Apdovanotos pažangiausiai 2021 m. viešuosius pirkimus vykdžiusios organizacijos

„Verslo žinių“ ir UAB „EcoCost“ 2022 m. sausio 21-22 d. organizuotoje Viešųjų pirkimų konferencijoje įteikti Efektyviausiai ir pažangiausiai skaitmenines technologijas naudojančių perkančiųjų organizacijų apdovanojimai. Organizacijos apdovanotos penkiose kategorijose.

Valstybės ir savivaldybės įmonių kategorijoje pirmąją vietą užėmė „Lietuvos geležinkeliai“, Viešųjų juridinių asmenų kategorijoje – „Kaunas 2022 m. Europos kultūros sostinė“, Centrinės valdžios institucijų kategorijoje – Aplinkos apsaugos agentūra, o tarp savivaldybių – Šalčininkų savivaldybė. Pirmą kartą tokie apdovanojimai buvo įteikti 2020 m.

Konkursą organizavo ir laimėtojus išrinko išmaniąją viešųjų pirkimo platformą vystanti UAB „EcoCost“. Pažangiausios organizacijos buvo išrinktos pasitelkus penkis kriterijus:

1. Procesų skaitmenizavimo lygis: kokia procesų dalis perkelta į skaitmeninę erdvę.

2. Pirkimų atvirumas: kiek dalyvių dalyvavo viešajame pirkime.

3. Procedūrų sparta: kokia dalis tarptautinių pirkimų procedūrų pasibaigia per 100 dienų, o supaprastintų pirkimo procedūrų – per 76 dienas.

4. Planavimo kokybė: kokia dalis pirkimų atitinka iš anksto privaloma skelbti metinį pirkimų planą.

5. Strateginių pirkimų dalis: žalieji, inovatyvūs, socialiai atsakingi ir pagal didžiausią naudingumo kriterijų organizuoti pirkimai.

Laimėtojai buvo renkami pagal 2021 m. duomenis.

Karolis Šerpytis, UAB „EcoCost“ vadovas, pažymi, kad visi konkurso duomenys bus prieinami viešai, todėl organizacijos galės pasilyginti tarpusavyje.

„Pirkimų skaitmenizavimas leidžia sukaupti daug informacijos, pasilyginti ir nuspręsti, kur organizacija norėtų keliauti toliau, – pažymi K. Šerpytis. – Skatiname ir kitas organizacijas jungtis į šį būrį ir tobulėti.“

Parodo klaidas

Darius Vedrickas, Viešųjų pirkimų tarnybos direktorius, pasidžiaugė, kad vis daugiau organizacijų naudojasi išmaniaisiais, duomenų analitika pagrįstais sprendimais.

„Kviečiu visus būti efektyviais – popierius gali iškęsti daug ką, o automatizuotos sistemos parodo mūsų klaidas, – pažymi D. Vedrickas. – Neturėtume bijoti šio pokyčio, o tos organizacijos, kurios renkasi šį kelią – rodo pavyzdį.“

Po apdovanojimo įteikimo laimėtojai pasidalino savo mintimis:

Valstybės ir savivaldybės įmonių kategorija

Vaida Genytė, AB „Lietuvos geležinkeliai“ (LTG) Pirkimo paslaugų centro vadovė:

LTG turi ilgalaikę ambicingą strategiją. Grupė siekia veikti kuo efektyviau, prie to svariai prisideda ir efektyviai vykdomi pirkimai. Tiek šiais, tiek praėjusiais metais nustatėme pirkimų tikslus bei rodiklius, nuolat juos stebime ir stengiamės pagerinti. Ypatingą dėmesį skiriame rodikliams, kurie į gerąją pusę keičiasi lėtai.

Gerų rezultatų pasiekiame ir dėl to, kad turime stiprią profesionalų komandą, kurią įgaliname. Veikiame dinamiškai, iš anksto reaguojame į kylančius iššūkius.

Stengiamės kaip galima labiau skaitmenizuoti procesus, standartizuoti įvairius dokumentus ir formas. Ypatingą dėmesį skiriame pasiruošimui pirkimams, stengiamės įtraukti tiekėjus.

Komandoje analizuojame ir dalijamės pasiekimais bei išmoktomis pamokomis, o jei nepavyksta pasiekti rezultato, visuomet aptariame to priežastis ir ieškome sprendimų.

Palinkėčiau, kad visi dirbtume dinamiškai, kad kiekviena perkančioji organizacija turėtų savo tikslus ir nustatytus rodiklius ir ieškotų galimybių juos pasiekti.

Viešųjų juridinių asmenų kategorija

Artiom Valujev, VšĮ „Kaunas - Europos kultūros sostinė 2022“, Viešųjų pirkimų skyriaus vadovas

 Svarbiausia yra susitelkusi ir į rezultatą orientuota komanda, taip pat svarbu turėti aiškią viziją ir tikslą, apibrėžti įrankius ir galimus sprendimus. Ypatingą dėmesį reikėtų skirti nuolatiniam tikslų įgyvendinimo procesui. Dar viena sąlyga – nuolatinis komunikavimas, dalinimasis sėkmėmis ir nesėkmėmis.

Džiaugiamės pasirinkę „EcoCost“ programinę įrangą. Ji palengvina kasdienį darbą, kaupia ir sistemiškai vertina su pirkimais susijusią informaciją.

Prieš planuojant ar diegiant kažkokį naują procesą reikia pasverti, ar siekiamas rezultatas tikrai prisidės prie sklandesnių vidinių procesų. Vidinis pasipriešinimas yra natūrali aplinkinių reakcija, kurią galima ir reikia nukreipti teigiama linkme.

Patarčiau nebijoti imtis pokyčių. Nė viena naujovė nebus įsisavinta sklandžiai ir nepadės iš karto. Dar daugiau - po tam tikro laiko gali pasirodyti, kad norimi pasiekti tikslai nepilnai atitinka visos organizacijos vizijos.

Pokyčių kelias visada vingiuotas, tačiau nebijokime juo keliauti – tai padės darbdaviui prisitaikyti prie besikeičiančios aplinkos, o darbuotojams palaikyti susidomėjimą vidiniais procesais. Svarbiausia nenuleisti rankų ir atkakliai dirbti vardan nustatytų tikslų. 

Centrinės valdžios institucijų kategorija

Anželika Naruševičienė, Aplinkos apsaugos agentūros Planavimo ir aprūpinimo ištekliais skyriaus patarėja:

Gautas apdovanojimas maloniai nustebino. Pasirodo, ne veltui tiek daug darbo buvo įdėta 2021 m. Su išmaniuoju „EcoCost“ įrankiu pradėjome dirbti 2020 m., buvo įvairių iššūkių ir baimių, tačiau dabar galime pasidžiaugti „EcoCost“ sistemos funkcionalumu, inovatyviais sprendimais ir dar ateityje žadamais atlikti diegimais. Sistema palengvina darbą, leidžia itin greitai generuoti ir valdyti įvairius duomenis, juos teikti atsakingiems asmenims. Įrankis nuolat atnaujinamas atsižvelgiant į teisės aktų pasikeitimus ir tobulinamas.

Šiuo metu daugelis organizacijų susiduria su darbuotojų kaita, o „EcoCost“ saugykloje galima greitai rasti dokumentus, atsekti veiksmus, užčiuopti problemas ir aptikti padarytas klaidas. Sistema pati praneša apie įvairius vėlavimus.

Mums, kaip aplinką tausojančiai institucijai, labai svarbu, kad šis įrankis suteikia galimybę dirbti tausojant aplinką, taupant popierių. Rekomenduojame šį įrankį ir kitoms institucijoms.

Savivaldybių kategorija

Violeta Tomaševič, l. e. Šalčininkų rajono savivaldybės administracijos Viešųjų pirkimų skyrius vedėjos pareigas 

2021 m. mes beveik visus pirkimus virš 3.000 Eur be PVM organizavome raštu per Centrinę viešųjų pirkimų informacinę sistemą (CVPIS). Kvietimai dalyvauti pirkimuose buvo siunčiami daugiau kaip vienam tiekėjui.

„EcoCost“ sistema palengviną visos organizacijos pirkimų kontrolę, planavimą ir vykdymą. Išanalizavus baigtų pirkimų klaidas, nusprendėme tiekėjams kelti tik minimalius kvalifikacinius reikalavimus. Mažos vertės pirkimuose buvo tikrinamą tik tiekėjo teisę verstis veiklą, arba iš vis netikrinama kvalifikacija. Tokiu būdu sutrumpėjo procedūrų laikas.

Svarbu kontroliuoti sutarties vykdymą. Jeigu tiekėjas žinos, kad pirkėjas prireikus gali taikyti sutartyje numatytas baudas, gerai pagalvos, ar verta dalyvauti pirkime, jeigu negalės įvykdyti prisiimtų įsipareigojimų. 

Kontrolės ribos

Iki 2018 m. Viešųjų pirkimų įstatyme buvo akcentuojama, kad svarbiausias tikslas – sudaryti pirkimų sutartį, tačiau nuo 2019 m. akcentai pasikeitė – dabar siekiama, kad viešieji pirkimai būtų efektyvūs. Pirkimų skaitmenizavimas leidžia pasinaudoti duomenimis, tinkamai sudėlioti procesus, kelti tikslus ir siekti juos įgyvendinti. Tokiu būdu pakeičiama visos organizacijos darbo kultūra.

„Ar kontrolė iš tikrųjų viskas, ko mums reikia, – savo konferencijos pranešime kelia klausimą K. Šerpytis. – Praktika rodo, kad intensyvi kontrolė atbukina ir mažina motyvaciją.“ Anot jo, pasitaiko, kad į sistemą įkėlus netinkamą dokumentą jį vizuoja penki žmonės ir niekas nepastebi, kad jo iš viso tokio neturėtų būti. Tai rodo, kad ilgas derintojų sąrašas tik mažina konkretaus asmens atsakomybę.

„Per 10 metų mūsų viešųjų pirkimų įstatymas pastorėjo dvigubai ir dabar pasiekė 139 puslapius, atsirado daugiau kontrolės mechanizmų. Danijoje toks įstatymas yra dvigubai trumpesnis – lygina „EcoCost“ vadovas. – Kyla klausimas, ar kontrolės priemonių gausa kartais netampa apynasriu tobulėjimui, ar kontrolė nestabdo teigiamų procesų“.

Anot jo, kontrolė reikalinga mažam vaikui, tačiau vaikui augant tam tikri dalykai tampa savaime suprantami, todėl turi atsirasti pasitikėjimas. Per didelė kontrolė skatina tik imituoti veiklą. Pasitikėjimą, anot K. Šerpyčio, galima kurti nustatant tikslus ir jų siekiant. Toks posūkis atleidžia valdžia nuo prievolės vykdyti labai detalią kontrolę.

Organizacija, pavyzdžiui, gali nustatyti tikslą, kad planinių pirkimų dalis nuo 50% išaugtų iki 60%, kad laiku atliktų procedūrų dalis nuo 40% išaugtų iki 50%.

„Dabar pakankamai didlė dalis pirkimo procedūrų neįvyksta – tai reiškia, kad kažkas rašė pirkimo specifikaciją, kažkas organizavo konkursą ir viskas baigėsi tik laiko švaistymu“, – komentuoja K. Šerpytis. Todėl organizacija, pavyzdžiui, galėtų išsikelti tikslą įvykusių procedūrų dalį nuo 70% padidinti iki 80%.

„Vienas iš viešųjų pirkimų apdovanojimo tikslų – įvertinti kiekvienos organizacijos rezultatus, kad jos galėtų pasižiūrėti, kur šiuo metu yra lyginant su kitomis ir ką galima pagerinti“, – kalba „EcoCost“ vadovas.

Nuoroda į perkančiųjų reitingavimo rezultatus: https://public.tableau.com/app/profile/aiste1338/viz/Skaitmenizuotperkanijorganizacijapdovanojimai2021/DashboardRank.