Kad e. laiškai nevogtų laiko: arba planuoti, arba spėti „persijungti“

Publikuota: 2019-03-27
Juditos Grigelytės (VŽ) nuotr.
Juditos Grigelytės (VŽ) nuotr.

126 – tiek e. laiškų vienas darbuotojas turėtų gauti ir išsiųsti kiekvieną darbo dieną 2019 m., skaičiuoja Entrepreneur.com ir pateikia dar vieną skaičių – 28% darbo savaitės arba daugiau kaip 11 val. yra skiriama e. laiškams.

Pasitaiko, kad įrankis, kuris turėtų didinti produktyvumą, daug kam tampa rimtu trukdžiu, nes atitraukia dėmesį nuo tuo metu svarbių darbų. Kiek užtrunka prie jų grįžti ir „persijungti“ po to, kai patikrinama e. pašto dėžutė? 23 minutes, skaičiuoja Entrepreneur.com.

Laiškų tikrinimas – ne pirmas dienos darbas, primena Entrepreneur.com. Kad ir kaip gundo galimybė nuspaudus žadintuvą telefone pradėti skaityti laiškus, tokio įpročio reikia vengti, nes ilgainiui jis virsta į nuolatinį tikrinimą, reagavimą vos gavus pranešimą, nesvarbu, ar naktis, ar atostogos.

Atsakant bet kur, bet kada ir į bet kokį e. laišką, siunčiamas signalas, kad adresatas visada pasiekiamas ir visada turi laiko, o jis pats netrukus dieną-naktį ima galvoti apie plūstančius e. laiškus. Todėl Entrepreneur.com pataria rytus skirti pagalvoti apie svarbiausius dienos darbus – planuodami tai, kas prasminga, išvengsite būti susitelkę tik į kitų žmonių pageidavimus ir reikalavimus.

Reaguoja iškart

Vienas iš dažniausių patarimų – e. pašto dėžutei skirti tam tikrą numatytą laiką. Yra ir kitokių pavyzdžių, rodančių, kad galima pasiekti, kad e. laiškai nesumažintų produktyvumo.

Gintė Žilinskienė, personalo paieškos ir atrankos UAB „Atrankos“, dirbančios su prekės ženklu „Atranka 360“, direktorė, sako, kad visada į laiškus stengiasi atsakyti vos juos gauna, jei tuo metu nėra susitikime ar kur nors, kur fiziškai negalėtų atrašyti.

„Gaji nuomonė, kad atsakymą į e. laiškus reikia suplanuoti, kad skiriame laiko vienai užduočiai, tik tada imamės kitos, nes jei blaškomės – prarandame laiko. Bet aš esu visai kitos nuomonės ir mano darbas skiriasi. Skaičiuojama, kad apie 15% žmonių gali atlikti kelias užduotis vienu metu arba greitai „perjungti“ protą. Save priskiriu tiems 15%, tad dažniausiai atsakinėju čia ir dabar, nebent metu turiu sudėtingą užduotį, kuriai reikia kūrybos ir susikaupimo“, – sako p. Žilinskienė.

Ji nurodo, kad dar viena tokio elgesio priežastis – tai, kad ji pati nori atsakymus į savo laiškus gauti kuo greičiau.

Kaip tvarkyti e. paštą

Entrpreneur.com primena, kad nereikia išgyventi dėl kiekvieno laiško, ir siūlo kitų galimybių. Pavyzdžiui, jei matote, kad atsakymas neviršys 2 minučių laiko, atsakykite iškart; jei užduotį greičiau ir geriau atliks kitas žmogus – persiųskite; atidėkite, jei laiškas nėra skubus; ištrinkite – jei jis nėra svarbus; perkelkite – jei jame yra svarbios informacijos, kurios gali prireikti ateityje.

Negaišinkite kitų laiko ir nepiktnaudžiaukite CC funkcija pridėdami daug kolegų prie susirašinėjimo. Jei jie susiję su laiškų turiniu – daugiausiai pridėti galima du adresatus.

Ponia Žilinskienė sako, kad „At­rankoje 360“ klausimų spren­­dimas paskirstytas pagal dar­buotojų sritis ir atsakomybes, todėl laiškų CC juosta neper­kraunama per daug adresatų.

„Bet susiduriame su skirtingomis įmonių kultūromis, kai, pavyzdžiui, prie laiško pridedamas generalinis direktorius, tiesioginis vadovas, personalo vadovas ir dar keli mūsų darbuotojai. Kai esi įtraukiamas į tokias dideles grupes, pagalvoji, kad informacijos gavėjų laukas platus ir kažin, ar jiems kiekvienam klausimui reikia tiek daug informacijos“, – nurodo p. Žilinskienė.

Kiti kanalai

Verta sukurti modelį, kaip organizacija valdys e. laiškus. Su komanda galima susitarti, kokiais komunikacijos būdais sprendžiami tam tikri klausimai, nes kartais trumpas susirinkimas yra efektyvesnis už grupės susirašinėjimą. Vidinei jos komunikacijai galima naudoti tokias programas, kaip „Slack“ ar „Yammer“.

Efektyvumo pridės ir e. laiškų etiketas, kuriame pirmoji taisyklė – aiškios laiškų temos. Neturintys konkrečių pavadinimų e. laiškai yra nepastebimi, o kai jie nurodyti, gavėjas žino, apie ką e. laiškas, jo nė neatidaręs.

Laikykitės profesionalumo – apsieikite be emocijų, nepersistenkite su šauktukais. Įsitikinkite, kad laiškas lengvai skaitomas, jo išdėstymas leidžia tik permesti akimis. Kadangi e. laiškas nėra apsakymas, novelė – naudokite numeraciją, paryškinimą. Prieš siųsdami tikrinkite laiškus, ar nėra klaidų, dviprasmybių, gal verta sutrumpinti atsisakant nereikalingų žodžių ar ištisų sakinių. Savaime suprantamų dalykų nėra, tad laiškas turi baigtis parašu su kontaktine informacija, jei gavėjas norėtų su jumis susisiekti.

Sekite „Gazelės“ naujienas, dalinkitės nuomone, užduokite klausimus „Facebook“ puslapyje „Verslo žinios. Gazelė“

Rašyti komentarą

Rašyti komentarą

Prašo atleisti dabar pat, o sugrįžta rudenį

Vasarą ar jai dar tik artėjant ne vienas vadovas sulaukia darbuotojo, nešino prašymu atleisti iš darbo. Kai...

Gazelė
2019.05.26
Verslas požiūrį į atsakingą vartojimą pradeda keisti nuo savęs

Tvarų ir atsakingą vartojimą skatinantys prekybininkai ir gamintojai sako, kad nors jų rinka dar, palyginti,...

Gazelė
2019.05.25
Darbuotojų auditorijose yra, bet reikia dviejų praktikų Premium

Vasarą darbuotojų trūkumo problema dėl sezoninių darbų svetur paaštrėja, tačiau kai kurie...

Vadyba
2019.05.24
Du nauji „Spiečiai“ – Kėdainiuose ir Marijampolėje

Bendradarbystės centrai verslumui skatinti įsikurs Kėdainiuose ir Marijampolėje, praneša Ekonomikos ir...

Gazelė
2019.05.24
Lazdijų restorano svečiai nustemba supratę, kad jie mėgsta kalakutieną Premium 1

Lietuviai vis labiau įvertina netoliese pagamintą produktą ir vietinių darbą – Lazdijuose veikiantį restoraną...

Gazelė
2019.05.24
Iki ataskaitų pateikimo liko savaitė, bet to dar nepadarė 60% bendrovių

Juridiniai asmenys, kurių finansiniai metai sutampa su kalendoriniais metais, metines finansines ataskaitas...

Finansai
2019.05.23
Šiauliečio ūkvedžio karjera: tapęs pirkimo vadovu, sutaupė 15% įmonės išlaidų Premium

Įmonės dažnai daugiausia dėmesio skiria pardavimams didinti, o pirkimus palieka savieigai. Be reikalo, nes...

Gazelė
2019.05.23
Ekologiškų produktų pardavėjai: draudimai pametėja idėjų Premium

Smulkieji kuria produktus „zero-waste“ – gyvenimo būdo su kuo mažiau atliekų – kultūrai stiprinti ir randa...

Gazelė
2019.05.22
VMI ir „Sodros" konsultacijos vienu skambučiu 1

Nuo šiol mokesčių informacijos centro telefonu 1882 asmeninių konsultacijų pageidaujantys gyventojai ir...

Finansai
2019.05.22
Panevėžiečių ambicijos: maisto produktus pristato į namus visoje Lietuvoje Premium 1

Nemažai įmonių, garsiai startavusių e. prekyboje maisto produktais ir kasdienėmis prekėmis, veiklą nutraukė.

Gazelė
2019.05.22
Ataskaitų teikimas: RC atsako į dažniausiai užduodamus klausimus

VĮ Registrų centras (RC) pateikia šešis populiariausius klausimus, į kuriuos atsakymus RC konsultantai...

Finansai
2019.05.21
Klaipėda įmones kviečia „darbostogų“, siūlo specialias kainas

Klaipėdiečiai šiemet pristatė „Workation Klaipėda’19“ programą, kviesdami šiltuoju sezonu paslaugų sektoriaus...

Gazelė
2019.05.21
Po Lietuvą išsibarstę vaikai stiprina tėvų verslą Premium

Stragių ekologinis ūkis (Ukmergės r.) jau keleri metai, kai tiekia produktus galutiniam pirkėjui. Būtent...

Gazelė
2019.05.21
Ministras Vilius Šapoka: šešėlyje dirba nevykėliai 17

Ekonomikos šešėlis Lietuvoje kelis metus iš eilės mažėja po vieną procentinį punktą. Finansų ministerijos...

Finansai
2019.05.20
„Jurgio ir drakono“ savininkai planuoja dar 3 naujus maitinimo taškus Premium 13

Septynias maitinimo įstaigas valdanti UAB „Burokėlis ir krapas“ tęsia plėtrą. Sostinėje iškilsiančiame...

Paslaugos
2019.05.20
Iš „Brexit“ panevėžiečiai jau dabar gauna naudos, krypties keisti nežada Premium

Siuntų gabentoja UAB „Toras LT“ pokyčiams ruoštis pradėjo iš karto po referendumo dėl „Brexit“, nes Anglija...

Gazelė
2019.05.20
Papildoma veikla vienus verslus skandina, kitus - gelbsti 1

Verslininkai puikiai žino taisyklę, kad vienoje kraitelėje visų kiaušinių laikyti negalima. Todėl dažnas...

Gazelė
2019.05.19
Kuo toliau nuo didmiesčių, tuo sunkiau parduoti ekologiškus produktus

Sveikos gyvensenos bumas labiausiai juntamas didmiesčiuose. Tačiau ir atokesniuose miestuose ekologiškų...

Gazelė
2019.05.18
Jei CV netelpa į du puslapius, verta suklusti 1

Nors nėra griežtų reiklavimų, kokio ilgio turi būti gyvenimo aprašymas, tačiau idealiausia, jei jis telpa...

Gazelė
2019.05.18
Kada verslininkams bankrotas išeina į naudą Premium

Bankrotas daugeliui skamba tarsi nuosprendis, tačiau kartais jis – nesvarbu, savos įmonės ar buvusios...

Gazelė
2019.05.17

Verslo žinių pasiūlymai

Šioje svetainėje naudojame slapukus (angl. „cookies“). Jie padeda atpažinti prisijungusius vartotojus, matuoti auditorijos dydį ir naršymo įpročius; taip mes galime keisti svetainę, kad ji būtų jums patogesnė.
Sutinku Plačiau