Kaip prekybos tinklai efektyviai išnaudoja el. pasirašymo sprendimus?
Nors skaitmeninimas jau ilgą laiką buvo gan karšta tema, tačiau greitis, kuriuo skaitmeninių sprendimų dar neprijaukinę mažmenininkai turėjo skaitmeninti savo pardavimus ir operacijas dėl konkurencinio spaudimo ir daugybės pandemijos sukeltų pokyčių, buvo įspūdingas. Kaip ir visame pasaulyje, skaitmeninimas paliečia kiekvieną mažmeninės prekybos aspektą. Paprastos parduotuvės stengiasi integruoti skaitmenines technologijas, kad padėtų supaprastinti patirtį parduotuvėse. Didžiausias poveikis mažmenininkams, kurie tradiciškai didžiąją dalį savo verslo vykdo fizinėje mažmeninėje prekyboje, yra saugesni ir švaresni duomenys. Skaitmeninimas taip pat pagerina asortimentą, parduotuvių paskirstymą ir atvirumą pirkti, nes paprasčiausiai gali sekti ir išmatuoti, ko nori jų klientas – juk jis tai įvedė į paiešką.
Didieji prekybos tinklai – skaitmenizuojasi
„Praūžusioms negandoms padiktavus naujas taisykles, didžioji dauguma verslų turėjo savo prekybą perkelti į internetinę erdvę. Paštomatai lepinosi populiarumo spinduliuose, o didieji prekybos centrai jaukinosi maistomatus, „drive-in“ punktus, kurjerinių tarnybų patogumus. Pasaulinė pandemija atskleidė prekybininkų trūkumus – idant patenkintum klientų ir tiekėjų lūkesčius, šias spragas buvo būtina čia ir dabar eliminuoti. Bet savo produktų perkėlimas į elektronines parduotuves – nebuvo viskas, ką turėjo padaryti prekybininkai“, – teigia „Dokobit“ verslo klientų vadybininkė Monika Nakaitė.
Šūsnys popieriaus lapų, segtuvų, daiktadėžių, dulkančių administracinėse patalpose – tam turėjo išaušti pabaiga. Sutartys turėjo būti skaitmenizuotos, o jų pasirašymas patikėtas el. parašui – juk besikaupiančios popieriaus krūvos atrodo netvariai, neinovatyviai ir senoviškai. Procesus teko tobulinti, idant dirbti būtų galima efektyviau, organizuočiau, tvariau, pigiau ir greičiau, o ir konkurentai varvintų seilę ir siektų pasitempti. Biuro popierių naudojimas turėjo būti sumažintas iki minimumo.
„Čia ir dabar“ arba nereikia
Pandemijos išlepinti klientai visko nori „čia ir dabar“ – į tai dėmesį atkreipė ir prekybininkai. Todėl inovatyviais sprendimais paremtos technologijos tampa neatsiejama prekybininkų ir paslaugų naudotojų patirtimi. Žmonių elgsenos pokyčiai verčia susimąstyti ir pasitempti ne tik mažmenininkus, bet ir išmanių technologijų kūrėjus. Gal į pagalbą greitu metu kviesime ir humanoidus? Parduotuvėse atsiskaitome jau net nebe banko kortelėmis, o mobiliuoju telefonu, užmarštin siųsdami grynuosius pinigus. E-komercija veši, o tiekėjai džiaugiasi, kad dėl elementariausios sutarties pasirašymo jiems nereikia niekur važiuoti. Viskas vyksta realiu metu, tik internetinėje erdvėje.
„Tačiau nepamirškite atkreipti atidų dėmesį ir į tai, kokį el. pasirašymo paslaugų teikėją renkatės. Būtina varneles užsidėti ant daugelio aspektų: nuo saugumo, atitikties aukščiausiems reikalavimams iki nepriekaištingos naudotojo patirties bei įmonės reputacijos – juk svarbus kiekvienas kriterijus, prisidedantis prie jūsų verslo skaitmeninimo sėkmės. Teisiškai galiojantys parašai, ilgalaikis jų galiojimas, skaidrumas, aukštas paslaugų pasiekiamumas, informacinės saugos užtikrinimo priemonės, kvalifikuotos laiko žymos, kvalifikuotas el. parašų galiojimo patvirtinimas, dokumentų formatų ir eID priemonių įvairovė, draugiška naudotojo patirtis, poreikius atitinkantis sprendimas ir organizacijos reputacija – vienuolika pagrindinių kriterijų, į kuriuos privalu atkreipti dėmesį renkantis el. pasirašymo paslaugų teikėją“, – dalinasi „Dokobit“ atstovė.
El. pasirašymas – ne laikinas sprendimas: prekybos tinklo sėkmės istorija
Prasidėjus COVID-19 pandemijai, kai dalis veiklos (ypač administracinis darbas) turėjo būti vykdoma per nuotolį, misija „dirbti tvarkingai ir organizuotai“, leidžianti keistis originaliais dokumentais, buvo praktiškai neįmanoma. Prieš tai sutarčių pasirašymas įprastais fiziniais parašais buvo ilgai trunkantis procesas. Maža to, neretai tekdavo medžioti pas kitą šalį „užlaikytas“ sutartis.
Vieni pagrindinių kriterijų, padėjusių „Maxima LT“ pasirinkti el. pasirašymo partnerius, buvo patikimumas, paprastas naudojimas ir kaina. Šiuo metu „Dokobit“ portale yra pasirašoma esminė dalis bendrovės dokumentų, t. y., visos įmonės sutartys (įskaitant pakeitimus, papildomus susitarimus ir pan.) – tiek su fiziniais, tiek su juridiniais asmenimis. Taip pat „Dokobit“ naudojama įmonės vardu siunčiamiems raštams pasirašyti, t. y., tokiems dokumentams, kuriems reikalingas oficialus įmonės atstovo parašas, pvz.: teismo dokumentams, bendraujant su valstybinėmis institucijomis (VMI, „Sodra“ ir pan.).
Pradėjus naudotis el. pasirašymo sprendimais, bendrovėje „Maxima LT“ sutarčių administravimui skirtas darbo krūvis ir sunaudojamo popieriaus kiekis sumažėjo. Maža to, pats sutarčių pasirašymo ir saugojimo procesas tapo pastebimai greitesniu. „Dokumentų pasirašymas el. parašu „Dokobit“ portale yra kompleksinis žingsnis skaitmenizuojant kasdienius darbo procesus. Tai yra svarbu tiek optimizuojant veiklos procesus, tiek mažinant poveikį aplinkai“, – patirtimi dalinasi Giedrė Frolenkienė, „Maxima LT“ Teisinių paslaugų departamento direktorė.
Mažmeninės prekybos technologijų aplinka sparčiai vystosi ne tik iš naudotojo, bet ir darbuotojų perspektyvos. O siekiant pokyčių, reikia ieškoti ilgalaikių technologinių sprendimų, padėsiančių didinti efektyvumą – tiek naudotojo, tiek prekybos tinklo darbuotojo kasdienybėje. El. pasirašymo sprendimai yra naujas standartas ir skaitmeninimo strategijoje turėtų būti keliamas į viršų kiekvienos organizacijos, nepriklausomai nuo jos dydžio ar veiklos srities.
