Verslo skaitmenizacija: kodėl Lietuva neskuba?
„Šiandien didelėje dalyje įmonių galime rasti įdiegtas apskaitos, ryšių su klientais valdymo sistemas, tačiau kitus dokumentus įmonės dažnai vis dar tvarko pasenusiais metodais. Įvairias sutartis darbuotojai neretai spausdina, pasirašo ranka ir kaupia stalčiuose, o, prireikus sutarties, paieškai skiria kartais net ir valandą. Sistemos pagalba tai būtų galima padaryti per kelias sekundes tiesiog įvedus datą, pavadinimą ar kitą tiksliai žinomą informaciją“, – sako N. Vaitkevičius.
Anot bendrovės „Konica Minolta Baltia“ pardavimų vadovo, nors sprendimas šiai problemai yra ir jo finansinė nauda akivaizdi, verslai keisti dokumentų valdymo proceso neskuba: „Dažniausiai tai lemia pokyčių baimė, darbuotojų, kurie įpratę dirbti tradiciniais metodais, pasipriešinimas ar tiesiog ilgainiui susiformavusi įmonės kultūra. Kartais tam įtaką gali turėti ir darbuotojų nerimas, kad jie neteks darbo, nes juos pakeis sistema.“
N. Vaitkevičius sako, kad to bijoti nereikėtų, nes sistema atlieka tik nedidelės pridėtinės vertės užduotis. Skaitmenizavus procesus, sutaupytą laiką darbuotojai gali skirti analizei, gilinti įstatyminių pakeitimų žinias, atlikti kitas, profesine prasme aktualesnes užduotis. Tuo pačiu, augant įmonės dokumentų kiekiui, nesunku koreguoti procesus, o tų pačių žmogiškųjų išteklių užtenka apdoroti didesniam dokumentų kiekiui.
Sutaupo šimtais
Siekiant suprasti dokumentų valdymo skaitmenizavimo kuriamą vertę, N. Vaitkevičius procesą iliustruoja paprastu pavyzdžiu.
„Finansų skyriaus buhalterio paslaugos Lietuvoje vidutiniškai darbdaviui kainuoja apie 2 tūkst. Eur per mėn., tai, skaičiuojant 20 darbo dienų per mėn., yra 12,5 Eur per valandą arba 0,2 Eur per minutę. Pagal „Konica Minolta Baltia” partnerių atliktą tyrimą, rankiniu būdu priimti ir užregistruoti programoje vieną sąskaitą vidutiniškai užtrunka apie 2,5 min. Pasitelkiant žmogiškuosius išteklius, įmonei tai kainuoja 0,5 Eur. Tuo tarpu naudojantis el. dokumentų valdymo sistema, sąskaitos apdorojimo laikas sutrumpėja iki pusės minutės. Tai reiškia, kad sąskaitos apdorojimo išlaidos sudaro 0,1 Eur. Jei pavyzdžiu laikysime įmonę, kuri apdoroja 1,5 tūkst. sąskaitų per mėnesį, skaitmenizavus ir optimizavus procesus sutaupoma 600 Eur vien sąskaitų suvedimui į programą“, – teigia N. Vaitkevičius.
Taip pat, pasak jo, reiktų įsivertinti ir tai, kad įmonėje dažniausiai dirba ne vienas buhalteris, o sąskaitų apdorojimo procese dalyvauja bent poros skyrių darbuotojai.
„Jeigu papildomai įvertintume tokias proceso dalis kaip sąskaitos priskyrimas tam tikriems kaštų centrams, jos įkėlimas į archyvą, vizavimas ir kiti etapai, kuriuose neretai įtraukiama daugiau darbuotojų, skirtumas augtų ne procentais, o kartais, – dėmesį atkreipia N. Vaitkevičius. – „Konica Minolta Baltia“ partnerių skaičiavimais, skaitmenizavus sąskaitas ir buhalterijos procesus, įmonėje finansų skyriaus kaštai sumažėja iki 30 proc. Neretai padidėja ir darbuotojų motyvacija, nes nebereikia atlikti techninių užduočių.“
Verslas, siekiantis įsivertinti konkrečią dokumentų valdymo skaitmenizavimo vertę, pirmiausia turi išanalizuoti esamą proceso situaciją. Tai palengvinti gali nemokama „Konica Minolta Baltia“ konsultacija, kurios metu, be vertinimo, įmonei taip pat pateikiami ir skaičiavimai, kaip pasikeis procesai ir kaštai įdiegus dokumentų skaitmenizavimo sprendimą.
XVII a. Bendžaminas Franklinas yra pasakęs: „Laikas – pinigai“. Savo žodžius žymus JAV politikas, publicistas, mokslininkas skyrė jaunam prekybininkui. Šiandien ši frazė vis dar išlaiko savo aktualumą.
