Įmonių vidinė komunikacija: e. laiškų nereikėtų naudoti diskusijoms

Publikuota: 2015-10-31
„Prognozės apie e. pašto mirtį žiniasklaidoje pasirodo kaskart, kai atsiranda ir išpopuliarėja kokia nors nauja komunikacijos programa, bet neįsivaizduoju, kaip galima būtų gyventi be e. pašto“, – sako Paulius Insoda, NFQ direktorius.
Juditos grigelytės (VŽ) nuotr.
„Prognozės apie e. pašto mirtį žiniasklaidoje pasirodo kaskart, kai atsiranda ir išpopuliarėja kokia nors nauja komunikacijos programa, bet neįsivaizduoju, kaip galima būtų gyventi be e. pašto“, – sako Paulius Insoda, NFQ direktorius. Juditos grigelytės (VŽ) nuotr.

Technologijų milžinai ir jaunos, nu­si­stovėjusią tvarką sugriauti sie­kiančios įmonės kapo duobę e. paštui kasa jau dešimtmetį. Tačiau šis vis at­sisako keliauti į dausas. Vidinei ko­munikacijai įmonės vis dažniau naudoja pokalbių arba specializuotas ko­mandinio darbo programas. Bet su klientais ir partneriais daugelis te­bebendrauja e. laiškais – jie atrodo oficialiau.

Įmonių vadovai ir darbuotojai sutaria: verslo komunikacijoje dar daug metų vietos pakaks ir e. paštui, ir pokalbių programėlėms, ir specializuotiems komandinio darbo įrankiams, kurie, beje, tik pastaruoju metu ima populiarėti.

Daug šalies įmonių vidinei komunikacijai naudoja „Skype“ arba „Skype for Business“, „Zoom“, „Hangouts“. Taip pat specializuotas komandinio darbo ir projektų valdymo programas su grupinių pokalbių funkcijomis, kaip antai „GitHub“, „Trello“, „Slack“, „Jira“, „Basecamp“ ar „Teamwork“.

E. laiškai dažniausiai siunčiami naujiems klientams, partneriams ir norint ką nors svarbaus pranešti visiems darbuotojams, mat e. laiškai, kaip ir popieriniai pirmtakai, laikomi oficialia komunikacijos priemone. Naudojant programėles, paprastai žodžiai negražinami, iš karto stengiamasi suteikti kuo daugiau informacijos. Dažnai susirašinėjama net nevartojant lietuviškų raidžių ir skyrybos ženklų.

Atsineša darbuotojai

Bene populiariausia pokalbių programa Lietuvoje yra „Skype“. Statistikos apie mūsų šalį bendrovė neteikia. Bet pasauliniu mastu „Skype“ turi per 660 mln. registruotų ir apie 300 mln. aktyvių vartotojų.

Smulkiosios ir vidutinės įmonės vieną ar kitą „Skype“ versiją renkasi, nes didelė dalis funkcijų jose yra nemokamos ir gana kokybiškos. Kitos – iš įpročio, nes anksčiau naudojo „Microsoft Lync“, kuri vėliau tapo „Skype for Business“. Be to, teigiama, kad „Skype“ naudoti asmeniniais reikalais yra įpratę darbuotojai, tad ši programa norom nenorom tampa ir neoficialiu vidinės komunikacijos įrankiu.

„Prognozės apie e. pašto mirtį pasirodo kaskart, kai išpopuliarėja nauja komunikacijos programa. Bet neįsivaizduoju, kaip galima būtų gyventi be e. pašto. Bent jau artimiausiais metais to nematau. Juk kai reikia išsiųsti dokumentą visiems darbuotojams arba ką nors pranešti, niekas to nedaro per „Skype“, – sako Paulius Insoda, programavimo paslaugų grupės NFQ direktorius.

Profesionali įranga

Tiesa, tęsia jis, nepatogu ir negerai, kai e. laiškai naudojami diskusijoms. To įmonėje vengiama.

„Trumpiems skambučiams, žinutėms tarp darbuotojų ir nedideliems posėdžiams puikiai tinka „Skype“, „Zoom“, „Google Hangouts“ ir kt. Yra begalė nemokamų įrankių, siūlančių vaizdo konferencijų ir failų siuntimo galimybes. Tai labai patogu, kai reikia pasišnekėti su klientu ar partneriu, kuris neturi konferencijų įrangos. Tačiau svarbiems posėdžiams ir pokalbiams su kitose vietose esančiais mūsų biurais ir nuolatiniais partneriais naudojame profesionalią vaizdo konferencijų įrangą. Tai nepigu (pvz., „Cisco Telepresence“ įranga priklausomai nuo įmonės poreikių gali kainuoti nuo keleto iki kelių dešimčių tūkstančių eurų – VŽ), bet kokybė ir patikimumas irgi yra atitinkami. Ta įranga leidžia jaustis taip, lyg būtum tame pačiame kambaryje“, – komentuoja p. Insoda.

Profesionalią įrangą renkasi ir „Atea“ bei Biznio mašinų kompanija (BMK).

„Kiekviename mūsų kabinete stovi „Cisco“ įranga“, – sako Mindaugas Pozingis, BMK verslo padalinio vadovas. „Atea“ ir BMK pačios prekiauja vaizdo konferencijų įranga ir diegia šiuos spendimus.

Mindaugas Kėvišas, spausdinimo, kopijavimo ir dokumentu valdymo sistemų UAB „Office Equipment Solutions Baltia“ direktorius, sako, kad įmonėje naudojami ir specializuoti įrankiai, ir e. paštas. Tiesa, ši bendrovė, kitaip nei daugelis įmonių šalyje, e. pašto paslaugų teikėja pasirinko ne „Microsoft“, o „Google“.

„Darbams skirstyti ir organizuoti įmonės viduje naudojame „Trello“. Tai vis dar nemokama platforma, kuri prieinama ir kompiuteriuose, ir mobiliosios programėlės pavidalu. Mūsų e. pašto teikėja – „Google“. Tai leidžia pasiekti visą pašto archyvą mobiliaisiais įrenginiais. Be to, „Google“ pigiai arba nemokamai suteikia papildomų interneto įrankių. Pavyzdžiui, „Google diskas“ debesyje leidžia mums operatyviai prieiti prie vidaus dokumentų. Tarkime, technikai, taisantys įrangą kliento darbo vietoje, gali atsiversti produkto techninę dokumentaciją ir pan.“ – pasakoja p. Kėvišas.

Lietuviški sprendimai

Įmonės darbuotojams nupirkti „iPhone“ ir „iPad“ įrenginiai. Tad kartais vaizdo pokalbiams ar mažoms konferencijoms naudojami telefonai ir „Apple“ paslauga „Facetime“.

Drabužių ir aksesuarų mainų platformą valdanti „Vinted“ kasdien naudoja keletą įrankių: „GitHub“, „Skype“ ir „Trello“. O rinkodaros komunikacijai naudoja „Facebook“.

„Lesto“ populiariausias įrankis vidaus komunikacijai išlieka e. paštas. Dalis darbuotojų naudoja „Skype for Business“. Jos pagalba rengiamos ir vaizdo konferencijos su nutolusiais padaliniais, sako Martynas Burba, „Lesto“ atstovas ryšiams su visuomene.

Projektų valdymui ir komandiniam darbui bendrovė irgi naudoja laiko patikrintą sprendimą – „Microsoft Project Server“.

O štai „Celerauto“ ir „Vilpros pramonė“ pasirinko lietuvišką komandinio darbo sprendimą. Abi įmonės naudoja klientų ir pardavimų valdymo sistemą (CRM) „Teamgate“, kurią sukūrė „BlueBridge“ grupės įmonė.

„Pradėję veiklą užsakymų turėjome nedaug. Bet kai pradėjome augti, prarasdavome užsakymų, nes nesugebėjome suvaldyti informacijos srautų. „Teamgate“ pasiūlė puikų sprendimą, dėl kurio lengvai valdome per 200 užsakymų vienu metu, o sumažėjus darbuotojų skaičiui mūsų efektyvumas padidėjo 30%. Sistema leidžia ne tik bendrauti komandai, bet ir planuoti susitikimus, darbus, kaupti duomenis ir susijusius dokumentus vienoje vietoje ir prieiti prie jų bet kada ir bet kur“, – komentuoja Kęstutis Bartkevičius, UAB „Celerauto“ direktorius.

Justinas Žakevičius, „Omnitel“ Verslo plėtros skyriaus verslo klientams vadovas sako pastebinti vis spartesnį inovacijų ir mobiliųjų technologijų diegimą visose industrijose ir įvairaus dydžio įmonėse.

„Bendrovių vadovai bei darbuotojai mobiliosiomis programėlėmis telefone ar planšetėje lengvai pasiekia įmonės informaciją, nuotoliniu būdu dalyvauja susitikimuose, mobiliosiomis technologijomis taip pat operatyviai paskirstomos užduotys inžinieriams, maršrutai ir dienos tikslai klientus aptarnaujantiems vadybininkams, vadovai prižiūri projektų eigą, nuotoliniu būdu fiksuojami įrangos gedimai ir t. t. Tokia realiuoju laiku prieinama informacija ir galimybė iš karto reaguoti tiesiogiai paverčiama pelnu“, – reziumuoja jis.

Rašyti komentarą

Rašyti komentarą

Gauk nemokamą VERSLO naujienlaiškį į savo el.pašto dėžutę:

Pasirinkite Jus dominančius NEMOKAMUS savaitraščius:















Svarbiausios dienos naujienos trumpai:



 

Verslo žinių pasiūlymai

Šioje svetainėje naudojame slapukus (angl. „cookies“). Jie padeda atpažinti prisijungusius vartotojus, matuoti auditorijos dydį ir naršymo įpročius; taip mes galime keisti svetainę, kad ji būtų jums patogesnė.
Sutinku Plačiau