R. Petruškevičiūtė. Vidinė komunikacija įgauna dar didesnį svorį

Ypač esant nepatogioms ar krizinėms situacijoms vidinė komunikacija ne vienoje organizacijoje prityla arba išvis pradingsta, kas gali būti viena iš esminių vadovų klaidų.

Įmonėje artėjant pokyčiams, itin svarbu, jog darbuotojai laiku, jiems tinkama forma gautų informaciją ir suprastų pokyčių tikslą bei kokią įtaką jie daro jų kasdieniam darbui.

Pažymėti tiek pozityvias, tiek negatyvias naujienas

Neapibrėžtumo laikotarpiu siekiant išlaikyti emocinio stabilumo atmosferą įmonėje vertėtų išlaikyti tradicijas, renginius, ypač, jei juos vertina komanda. Ir pažymėti ne tik pozityvias naujienas, bet ir tas, kurios nėra tokios malonios.

Vykstant dideliems pokyčiams atsiranda rizika, kad susikoncentruosime tik į juos, tačiau tokios net nedidelės tradicijos kaip gyvūnų diena, sporto renginiai ar Vaikų dienos proga organizuojama šventė įgauna naują prasmę.

Tiesa, vien linksmybių neužtenka ir jomis neužglaistysi darbuotojų nerimo, todėl kolegoms būtina suteikti erdvę ir laiką išsakyti nerimui, užduoti klausimus.

Visus įmonės vadovų veiksmus kolegos tikrai įvertins, nes tai bus įrodymas, kad komunikuojamos vertybės nėra tik žodžiai. Būtent pokyčių metu geriausiai pasimato, kiek tvirtos organizacijos vertybės ir tvari vidinė kultūra. O juos įgyvendinant darbuotojai radikaliuoju būdu pasitikrina, ar jiems vis dar pakeliui su šia organizacija.

Mūsų organizacijos vidinės kultūros ašis yra skaidrumas, todėl išgyvenant bet kokius pokyčius darbuotojai tikisi, kad galės gauti atsakymus į visus klausimus.

Svarbu prisiminti, kad galime neturėti visų atsakymų, bet tuomet svarbu pasakyti, jog šios informacijos dar nėra ir kada planuojame ją turėti. Tokia atvira komunikacija padeda kurti visapusišku pasitikėjimu grįstą santykį su darbuotojais.

Pavyzdžiui, žinią, kad prisijungiame prie „Cognizant“ komandai buvo paskelbta ne įprasto susitikimo metu ir su oficialiomis prezentacijomis, o suorganizavome mini šventes mūsų biuruose skirtinguose miestuose. Taip suteikėme naujienai kitokį emocinį atspalvį ir tuo pačiu darbuotojai galėjo iškart gyvai aptarti naujieną.

O kartais galima švęsti ir ne visai pozityvius pokyčius. Nusprendus migruoti iš „Slack“ bendradarbiavimo programos į „Microsoft Teams“ produktą, žinojome, kad šis sprendimas sulauks kontroversiškų komandos vertinimų. Nors komunikavome ir šio pokyčio verslo pagrindimą, tačiau nusprendėme, jog reikia sukurti smagų atsisveikinimą su „Slack“ – turėjome vakarėlį, kurį puošė populiariausi emociniai jaustukai, dalinomės daugiausia reakcijų sulaukusiais įrašais. Taip, vakarėlis sprendimo nepakeitė, tačiau parodėme, jog suprantame, kiek šis įrankis buvo svarbus komandai.

Dar svarbesnis vadovo vaidmuo

 

Vadovų komunikacija pokyčių bendrovėje metu vienareikšmiškai nulemia labai daug. Jo pateikiamos žinutės yra pavyzdys, kuris „padiktuoja“ toną organizacijai, kaip bus reaguojama į pokyčius, todėl vadovas turi būti prieinamas komandai, ieškoti progų, kaip dažniau su ja pabendrauti, atsakyti į klausimus.

Tai tai nereiškia, kad vadovas turi tik trimituoti, kokie geri pokyčiai. Kiek jis bus nuoširdus su komanda – tiek komanda tikės tuo, ką jis kalba.

Čia atsiranda erdvė šalia įprastų komunikacijos formų išsibandyti ir naujas – galbūt verta pagalvoti apie video formatą, kur vadovas gali informuoti apie pokyčių statusą. Jei turime daug ir besikeičiančios informacijos, kassavaitinis vadovo laiškas gali būti geriausias šaltinis darbuotojams gauti šviežiausią informaciją.

Kitas dažnai pamirštamas aspektas – kokioje vietoje darbuotojui bus suteikiama lengvai prieinama informacija apie pokyčius. Nes jei reikės įdėti daug papildomų pastangų jai surasti, tai sukels tik bereikalingą frustraciją.

Be to, vertėtų nepamiršti, kiek tai įmanoma, kad darbuotojai turi dalyvauti pokyčių procese. Darbuotojai visuomet bus labiau įsitraukę, jei jaus, kad gali daryti įtaką pokyčiui.

Žinoma, tai priklauso nuo to, kokios jis apimties – verslo susijungimo ar įsigijimo atveju, vargu, ar jie bus aktyvūs sprendimo priėmėjai, tačiau organizacijai sėkmingai išgyventi tokius etapus gali padėti empatiška vadovų komunikacija. To nepadarius, vėliau gali tekti dorotis su didelėmis problemomis, kaip, pavyzdžiui, darbuotojų kaita.

Komentaro autorė– Rasa Petruškevičiūtė, IT įmonės „Devbridge“  komunikacijos direktorė