Kas tai? Eksperto įžvalgos

Kodėl derinti e. sąskaitas kartu su EDI naudinga, -pataria Fitek LT pardavimų vadovas Ainas Arust

Publikuota: 2018-12-03
Fitek LT pardavimų vadovas Ainas Arust.
Fitek LT pardavimų vadovas Ainas Arust.

Nors jau seniai daug kalbama apie apskaitos ir kitų dokumentų „elektronizavimą“, „paperless“ biurą, dažnai į skaitmeninę erdvę įmonės perkelia tik dalį įmonės apskaitos dokumentų.

Tarkime, įmonė naudoja EDI (elektroninių duomenų mainų) sprendimą užsakymų, prekių sąskaitų-faktūrų gavimui ir archyvavimui, tačiau išlaidų (pirkimo) sąskaitas gauna ir tvarko popierines. Tuomet prekių sąskaitos į apskaitos sistemą patenka automatiškai, tačiau pirkimo sąskaitų duomenis reikia įvesti rankomis. Ne tik įvesti, bet ir paskirstyti išlaidas pagal kaštų centrus. Tai reiškia ir du atskirus archyvus: elektroninį prekių sąskaitoms ir popierinį pirkimo sąskaitoms. Žinoma, galima popierines sąskaitas skenuoti, tačiau tai - papildomas darbas ir sąnaudos.

Jei 90 proc. dokumentų apdorojami elektroniniu būdu, įmonei vis tiek prireikia darbuotojo ar kelių likusių 10 proc. popierinių ar PDF dokumentų tvarkymui (taip, PDF nėra tikrosios e. sąskaitos, kurių duomenimis įmonių sistemos galėtų keistis be žmogaus įsikišimo). Kitaip tariant, net nedidelė  įmonėje likusi popierinių ar PDF sąskaitų dalis kainuoja neproporcingai daug ir neleidžia pasiekti reikšmingo efektyvumo. Todėl daugelis įmonių ir nepajunta skaitmeninimo naudos.

Peršasi logiškas sprendimas – prikimo ir pardavimo sąskaitas, važtaraščius, priėmimo aktus ir kitus dokumentus tvarkyti elektroninėje erdvėje. Tokiu atveju nebereikia duomenų įvesti rankomis, sumažėja žmogiškųjų klaidų galimybė, nebereikia dokumentų spausdinti, o biure vietoje erdvės popierinių dokumentų archyvui galite įrengti bent keletą darbo vietų ar poilsio zoną.

O kaip tą padaryti, jei iš verslo partnerių gaunate ne tik elektroninius, bet ir popierinius ar PDF formato dokumentus?

Viena paprasčiausių ir efektyviausių išeičių - nukreipti visą gaunamų dokumentų srautą specializuotų paslaugų teikėjui, kuris dokumentus, nepriklausomai nuo to, kokiu pavidalu jūsų verslo partneriai juos siunčia, pateiks jums tinkamu elektroniniu formatu. Tai ir yra tikrasis suskaitmeninimas, atveriantis įmonei efektyvumo ir taupymo galimybes: dokumentus gausite jūsų įmonės programinei įrangai suprantama „kalba“, todėl ji galės duomenis apdoroti be žmogaus įsikišimo. Laiko sąnaudas mažins ir galimybė bet kuriuo metu reikiamus dokumentus lengvai rasti pasinaudojus paieškos funkcija.

Tą patį principą galite pritaikyti ir savo partneriams ar klientams siunčiamų dokumentų valdymui. Sukūrę dokumentus savo įmonės verslo valdymo sistemoje, perduokite failus specializuotų paslaugų teikėjui. Šis pasirūpins duomenų konvertavimu ir pateiks jūsų partneriams ar klientams, kad ir kokius skirtingus dokumentų formatus ar gavimo kanalus jie naudotų. Net jei tarp jūsų klientų yra teikiančių prioritetą popierinėms sąskaitoms, būtent tokiu formatu jos ir bus pateiktos. Tačiau jums nereikės rūpintis nei spausdinimu, nei vokavimu, nei pristatymo logistika. Popierių kaip dokumentų laikmeną galėsite pamiršti.

Idealu, kai visas išvardytas galimybes gali pasiūlyti vienas tiekėjas. Fitek būtent toks ir yra. Mes vieninteliai Baltijos šalyse teikiame kompleksinius išeinančių, įeinančių sąskaitų tvarkymo ir elektroninių duomenų mainų sprendimus. Be to, galime suskaitmeninti ne tik apskaitos dokumentus, bet ir kitus - sutartis, anketas, apklausų blankus ir pan. Visi jie užsakovams pateikiami patogiame naudoti elektroniniame archyve, užtikrinant atitiktį Lietuvos Respublikos ir ES teisės aktams.

Skaitmeninimas – nebe ateitis, o būtinybė. Dar neteko sutikti kliento, kuris gailėtųsi sprendimo popierių ir rankinį darbą iškeisti į skaitmeninius duomenis ir procesus. Jei abejojate, ar išties verta, kviečiu pokalbiui.

Rašyti komentarą

Rašyti komentarą

Gauk nemokamą VERSLO naujienlaiškį į savo el.pašto dėžutę:

Pasirinkite Jus dominančius NEMOKAMUS savaitraščius:















Svarbiausios dienos naujienos trumpai:



 
Kodėl derinti e. sąskaitas kartu su EDI naudinga, -pataria Fitek LT pardavimų vadovas Ainas Arust Rėmėjo turinys

Nors jau seniai daug kalbama apie apskaitos ir kitų dokumentų „elektronizavimą“, „paperless“ biurą, dažnai į...

Verslo žinių pasiūlymai

Šioje svetainėje naudojame slapukus (angl. „cookies“). Jie padeda atpažinti prisijungusius vartotojus, matuoti auditorijos dydį ir naršymo įpročius; taip mes galime keisti svetainę, kad ji būtų jums patogesnė.
Sutinku Plačiau