Lietuvos vienaragių pamokos: kaip skaitmeninė transformacija taupo laiką ir pinigus

V. Kaupa pasakoja, kad apie skaitmeninę transformaciją pasaulyje kalbama jau daugybę metų – jos ištakos finansų srityje siekia 1960 metus, kai atsirado pirmieji kompiuteriai ir pirmosios apskaitos sistemos.

„Tuomet skaitmeninės transformacijos esmė buvo perėjimas nuo didžiųjų popierinių knygų prie kompiuterizuotų sistemų. Šiandien, kai kalbame apie skaitmeninę transformaciją, turime omenyje visai ką kitą – t. y., senus, sudėtingus procesus, kuriuos reikia automatizuoti, robotizuoti ir harmonizuoti. Taip pat – tokius atvejus, kai įmonės naudoja seniai įdiegtas sistemas, kurias, metams bėgant, nebūtinai laiku atnaujindavo“, – nusako sprendimų konsultantas.

Kaip kurti iždo funkciją

12 metų patirties finansų srityje sukaupęs V. Kaupa 9-erius iš jų dirba ižde. Tokių bendrovių kaip „Vinted“, „Nord Security“ ir „Surfshark“ iždo valdytoju ir vadovu buvusiam ekspertui ne kartą iždo funkciją vienam ar su komanda teko sukurti nuo nulio. Dalindamasis patirtimi jis pasakoja, kad norint pradėti dirbti su iždo funkcija, visuomet tenka atsižvelgti į tam tikrą įmonėje jau sukauptą paveldą.

„Kai prie organizacijos prisijungia pirmasis iždo valdytojas ar kūrėjas, įmonėje galima rasti panašią hipotetinę situaciją: bendrovė dirba su šešiais ar dar didesniu skaičiumi bankų, o naudojamos sistemos ir apskaitos sistema nebūtinai yra susietos tiesioginėmis sąsajomis“, – sako V. Kaupa, kuriam teko kurti iždo funkciją ne viename iš Lietuvos vienaragių.

Specialistas sutinka, kad daugeliui jo apibūdinta situacija gali atrodyti logiška, tačiau, žvelgiant iš iždo valdytojo perspektyvos, kyla nemažai klausimų.

„Visų pirma, dirbant su šešiais bankais, tenka pildyti šešių bankų klientų anketas – tą daryti būtina, tačiau verslui tai nekuria jokios pridėtinės vertės. Kita problema – vartotojų teisių valdymas: ar gera tokia praktika, kai prie įmonės prisijungus naujam žmogui, turite jam suteikti prieigą dirbti su tokiu kiekiu bankų? Akivaizdu, kad ne. Trečiuoju iššūkiu tampa pinigų investavimas: tikėtina, kad jums bus sunku sukoncentruoti lėšas, kurias galėtumėte investuoti per vieną banką ar įmonę, – vardija V. Kaupa.

Jis tęsia, kad įmonėje, kurioje veikia tokia bankinė infrastruktūra, sudėtinga ir operatyviai raportuoti.

„Jei norite žinoti, kiek grupė turi pinigų, kažkam teks prisijungti prie bankų, ištraukti išrašus ir rankiniu būdu suskaičiuoti. Tai tiesiog neefektyvu“, – teigia ekspertas.

Pasak V. Kaupos, tokios įmonės dažniausiai taip pat negali pasigirti ir itin glaudžiais santykiais su banku.

„Kai šis ryšys yra fragmentuotas, tampa sunku derėtis dėl mokesčių ir serviso lygis, kurį gaunate, neretai būna daug prastesnis.“

Kalbėdamas apie infrastruktūros ir procesų pokyčius, V. Kaupa sako, kad formulė čia paprasta: mažiau yra daugiau.

„Įmonei kur kas labiau apsimoka dirbti su mažesniu bankų skaičiumi ir šimtu procentų integruota apskaitos sistema. Tokia integracija reiškia, kad failai nėra eksportuojami iš vienos sistemos ir importuojami į kitą sistemą; tai daroma automatiškai arba vieno mygtuko paspaudimu, ženkliai taupant laiką“, – sako ekspertas.

Tvirti pamatai – būtini

V. Kaupa pabrėžia, kad mąstant apie skaitmeninę transformaciją ir pasiryžus diegti naujas sistemas, be kurių konkurencingoje šių dienų aplinkoje negali apsieiti nė vienas verslas, pirmiausia būtina susistyguoti tinkamus procesus.

Ekspertas pateikia pavyzdį – kiekvienoje įmonėje privalomą mėnesio uždarymo scenarijų.

„Paprastai didelio dydžio organizacijos turi projektus, skirtus tam, kad mėnesis būtų uždaromas greičiau. Visų projektų esmę sudaro ta pati taisyklė: pirmiausia reikia susitvarkyti procesus; jeigu jie nebus harmonizuoti, mėnesio uždarymo laikotarpis niekada nesutrumpės ir skirtingos komandos, priklausomai nuo regiono, šalies ar banko, toliau dirbs skirtingus darbus“, – situaciją nusako jis.

Kai bendrovė susitvarko procesus, ji ima ieškoti sistemų, o jų, tikina V. Kaupa, yra begalė.

„Iš mano ankstesnės patirties, iždo valdymo sistema pradedama diegti tik tada, kai susitvarkoma bankinė infrastruktūra. Jei sistema bus pradėta diegti anksčiau, tai pareikalaus labai didelio kiekio resursų, ir, labai tikėtina, bus sudėtinga rasti poreikius atitinkančią iždo valdymo sistemą, nes turėsite atsižvelgti į didžiulius bankų infrastruktūros skirtumus ir  palaikomų failų formatus“, – teigia V. Kaupa.

Naujovių netrūksta

V. Kaupa pasakoja, kad iždo funkcija įmonėse sukuriama tam, kad būtų galima centralizuotai valdyti visas įmonės turimas bei būsimas lėšas, užtikrinti, kad bendrovė turėtų lėšų ir jos būtų investuojamos, taip pat – palaikyti santykius su bankais.

„Ką siūlo šiuolaikinės sistemos toms įmonėms, kurios jau yra pasiruošusios verslo procesus ir finansų funkciją perkelti į aukštesnįjį lygį? Visų pirma, bet kuris finansų specialistas bendrą vaizdą norėtų matyti viename lange – šiuolaikinės iždo valdymo sistemos tokį norą jau gali patenkinti. Tai reiškia, kad 9 val. ryto atėjus į biurą ir atsidarius sistemą, viename puslapyje galima  matyti visus savo bankus, pinigus, jų srautų analizę, valiutas, investicinius rezultatus. Tokiu principu jau veikia ir išlaidų valdymo sistemos“, – pasakoja V. Kaupa.

Pasak, jo, šiuo metu viena įdomiausių technologijų naujovių pasaulyje yra mokėjimo kortelių apjungimo funkcija. Paprastai įmonės, dirbančios su skirtingais bankais, kurie palaiko skirtingas kortelių schemas, kaip pavyzdžiui, VISA, MasterCard, American Express, turi apskaityti viską atskirai. Vis dėlto, šiuolaikinės platformos jau geba visų kortelių schemų operacijas pateikti vienoje sistemoje.

„Pavyzdžiui, vietoje to, kad apskaitytumėte tris skirtingas banko sąskaitas, šiuo atveju tiesiog užsakote duomenis ir jie pristatomi į jūsų apskaitos sistemą. Be to, tokia platforma gali ir išduoti kortelę“, - kalba V. Kaupa.

Jis pasakoja, kad naujose platformose įdiegta visai kitokių kortelių išdavimo funkcionalumų, nei siūlo tradiciniai bankai.

„Kai kalbame apie mokėjimų kortelių kontroles, paprastai įsivaizduojame galimybę nustatyti  mėnesio, dienos limitą ar leidimą atsiskaityti internetu. Tačiau dabartinės sistemos geba pasiūlyti daug daugiau. Pavyzdžiui, jei darbuotojas vyksta į komandiruotę, jūs galite nustatyti, kokioje šalyje ir kokiomis dienomis kortelė veiks, kada ji užsiblokuos, jeigu darbuotojas nepateiks visų reikalingų dokumentų, ir t.t. Tokių galimybių – daugybė“, - sako V. Kaupa ir priduria, kad kol kas mokėjimo kortelių apjungimo funkcija veikia tik JAV ir dar nėra aišku, kada ši technologija pasieks Europą.

Optimizuoti ir integruoti

Procesų fragmentiškumas, kurį V. Kaupa, minėjo anksčiau, anot jo, yra būdingas ir senosioms išlaidų valdymo sistemoms. Šiuolaikinės sistemos jau leidžia visas išlaidas matyti ir kontroliuoti vienoje platformoje.

„Įsivaizduokite, kad toje pačioje vienoje sistemoje galite sukurti pirkimų užsakymą, įkelti sąskaitą, kurią dirbtinis intelektas nuskaito ir užkoduoja, tuomet galite pridėti tvirtinimo grandinėles, sąskaitą automatiškai išsiųsti į apskaitos sistemą ir iš tos pačios sistemos sąskaitą apmokėti“, - galimybes nurodo ekspertas.

Jis pasakoja, kad šiuolaikinės sistemos turi ir tiesiogines integracijas.

„Patarčiau ieškoti tokių išlaidų valdymo sistemų, kurios yra tiesiogiai integruotos ne tik su apskaitos sistemomis, bet ir su žmogiškųjų išteklių ar keliavimo sistemomis. Taip, pvz., prie komandos prisijungus darbuotojui ir jo duomenis suvedus į žmogiškųjų išteklių sistemą, informacija ir kodavimas automatiškai atsiras jūsų sistemoje“, - pataria V. Kaupa.

„Payhawk“ kuria išlaidų valdymo sistemą, apjungiančią bankinius mokėjimus, įmonės korteles ir apskaitos procesus vienoje sistemoje. Daugiau informacijos: www.payhawk.com,