Patarimai, kaip surengti gerą spaudos konferenciją
Ypač ryšių su visuomene srityje dirbantys specialistai dūzgė: „Žiūrėkite spaudos konferenciją, pamatysite, kaip nereikia daryti!“. O tai kaip tada reikia daryti?
1. Spaudos konferenciją organizuokite tik tokiu atveju, jei kitų bendravimo su žiniasklaida kelių nelieka, nes tai – pats sunkiausias bendravimo su žiniasklaida būdas.
Įsivaizduokite: kalbatės ne su 1-2 žurnalistais, o kokiais 10-20 žiniasklaidos atstovų, įskaitant operatorius ir fotografus. Ir, grubiai tariant, visi jie laukia jūsų klaidos. Jie laukia ne vietoje išsprūdusių žodžių, neįprasto gesto ar dar kažko, kas reportažą iš spaudos konferencijos daro įdomesnį, bet nebūtinai palankų jums.
2. Prieš spaudos konferenciją labai aiškiai žinokite, koks jūsų tikslas, kokią žinią norite perduoti per žurnalistus ir ką laikysite geru renginio rezultatu.
Paklauskite savęs, ką norite išvysti žiniasklaidoje po spaudos konferencijos? Ir tada atitinkamai ruoškite savo kalbos turinį, vizualiką ir kitas renginio sėkmei svarbias detales.
3. Spaudos konferencijose turi dalyvauti tik labai labai joms pasiruošę žmonės. Nesiųskite įmonės atstovų, kuriems viešas kalbėjimas lygus katorgai. Kuo mažiau asmenų dalyvaus spaudos konferencijoje ir kuo trumpiau jie kalbės, tuo geriau.
Pasirenkite kelis esminis punktus, ką norite pasakyti, nekalbėkite apie viską ir nekalbėkite to paties per tą patį. Gera spaudos konferencija neturi trukti 1,5 valandos. Turėkite laiko limitą ir laikykitės jo.
4. Prieš spaudos konferenciją pasirenkite galimus klausimus ir atsakymus – taip sumažinsite nemalonių netikėtumų riziką. Ir nieko tokio nežinoti atsakymų į visus klausimus – tiesiog pažadėkite juos pateikti gavę informaciją ir būtinai pateikite.
Be to, pasirenkite ir dokumentus, kuriuos norite pateikti žurnalistams, taip pat pranešimą spaudai, kuriame trumpai pažymimi svarbiausi faktai. Nepamirškite paradokso – svarbiausia spaudos konferencijos auditorija yra ne žurnalistai, o žiniasklaidos skaitytojai, klausytojai ir žiūrovai, todėl kalbėkite jiems.
5. Išvaizda spaudos konferencijos metu yra labai svarbi, nes vaizdo įrašai ir fotografijos parodo visus trūkumus: per trumpas kojines, neplautus plaukus ar nekokybišką manikiūrą. Svarbus net automobilis, kuriuo atvykstate, nes neretai patyrę operatoriai mėgsta sekti ir tokias detales.
6. Neatvykite į spaudos konferenciją per anksti. Geriau minute pavėluoti nei būti dviem minutėmis anksčiau. Nes taip neturėsite kur dėti akių ir rankų bei dar labiau jaudinsitės laukdami renginio pradžios.
7. Kūno kalba yra ne mažiau svarbi nei kalbos turinys. Jei rankose nuolat vartote rašiklį, taisotės kaklaraištį ar vartote lapus, žurnalistai skeptiškiau vertins jūsų žodžius.
8. Natūralu, kad jūsų kaip vadovo gyvenime spaudos konferencijos yra retenybė, todėl joms pasirengti samdykite patyrusį ryšių su visuomene konsultantą. Kaip žinoti, ar specialistas pakankamai patyręs?
Pakalbėkite su kitais jos / jo klientais ar bent jau pažiūrėkite klientų sąrašą ir atsakykite sau, ar norite būti kaip jie. O geras spaudos konferencijos moderatorius turi įtakos jos eigai ir rezultatams.
9. Žinoma, ne visa spaudos konferencijos sėkmė yra konsultanto rankose, bet šis žmogus privalo jus priversti repetuoti dešimtis kartų. Jei atsisakysite tai daryti, tada rekomenduotina rinktis kitą bendravimo su žiniasklaida būdą.
