Kad e. laiškai nevogtų laiko: arba planuoti, arba spėti „persijungti“

Publikuota: 2019-03-27
Juditos Grigelytės (VŽ) nuotr.
Juditos Grigelytės (VŽ) nuotr.

126 – tiek e. laiškų vienas darbuotojas turėtų gauti ir išsiųsti kiekvieną darbo dieną 2019 m., skaičiuoja Entrepreneur.com ir pateikia dar vieną skaičių – 28% darbo savaitės arba daugiau kaip 11 val. yra skiriama e. laiškams.

Pasitaiko, kad įrankis, kuris turėtų didinti produktyvumą, daug kam tampa rimtu trukdžiu, nes atitraukia dėmesį nuo tuo metu svarbių darbų. Kiek užtrunka prie jų grįžti ir „persijungti“ po to, kai patikrinama e. pašto dėžutė? 23 minutes, skaičiuoja Entrepreneur.com.

Laiškų tikrinimas – ne pirmas dienos darbas, primena Entrepreneur.com. Kad ir kaip gundo galimybė nuspaudus žadintuvą telefone pradėti skaityti laiškus, tokio įpročio reikia vengti, nes ilgainiui jis virsta į nuolatinį tikrinimą, reagavimą vos gavus pranešimą, nesvarbu, ar naktis, ar atostogos.

Atsakant bet kur, bet kada ir į bet kokį e. laišką, siunčiamas signalas, kad adresatas visada pasiekiamas ir visada turi laiko, o jis pats netrukus dieną-naktį ima galvoti apie plūstančius e. laiškus. Todėl Entrepreneur.com pataria rytus skirti pagalvoti apie svarbiausius dienos darbus – planuodami tai, kas prasminga, išvengsite būti susitelkę tik į kitų žmonių pageidavimus ir reikalavimus.

Reaguoja iškart

Vienas iš dažniausių patarimų – e. pašto dėžutei skirti tam tikrą numatytą laiką. Yra ir kitokių pavyzdžių, rodančių, kad galima pasiekti, kad e. laiškai nesumažintų produktyvumo.

Gintė Žilinskienė, personalo paieškos ir atrankos UAB „Atrankos“, dirbančios su prekės ženklu „Atranka 360“, direktorė, sako, kad visada į laiškus stengiasi atsakyti vos juos gauna, jei tuo metu nėra susitikime ar kur nors, kur fiziškai negalėtų atrašyti.

„Gaji nuomonė, kad atsakymą į e. laiškus reikia suplanuoti, kad skiriame laiko vienai užduočiai, tik tada imamės kitos, nes jei blaškomės – prarandame laiko. Bet aš esu visai kitos nuomonės ir mano darbas skiriasi. Skaičiuojama, kad apie 15% žmonių gali atlikti kelias užduotis vienu metu arba greitai „perjungti“ protą. Save priskiriu tiems 15%, tad dažniausiai atsakinėju čia ir dabar, nebent metu turiu sudėtingą užduotį, kuriai reikia kūrybos ir susikaupimo“, – sako p. Žilinskienė.

Ji nurodo, kad dar viena tokio elgesio priežastis – tai, kad ji pati nori atsakymus į savo laiškus gauti kuo greičiau.

Kaip tvarkyti e. paštą

Entrpreneur.com primena, kad nereikia išgyventi dėl kiekvieno laiško, ir siūlo kitų galimybių. Pavyzdžiui, jei matote, kad atsakymas neviršys 2 minučių laiko, atsakykite iškart; jei užduotį greičiau ir geriau atliks kitas žmogus – persiųskite; atidėkite, jei laiškas nėra skubus; ištrinkite – jei jis nėra svarbus; perkelkite – jei jame yra svarbios informacijos, kurios gali prireikti ateityje.

Negaišinkite kitų laiko ir nepiktnaudžiaukite CC funkcija pridėdami daug kolegų prie susirašinėjimo. Jei jie susiję su laiškų turiniu – daugiausiai pridėti galima du adresatus.

Ponia Žilinskienė sako, kad „At­rankoje 360“ klausimų spren­­dimas paskirstytas pagal dar­buotojų sritis ir atsakomybes, todėl laiškų CC juosta neper­kraunama per daug adresatų.

„Bet susiduriame su skirtingomis įmonių kultūromis, kai, pavyzdžiui, prie laiško pridedamas generalinis direktorius, tiesioginis vadovas, personalo vadovas ir dar keli mūsų darbuotojai. Kai esi įtraukiamas į tokias dideles grupes, pagalvoji, kad informacijos gavėjų laukas platus ir kažin, ar jiems kiekvienam klausimui reikia tiek daug informacijos“, – nurodo p. Žilinskienė.

Kiti kanalai

Verta sukurti modelį, kaip organizacija valdys e. laiškus. Su komanda galima susitarti, kokiais komunikacijos būdais sprendžiami tam tikri klausimai, nes kartais trumpas susirinkimas yra efektyvesnis už grupės susirašinėjimą. Vidinei jos komunikacijai galima naudoti tokias programas, kaip „Slack“ ar „Yammer“.

Efektyvumo pridės ir e. laiškų etiketas, kuriame pirmoji taisyklė – aiškios laiškų temos. Neturintys konkrečių pavadinimų e. laiškai yra nepastebimi, o kai jie nurodyti, gavėjas žino, apie ką e. laiškas, jo nė neatidaręs.

Laikykitės profesionalumo – apsieikite be emocijų, nepersistenkite su šauktukais. Įsitikinkite, kad laiškas lengvai skaitomas, jo išdėstymas leidžia tik permesti akimis. Kadangi e. laiškas nėra apsakymas, novelė – naudokite numeraciją, paryškinimą. Prieš siųsdami tikrinkite laiškus, ar nėra klaidų, dviprasmybių, gal verta sutrumpinti atsisakant nereikalingų žodžių ar ištisų sakinių. Savaime suprantamų dalykų nėra, tad laiškas turi baigtis parašu su kontaktine informacija, jei gavėjas norėtų su jumis susisiekti.

Sekite „Gazelės“ naujienas, dalinkitės nuomone, užduokite klausimus „Facebook“ puslapyje „Verslo žinios. Gazelė“

Gauk nemokamą GAZELĖS savaitraštį į savo el.pašto dėžutę:

Pasirinkite Jus dominančius NEMOKAMUS savaitraščius:













Svarbiausios dienos naujienos trumpai:



 
Rašyti komentarą

Rašyti komentarą

Klaipėdiečiai sukūrė dizaino „daktarą“ – už mėnesio abonementą atliks neribotai darbų Premium

Skaitmeninės rinkodaros priemonėms užimant svarbią vietą reklamos ir komunikacijos strategijose, šios srities...

Gazelė
05:45
Paryžietiškos mados palankios sulai: pakliuvo į didžiausią prekybos tinklą Premium 2

Didėjant ekologiškų produktų ir sveikesnių alternatyvų vartojimui, vanduo iš augalų – beržų sula –...

Gazelė
2019.09.18
Klaipėdietė gundymams dirbti užsieny nepasidavė – pati įkūrė šokio teatrą Premium

Ar galima iš meno sukurti verslą ir darbuotojams pasiūlyti neterminuotas darbo sutartis? Šeiko šokio teatras...

Gazelė
2019.09.18
Žmonių norą gauti prizų startuolis pavertė verslu Premium 15

Per trumpą laiką – net keli šimtai tūkstančių „Lympo“ programėlės, skatinančios kuo daugiau vaikščioti ar...

Gazelė
2019.09.17
Žemaitijai keičiantis, visi regionai stringa ties viena kliūtimi Premium 2

Trys Žemaitijos apskritys – trys skirtingos verslo tendencijos. Kiekvienas regionas turi savų kozirių, tačiau...

Gazelė
2019.09.17
Kaip verslui augant pasverti riziką

Įmonių, patekusių į „Gazelės 2019“ sąrašą, vadovai gali bent trumpam lengviau atsikvėpti – verslas auga,...

Gazelė
2019.09.15
Apdovanotos Žemaitijos „Gazelės“ nugalėtojos 

Šiandien Klaipėdoje vykstančioje „Gazelės“ konferencijoje apdovanotos Klaipėdos, Tauragės ir Telšių regionams...

Gazelė
2019.09.13
Lietuviškas startuolis nevaikiškus žaislus pardavinėti pradeda „Lemonos“ parduotuvėse Premium 8

Nors konstruktorių kūrėjai pirmiausia orientuojasi į žaislų rinką, „Totem“ pradėjo nuo detalių rinkinių,...

Gazelė
2019.09.13
Klaipėdoje prasidėjo „Gazelės“ konferencija – pirmoji šiemet

Kaip ir kasmet, rudenį prasideda smulkaus ir vidutinio verslo svarbiausieji renginiai: pirmoji šiųmetė...

Gazelė
2019.09.13
Ir vėl grikiai: Europoje tamsiuosius iš Prienų atranda, Azijai dar nenusibodę 1

Net jei eksportas sudaro be­veik 80% pardavimų, o lietuviškos produkcijos gali­ma rasti bet kuriame...

Gazelė
2019.09.11
Verslininkų sprendimai, kurie padėjo verslą pastatyti ant kojų Premium

Kuo jaunesnis verslas, tuo jam lengviau demonstruoti augimą, nes apyvartos atspirties taškas yra žemai.

Gazelė
2019.09.11
Sustabdžius „Pontem“ veiklą Santaros klinikose, bendrovė rengia ieškinį VMVT 1

Dėl nustatytų maisto kokybės pažeidimų Santaros klinikose sustabdžius UAB „Pontem“ veiklą, bendrovė nurodo...

Paslaugos
2019.09.11
VDI irgi galės atlikti kontrolinius pirkimus Premium

Valstybinei darbo inspekcijai planuojama suteikti teisę atlikti kontrolinius pirkimus. Jų metu bus tikrinama,...

Finansai
2019.09.11
Kaunietis, ieškojęs nebrangių baldų tiekėjų, rado dar ir prabangių Premium 4

Smulkūs šeimos verslai gali stokoti kapitalo investuoti į asortimentą, kurio norėtų pirkėjai, bet dažnai jie...

Gazelė
2019.09.11
Santaros klinikose „Pontem“ veikla stabdoma, maitinimą pasirengusi perimti UAB „Skonio era“ 5

Dėl nustatytų maisto kokybės pažeidimų Santaros klinikose UAB „Pontem“ pasirengusi pakeisti UAB „Skonio era“.

Paslaugos
2019.09.10
Darbdavių receptas – kaip su mažiau darbuotojų padaryti daugiau Premium 3

Daugelis darbdavių kaip išmanydami ieško darbuotojų, nes užsakymų tiek, kad nespėja tenkinti paklausos.

Gazelė
2019.09.10
Lietuva nesumažino PVM atotrūkio – praradome 1,1 mlrd. Eur PVM 10

Lietuvos PVM atotrūkis – skirtumas tarp potencialiai galimo surinkti PVM ir surinkto PVM, 2017 m. siekė 25,3%...

Finansai
2019.09.10
3 būdai pagauti sėkmę šiuolaikinėje verslo aplinkoje Verslo tribūna 2

Internetas nebėra tai, kas buvo anksčiau. Jei kažkada ir galėjote išsiversti be pardavimo internetu, dabar...

Vadyba
2019.09.09
Naujas „Grill London“ savininkų šūvis: matė vietos naujam formatui, tobulino dvejus metus Premium 23

„Grill London“ autoriai šį mėnesį pristatė dar vieną savo kūrinį – Vilniaus ir Kauno „Akropoliuose“ šį mėnesį...

Gazelė
2019.09.09
Skirtingo amžiaus darbuotojai gali būti ir „kapitonai“, ir „mokiniai“

Siekiant sukurti visiems darbuotojams patogią ir jaukią aplinką, vadovai neturėtų ignoruoti skirtingo...

Gazelė
2019.09.08

Verslo žinių pasiūlymai

Šioje svetainėje naudojame slapukus (angl. „cookies“). Jie padeda atpažinti prisijungusius vartotojus, matuoti auditorijos dydį ir naršymo įpročius; taip mes galime keisti svetainę, kad ji būtų jums patogesnė.
Sutinku Plačiau