Darbostogų organizavimo užkulisiai: ką pataria didžiausių įmonės kelionių organizatoriai?

„Pasitaiko atvejų, kai įmonės mano, jog pasamdžius darbostogų organizatorių, nebereikia nieko daryti ir išvyka pavyks puikiai. Taip, mes visiškai pilnai pasirūpiname visomis techninėmis detalėmis, bet norint, kad darbostogos patiktų komandai, būtina žinoti, ką ji mėgsta, kokioms veikloms teikia prioritetą. Tik atliepus darbuotojų poreikius įmanoma pasiekti geriausių rezultatų, o tam būtinas didelis įmonės atstovų įsitraukimas į kelionės organizavimą. Ką tik iš Turkijos grįžusi daugiau 2500 žmonių komanda iš „Tesonet“ įmonių akceleratoriaus yra vienas geriausių darbostogų organizavimo pavyzdžių, nes jie procese dalyvauja pilna koja. Užkulisinio darbo organizuojant išvykas komandoms yra labai daug,  ir sėkmingai jį nudirbti pavyksta tik tuomet, kai klientas ir mes bei mūsų partneriai, kuriais šiame projekte buvo kelionių organizatorius „Novaturas“, dirbame išvien“, – pasakoja Daumantė Derutė, darbostogas organizuojančios komandos „OnWorkation“ projektų vadovė. 

Prieš išleidžiant klientą į darbostogas vyksta viską patikrinti

Pasak D. Derutės, yra įmonių, kurioms per darbostogas pakanka nuvykti į viskas įskaičiuota viešbutį ir kartu praleisti kelias dienas saulėtame krašte, tokias darbostogas surengti nėra labai sudėtinga: 

„Bet yra ir tokių kaip „Tesonet“ akceleratoriaus įmonės, kurios kasmet darbostogomis nori sukurti darbuotojams neišdildomą įspūdį ir apgalvoja kiekvieną net menkiausią detalę. Savo ruožtu mes siekiame užtikrinti, kad viskas, ką šis didelis skaičius žmonių veiks savo darbostogose, būtų 100 proc. patikrinta ir komanda žinotų, kad gaus gerą kokybę. 

Pavyzdžiui, mūsų komanda nuvyko į Turkiją, kur buvo planuojamos šiuometinės „Tesonet“ darbostogos, ir praėjo visus žygių maršrutus, juos aprašė, nufilmavo, fotografavo. Tai darėme tam, kad klientas tiksliai žinotų, ko tikėtis, ir galėtų nuspręsti, kurie maršrutai jiems tiks ir patiks labiausiai. Tą patį šiemet darėme ir su viešbučiu: žinojome, kad įvyko jo renovacija, todėl iki klientams išvykstant į darbostogas, pačios važiavome patikrinti, kaip viešbutis pasikeitė, įvertinti, ar jis klientui bus vis dar tinkamas ir pateisins lūkesčius“. 

D. Derutės teigimu, organizuojant darbostogas „OnWorkation“ komanda rūpinasi ir papildomomis vertėmis: „Pavyzdžiui, šiemet visiems daugiau nei 2500 darbostogų dalyvių parūpinome kremo nuo saulės; atsiradus poreikiui dekoruoti Turkijoje vykstančio renginio vietą šviečiančiomis raidėmis, taip pat ėmėmės ieškoti sprendimų. Tai nėra kelionių organizavimas, tai – renginio kelionėje organizavimas, nes geros darbostogos yra gerokai daugiau nei paprasta kelionė. Ir toks renginys klientų lūkesčių niekaip nepatenkintų be pilno paties kliento įsitraukimo:  „Tesonet“  komanda ne tik aiškiai identifikuoja savo komandos narių lūkesčius bei juos perduoda mums – 12 mėn. dirbame koja kojon bandydami suorganizuoti maksimaliai gerą renginį. Pradedant tuo, kaip puošime teritoriją, iki to, kokios grupės koncertuos, kokie vedėjai ves veiklas. Pats klientas kaip ir mes važinėja po kelionių parodas, renginius, konferencijas, semiasi idėjų ir tuomet galime visas savo žinias sudėti į vieną vietą ir pasiekti aukščiausios kokybės rezultatų“. 

embedgallery::https://foto.vz.lt/embed/2849?placement=

Jai antrina ir didžiausias darbostogas Lietuvos istorijoje padėję įgyvendinti partneriai – kelionių organizatorius „Novaturas“. „Organizuojant tokio masto darbostogas, kurioms realizuoti prireikia net 12 lėktuvų ir 48 autobusų, svarbu ne tik užtikrinti sklandų kelionės procesą, bet ir sukurti komfortišką patirtį kiekvienam iš daugiau nei 2,5 tūkst. dalyvių. Tai pasiekti įmanoma tik glaudžiai bendradarbiaujant su klientu bei ilgamečiais partneriais. Planavimo metu nuolat dalijomės įžvalgomis, operatyviai sprendėme iššūkius ir dirbome kaip viena komanda, kad visi darbuotojai jaustųsi patogiai ir galėtų mėgautis įsimintina kelione. Didžiuojamės drauge pasiektu rezultatu ir ilgamete draugyste su „OnWorkation“, – sako „Novaturo“ generalinis direktorius Kristijonas Kaikaris.

Pasak K. Kaikario, darbostogos, kaip motyvacinė priemonė darbuotojams, kasmet darosi vis populiaresnė, o įmonių poreikis ieškoti ilgalaikių partnerių – auga: „Turint pastovius kelionių organizavimo partnerius galima tikėtis gilesnio poreikių supratimo ir kokybiškesnio jų atliepimo. Tai tampa pagrindine priežastimi, kodėl ne tik atostogų besidairantys keliautojai, bet ir įmonės linkusios grįžti pas tuos pačius partnerius, kai prireikia grupinės kelionės organizavimo.“

Didžiausias namų darbas – išsiaiškinti kolektyvo lūkesčius ir norus

Monika Drungilaitė-Zozulė iš „Tesonet“ įmonių akceleratoriaus įmonės „Nord Security“ sako, kad norint į darbostogas išskraidinti daugiau nei 2,5 tūkst. žmonių, didžiausias namų darbas yra į tokią kelionę vykstančios įmonės pusėje: reikia kaip įmanoma geriau suprasti, ko darbuotojai tikisi, ir kas padarys juos laimingais: 

„Žinoma, neįmanoma atliepti visų lūkesčių, todėl kasmet darbostogoms renkamės kiek kitokį turinį. Pavyzdžiui, jei pernai darbostogose Turkijoje koncertavo pop muzikos atlikėjai, šiemet rinkomės visiškai priešingai – labiau roko, elektroninę muziką. Pernai organizavome daugiau aktyvių, išvažiuojamųjų veiklų – ekskursijų, žygių, o šiemet rinkomės daugiau likti viešbučio teritorijoje ir koncentruotis į konferencinį turinį, seminarus, samdėme ir vietinius lektorius iš Turkijos. Kasmet bandome darbostogomis atliepti skirtingus kolektyvo poreikius, nustebinti, pažiūrėti į laiką kartu iš kito kampo, nes suprantame, kad vienu renginiu visų norų nepatenkinsime, bet keliais – tai tikrai įmanoma“.

Pasak Monikos Drungilaitės-Zozulės,  tokio masto darbostogų organizavimas yra komandinis darbas ir tik partneryste tarp darbostogų organizatoriaus ir įmonės galima pasiekti gerų rezultatų: „Darbostogų organizatoriai negali pažinti kolektyvo geriau nei mes, todėl suprantame, kad mūsų indėlis į darbostogų programos rengimą yra būtinas. Bet visada turime tokių norų, kurių be lankstaus partnerio, kuris išmano savo darbą, niekaip neįgyvendintume. Todėl tiesiog dirbame kartu, sudedame visas pastangas ir žinias į vieną katilą ir galiausiai padarome tai, kas kartais iš pirmo žvilgsnio atrodo neįmanoma“.