Kaip verslai sutaupo pasirašydami dokumentus elektroniniu būdu?
Fizinis dokumentų pasirašymas: kiek tai kainuoja?
Pradėkime nuo to, kad norėdami suprasti skirtumą tarp fizinio ir el. pasirašymo, reiktų pažvelgti į fizinio pasirašymo išlaidas ir įsitikinti – ar tai tikrai nieko nekainuoja?
Pasak Kristinos Gabrilavičiūtės, „Dokobit” pardavimų ir verslo plėtros vadovės, fiziniai dokumentų apdorojimo procesai susideda iš popieriaus, spausdinimo, siuntimo paštu ir, svarbiausia, daug darbo jėgos, kuri iš tikrųjų yra brangiausia iš visų išteklių. Tačiau žmonės linkę pastarąjį pamiršti.
Tarkime, pasirašote 50 dokumentų per mėnesį, kiekviename iš jų yra 2 puslapiai, 2 kopijos. Tai yra 200 puslapių popieriaus ir jų spausdinimo išlaidos. Tarkime, kiekvienas popieriaus lapas ir vieno puslapio atspausdinimas kainuoja 1 euro centą, taigi už visus savo dokumentus išleistumėte 2 eurus per mėnesį. Tačiau tai yra mažiausia dalis. Pavyzdžiui, jei pusę siunčiate paštu arba per kurjerį – klientui, partneriui ar bet kuriai kitai šaliai – tai yra 25 išsiųsti dokumentai. Siuntimas iš viso gali kainuoti 1–2 eurus, taigi čia išleisite mažiausiai 25 eurus.
Tačiau viskas iš tikrųjų priklauso nuo to, kiek laiko skiriate pilnam dokumentų sutvarkymui. Vieno dokumento apdorojimo laikas apima spausdinimą, įrišimą, parašų gavimą iš įgaliotų asmenų, registravimą ir archyvavimą, taip pat pasirengimą (jei reikia) siųsti paštu ar kurjeriu. Taigi, tai gali trukti nuo kelių minučių iki valandų, viskas priklauso nuo jūsų procesų operatyvumo. Jei viskas einasi sklandžiai, tada vidutiniškai užtruksite 10 minučių. Jei vidutinis valandinis darbo užmokestis yra 9 eurai, tai 10 minučių kainuoja 1,5 eur. Už visus 50 dokumentų sumokėsite 75 eurus.
Apibendrinant, iš viso per mėnesį jūsų fizinis dokumento pasirašymas kainuoja apie 100 eurų. Be to, neįskaičiuojant jokių galimų proceso klaidų, pvz., pakartotinio spausdinimo, pakartotinio siuntimo ir kt., kas iš tikrųjų taip pat glaudžiai susiję su padidėjusiu darbo jėgos kiekiu.
Dokumentų pasirašymas elektroniniu parašu: kiek sutaupote?
Kai pereinate prie el. pasirašymo, jūsų procesai pasikeičia kardinaliai. Dokumentų pasirašymas elektroniniu parašu reiškia, kad dokumentų spausdinimą ir jų siuntimą paštu ar kurjeriu galite paprasčiausiai pamiršti, taip atsisakydami ir papildomos darbo jėgos. Tačiau ar ir kiek tai sutaupo?
Atsisakius spausdinimo ir pašto išlaidų, jūs jau sutaupote 30 eurų. Žinoma, atsižvelgiant į darbo jėgą, sutaupomos lėšos gali skirtis, tačiau dokumentų tvarkymas el. būdu užtrunka bent pusę fizinio laiko, taigi 37,5 eur, o dažnai – žymiai mažiau laiko, sutrumpindamas jį iki kelių minučių. Kodėl? Anksčiau kalbėjome, kad dokumento apdorojimas apima spausdinimą, įrišimą, parašų gavimą iš įgaliotų asmenų, registravimą ir archyvavimą, taip pat pasirengimą, jei reikia, siųsti (paštu arba per kurjerį). Tačiau naudojant skaitmeninius procesus, pasiekiamus savo kompiuteryje, jums tereikia įkelti dokumentą ir pasidalyti juo su tais, kuriems reikia pasirašyti. Viskas! Tai užtrunka vos keletą minučių.
Taip, tai nereiškia, kad pasirašyti dokumentus elektroniniu būdu – nieko nekainuoja. Pasak K. Gabrilavičiūtės, „Dokobit” pardavimų ir verslo plėtros vadovės, priklausomai nuo jūsų elektroninio parašo įrankio, kaina gali skirtis – el. parašas gali nieko nekainuoti (pvz., „Smart -ID“) arba simboliškai (pvz., mobilusis parašas iki 1 eur/mėn.). Lygiai taip pat priklausomai nuo sistemos ar platformos, kurioje pasirenkate tvarkyti dokumentus – ji gali būti nemokama arba kainuoti, jei siūlo patogią naudotojo patirtį, papildomas skaitmeninių dokumentų procesų funkcijas ir užtikrina dokumentų saugumą. Pavyzdžiui, elektroniniu būdu pasirašyti dokumentus ir surinkti parašus iš kitų „Dokobit“ portale, remiantis anksčiau aptartu scenarijumi, kainuos ~ 38 eur.
Galiausiai, viską sudėjus, per mėnesį jūsų dokumentų pasirašymas el. būdu kainuoja apie 40 eurų. Ir tai yra 60 eurų mažiau – daugiau nei du kartus pigiau – palyginti su fiziniais dokumentų pasirašymo procesais, kuriems išleistumėte apie 100 eurų.
Svarbu paminėti ir dar vieną skaitmeninių procesų privalumą. Jūs galite labai paprastai valdyti dokumentus – jie visi yra vienoje vietoje ir juos lengva rasti naudojant paiešką arba pagal kategorijas, kurioms priskiriate dokumentus – tokiu būtų išvengsite galimybės juos pamesti.
Išvados
Kaip kad ką tik išsiaiškinome, dokumentus pasirašinėdami fiziniu būdu gaištate savo ir kitų šalių laiką, o taip pat auginate savo verslo kasmėnesines išlaidas. Pasirinkdami dokumentų pasirašymą el. parašu ne tik gerbsite vieni kitų laiką, taupysite pinigus, bet taip pat smarkiai pagerinsite naudotojo patirtį. Juk verslai, įrodantys, kad geba sužydėti naudodamiesi moderniais skaitmeniniais įrankiais, yra laikomi lanksčiais, naujoviškais ir itin prisitaikančiais prie pokyčių.
