyba
2022.06.30
Migrantai galės įsidarbinti vos atšaukus jų judėjimo ribojimus 1

Seimas leido migrantams, įskaitant ir nelegaliai į Lietuvą patekusius ir prieglobsčio prašančius žmones,...

Vadyba
2022.06.30
„Vilniaus energijos“ ir „Litesko“ naujasis vadovas – R. Čepaitis

Nuo liepos 1 d. naujuoju „Vilniaus energijos“ ir „Litesko“ vadovu paskirtas Robertas Čepaitis, pastaruoju...

Vadyba
2022.06.30
Nedarbas Lietuvoje gegužę buvo mažesnis už ES vidurkį

Nedarbas gegužę Lietuvoje buvo mažesnis nei vidutiniškai Europos Sąjungos (ES) šalyse, skelbia Eurostatas.

Vadyba
2022.06.30
„Elektrum Lietuvos“ valdymo struktūros pokyčiai: atsiranda trijų narių valdyba

Latvijos grupei „Latvenergo“ priklausanti viena didžiausių Lietuvoje privačių energetikos bendrovių „Elektrum...

Vadyba
2022.06.30
Vasarą darbas kitoks: „Spiečiai“ kviečia pakeisti aplinką darbostogoms

Vasarą 13 savivaldybių įsikūrę bendradarbystės centrai „Spiečiai“ atveria erdves planuojantiems darbostogas...

Gazelė
2022.06.30
„AmerisourceBergen“ paslaugų centro Lietuvoje vadovu paskirtas L. Jankauskas

Pasaulinės sveikatos paslaugų įmonės „AmerisourceBergen“ verslo paslaugų centro Lietuvoje vadovu paskirtas...

Vadyba
2022.06.30
Naudos gavėjų duomenų teikimas: trys aktualūs klausimai ir atsakymai Verslo tribūna

Verslas ir organizacijos vis aktyviau teikia duomenis apie savo naudos gavėjus į naująją Registrų centro...

Lietuvos vežėjai: Vakarų kompanijoms konkuruoti su verslais iš Europos periferijos lengva nebus Premium 4

Palaipsniui įsigaliojančios Europos Sąjungos (ES) Mobilumo paketo nuostatos keičia visos Europos transporto...

Logistika
2022.06.30
„Teltonika Telematics“ vadovas: ne kiekviena klaida yra nusižengimas Premium

Trečias geidžiamiausias darbdavys Lietuvoje „Teltonika Telamatics“ dalijasi sėkmės istorija, kaip į...

Vadyba
2022.06.30
Du su valstybe siejamų bendrovių vadovai sukaupė milijoninį turtą

Du bendrovių, kurių akcininkė yra savivaldybė ar valstybė, vadovai yra milijonieriai, rodo vieši Valstybinės...

Vadyba
2022.06.29
Turtingiausių strateginių įmonių vadovų TOP 10 – M. Armonaitis, M. Rudnickis, A. Latakas

Tarp strateginių Lietuvos įmonių vadovų pagal deklaruoto 2021 m. turto ir lėšų vertę išsiskyrė Klaipėdos...

Vadyba
2022.06.29
Pilkos biuro juokelių, komplimentų ir replikų zonos: gali padėti vienas puslapis Premium

Savaime suprantamų taisyklių, kaip bendrauti komandoje, nėra – taip sutartinai sako organizacijų, kurios turi...

Vadyba
2022.06.29
Dirbantieji nelegaliai praras bedarbio statusą

Nuo liepos 1 d., nustačius nelegalų darbą arba nedeklaruotą savarankišką veiklą, bus naikinamas bedarbio...

Vadyba
2022.06.29
M. Navickienė: ruduo – geriausias metas priimti sprendimą dėl MMA

Monika Navickienė, socialinės apsaugos ir darbo ministrė, sako, kad rudenį būtų tinkamiausias metas priimti...

Vadyba
2022.06.29
Užimtumo sistemos pertvarka pareikalaus bent kelių mėnesių

Užimtumo tarnyba praneša, kad nuo liepos 1-osios keičiant užimtumo sistemą prireiks maždaug trijų mėnesių...

Vadyba
2022.06.29
Tvari IT įranga – mada ar ateitis? Verslo tribūna

Kol vienos įmonės vis dar abejoja dėl investicinės grąžos į tvarumą, kitos gi imasi lyderystės ir brėžia...

Inovacijos
2022.06.29
Europos darbo rinkos rodikliai kristelėjo

Europos darbo rinkos rodikliai birželį pajuto neigiamas geopolitinių pokyčių pasekmes. Europos valstybinių...

Vadyba
2022.06.29

Verslo žinių pasiūlymai

Šioje svetainėje naudojame slapukus (angl. „cookies“). Jie padeda atpažinti prisijungusius vartotojus, matuoti auditorijos dydį ir naršymo įpročius; taip mes galime keisti svetainę, kad ji būtų jums patogesnė.
Valdyti Sutinku