Sustygavus verslo procesus, sutaupymus ir augimą įmonės skaičiuoja jau pirmaisiais metais

Poreikį diktuoja efektyvumo siekis

Tolimojo keleivinio transporto kompanijos „Toks“ pardavimų ir rinkodaros direktorės Sigitos Vaičiūtės žodžiais, diegti verslo procesų ir dokumentų valdymo sistemas įmonėje pradėta pastebėjus, jog ilgi ir brangūs procesai stabdė augimą.

„Poreikis augti buvo, bet trukdė efektyvumo klausimas. Diegimą pradėjome nuo to, kas mums svarbiausia – darbo su užsakomaisiais pervežimais, turizmo rinka ir pavieniais klientais. Pirmuoju uždaviniu tapo efektyvus užsakymų, klientų informacijos ir dokumentų po užsakymo įvykdymo valdymas“, – sakė S. Vaičiūtė.

Vaida Seibutytė, „Lietuvos pašto“ procesų valdymo grupės vadovė, pasakojo, kad dar prieš trejetą metų vieną didžiausių paslaugų teikimo tinklų šalyje turinčioje bendrovėje apie procesų valdymą buvo žinoma nedaug – skyriuose buvo tvarkomasi skirtingai, sutartys ir kiti dokumentai buvo suvedami į „Excel“ rinkmenas ar įmonės sistemas, o beveik 6 tūkst. darbuotojų atostogų prašymai buvo siunčiami paštu: „Supratome, kad mūsų didelė kompanija be tokios sistemos gyventi negali.“

„Rimi Lietuvos“ verslo procesų vystymo grupės vadovės Rasos Danielevičienės teigimu, padrikai aprašyti procesai ir neintegruotos sistemos dar prieš dešimtmetį paskatino bendrovę diegti verslo procesų valdymo sistemas. Šiandien, tinklo atstovės teigimu, sistema pasitarnauja atliepiant kylančius naujus personalo valdymo poreikius.

„Procesų susisteminimas ir sustyguotos informacijos turėjimas padeda įvesti naujus darbuotojus, pvz., suteikti jiems reikalingą informaciją, supažindinti su dokumentais. Tai buvo ypač aktualu pandemijos metu, kai vengėme fizinio kontakto“, – tikino R. Danielevičienė.

Rezultatai – jau pirmaisiais metais

S. Vaičiūtė skaičiavo, kad įdiegus procesų ir dokumentų valdymo sistemas, jau pirmaisiais metais įmonės apyvarta išaugo puse milijono eurų, pavyko sutaupyti 23 proc. darbo laiko ir sumažinti administravimo išlaidų dalį.

„Sutaupėme žmogiškųjų resursų, beveik 3 kartus pagreitinome atsakymų į klientų užklausas laiką. Mūsų rinka – konkurencinga, ir ypač – sezono metu: užsakovai neretai patys įvardija, kad į užklausą atsakymo laukia per, pvz., 5 minutes. Suprantama, kad neturėdami informacijos ir įdiegtos procesų valdymo sistemos, taip greitai reaguoti žmonės negali. Šiandien mes tai galime gal net ir greičiau“, – vardijo S. Vaičiūtė.

Įdiegus dokumentų ir procesų valdymo sistemą „Lietuvos pašte“, V. Seibutytės žodžiais, greitai pastebėti pirmieji rezultatai – sutrumpėjo dokumentų kelias ir pasirašymo laikas, pradėti efektyviau taupyti resursai. Ypač naudingas buvo ir pats diegimo etapas, kai vykdant išsamią dokumentų peržiūrą ir svarstant būtinybę kaupti bei skaitmeninti, jų skaičius sumažėjo perpus. Šiandien įdiegti įrankiai bendrovei leidžia efektyviau vystyti veiklą ir lengviau užtikrinti būtinąją procesų kontrolę.

„Mes pagaliau turime kontrolės mechanizmus ir matome, kiek yra pirkimo sutarčių, kas už jas atsakingi, kiek jų pasirašyta, kokie užsakymai atlikti. Viską pradėjome matyti vienoje sistemoje ir tai nėra tik laiko taupymas – gavome įrankį, kuriame galime stebėti, kiek ir ko turime, kiek galime ar nebegalime išleisti“, – pažymėjo V. Seibutytė.

Būtinas darbuotojų įsitraukimas

Sprendimas diegti procesų ir dokumentų valdymo sistemas priklauso nuo tokių kriterijų kaip bendrovės dydis, branda, procesų kompleksiškumas, tačiau diegimo sėkmė bei rezultatai – ir nuo įmonės atstovų įsitraukimo.

„Valdymo efektyvumo ir meistriškumo siekis pirmiausia turi būti vadovybės „kraujyje“. Priešingu atveju vadovybė tampa pirma ir paskutine pokyčio stotele“, – pabrėžė „Sekasoft“ direktorius Vytautas Vaškevičius.

Darbuotojų vaidmens svarba renkantis įrankius užtikrina sėkmingą pokyčių įgyvendinimą. „Neužsibrėžkite, kad jums reikalingas tik geriausias ir brangiausias įrankis, pamiršdami tai, ko nori darbuotojai, kokia yra jų branda. Juos būtina įtraukti į įrankio pasirinkimo etapą, kad suprastumėte, ar šis bus patogus darbuotojams, ar juo bus lengva naudotis“, – patarė R. Danielevičienė.

Pasak V. Seibutytės, procesų valdymo sistemos diegimas „Lietuvos pašte“ vyko sklandžiai, nes buvo organizuojamas etapais ir atsižvelgta į įmonėje dirbančius žmones – pradėta nuo paprastų veiksmų, organizuoti mokymai darbuotojams, pabrėžta skaitmeninimo nauda bei veikimas. Kadangi bendrovėje dirbo nemaža dalis nutolusių ir kompiuterine technika nesinaudojančių darbuotojų, tai leido išvengti didelio jų pasipriešinimo.

Įdiegus sistemą nemažiau svarbu tampa galvoti ir apie jos palaikymą. „Reikia sukurti procesų savininkų bendruomenę, kurią sudarytų aktyvūs naudotojai ir procesų tobulintojai. Tik turint gyvą sistemą galima siekti naudos organizacijoje“, – tikino R. Danielevičienė.