IT sistemos turi padėti, o ne apsunkinti: kaip suvaldyti personalo procesus vienu įrankiu ir juos automatizuoti
„Nors, plačiąja prasme, bet kurios šakos verslo procesai įvardinami tais pačiais pavadinimais – darbuotojų atranka, karjeros valdymas, komandiruočių valdymas, atostogų planavimas, išlaidų skaidymas – šie procesai kiekvienoje organizacijoje turi savo specifiką ir skirtingus reikalavimus kiekvienam informacijos sklaidos žingsniui, proceso etapo vizavimui, derinimui ar tvirtinimui, veiksmų automatizavimui. Kuo brandesnė verslo valdymo sistema, tuo daugiau verslo elementų ji apima ir tuo sudėtingesnės yra sąsajos tarp šių elementų“, – sako Aldona Lukošienė, UAB „Edrana Baltic“ direktorė.
Pasak jos, nors IT sistemų rinkoje galima rasti gana daug, standartizuoti sprendimai tinka ir veikia ne visoms organizacijoms. O jei reikia labai prisitaikyti, tai neatneša reikiamo efekto: mažesnių sąnaudų, laiko valdymo, darbuotojų įtraukimo. Savo ruožtu „Profit-Web“ sistema išsiskiria tuo, kad maksimaliai apima visą žmogiškųjų resursų procesų valdymo grandinę ir gali pasiūlyti pilną visų procesų automatizavimą: nuo darbuotojo pateikto prašymo, iki visų iš to išplaukusių ar susijusių veiksmų automatinio realizavimo sistemoje ar apmokėjimo įvykdymo informacijos pateikimo finansinės apskaitos procesams.
„Sistema sukurta ir per 20 metų nuolat tobulinta taip, kad lengvai pavyktų pritaikyti ją kiekvieno kliento individualiems poreikiams. Kiekvienas procesas gali būti parametrizuotas, o tai leidžia lanksčiai ir greitai sukurti sistemą, atitinkančią konkrečios organizacijos darbo specifiką. Dar viena svarbi šios sistemos savybė – galimas dialogas su naudotojais lietuvių, anglų, latvių, rusų kalbomis, galimybė lengvai paruošti vertimą į kitą kalbą, realizuoti teisės aktų reikalavimus Lietuvai, Latvijai, Baltarusijai“, – privalumus vardija vadovė.
Vienas sistema skirtingiems procesams
Vienoje „Profit-Web“ sistemoje procesai gali prasidėti nuo darbuotojų atrankos, skelbiant laisvas darbo vietas įmonės viduje ar išorėje, iki žmogiškųjų resursų valdymo procesų įvykdymo kolegą jau įdarbinus. Kiekviename etape galima rinktis reikiamą funkcijų gylį. Pavyzdžiui, planuojant darbuotojų poreikį ir skelbiant atviras darbo pozicijas, yra galimybė vertinti kandidatus, atlikti jų testavimą, sisteminti informaciją. Įdarbinus – stebėti darbuotojų adaptaciją, planuoti mokymus, atlikti apklausas, darbuotojui priskirti materialines atsakomybes, užtikrinti darbuotojų kompetencijų valdymą ir kt. Vienu įrankiu galima ne tik valdyti informaciją, bet ir gauti priminimus, pavyzdžiui apie besibaigiančias sutartis, terminuotas darbo sutartis, pateiktų prašymų patenkinimą ar atmetimą ir kt.
Kiek galimybių gali apimti tokia sistema, priklauso ir nuo įmonės poreikio. Tačiau diegiant bet kokią sistemą, pasak bendrovės, svarbu nepamiršti ir papildomų aspektų: saugumo, patikimumo, sistemos modifikavimo ar integracijos galimybių, nes bet kuris naujas IT įrankis turi būti suderintas su jau esančiais įmonės procesais ir procedūromis.
Pasak A. Lukošienės, priklausomai nuo diegiamos sistemos procesų apimties ar pageidaujamų informacijos mainų tarp „Profit-Web“ ir kitų kliento turimų sistemų, šios sistemos diegimo trukmė trunka apie šešis mėnesius, įskaitant komandos mokymus bei bandomąją eksploataciją. Tai yra sąlyginai trumpas laikas, kurį gana greitai kompensuoja sistemos naudotojų gaunama nauda – sutaupytos darbuotojų laiko sąnaudos ir sklandesnis darbo procesas.
„Suteikus prieigas prie sistemos visiems kliento darbuotojams, tiksliau valdomi informacijos srautai, greičiau vyksta informavimas, derinimas ir patvirtinimai, sutaupoma laiko norint gauti ar pateikti kitoms tarnyboms norimą informaciją“, – naudą klientams aptaria A. Lukošienė.
Įtraukia darbuotojus
„Profit-Web“ ne tik leidžia valdyti informaciją, bet ir įtraukia įmonių darbuotojus į veiklos procesus. Darbuotojų savitarnos funkcijos yra paskirstytos per keletą programos modulių: nuo asmeninių profilių, prie kurių prisijungęs darbuotojas mato visą informaciją apie save, iki prašymų, pasiūlymų ar sutikimų teikimo keičiantis duomenimis tarpusavyje. Taip pat sistema padeda lengvai planuotis ir tvirtinti atostogas ar komandiruotes, derinti jas su kitais kolegomis.
Personalo ir darbo laiko informacija padeda automatizuoti ir darbo užmokesčio priskaitymus bei išmokėjimus. Galima net vykdyti skirtingų paskyrimų tarifų apskaitą, todėl sistema tampa svariu įrankiu buhalterijos komandai, kuri gali vietoje turėti ir valdyti visus personalo valdymo ir darbo apmokėjimo procesus.
Aktualu visam verslui
„Edrana Baltic“ siūlomų sistemų portfelyje yra ir daugiau verslo bei organizacijų kasdienius procesus lengvinančių sprendimų, o klientų ratas – daugiau nei 3000 įvairių įmonių ir organizacijų, veikiančių tiek prekybos, pramonės, tiek ir finansų ar švietimo srityse. Pasak A. Lukošienės, personalo valdymo sistemą „Profit-Web“ dažniausiai renkasi didesnės organizacijos, arba tos, kurių darbuotojai dirba ne vienoje vietoje ir joms būtinas sprendimas, padedantis pagreitinti ir optimizuoti tarpusavio veiksmus bei komunikaciją.
„Labiausiai nauda pasireiškia gausesnę komandą turinčioms organizacijoms, ypač jei darbuotojai dirba skirtingose vietose ar net skirtingose šalyse, o procesai ir juose apdorojama informacija privalo būti valdomi ir apskaitomi naudojant papildomus parametrus. Bet personalo valdymas aktualus visoms organizacijoms, siekiančioms augti ir būti konkurencingoms, svarbu tik atrasti geriausią sprendimą, prie kurio nereikėtų sudėtingai taikytis“, – pataria A. Lukošienė.
