„Girteka“ transformuoja visą organizaciją: tai vienas didžiausių tokio masto pokyčių regione

Per penkerius metus bendrovė jau įgyvendino apie 80 proc. numatytos verslo transformacijos ambicijos. Tai – vienas didžiausių tokio masto skaitmenizacijos projektų Baltijos regione, kurio bendra investicijų suma iki 2028 m. sieks apie 120 mln. eurų.

Verslo procesų skaitmenizaciją „Girteka“ pradėjo 2020 m. Kas paskatino eiti šiuo keliu?

Iki transformacijos pradžios „Girteka“ per porą dešimtmečių jau buvo tapusi didžiausia ir sėkmingai veikianti logistikos bendrovė Europoje. Akcininkai anksti suprato, kad, norėdami toliau augti ir išlikti konkurencingais rinkoje, turi iš esmės pergalvoti, kaip efektyviai ir kokybiškai veikti. Reikia pripažinti, kad transporto ir logistikos verslai Europoje iki 2008 m. ekonominės krizės buvo menkai technologiškai išsivystę, o didesni pokyčiai atėjo po 2015 m., kai skaitmeninę transformaciją įgyvendino bankai, e. komercijos ir draudimo bendrovės, rinka įžengė į brandesnį transformacijų etapą.

Akcininkai tuo metu turėjo aiškią įmonės transformacijos ir augimo viziją. Supratome – jei norime konkuruoti su sektoriaus mažiausiais ir pasaulio didžiausiais, turime veikti labai efektyviai, nes logistikoje pelningumo maržos išlieka minimalios. Taigi, reikia veikti greitai, efektyviai, valdyti duomenis, turėti integruotas sistemas, kad galėtume priimti geriausius sprendimus kasdien.

2020 m. „Girteka“ jau buvo pasiekusi tarptautinį lygį – turėjo verslus ne tik Lietuvoje, bet ir Lenkijoje, Skandinavijoje, Vakarų Europoje. Tai papildomai paskatino pokyčius, susijusius su verslo transformacija.

Kur šiandien yra „Girteka“ skaitmenizacijos procese?

Pirmiausia turime suprasti, kad skaitmenizacija nėra tik techninis IT projektas. Tai visos įmonės transformacija: keičiame organizacijos struktūrą ir kultūrą, procesų eigą, tik tuomet šalia atsiranda ir tikslingos technologijos. Todėl mes šį procesą vadiname ne IT sistemų diegimu, o verslo transformacija.

Per penkerius metus įgyvendinome apie 80 proc. visos numatytos verslo transformacijos. Keturi anksčiau atskirai veikę verslai – krovinių pervežimų veikla, ekspedicija, transporto operacijos ir transporto turto valdymas – šiandien sujungti į vieną ekosistemą, kurioje visi procesai vyksta pagal naujus standartus. Skaitmenizuojami ir kiti procesai, tokie kaip personalo valdymas ar išlaidų administravimas. Tai padeda turėti tvaresnį ir mažiau išorinių aplinkybių paveikiamą verslą.

Skaitmenizacijos procesą planuojame baigti 2028 m. ir turėti vieningą platformą, kuri apimtų visą verslo grandinę – nuo kliento užsakymo iki sąskaitos išrašymo. Tai vienas didžiausių tokio masto skaitmenizacijos projektų Baltijos regione ir reikšmingas projektas Europos logistikos sektoriuje. Bendra jo investicijų suma sudarys apie 120 mln. eurų.

Kokius tikslus kėlėte verslo procesų skaitmenizacijai?

Tik skaitmenizavę procesus – turėdami tikslius duomenis ir juos protingai išnaudodami – galėsime naudoti modernias technologijas, kad išliktume konkurencingais Europoje. Tai taip pat yra pamatas efektyviai įgalinti dirbtinį intelektą ir kitas pažangiausias produktyvumo didinimo technologijas.

Pradėję skaitmenizacijos kelią sau kėlėme tikslą pasiekti vieną geriausių efektyvumo rodiklių industrijoje. Pirma, tapti lyderiais kiekvienoje grupės verslo šakoje Europoje ar bent įsiveržti į logistikos įmonių lyderių sąrašą. Antra, norime pilnai kontroliuoti ir efektyvinti visas verslo sritis – finansus, verslo operacijas, transporto parko valdymą ir kt. Trečia, padėti pamatus visai duomenų logikai: turėti tikslius duomenis, kuriais remdamiesi, darytume teisingus sprendimus. Taip pat be galo svarbu atitikti visus reikalavimus, kuriuos mūsų verslui kelia jį reguliuojančios institucijos Europoje.

Ar galite pateikti konkrečių skaitmenizacijos rezultatų?

Kiekvienai transformacijai mes kėlėme individualius tikslus. Jei reiktų apibendrinti, tai manau iš viso buvome išsikėlę apie 50 į skirtingas veiklas orientuotų tikslų. Ambiciją, kurią keliame, paprastai galima būtų apibrėžti taip: padidinti efektyvumą bent 30 proc. Jau dabar matome, kad kai kurių verslų klientų pasitenkinimo paslaugomis rodiklis siekia 75–95 punktus po visos verslo transformacijos, o individualūs veiklos rodikliai pasikeitė bent iki 20 proc.

Mūsų bendrovei taip pat labai svarbi kokybiška transporto priežiūra. Tam Šiauliuose ir Poznanėje turime savo servisus, o Europoje naudojamės servisų tinklų paslaugomis. Skaitmenizacija servisuose – tai investicija į ateitį. Mūsų dydžio įmonei kritiškai svarbu efektyviau valdyti visas atsarginių dalių, paslaugų tiekėjų paslaugas ir vidinius procesus. Pavyzdžiui, šiandien, remiantis duomenimis, pradedame tiksliai vertinti, kurias padangas naudoti racionaliausia ir visus ateities pirkimus perorientuojame link geriausių sprendimų.

Dar viena įgyvendinta procesų transformacija – personalo valdymas. Grupėje iš viso dirba 13.000 žmonių, iš kurių – 10.000 vairuotojų. Skaičiuojama, kad Europoje šiandien trūksta apie 0,5 mln. vairuotojų. Mūsų tikslas yra užtikrinti tokį vairuotojų skaičių, kad veiktume sklandžiai ir kokybiškai. Taigi, pavyko labai supaprastinti vairuotojų įdarbinimo procesą – šiandien įdarbinimas vyksta skaitmenizuotu būdu ir skaidriai: būsimas darbuotojas nuolat informuojamas apie visus procesus, kurie vyksta iki įdarbinimo, o dirbdamas jis nuolat gauna papildomą informaciją, kuri padeda darbui, operatyviai reaguojama į jo poreikius. Net tokia smulkmena, kaip sukurta aplikacija, leidžianti darbuotojui prie reikalingos sistemos prisijungti vienu paspaudimu ir gauti visą reikalingą informaciją, priminimus, turi poveikį darbuotojų pasitenkinimui.

Taipogi įvairiose šalyse turime šimtus administracijos darbuotojų. Jų patogumui taip pat įdiegta sistema, leidžianti kiekvienam jų matyti savo duomenis, atostogų grafikus ir kitą svarbią asmeninę informaciją. Tai taupo padalinių vadovų laiką – jie gali fokusuotis į komandos auginimą ir rezultatų siekimą. Toks sprendimas ir lyderystės fokuso sukūrimas administracijos darbo efektyvumą padidino bent 30 proc.

Kokius didžiausius iššūkius patyrėte, kokia patirtimi galite pasidalinti?

Permainų esmė – visiškai valdyti procesus. Šiandien turime apie 210 automatizuotų procesų: matome, kas veikia, ką reikėtų keisti. Automatizacijos rezultatas – didesnis efektyvumas ir geresnės bei kokybiškesnės paslaugos klientams: gebame būti itin tikslūs, galime patarti, kaip ir ką keisti, kad gautų dar geresnes paslaugas. Kai kurių procesų visai atsisakėme – tokia ir buvo siekiamybė.

Tokio dydžio įmonei transformacija – didelis iššūkis. Vienas iš probleminių aspektų buvo tai, kad ją įgyvendinti pradėjome praėjus vos mėnesiui po pandemijos pradžios, o tokia transformacija turi startuoti bendraujant gyvai. Tačiau viską pavyko perkelti į bendravimą virtualiai realiu laiku. Iššūkiu buvo ir Mobilumo paketas, kuris atnešė naujus logistikos rinkos reguliavimus. Taip pat – plataus masto karo Ukrainoje pradžia ir tebejaučiamos jo pasekmės. Taigi, didžiausi iššūkiai buvo ne technologiniai, o žmogiškieji: reikėjo padėti darbuotojams prisitaikyti, išlaikyti lyderystę.

Verslo transformacija – ne IT technologijų sprintas, o keletą metų trunkantis visos įmonės maratonas. Jis reikalauja ištvermės, kantrybės, pasiruošimo ir visų darbuotojų bėgimo panašiu tempu, kad finišą pasiektume drauge. Pokyčiai įvyksta greitai, tačiau rezultatai juntami ne iš karto, o po kurio laiko.

Labai svarbu, kad visoje šioje kelionėje aktyviai dalyvautų ir akcininkai, vadovai – jie negali likti stebėtojais ir turi turėti konkrečius tikslus, įtraukti savo komandos narius. Transformaciją būtina skaidyti į trumpesnius intervalus ir švęsti kiekvieno etapo pergalę – tai motyvuoja. O prieš žengiant šį žingsnį, labai svarbu rasti tinkamus žmones, su kuriais galima drąsiai leistis į pokyčių maratoną.

Kaip ši transformacija paveikė žmones organizacijoje?

Verslo transformacija kartu yra ir žmonių transformacija. Keičiantis procesams ir atsirandant naujoms skaitmeninėms sistemoms, atsirado ir naujų kompetencijų poreikis – nuo duomenų analitikos ir projektų valdymo iki procesų optimizavimo ir pokyčių įgyvendinimo. Dėl to daug darbuotojų pradėjo augti ne tik horizontaliai, bet ir vertikaliai: kolegos iš startinių pozicijų perėjo į aukštesnes ekspertines roles, procesų dalyviai tapo procesų savininkais, o analitikai – verslo sprendimų architektais.

Turime daug sėkmingų istorijų, kai aktyviai dalyvavę transformacijos projektuose žmonės įgijo tiek verslo, tiek technologinį supratimą ir pakilo keliais karjeros laiptais. Kai kurie jų šiandien jau vadovauja komandai arba koordinuoja tarptautinius projektus, kiti tapo vidiniais ekspertais, kurie šiandien moko kitus ir patys formuoja pokyčių kryptis. Tokia dinamika parodė, kad skaitmenizacija yra ne tik įmonės efektyvumo kelias, bet ir talentų ugdymo platforma – ji leidžia žmonėms kurti pokytį savo rankomis, prisiliesti prie strateginių sprendimų ir matyti realią savo įtaką organizacijos rezultatams.