Kad e. laiškai nevogtų laiko: arba planuoti, arba spėti „persijungti“

Publikuota: 2019-03-27
Juditos Grigelytės (VŽ) nuotr.
svg svg
Juditos Grigelytės (VŽ) nuotr.

126 – tiek e. laiškų vienas darbuotojas turėtų gauti ir išsiųsti kiekvieną darbo dieną 2019 m., skaičiuoja Entrepreneur.com ir pateikia dar vieną skaičių – 28% darbo savaitės arba daugiau kaip 11 val. yra skiriama e. laiškams.

Pasitaiko, kad įrankis, kuris turėtų didinti produktyvumą, daug kam tampa rimtu trukdžiu, nes atitraukia dėmesį nuo tuo metu svarbių darbų. Kiek užtrunka prie jų grįžti ir „persijungti“ po to, kai patikrinama e. pašto dėžutė? 23 minutes, skaičiuoja Entrepreneur.com.

Laiškų tikrinimas – ne pirmas dienos darbas, primena Entrepreneur.com. Kad ir kaip gundo galimybė nuspaudus žadintuvą telefone pradėti skaityti laiškus, tokio įpročio reikia vengti, nes ilgainiui jis virsta į nuolatinį tikrinimą, reagavimą vos gavus pranešimą, nesvarbu, ar naktis, ar atostogos.

Atsakant bet kur, bet kada ir į bet kokį e. laišką, siunčiamas signalas, kad adresatas visada pasiekiamas ir visada turi laiko, o jis pats netrukus dieną-naktį ima galvoti apie plūstančius e. laiškus. Todėl Entrepreneur.com pataria rytus skirti pagalvoti apie svarbiausius dienos darbus – planuodami tai, kas prasminga, išvengsite būti susitelkę tik į kitų žmonių pageidavimus ir reikalavimus.

Nemokami naujienlaiškiai į savo el. pašto dėžutę:













Svarbiausios dienos naujienos trumpai:



 

Reaguoja iškart

Vienas iš dažniausių patarimų – e. pašto dėžutei skirti tam tikrą numatytą laiką. Yra ir kitokių pavyzdžių, rodančių, kad galima pasiekti, kad e. laiškai nesumažintų produktyvumo.

Gintė Žilinskienė, personalo paieškos ir atrankos UAB „Atrankos“, dirbančios su prekės ženklu „Atranka 360“, direktorė, sako, kad visada į laiškus stengiasi atsakyti vos juos gauna, jei tuo metu nėra susitikime ar kur nors, kur fiziškai negalėtų atrašyti.

„Gaji nuomonė, kad atsakymą į e. laiškus reikia suplanuoti, kad skiriame laiko vienai užduočiai, tik tada imamės kitos, nes jei blaškomės – prarandame laiko. Bet aš esu visai kitos nuomonės ir mano darbas skiriasi. Skaičiuojama, kad apie 15% žmonių gali atlikti kelias užduotis vienu metu arba greitai „perjungti“ protą. Save priskiriu tiems 15%, tad dažniausiai atsakinėju čia ir dabar, nebent metu turiu sudėtingą užduotį, kuriai reikia kūrybos ir susikaupimo“, – sako p. Žilinskienė.

Ji nurodo, kad dar viena tokio elgesio priežastis – tai, kad ji pati nori atsakymus į savo laiškus gauti kuo greičiau.

Kaip tvarkyti e. paštą

Entrpreneur.com primena, kad nereikia išgyventi dėl kiekvieno laiško, ir siūlo kitų galimybių. Pavyzdžiui, jei matote, kad atsakymas neviršys 2 minučių laiko, atsakykite iškart; jei užduotį greičiau ir geriau atliks kitas žmogus – persiųskite; atidėkite, jei laiškas nėra skubus; ištrinkite – jei jis nėra svarbus; perkelkite – jei jame yra svarbios informacijos, kurios gali prireikti ateityje.

Negaišinkite kitų laiko ir nepiktnaudžiaukite CC funkcija pridėdami daug kolegų prie susirašinėjimo. Jei jie susiję su laiškų turiniu – daugiausiai pridėti galima du adresatus.

Ponia Žilinskienė sako, kad „At­rankoje 360“ klausimų spren­­dimas paskirstytas pagal dar­buotojų sritis ir atsakomybes, todėl laiškų CC juosta neper­kraunama per daug adresatų.

„Bet susiduriame su skirtingomis įmonių kultūromis, kai, pavyzdžiui, prie laiško pridedamas generalinis direktorius, tiesioginis vadovas, personalo vadovas ir dar keli mūsų darbuotojai. Kai esi įtraukiamas į tokias dideles grupes, pagalvoji, kad informacijos gavėjų laukas platus ir kažin, ar jiems kiekvienam klausimui reikia tiek daug informacijos“, – nurodo p. Žilinskienė.

Kiti kanalai

Verta sukurti modelį, kaip organizacija valdys e. laiškus. Su komanda galima susitarti, kokiais komunikacijos būdais sprendžiami tam tikri klausimai, nes kartais trumpas susirinkimas yra efektyvesnis už grupės susirašinėjimą. Vidinei jos komunikacijai galima naudoti tokias programas, kaip „Slack“ ar „Yammer“.

Efektyvumo pridės ir e. laiškų etiketas, kuriame pirmoji taisyklė – aiškios laiškų temos. Neturintys konkrečių pavadinimų e. laiškai yra nepastebimi, o kai jie nurodyti, gavėjas žino, apie ką e. laiškas, jo nė neatidaręs.

Laikykitės profesionalumo – apsieikite be emocijų, nepersistenkite su šauktukais. Įsitikinkite, kad laiškas lengvai skaitomas, jo išdėstymas leidžia tik permesti akimis. Kadangi e. laiškas nėra apsakymas, novelė – naudokite numeraciją, paryškinimą. Prieš siųsdami tikrinkite laiškus, ar nėra klaidų, dviprasmybių, gal verta sutrumpinti atsisakant nereikalingų žodžių ar ištisų sakinių. Savaime suprantamų dalykų nėra, tad laiškas turi baigtis parašu su kontaktine informacija, jei gavėjas norėtų su jumis susisiekti.

Pasirinkite jus dominančias įmones ir temas – asmeniniu naujienlaiškiu informuosime iškart, kai jos bus minimos „Verslo žiniose“, „Sodros“, Registrų centro ir kt. šaltiniuose.

Tema „Gazelė“
Norite pasiūlyti temą, turite pastabų, pasiūlymų ar klausimų? Parašykite „Verslo žinių“ redaktoriams.

Jei norite suteikti konfidencialios informacijos, rašykite vyr. redaktoriui rolandas.barysas@verslozinios.lt

M. Mozūras apie IT specialistų stresą: programuotojo darbas gali būti vienišas Premium

„EqualEngineers“ tyrimas atskleidė, kad informacinių technologijų (IT) srities darbuotojai, kurie dažniau...

Vadyba
12:51
Kaip nepaklysti buhalterijos džiunglėse, kad paskui nereikėtų sumokėti savo turtu Premium

Pradedantieji verslą, ypač tie, kurie nėra sukaupę jam daug pinigų, dažniausiai renkasi dirbti pagal...

Gazelė
11:01
Milžino dominavimas biotechnologijose: leidžia kvėpuoti mažesnėms įmonėms ar jas smaugia? Premium

Didžiosios Lietuvos biotechnologijų įmonės pernai ir vėl didino apsukas, vienvaldžiu lyderiu išliko „Thermo...

Inovacijos
2022.08.11
Verslas lašinius keičia raumenimis 3

Dar nesibaigia vasara, bet dažnas gyventojas jau suka galvą, kaip reikės išgyventi žiemą. O ši žada būti ypač...

Nuomonės
2022.08.11
Kada nebankrutuoti restoranui: istorijos pamokos, pavojingiausias amžius ir Palangos fenomenas Premium

Šiemet restoranų bankrotų užfiksuota daugiau negu per visus 2021 m., tačiau šie skaičiai – ne blogiausi per...

Gazelė
2022.08.11
Kaip „Mobile.de“ nenusipirkti katės maiše ir pašokdinti pajamas nuo 3 iki 13 mln. Eur Premium

Naudoti automobiliai, bet patikimi – tokią automobilių pagal užsakymą paslaugą siūlanti UAB „Kokybiški auto“...

Gazelė
2022.08.10
Moteriški ir vyriški kolektyvai: lyčių įvairovė – būtina, bet komandos stiprybė – iš asmenybių įvairovės Premium

Kolektyvai, kuriuose dominuoja viena iš lyčių, pasak VŽ kalbintų vadovų ir psichologės, vis dar gali...

Vadyba
2022.08.09
Sprendimas pradėti veiklą JAV pasiteisino: lietuvės sukurtą startuolį jau įsigijo investuotojai Premium

UAB „Neorus“, veikiančią 6 metus, už neatskleidžiamą sumą įsigijo kita lietuviška UAB „Orbio World“. Abi jas...

Gazelė
2022.08.09
Kaip sudaryti saugią verslo sutartį, kai į akis žvelgia recesija Premium

Gausėjant ūkio nuosmukio ženklų, verslas turi ruoštis gyvenimui kur kas rizikingesnėmis sąlygomis. Sutartyse...

Finansai
2022.08.08
Kaip skolinasi verslas: atidumas, kitoks sėkmės vertinimas ir rudeninė pagalvė Premium

Verslas atidžiau planuoja investicijas ir atsisako tų projektų, dėl kurių sėkmės suabejoja. Mažėja...

Gazelė
2022.08.08
Nepateikusiems duomenų JANGIS – ne viskas taip baisu, be bankų paslaugų jie kol kas nelieka Premium 1

Apie 110.000 juridinių asmenų – du trečdaliai turėjusių tai padaryti – dar nėra pateikę duomenų apie savo...

Finansai
2022.08.08
Kaip išlaikyti balansą tarp stipraus augimo ir rizikos

Nors verslo plėtra yra kiekvieno įkūrėjo tikslas, tačiau kartais ji gali būti pražūtinga, nes nevaldomas...

Gazelė
2022.08.07
Nereikalingi rūbai pametėjo verslo idėją

Tekstilės atliekos yra vienos taršiausių. Tačiau mada gali būti – tuo neabejoja „Copie“ prekės ženklo kūrėja,...

Gazelė
2022.08.06
„Invega“ verslui per pusmetį skyrė 2.500 įmonių beveik 160 mln. Eur finansavimą 1

Nacionalinė plėtros įstaiga „Investicijų ir verslo garantijos“ („Invega“) pirmąjį 2022 metų pusmetį skyrė...

Verslo aplinka
2022.08.05
Kaip restoranai kovoja su kainomis: žinomo prekės ženklo pardavimas, lūkesčiai dėl lengvatos Premium

2022-ieji nuo pat metų pradžios pažėrė iššūkių restoranų verslui – šie buvo priversti ieškoti sprendimų, kaip...

Gazelė
2022.08.05
VMI įmonių rizikos šviesoforas: žali įvertinimai negarantuoja ramybės Premium 2

Ketvirčiui milijono mokesčių mokėtojų VMI atvėrė jų profilius – leido pamatyti, ar mokesčių administratoriui...

Finansai
2022.08.05
„Kotletukai“ šunims išgelbėjo verslą, nesvarbu, kad jie brangesni už mėsą Premium

Šalutinė veikla gali tapti ne tik pagrindinė, bet ir vienintelė, rodo UAB „Rogių šunys“ pavyzdys. Gaminti...

Gazelė
2022.08.04
Ekspertai apie „Ziticity“ veiklos stabdymą: geras IT sprendimas, bet per maža rinka Premium 7

UAB „Miesto logistika“, valdanti greitojo siuntų pristatymo platformą „Ziticity“, pranešė apie savo veiklos...

Logistika
2022.08.04
Ilgamečiai vadovai – kodėl jie labiau naudingi nei žalingi Premium 3

Pasigirstant diskusijoms, kiek dažna turi būti rotacija tarp vadovų, ekspertai, kalbėdami apie ilgamečius...

Vadyba
2022.08.04
Paslaugos unikalios, poreikis didelis, bet vis dar painiojamas: socialinis, bet verslas Premium

Sprendžia švietimo ir neformalaus ugdymo, aplinkosaugos ir tvarumo problemas – taip prisistato didžioji dalis...

Gazelė
2022.08.04

Verslo žinių pasiūlymai

Šioje svetainėje naudojame slapukus (angl. „cookies“). Jie padeda atpažinti prisijungusius vartotojus, matuoti auditorijos dydį ir naršymo įpročius; taip mes galime keisti svetainę, kad ji būtų jums patogesnė.
Valdyti Sutinku