Kad su kolega netektų dalintis atviru vonios kambariu: ko daugelis nežino apie darbostogų organizavimo niuansus?

Kainos pavieniams keliautojams nėra tokios pačios kaip grupėms

„Žinotinų niuansų organizuojant darbostogas yra labai daug, kai kurie jų – labai maži, tokie, apie kuriuos nedirbdamas su darbostogomis kasdien, tikrai nesusimąstysi. Turbūt nežinant ir nesusidūrus, nekiltų minčių, kad, pavyzdžiui, dalis viešbučių Turkijoje nenori priimti vien vyrų grupių – mano, kad tokios grupės sunkiau „valdomos“, o tik suaugusiems skirti aukštos klasės viešbučiai Kretoje šiandien turi naują madą kambariuose įrenginėti atvirus vonios kambarius ir išskirtinai tik dvigules lovas. To nežinant, atvykus į viešbutį, komanda tikrai nenudžiugtų ir tektų vietoje ieškoti sprendimų“, – dalinasi Giedrė Kunigonė, specializuotos darbostogų organizavimo komandos Lietuvoje „OnWorkation by AirGuru“ vadovė. 

Pasak jos, tokių niuansų yra ir daugiau: pavyzdžiui, Tuniso viešbučiai sunkiau priima grupes ir nori iškart žinoti visų keliautojų vardus bei pavardes. G. Kunigonė sako, kad greta šių specifinių aspektų, žinoma, būtina suprasti ir tai, kad darbostogų pamatinių dalykų organizavimas yra stipriai kitoks nei planuojant kelionę draugams ar šeimai:  

„Skrydžių bilietų, viešbučio užsakymo procesas skiriasi, kainos skiriasi, skirtingi viešbučiai turi skirtingas politikas ir kainodaras priimdami grupes, apie kurias niekur viešai neskelbia, reikia žinoti ir kalbėtis tiesiogiai. Šiandien rinkoje populiarėjant darbostogoms, deja, pasitaiko kelionių organizatorių, kurios nori lengvai pasipelnyti iš tokių įmonių išvykų organizavimo ir tai daro taupydami laiką ir gudraudami. 

Visai neseniai klientas išgyveno situaciją, kur iš kito tiekėjo, organizuojančio keliones grupėms, gavo pasiūlymą, kurio kaina mane nustebino: ji buvo nerealistiškai maža. Kadangi puikiai žinojau viešbutį, kurį klientams pasiūlė kita agentūra, paskambinau tiesiai pažįstamiems partneriams iš šio viešbučio paklausti, iš kur tokia kaina. Mano kontaktas patvirtino, kad tokia kaina neegzistuoja. Tai reiškia, kad  agentūra grupei pasiūlė pavieniams keliautojams galiojančią kainą ir dar su nuolaida, visai neatsižvelgdama į faktą, kad tokia kaina grupei negalios. Už tokį biudžetą išskraidinti įmonę į darbostogas yra tiesiog neįmanoma, nes nei viešbutis tokią kainą, kokią galima rasti viešoje interneto svetainėje, duos, nei skrydžius bus įmanoma nupirkti didesniam skaičiui žmonių už tądien internete esančias kainas. O čia yra pamatiniai dalykai, organizuojant darbostogas ir dėliojant pasiūlymą klientui, juk pardavus už vieną kainą, vėliau ji patrigubės, nes toks organizatorius bandydamas vykdyti užsakymą sužinos, kad už tokį biudžetą darbostogų suorganizuoti tiesiog yra neįmanoma“.

Skirtingus darbuotojų lūkesčius ir poreikius atliepti gali tik patyrę organizatoriai

„OVC Consulting“, kuriuos galima vadinti darbostogų Lietuvoje pradininkais, išvykas kasmet organizuoja jau 29 metus ir tai daro su patyrusiais partneriais. Silvija Cicėnienė, „OVC Consulting“ biuro vadovė, pasakoja, kad kelionės organizavimas kolegų komandai skiriasi nuo kelionės šeimai ar draugų grupelei planavimo.

„Per 29 metus darbostogų esame išmokę nemažai pamokų. Organizuojant darbostogas reikia suprasti, kad į jas vyks kompanija labai skirtingų žmonių, turinčių įvairių lūkesčių, patirčių, galiausiai – skirtingas fizines galimybes, mitybos, miego įpročius. Visa tai suderinti, rasti balansą ir suplanuoti išvyką, kuri džiugintų visus, yra iššūkis ir dėl to mes visada jį patikime srities profesionalams. Profesionalūs darbostogų organizatoriai išmano savo veiklą, turi partnerius, kontaktų, plačią amplitudę paslaugų, kurios gali atitikti skirtingus lūkesčius. Juk vieni žmonės nori eiti į sudėtingus žygius bekele, tuo tarpu kiti – skaityti knygą prie baseino; vieniems norisi turistauti ir pažinti kultūrą, kitiems – pamatyti kuo daugiau gamtos. Visa tai sutalpinti į vieną neilgą darbo išvyką gali išmanantys kaip tai daryti“, – pasakoja Silvija Cicėnienė.

Pasak jos, „OVC Consulting“ organizuodami darbostogas galimybes vertina labai lanksčiai, siekia atliepti visų darbuotojų norus, todėl visada į sprendimo dėl krypties ir koncepcijos priėmimą įtraukia darbuotojus: „Grįžę iš darbostogų iškart nusimatome datą kitoms, vėliau visa komanda balsuoja rinkdamasi iš kelių pasiūlytų krypčių.  Įprastai į darbostogas vyksta apie 30 komandos narių.Tiesa, seniau keliaudavome su šeimos nariais, antromis pusėmis, bet dabar tai pakeitėme ir į kelionę vyksta tik įmonės darbuotojai. Norime, kad darbostogos būtų vieta patirti, pažinti kolegas kitoje aplinkoje, stiprinti komandą, o vykstant su šeima, vis tiek natūraliai daugiau dėmesio skiriame artimiesiems“.

S. Cicėnienė pasakoja, kad darbostogų metu jiems svarbiausia laikas kartu su komanda, todėl nepaisant to, kad dienos metu visi dalijasi į grupeles ir užsiima skirtingomis veiklomis, visada organizuojama bendra vakarienė, viena bendra ekskursija, taip pat siekiama visai grupei apsistoti viename viešbutyje, kad laiko pažinti vieniems kitus neformalioje aplinkoje būtų daugiau: 

„Norint suorganizuoti tokias darbostogas, reikia patirties ir gebėjimo žongliruoti galimybėmis bei sprendimais. Renkantis kelionių agentūrą mūsų komandos vasaros kelionei, svarbiausia – patikimumas ir patirtis. Ieškome partnerių, kurie pasižymi puikiais klientų atsiliepimais ir gebėjimu lanksčiai pritaikyti pasiūlymus prie mūsų poreikių. Labai vertiname jų galimybes organizuoti įsimintinas keliones, pasirūpinti kiekviena detale, pradedant kelionės maršrutais ir baigiant apgyvendinimo kokybe. Mūsų kolegos ir šiaip daug keliauja, tad visada norime rasti veiklų, vietų, kurių dauguma nėra patyrę. Dėl to visada siekiame bendradarbiauti su agentūromis, kurios užtikrina, kad mūsų kelionė bus sklandi, pilna įspūdžių. 

Per daugelį metų mūsų komanda bendradarbiavo su įvairiomis kelionių agentūromis, nes kiekviena kelionė turėjo skirtingus tikslus ir poreikius. Renkamės partnerius atsižvelgdami į kelionės pobūdį – kartais prioritetas yra aktyvios pramogos, kitą kartą – kultūriniai atradimai ar tiesiog poilsis. Kiekviena agentūra turi savo stiprybių, todėl renkamės tuos, kurie geriausiai atitinka konkrečios kelionės koncepciją, užtikrindami, kad kiekviena patirtis būtų unikali ir įsimintina. 

Šiemet pirmą kartą mūsų komandos atostogas į Ispaniją organizavo „OnWorkation“ komanda. Partneryste likome patenkinti, nes jautėme, kad mūsų lūkesčiai buvo atliepti, įsiklausyta į pageidavimus: visada jautėmės komfortiškai prašydami pasiūlyti įvairesnių variantų, praplėsti programą. Patyrėme šios agentūros darbuotojų atidumą detalėms ir gebėjimą išgirsti mūsų lūkesčius bei juos išpildyti. Po šios kelionės likome su mintimi, kad tokiu rūpesčiu ir organizacija galėtų mėgautis kiekvienas“.