Viešųjų pirkimų ateitis – pilnas procesų skaitmenizavimas, lemsiantis efektyvesnę pirkimų eigą

Šių metų vasario 7 d. „Radisson Blu Hotel Lietuva“ vykusioje viešųjų pirkimų konferencijoje įvertintos ir labiausiai skaitmenizuotos perkančiosios Lietuvos įstaigos, sėkmingai optimizuojančios savo viešųjų pirkimų procesą. Renginį atidariusi Ekonomikos ir inovacijų viceministrė Jekaterina Rojaka atkreipė dėmesį į tai, kad dažnai kalbame apie blogus pavyzdžius viešuosiuose pirkimuose, tačiau teigiamos pastangos ir pasiekimai lieka nepastebėti. Renginio iniciatorius – viešųjų pirkimų planavimo ir vykdymo programinės įrangos kūrėjų „Ecocost“ vadovas Karolis Šerpytis sako, kad apdovanojimais siekta parodyti perkančiųjų įstaigų įdirbį tobulinant viešuosius pirkimus ir motyvuoti jas nesustoti.

„Mūsų praktika rodo, kad perkančiųjų organizacijų vadovai ir specialistai nori diegti inovacijas ir gerinti pirkimų procesus. Taipogi matome, kaip sunkiai sekasi to siekti, kadangi naujovės ne visada suderinamos su visomis organizacijos procedūromis, nėra visapusiško darbuotojų įsitraukimo, skiriasi jų gebėjimai adaptuotis, todėl procesai užtrunka. Apie tai viešai nekalbama, dažniausiai vertinama tik prasta pirkimų praktika. Apdovanojimų idėja – iškomunikuoti žinutę apie teigiamus poslinkius šioje srityje ir paskatinti organizacijas toliau siekti pokyčių“, – komentuoja K. Šerpytis.

Apdovanojimuose vertintos į 5 kategorijas suskirstytos organizacijos: labiausiai skaitmenizuotos centrinės valdžios institucijos, vietos savivaldos organizacijos, valstybės ir savivaldybių įmonės, sveikatos įstaigos ir švietimo, kultūros, socialinės ar kitos įstaigos. Vertinamųjų eilėje – 70 organizacijų, kurių kiekvienai nustatytas skaitmenizavimo rezultatų balas.

Pažangiausios perkančiosios organizacijos

Konkurso nugalėtojų sąraše – daugiausiai balų surinkę „Lietuvos geležinkeliai“ ir Kauno klinikinė ligoninė, taip pat Lietuvos automobilių kelių direkcija, Šiaulių miesto savivaldybės administracija ir Lietuvos sveikatos mokslų universitetas.

Mindaugas Žiukas, AB „Lietuvos geležinkeliai“ Pirkimų valdymo skyriaus vadovas, sako, kad gautas apdovanojimas – aukštas atlikto darbo įvertinimas, motyvuojantis siekti lyderystės šioje srityje. Jau prieš 5 metus startavęs įmonės pirkimų skaitmenizavimo procesas šiuo metu bendrovei leidžia mažiau dėmesio skirti procedūriniams, techniniams veiksmams, o koncentruotis į tai, kaip efektyviai pasiekti pirkimų tikslą. Vis tik, anot M. Žiuko, pasiekta dar ne viskas.

„Nors „Lietuvos geležinkeliai“ už pirkimų skaitmenizavimą gavo aukščiausią įvertinimą iš visų vertintų organizacijų, tačiau šioje srityje dar tikrai turime kur padirbėti. Nuolat stebime visus bendrovėje vykstančius su pirkimais susijusius procesus, įskaitant naudojamų sistemų funkcionalumo atitikimą besikeičiantiems poreikiams, ir vertiname didesnio skaitmenizavimo reikalingumą. Tai pakankamai sudėtingas darbas, neužtenka tik įsigyti veikiančią sistemą. Reikia peržiūrėti ir adaptuoti esamus, įdiegti naujus procesus, parengti tipines dokumentų formas, įgalinančias dokumentų generavimą pagal sisteminius pasirinkimus. Svarbu tinkamai pasiruošti pokyčiams ir suvaldyti jų įgyvendinimo procesą, o vėliau užtikrinti nuolatinį sistemos administravimą“, – komentuoja jis.

Kauno klinikinės ligoninės Viešųjų pirkimų skyriaus vedėjo Kęstučio Kazulio teigimu, viešųjų pirkimų skaitmenizavimas supaprastino ir smarkiai pagreitino procesus, palengvino ataskaitų teikimą, taip pat padeda taupyti žmogiškuosius išteklius laiko prasme, mažina klaidų, kurios gali lemti baudas arba laiku neįsigytų priemonių stygių ir iš šio sekantį pakartotinių pirkimų skelbimą, tikimybę. Vis dėlto, viešųjų pirkimų procesų efektyvumas, anot jo, priklauso ir nuo darbuotojų įsitraukimo bei pačių tiekėjų.

„Dauguma žmonių dažnai ne taip lengvai priima naujoves, o tai yra didžiausias iššūkis diegiant tokius sprendimus, todėl viską darėme palaipsniui ir dabartinį rezultatą pasiekėme per 3 metus. Verta pažymėti, kad viskas priklauso ne tik nuo organizacijos, bet ir tiekėjo. Jis nulemia, kaip sparčiai sprendžiamos problemos, taisomos klaidos“, – teigia jis.

K. Kazulis pažymi, kad šiais metais numatyta skaitmenizuoti dar dalį viešųjų pirkimų procesų taip toliau mažinant popieriaus sunaudojimą, kas ne tik prisideda prie aplinkos saugojimo, bet ir padeda sumažinti įstaigos sąnaudas.

Vertintos remiantis 80 rodiklių

Organizacijų vertinimo sistemos sudarytojas K. Šerpytis pasakoja, kad įstaigos vertintos pagal 2 stambius kriterijus – pirkimo procesų skaitmenizavimo lygį ir viešųjų pirkimų rezultatus. Iš viso vertinimo sistemą sudarė 80 rodiklių, kurių sąrašas parengtas remiantis Ekonomikos ir inovacijų ministerijos ir Viešųjų pirkimų tarnybos (VPT) viešųjų pirkimų vertinimo rodiklių gairėmis, taip pat keliomis „Ecocost“ komandos idėjomis.

Organizacijų pirkimo procesų skaitmenizavimo lygio vertinimo kriterijų apibrėžė 3 dedamosios: pirkimų planavimas, pirkimo procesų valdymas ir sutarties vykdymas. Tuo tarpu skaitmenizuotų viešųjų pirkimų rezultatas matuotas procesų aiškumo, pirkimų efektyvumo ir konkurencingumo rodikliais.

„Skaitmenizavimo lygis – gana stambus kriterijus. Svarbu pabrėžti, kad kiekvienas procesas gali būti skaitmenizuojamas vis detaliau, todėl vertintas ir kiekvieno jų skaitmenizavimo gylis, apimantis pirkimo poreikio formulavimą, inicijavimą, dokumentų rengimą, pasiūlymų vertinimą, pretenzijų nagrinėjimą, pirkimų organizavimą ir vykdymą. Antras stambus kriterijus aprėpė organizacijos pasiektus rezultatus – kiek ji skaitmenizuotų procesų pagalba sutaupė lėšų, pritraukė pasiūlymų ir efektyviai juos įvertino. Apdovanotos tos organizacijas, kurios sėkmingiausiai skaitmenizuoja viešųjų pirkimų procesą iki pat galo ir pačių smulkiausių etapų“, – detalizuoja K. Šerpytis.

Aktualu ir tiekėjams

Šiuo metu, anot K. Šerpyčio, viešųjų pirkimų procesas gali trukti ir iki pusės metų, o tai dalyvaujančiam verslui gali būti visai nenaudinga, jeigu jis ir pats turi tam tikrų įsipareigojimų arba planų. „Ecocost“ vadovas akcentuoja, kad viešųjų pirkimų procesų skaitmenizavimas pagreitina visą pirkimo procedūrą, kas aktualu ne tik perkančiajam, bet ir pirkimuose dalyvaujančiam verslui.

„Tiekėjai dažnai susiduria su problema, kad net kelis mėnesius dėl ilgų vertinimo procedūrų negauna sprendimo, kas laimėjo konkursą. Pirkimų proceso skaitmenizavimas padeda drastiškai sumažinti procesų trukmę tarp pasiūlymo pateikimo ir laimėtojo paskelbimo, kas verslui ypač palanku“, – pažymi jis.

K. Šerpyčio teigimu, egzistuoja stiprus ryšys tarp pirkimo procesų skaitmenizavimo ir didesnio viešųjų pirkimų skaidrumo bei efektyvumo.

„Pats skaitmenizavimas savaime atneša didelę naudą organizacijai, nes didėja procesų aiškumas. Aišku, kokie pirkimų etapai vyksta šiuo metu, kas už juos atsakingas, kiek laiko jie yra tam tikrame statuse, kodėl nejuda pirmyn bei koks kitas proceso žingsnis. Pilno skaitmenizavimo galutinis tikslas – tai galimybė organizacijai geriau prognozuoti pirkimus ir aiškiai vykdyti veiklą“, – akcentuoja jis.

Lietuvai trūksta tinkamo požiūrio

K. Šerpytis sako, kad nors Lietuvoje jaučiama didelė pažanga viešųjų pirkimų skaitmenizavime, tačiau lyginant su didžiosiomis ES valstybėmis, Lietuvai trūksta visapusiškesnio požiūrio į viešuosius pirkimus.

„Didžiosiose užsienio valstybėse perkančiosiomis organizacijomis labiau pasitikima ir mažos vertės pirkimai reguliuojami taip pat paprastai kaip ir verslo praktikoje“, – teigia jis.

Advokatų kontoros „Cobalt“ partnerio Deivido Soloveičiko nuomone, detalios reglamentuotos viešųjų pirkimų taisyklės vis tiek neapima visų įmanomų situacijų, su kuriomis susiduria viešuosius pirkimus vykdančios organizacijos, todėl turėtų galioti tik tam tikri viešųjų pirkimų principai.

„Būtina suteikti daugiau savarankiškumo perkančiosioms organizacijoms nuspręsti, kas joms yra geriausia, nes didelė ginčų dalis kyla dėl įstatymo interpretavimo į vieną ar kitą pusę, o ne principų taikymo. Viešųjų pirkimų veiklai didesnę įtaką turėtų daryti ne tik viešųjų pirkimų teisė, kuri nustato ribas, bet viešųjų pirkimų vadyba, o tai jau – ekonomikos sritis. Sutariama, kad pagrindinė viešųjų pirkimų problema yra neefektyvumas, tačiau tai jau ne vien teisinė problema“, – dėsto jis.

„Ecocost" partneris Žilvaras Gelumbauskas teigia, kad dažna neefektyvumo priežastis yra ir vidinė organizacijos pirkimų virtuvė.

„Pirkimo poreikio iniciatoriai žino, ką reikia nupirkti, o pirkimo vykdytojai – kaip pirkti. Tačiau nors visi jie dirba vienoje organizacijoje, dažniausiai neveikia kaip viena komanda. Pirkimo procesų skaitmenizavimas šioje situacijoje padeda iniciatoriams aiškiau suvokti detalų pirkimų procesą, o vykdytojams suteikia galimybę turėti daugiau informacijos apie pirkimų poreikį“, – sako jis.

„Ecocost“ – ilgametę patirtį viešuosiuose pirkimuose sukaupę teisės, ekonomikos ir informacinių technologinių specialistai, savo žinias ir gebėjimus realizavę IT sprendimų pagalba. Sukurtą programinę įrangą sudaro 4 moduliai, leidžiantys palaipsniui automatizuoti visus viešųjų pirkimų etapus ir standartizuoti patį procesą, taikant gerąsias viešųjų pirkimų organizavimo praktikas.