Ką svarbu žinoti besiruošiantiems AML auditui

Apie pinigų plovimo prevencijos priemonių auditą ir dar daugelį aktualių AML (angl. Anti Money Laundering) temų bus diskutuojama 2024 spalio 22 d. organizuojamame „Baltic AML Forum 2024“. 

Kokioms bendrovėms yra svarbu atlikti AML auditą ir kaip nuspęsti, kada jo reikia?

Pinigų plovimo ir teroristų finansavimo prevencijos įstatymas (PPTFPĮ) įpareigoja finansų įstaigas ir kitus įpareigotuosius subjektus nustatyti atitinkamą vidaus politiką ir vidaus kontrolės procedūras, skirtas užkirsti kelią pinigų plovimui ir teroristų finansavimui.

Tai apima klientų ir naudos gavėjų tapatybės nustatymą, rizikos vertinimą, dalykinių santykių ir operacijų stebėseną, pranešimą apie įtartinas operacijas FNTT ir kt.

Minėtas įstatymas įpareigoja finansų įstaigas ir kitus įpareigotuosius subjektus nustatyti tinkamas vidaus politikos ir vidaus kontrolės procedūrų atitikties ir (ar) audito procedūras šio įstatymo nuostatoms užtikrinti.

PPTFPĮ taip pat įpareigoja periodiškai ar įvykus svarbiems finansų įstaigų ir kitų įpareigotųjų subjektų valdymo ir veiklos įvykiams ar pokyčiams vykdyti vidaus kontrolės procedūrų įgyvendinimo bei pakankamumo stebėseną ir prireikus griežtinti taikomas vidaus kontrolės procedūras.

Taigi, PPTFPĮ įpareigoja visas finansų įstaigas ir kitus įpareigotuosius subjektus nustatyti tinkamas atitikties ir (ar) audito procedūras bei vykdyti periodinę stebėseną dėl vidaus kontrolės procedūrų įgyvendinimo bei pakankamumo.

Tačiau įstatymas tiksliau nedetalizuoja, kokiomis priemonėmis ir būdais šie tikslai turi būti pasiekiami. 

Jeigu įstatymas to nedetalizuoja, kokį pasirinkimą bendrovės turi?

Nors tikslesnį aiškumą dėl pinigų plovimo ir teroristų finansavimo prevencijos vidaus kontrolės sistemos elementų atitikties teisės aktams ir jų taikymo veiksmingumo ir efektyvumo vertinimo proceso nustato priežiūrą vykdančios atsakingos institucijos, finansų rinkos dalyviui paliekama teisė rinktis, kuriuo būdu tai daryti – vykdant vidaus ar išorės auditą arba kitais finansų rinkos dalyvio pasirinktais būdais.

Šiandien, kai ypač aktualu tinkamai ir pilna apimtimi įgyvendinti tarptautines sankcijas, veiksmingas ir efektyvus pinigų plovimo ir teroristų finansavimo prevencijos priemonių taikymas gali ne tik suvaldyti pinigų plovimo ir teroristų finansavimo rizikas, bet ir talkinti nustatant sankcijų pažeidimo, vengimo rizikas.

Todėl visiems finansų rinkos dalyviams ypatingai aktualu užtikrinti, kad jų įdiegtos pinigų plovimo, teroristų finansavimo, sankcijų įgyvendinimo priemonės atitinka teisės aktų reikalavimus ir praktikoje yra veiksmingos bei veikia efektyviai.

„TGS Baltic“ vertinimu, auditas – vidaus arba išorės – yra aktualus visoms finansų įstaigoms ir kitiems įpareigotiesiems subjektams, kaip tinkamiausiais būdas atlikti pinigų plovimo ir teroristų finansavimo prevencijos vidaus kontrolės sistemos elementų atitikties teisės aktams ir jų taikymo veiksmingumo ir efektyvumo vertinimą.

Toks auditas veikia kaip trečioji gynybos linija, užtikrinanti nešališkumą ir objektyvumą. Svarstydamas taikyti kitus būdus nei auditą finansų rinkos dalyvis gali susidurti su nešališkumo, kompetencijos, tinkamo informacijos eskalavimo valdymo organams iššūkiais. 

Kokie klausimai nagrinėjami AML audito metu ir kiek laiko jis gali užtrukti?

Paprastai audito veikla yra nukreipta įvertinti pinigų plovimo ir teroristų finansavimo prevencijos vidaus kontrolės sistemos elementų atitiktį teisės aktams ir jų taikymo veiksmingumą ir efektyvumą.

Vadinasi, auditas siekia įvertinti, kaip tinkamai pinigų plovimo ir teroristų finansavimo prevencijos priemonės yra reglamentuotos finansų rinkos dalyvio vidaus dokumentuose, bei patikrinti, kaip tinkamai jos veikia.

Geroji praktika yra planuotis audito veiklas. Dar iki audito planavimo turėtų įvykti pinigų plovimo ir teroristų finansavimo prevencijos vidaus kontrolės sistemos elementų, kurie bus audituojami, atranka.

Ši atranka vykdoma pagal atskirą metodologiją, atsižvelgiant į nustatytą pinigų plovimo ir teroristų finansavimo riziką, veiklos mastą, pobūdį, teikiamas paslaugas ir produktus, kitus faktorius.

Sudaromas taip vadinamas rizikų žemėlapis, kuris auditoriui pasako, kurias pinigų plovimo ir teroristų finansavimo prevencijos priemones reikia įvertinti.

Finansų rinkos dalyviui gali atsirasti poreikis atlikti neplanuotą auditą, kai įvyksta dideli pokyčiai klientų bazėje, finansų rinkos dalyvio organizacinėje struktūroje, atsiradus naujiems produktams, paslaugoms, įvykus reikšmingam rizikos įvykiui, kt.

Priklausomai nuo audito apimties, auditas pinigų plovimo ir teroristų finansavimo srityje gali užtrukti skirtingą laiko tarpą – paprastai užtrunka nuo 2 iki 3 mėn., kol pateikiama audito ataskaita. 

Kokias klaidas bendrovės dažniausiai daro audito metu?

Viena dažnesnių negerųjų praktikų yra audito veiklos neplanavimas arba neatlikta audituojamų prevencijos priemonių (elementų) atranka.

Dėl šios priežasties dažnai tenka atlikti bendrą visos pinigų plovimo ir teroristų finansavimo prevencijos srities auditą, o tai yra ne visais atvejais būtina ir efektyvu. Tokiu atveju audito dėmesys nesukoncentruojamas į rizikingiausias sritis.

Taip pat pastebime, kad ne visuomet finansų rinkos dalyvis dedikuoja tinkamus asmenis iš savo AML komandos dalyvauti teikiant informaciją ir demonstruojant sistemų veikimą auditoriui. Tai komplikuoja audito veiklą, dėl ko dažnu atveju prasitęsia audito terminai beieškant tinkamo asmens.

Svarbu tinkamai organizuoti poauditinę veiklą, t.y. paruošti ir laiku bei tinkamai įgyvendinti veiksmų planą. Neretu atveju ši poauditinė veikla nėra valdoma kaip projektas, kas vėlgi komplikuoja sklandų plano įgyvendinimą.

Todėl labai rekomenduojame į visą auditą, ir ypač į poauditinę veiklą, AML komandai žiūrėti kaip į projektą. Tai leis užtikrinti veiksmų plano savalaikį ir sklandų įgyvendinimą. 

Ką auditas paprastai atskleidžia?

Auditas atskleidžia labai įvairius, skirtingo reikšmingumo, mąsto ir pobūdžio trūkumus.

Tai gali būti susiję tiek su netinkama vidaus valdysena (įskaitant ir pinigų plovimo bei teroristų finansavimo prevencijos priemonių įgyvendinimo organizavimu bei resursų užtikrinimu), tiek su pačiu atskirų pinigų plovimo ir teroristų finansavimo prevencijos priemonių įgyvendinimu.

Auditoriai nustato atvejų, kada pinigų plovimo ir teroristų finansavimo priemonės, numatytos teisės aktuose, nėra įdiegtos ir reglamentuotos vidaus dokumentuose. Pasitaiko atvejų, kai priemonės yra nereglamentuotos vidaus dokumentuose, o praktikoje taikomos, ir atvirkščiai. Pastebėti trūkumai gali būti tiek pavieniai, tiek sisteminiai.

Finansų rinkos dalyviui, įgyvendinant veiksmų planą, gali tekti ne tik papildyti savo vidaus politikas ir procedūras, bet ir papildomai peržiūrėti procesus, koreguoti esamas sistemas, įdiegti naujas sistemas, keisti darbuotojų veiksmų seką, papildomai apmokyti darbuotojus ir pan.

Galutinis audito tikslas – stiprinti pinigų plovimo ir teroristų finansavimo rizikos valdymo sistemą, kad ji veiktų veiksmingai ir efektyviai. 

Kaip organizacijoms užtikrinti, kad, remdamosios audito rezultatais, nuolat tobulintų kovos su pinigų plovimu procesus?

Visada savo klientams kartojame, kad į audito ataskaitoje pateiktą informaciją bei nustatytus trūkumus nežiūrėtų tik kaip į vienkartinį signalą.

Audito ataskaita gali būti geras sufleris, kokių klaidų reikėtų vengti ateityje vystant ir stiprinant pinigų plovimo ir teroristų finansavimo prevencijos vidaus kontrolės sistemą.

Finansų rinkos dalyviai, be kita ko, turėtų prisiminti, kad pinigų plovimo ir teroristų finansavimo prevencijos vidaus kontrolės sistemos gerai sveikatai palaikyti ypač svarbios yra pirmoji ir antroji gynybos linijos bei tonas iš viršaus, kad būtų užtikrinta atitikties kultūra.