A. Činkaitė-Čerkesienė. Kokioms įmonėms privalu turėti darbo apmokėjimo sistemą

Štai keletas svarbiausių aspektų, į kuriuos reikia atsižvelgti, rengiant DA sistemą.

Darbo apmokėjimo sistemoje turi būti nurodomos darbuotojų kategorijos pagal pareigybes ir kvalifikaciją bei kiekvienos jų apmokėjimo formos ir darbo užmokesčio dydžiai – minimalus ir maksimalus, taip pat papildomo apmokėjimo, priedų ir priemokų skyrimo pagrindai ir tvarka, darbo užmokesčio indeksavimo principai.  

Darbo apmokėjimo sistema turi būti parengta taip, kad taikant ją būtų išvengta bet kokio diskriminavimo lyties ir kitais pagrindais. Vyrams ir moterims už tokį patį darbą turi būti mokamas vienodas darbo užmokestis – tokia sistema padeda įmonėje kurti skaidrią ir konstruktyvią darbo atmosferą, suteikia darbuotojams profesinio augimo ir karjeros perspektyvų, skatina tobulėti.

Be to, DA sistema išsprendžia daug kitų problemų įmonėje. Ji padeda apskaitos skyriui ir visiems įmonės darbuotojams negaištant laiko diskusijoms greitai priimti sprendimus, taip pat – laikytis visiems žinomos ir vieningos tvarkos.

Išsprendžia apmokėjimą ligos, atostogų, premijų ir kitais atvejais

Priklausomai nuo kiekvienos įmonės politikos, darbuotojams už pirmas 2 nedarbingumo dienas gali būti mokama nuo 62,06% iki 100% darbuotojo vidutinio darbo užmokesčio (VDU). Jei įmonėje yra patvirtinta DA sistema, tuomet kiekvienas darbuotojas žinos, kiek jam bus sumokėta pirmosiomis ligos dienomis, o apskaitos komandai nereikės kaskart tikslintis, kokią sumą kiekvienam darbuotojui priskaičiuoti. Yra įmonių, kurios kompensuoja darbuotojams skirtumą tarp „Sodros“ mokamos kompensacijos ir darbuotojo darbo užmokesčio. Tokiais atvejais turi būti apibrėžta aiški tvarka, kada ir kokius dokumentus darbuotojas turi pristatyti, kiek dienų kompensuojamas skirtumas. Be to, detalizuojama, ar kompensuojamas skirtumas taikomas tik darbuotojo nedarbingumo atveju, ar ir jam slaugant artimuosius.  

DA sistema taip pat praverčia skaičiuojant ir apmokant kasmetines atostogas. Įmonės nebūtinai privalo suteikti atostogų dienų tiek, kiek numatyta LR Darbo kodekse – kai kurie darbdaviai nori motyvuoti savo darbuotojus, suteikdami  daugiau atostogų dienų. Pvz., yra įmonių, kuriose dirbantiems  iki 1 metų skiriamos 24 darbo dienos kasmetinių atostogų per metus, dirbantiems nuo metų iki 5 metų suteikiamos 26  darbo dienos, o turintiems  didesnį nei 5 metų stažą įmonėje – iki 28 darbo dienų.

Bet kuri bendrovė gali suteikti darbuotojams papildomų laisvadienių, pvz., gimtadienio proga arba savanorystei. Gerai parengta DA sistema numato, kaip suteikiamos papildomos dienos, kurios nėra kaupiamos ir naudojamos tik per kalendorinius metus, kiek tokių dienų gali būti suteikta, kada jos pradeda galioti ir kada baigiasi, kada ir kokie dokumentai turi būti pateikti, kas ir kada juos tvirtina.

Svarbi kiekvienos įmonės darbo apmokėjimo sistemos dalis yra premijavimas. Siekdami atlyginti darbuotojams už gerus darbo rezultatus, darbdaviai dažnai moka premijas. Tačiau labai svarbu aiškiai apibrėžti, ar premijos yra skatinamojo pobūdžio, t. y., ar jos įtraukiamos į tolesnį VDU skaičiavimą, ar ne. Be to, labai svarbu užfiksuoti, ar tai mėnesio, ar ketvirtinė, ar metinė premija, nes skiriasi jų įtraukimas į VDU.

Vienas svarbių aspektų – darbuotojų komandiruotės

Dažnas įvykis bet kurios įmonės darbuotojų gyvenime – komandiruotės, o apskaitos skyriams jos neretai sukelia papildomų klausimų. Pvz., neturint darbo apmokėjimo sistemos, įmonėje gali tekti nuolat svarstyti, kaip skaičiuoti ir apmokėti darbuotojų kelionių laiką po darbo, kokius dokumentus darbuotojai turi pateikti. Mūsų šalyje darbo kodekso nuostatos šių aspektų detaliai neapibrėžia, tačiau Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos specialistų nuomone, kelionės laikas turėtų apimti visą laiką nuo darbuotojo išvykimo iš namų iki jo atvykimo į darbdavio nurodytą vietą – pvz., vykstant į užsienį, nuo išvykimo į oro uostą ir iki atvykimo į viešbutį ar konkrečią nurodytą darbo pareigų atlikimo vietą.  DA sistemoje darbdavys taip pat gali numatyti objektyvius ir konkrečius kriterijus, kuriais vadovaujantis galėtų būti mažinami darbuotojams komandiruočių metu mokami dienpinigiai.

Verta aprašyti naudojimąsi įmonės automobiliu, pajamas natūra ir dovanas

Rengiant įmonės DA sistemą verta aprašyti darbuotojų suminę darbo apskaitą. Darbuotojai turi būti informuoti, kada prasideda ir baigiasi suminis laikotarpis, kaip yra skaičiuojami atostoginiai: pagal grafiką ar pagal 5 d. d. savaitės normą. Taip pat svarbu atkreipti dėmesį į pajamas natūra, pvz., kas moka mokesčius – darbuotojas ar įmonė, jei darbuotojui suteikiamas įmonės automobilis naudojamas ir asmeninėms reikmėms. Verta įtraukti ir darbuotojų sveikatos draudimo klausimus: apibrėžti naudas ir papildomų paslaugų pasirinkimą, jei pagal įstatymus tai apmokestinama. DA sistemoje taip pat naudinga paminėti papildomas naudas ir dovanas, pvz., suteikiamas mokslų baigimo arba vestuvių proga, gimus vaikui.

 DA sistemoje turi būti aiškiai aprašyta, kas kokius dokumentus tvirtina, į ką galima kreiptis esant klausimams, susijusiems su darbo užmokesčio paskaičiavimu ir darbdavio teikiamomis papildomomis naudomis, kas tvirtina ir peržiūri atlyginimus, kokiu periodiškumu vyksta atlyginimų peržiūra, kaip keičiami minimalūs ir maksimalūs atlyginimų slenksčiai.

Svarbu suprasti, kad darbo apmokėjimo sistema – tai dinamiškas dokumentas, kuris įmonėje pagal poreikį turi būti reguliariai atnaujinamas ir pristatomas darbuotojams. Keičiasi darbo santykius reguliuojantys teisės aktai, minimalus darbo užmokestis, kitos darbo santykius reguliuojančios sąlygos, todėl ir DA sistema turi keistis. Įmonės gali turėti atskirus dokumentus minėtais aspektais, pvz., ligos už pirmas dienas kompensacijos įsakymą arba komandiruočių tvarką. Tačiau, laiko ir finansinių sąnaudų atžvilgiu žymiai efektyviau valdyti ir atnaujinti vieną dokumentą, apimantį visus apmokėjimo ir papildomų naudų kriterijus.

Apibendrinant, DA sistema padeda taupyti apskaitos, administracijos ir darbuotojų laiką, skirtą komunikacijai, padeda išvengti ginčų ir nesutarimų, eliminuoja galimus diskriminavimus, stiprina darbdavio reputaciją ir įvaizdį, užtikrina teisingus skaičiavimus, kuria konstruktyvius ir skaidrius ryšius su darbuotojais.

Komentaro autorė – Aušra Činkaitė-Čerkesienė, „Leinonen Lietuva“ teisės projektų vadovė