A. Mačernienė. Kaip metiniai pokalbiai turėtų vykti pažangiose įmonėse

Vienas iš tam puikiai tinkančių būdų ir yra metiniai pokalbiai, kurie turėtų tapti vienu sėkmingiausių įrankiu, padedančiu išlaikyti darbuotoją ir padedančiu jam jaustis svarbia organizacijos dalimi. Tad kaip išvengti streso abiem pusėms ir metinius pokalbius paversti nuolatiniu dialogu, koncentruojantis į darbuotojo asmenybę ir siekiant auginti jo įsipareigojimą organizacijai?

Kodėl metiniai pokalbiai vis dar kelia stresą tiek darbuotojams, tiek vadovams?

Pirmiausia, reikėtų suprasti, kad metinis pokalbis pažangiose įmonėse nėra veiklos vertinimo pokalbis. Jau vien žodis „vertinimo“ neretai daugeliui sukelia stresą. Tikrasis tokio pokalbio tikslas turėtų būti įgalinti darbuotoją, didinti jo įsitraukimą į organizaciją ir auginti įsipareigojimo jausmą. Metinis pokalbis turėtų būti motyvuojantis, geranoriškas ir atviras.

Tiek darbuotojas, tiek vadovas taip pat turėtų suprasti, jog metinis pokalbis – tai natūralus procesas, kuris yra toks pat, kaip senųjų ir naujųjų metų sandūroje atsidūrusiam kiekvienam žmogui būdinga refleksija apie praėjusius metus bei rezoliucijų išsikėlimas naujiesiems metams.

Skirtumas tik tas, kad metiniam pokalbiui reikėtų ruoštis visus metus – nuolat stebėti savo progresą, reflektuoti pasiektus ar nepasiektus tikslus. Šie pokalbiai neturėtų būti vykdomi tik kartą metuose. Tai gali būti ir ne visuomet oficialiai įvardinti pokalbiai su vadovu kartą per savaitę ar mėnesį apie darbuotojo jausmą organizacijoje, jo pasiekimus, grįžtamojo ryšio suteikimas. Būtent tokių vadovo ir darbuotojo pokalbių  per visus metus apibendrinimas ir turėtų būti metinis pokalbis, tuo pačiu įtraukiant ir naujus tikslus ateinantiems metams.

Tokio nuoseklumo nebuvimas dažniausiai ir sukelia baimę vadovams ir darbuotojams. Jeigu nėra nuolatinių pokalbių metų eigoje, dažnai darbuotojus aplanko baimė, kad jie neprisimins to, kas įvyko metų pradžioje arba bus prisiminti tik neigiami dalykai ir visiškai pamiršti teigiami pasiekimai. Taip pat dažnai pasireiškia baimė dėl prasto įvertinimo – juk nė vienas nenori būti prastai įvertintas, o jeigu nėra nuolatinių pokalbių su vadovu, darbuotojas gali net nenutuokti, kaip jis yra vertinamas, jis jaučia baimę nepateisinti lūkesčių.

Vadovui metiniai pokalbiai neturint nuolatinio nuoseklumo taip pat kelią didelį stresą - juk reikia daug visko prisiminti ir objektyviai įvertinti, dažnai vadovai jaučia baimę, kad darbuotojas metinius pokalbius sies su atlyginimo kėlimu, galbūt reikės iškomunikuoti ką nors negatyvaus – nei vienam vadovui nėra malonu ir lengva sakyti neigiamus dalykus.

Mėnesinių pokalbių nauda – darbuotojai greičiau sukuria vertę organizacijai

Daugelyje įmonių darbuotojams yra iškeliami metiniai tikslai, tad tokių mėnesinių pokalbių pagalba tikslus pasiekti yra kur kas lengviau, išskaidant į mažesnius tikslus, kuriuos galima aptarti kiekvieną mėnesį.

Mėnesinių pokalbių metu galėtų būti aptariami praėjusio mėnesio rezultatai, tačiau vien tik rezultatais apsiriboti nereikėtų. Gal buvo užduotys, kurios demotyvavo darbuotoją, o gal priešingai, darbuotojas pasidžiaugs iššūkių pilnomis džiugiomis užduotimis. Taip pat galima aptarti ateinančio mėnesio tikslus, sutarti tikslias užduotis, o gal vadovas suteiks laisvės darbuotojui pačiam išsikelti tikslus – tokiu būdu ir pats, kaip vadovas, galės atrasti dar nežinomų darbuotojo kompetencijų, labiau pažinti savo komandos narį.

Labai dažnai darbuotojams yra sunku išsikelti tikslus naujiems metams, jeigu jie nežino įmonės strateginių tikslų, tad vadovo pareiga yra pasidalinti su darbuotojais kokie yra įmonės tikslai ir kartu atrasti kuo darbuotojas galėtų prisidėti įgalinant jo stipriausias kompetencijas šiam tikslui pasiekti.

Reikėtų nepamiršti ir naujokų įmonėje – jiems prisijungus prie komandos reikalingas didesnis dėmesys sėkmingesnei pradžiai naujoje darbo vietoje. Tad su naujokais vadovams iš pradžių rekomenduojama turėti dažnesnius pokalbius nei kartą per mėnesį – kiekvieno susitikimo metu palaipsniui kuriant ryšį su nauju komandos nariu, atrandant darbuotojo stiprybes ir silpnybes, iškeliant tikslus savaitei. Svarbu tai, kad tokiu būdu ir pats naujokas jausis kur kas saugiau turėdamas dažnesnius pokalbius su vadovu, žinos kokie lūkesčiai jam keliami ir nejaus streso, kad gali „nepraeiti” bandomojo laikotarpio. Tinkamai į organizaciją integruotas darbuotojas pradeda greičiau suprasti įmonės procesus, pateisinti lūkesčius  ir prisidėti prie vertės kūrimo įmonėje.

Grįžtamasis ryšys – tiek neigiamas, tiek teigiamas, suteikia galimybes tobulėti ir augti

Mėnesiniai, o taip pat ir metiniai pokalbiai, yra neatsiejami nuo grįžtamojo ryšio suteikimo tiek darbuotojams, tiek patiems vadovams. Labai dažnai vadovai ir darbuotojai bijo suteikti neigiamą grįžtamąjį ryšį, nes nežino, ar jis bus priimtas tinkamai, ar neįžeisime, ar nesumažinsime motyvacijos. Tiesa yra ta, kad grįžtamasis ryšys, ypatingai neigiamas, mums yra reikalingas kaip gyvenimo kompasas. Dirbti be grįžtamojo ryšio yra tas pats, kas važiuoti automobiliu į tikslą, be jokių kelio ženklų, be navigacijos, žemėlapių. Grįžtamasis ryšys yra nieko nekainuojantis įrankis - tačiau suteikiantis ypatingai daug galimybių tobulėjimui ir augimui.

Suteikiant neigiamą grįžtamąjį ryšį svarbiausia yra remtis faktais ir kalbėti pagarbiai. Išsakyta informacija turi būti išgirsta ir suprasta tinkamai, tad ir emocijos turėtų būti atskirtos nuo pačių faktų. Gaunantiems neigiamą grįžtamąjį ryšį yra taip pat svarbu nepriimti visko asmeniškai, reikėtų suprasti, kad tai nėra nukreipta prieš žmogaus asmenybę. Grįžtamasis ryšys yra tik apie žmogaus konkretų elgesį konkrečioje situacijoje, tačiau ne apie pačią asmenybę, tad klausant išsakomo grįžtamojo ryšio reikėtų vengti pradėti ginčytis, nes mūsų smegenys puola į gynybinę poziciją vos tik išgirsta, ką nors neigiamo apie savo elgesį. Daug naudingiau  iš tiesų įdėmiai įsiklausyti ir pradėti veikti.

Vadovų lyderystė metinių pokalbių metu

Metinių ir mėnesinių pokalbių metu, be abejonės, didelė atsakomybė tenka vadovui. Akivaizdu, kad besitransformuojanti visuomenė pakeitė ir vadovų kompetencijas – pažangioje įmonėje dirbantis vadovas turi mąstyti holistiškai, pagrindine jo užduotimi tampa talentų valdymas.

Tad vadovas turėtų būti lyderis, rodantis asmeninį pavyzdį, kiekvieno darbuoto asmenyje matantis ne darbo jėgą, o komandos narį, turintį vertingą nuomonę. Taip pat vadovas turėtų mokėti išklausyti ir leistų diskutuoti, leistų klysti, mokėtų uždegti ir ugdytų talentus.

Ir visa tai turėtų tapti ne tik metinių pokalbių procesu. Tai turėtų būti nuolatinė veikla, požiūris – juk visa tai labai stipriai prisideda prie laimingo darbuotojo ir organizacijos kultūros kūrimo.

Darbuotojo, siekiančio sėkmingai dirbti pažangioje įmonėje, vaidmuo

Darbuotojai, dirbantys inovatyviose, aukštos kultūros įmonėse, norėdami sėkmingai dirbti, pirmiausia ir patys turėtų drąsiai nuolatos prašyti suteikti jiems grįžtamąjį ryšį apie jų augimą, tobulėjimą, padarytas klaidas ir ko būtų galima iš jų pasimokyti. Taip pat vertėtų būti atviriems pokyčiams - kartais vadovas gali įžvelgti potencialą tokiose srityse, kur pats darbuotojas net nebūtų pagalvojęs. Taip pat reikėtų nuolat stabtelėti ir patiems pareflektuoti, kartais net būti mažiau savikritiškiems ir džiaugtis net ir mažiausiomis pergalėmis – juk kiekvienas pasiekimas kuria didesnę motyvaciją didesniems pasiekimams.

Tad tiek vadovui, tiek darbuotojui rekomenduoju atrasti laiko susėsti ir pasikalbėti, aptarti įmonės, bei asmeninius rezultatus dažniau nei kartą per metus ir išsiugdyti įprotį revizuoti savo pasiekimus bent kartą per ketvirtį, o dar geriau, kartą per mėnesį. Tuomet metiniai pokalbiai bus tik  visų mėnesio pokalbių reziumė.

Komentaro autorė – Aušra Mačernienė, Skandinavijos FinTech įmonės „MobilePay“ žmogiškųjų išteklių partnerė