Kaip suorganizuoti darbostogas 2400 žmonių iš viso pasaulio?

Laužo sąvoką „neįmanoma“

„Kai pradėjau dirbti „OnWorkation“, kartą sulaukiau buvusio darbdavio skambučio: klausė, ar nenoriu grįžti. Tuomet jam papasakojau, kad organizavome darbostogas beveik 2,5 tūkstančio žmonių ir jis, suprasdamas, ką tai reiškia, mano atsakymo net nelaukė. Juk kur kitur gausi galimybę suorganizuoti tokio masto darbo kolektyvo išvyką? Turbūt niekur. Iššūkis – didžiulis, bet ir azarto labai daug. Viskas pasisekė gerai, su iš „Tesonet“ technologijų akseleratoriaus išaugusiomis įmonėmis „Nord Security“, „Shurfshark“, „Oxylabs“ ir „CyberCare“ dirbame ne vienerius metus ir laužome sąvoką „neįmanoma“ visais aspektais“, – pasakoja Daumantė Derutė, darbostogas organizuojančios komandos „OnWorkation“ projektų vadovė. 

Akvilė Beloziorovė, „Nord Security“ renginių organizatorė, sako, kad šiuo metu įmonė organizuoja jau dešimtąsias darbostogas: „Skaičius tikrai būtų didesnis, bet pandemija gerokai pakoregavo mūsų planus. Pradėjome nuo nedidelių išvykų Lietuvoje, vėliau į užsienį pirmąkart 120 darbuotojų vežėme į Ispaniją. Šias darbostogas jau organizavome drauge su specialistais, nes supratome, kad vieniems susiorganizuoti būtų tiesiog neįmanoma. Organizuojant didesnius renginius ar tokius išvykstamuosius renginius kaip darbostogos, ieškome savo srities profesionalų, kurie padėtų mums įgyvendinti visas idėjas. Darbostogos – išties sudėtingas ir kompleksiškas projektas, tai ne tik skrydžių pirkimas ar viešbučio rezervacija, bet ir transporto, veiklų, renginių organizavimas, darbo vietų įrengimas, komunikacija bei begalė kitų dalykų jų metu“. 

Formuojamos lėktuvų grandinės

Simona Lubytė, darbdavio prekės ženklo ir kultūros komandos vadovė iš „Surfshark“, pasakoja, kad anksčiau, kai organizuodavo darbostogas mažesniam skaičiui žmonių, tam užtekdavo ir nepilno pusmečio. Dabar, kai visų skrendančiųjų skaičius viršija du tūkstančius, organizavimo darbai yra pradedami jau prieš metus. 

Pasak jos, darbostogas įmonė mato kaip vieną didelį komandos stiprinimo renginį, tad ir pramogas stengiasi planuoti tokias, kurios drauge suburtų kiek įmanoma daugiau darbuotojų. 

Ją papildo ir Akvilė Beloziorovė teigianti, kad prie darbostogų projekto įmonės viduje dirba išties nemažai žmonių: „Norėdami užtikrinti geriausią organizavimo procesą ir sklandžią komunikaciją vadovams, kurie priima strateginius sprendimus, esame paskyrę darbuotojus, kurie yra atsakingi už savo komandos darbostogas ir informacijos sklaidą komandų viduje. Mūsų statistika rodo, kad kasmet darbo atostogose dalyvauja apie 80 % visų darbuotojų. 2023 m. išvyko apie 2400 skrendančiųjų: 12 lėktuvų iš Lietuvos, lėktuvai iš Berlyno, Varšuvos, pavienių darbuotojų skrydžiai iš viso pasaulio: nuo Jungtinių Amerikos Valstijų iki Japonijos“, – dalinasi „Nord Security“ atstovė.

Jai antrina ir Daumantė Derutė iš „OnWorkation“: „Šita suskridimo, parskridimo dalis tokiam dideliam kiekiui žmonių nėra itin lengvas uždavinys, bet mums, darbostogas organizuojančioms nuolat, įvairiausio dydžio grupėms, streso tai nebekelia. Turime ryšių su visų paslaugų tiekėjais, yra buvę atvejų, kai kita komanda skrido į darbostogas ne užsakomaisiais skrydžiais, o įprastais. Lėktuvo skrydžio laikas iš anksto buvo stipriai paankstintas, kas mums būtų itin gadinę darbostogų programą. Ką darėme? Susisiekėme su partneriais iš skrydį organizavusių oro linijų ir susitarėme, kad skrydis nukeltas nebūtų. Taip atrodo darbostogų organizavimas, kai žinai, ką darai, ir drąsiai laužai standartus. Su „Nord Security“, „Surfshark“, „Oxylabs“ ir „CyberCare“ to prireikia daug ir kiekviename žingsnyje: tokiame projekte, su tokio dydžio grupe, reikalavimų bet kurių paslaugų tiekėjams turime labai daug, vien, pavyzdžiui, pervežimų skaičius yra milžiniškas ir visi jie turi įvykti laiku, o dėl to susitarti kartais nebūna taip lengva. Susitariam, randam sprendimus“.

embedgallery::https://foto.vz.lt/embed/2613?placement=

1 tona techninės įrangos, kad darbai nestotų

Į paskutines darbostogas įmonės skraidinosi 48 tonas lagaminų ir 1 toną techninės įrangos, nors didžiąją dalį įrangos, pavyzdžiui, darbostogų metu vykstantiems renginiams, įmonė nuomojasi iš vietinių tiekėjų. 

„Dirbame iš kambarių, prie baseino, įvairių viešbučio erdvių. „Oxylabs“ ir „CyberCare“ klientų aptarnavimo specialistams įrengiame specialią darbo erdvę, nes jų veikla yra nenutrūkstama visą parą: vežamės monitorius, atsarginius kompiuterius, prailgintuvus, papildomą interneto įrangą,  visada „OnWorkation“ prašome viešbutyje suderinti didesnį interneto pralaidumą“, – papildo  A. Beliozorovė. 

„Vienos įmonės renkasi dirbti ir pramogauti, kitos – tik pramogauti, trečios – užsiima komandos formavimu, samdome jiems vietinius lektorius žinių gilinimui. Ir visi šie formatai vis dar yra darbostogos, tačiau šio kliento atveju viena mūsų misijų yra užtikrinti patogias vietas darbui ir gerą internetą. O tai nėra taip paprasta: ne visi viešbučiai turi sąlygas dirbti dideliam skaičiui žmonių ir toli gražu ne visų internetas yra pakankamai stiprus tam, kad patenkintų tokį didelį poreikį. Bet išgirdę iš klientų poreikį darbo vietoms, jau žinome, ko, kiek reikės, kurie viešbučiai gali tai pasiūlyti, todėl sėkmingai surengiame ir darbostogas tokių poreikių turintiems klientams“, – papildo Daumantė Derutė iš „OnWorkation“. 

Su organizatoriais jaučiasi vienu vienetu

„Ne į tą skrydžio terminalą nuvažiavęs ar sugedęs autobusas, lietuviškos muzikos noras viešbučio teritorijoje, skrydį pramiegojęs darbuotojas, siekis padaryti darbuotojams staigmeną su atsivežtu atlikėju iš Lietuvos ir jo slėpimas kambary, kad niekas nepamatytų, dingusi elektra renginio metu – ko tik nėra buvę visų mūsų darbostogų metu. Bet neišsprendžiamų problemų nėra, kai turi stiprią organizatorių komandą. Ir organizuojant, ir pačių darbostogų metu atrodo, kad su „OnWorkation“ komanda esame lyg vienas vienetas, kuris turi tą patį tikslą – sėkmingai įgyvendinti projektą ir visas idėjas, išspręsti bet kokius iškilusius iššūkius“, – sako A. Beloziorovė.

Ji pasakoja, kad darbostogas „Nord Security“ rengti stengiasi ne rečiau nei kas pusantrų metų: „Kiekvienąkart vis pagalvojame, galbūt tai paskutinis kartas? Bet gavę žmonių atsiliepimus suprantame, kad tai – vienas laukiamiausių įvykių, kurio negalime neįgyvendinti. Daliai žmonių dirbant namuose, kitiems – vaizdo skambučiais prisijungiant iš užsienio, mes tikime, kad pažinus vienas kitą ir susitikus gyvai, ne tik įprastoje darbinėje aplinkoje – dirbti kartu žymiai smagiau ir paprasčiau, todėl komandų bendravimas ir formavimas yra vienas pagrindinių mūsų darbostogų tikslų“.

A. Beloziorovei pritaria ir kolegė iš „Surfshark“ S. Lubytė, pridurdama, kad tokios išvykos yra labai svarbios puoselėjant komandiškumą ir darbuotojų bendradarbiavimą: „Kadangi turime biurus net keturiuose miestuose, o taip pat komandoje yra ir darbuotojų, dirbančių šalyse, kuriose biuro nėra, atsiranda poreikis organizuoti renginius, kurie leistų geriau vieniems kitus pažinti, praleisti laiką neformalioje aplinkoje ir pajusti įmonės kultūrą“.