Automatiniai atsakymai per atostogas: ką galima pasakyti
Doc. dr. Lineta Ramonienė, ISM Vadybos ir ekonomikos universiteto Tarptautinės rinkodaros ir vadybos magistrantūros programos direktorė, primena, kad turinys – vienas iš vertingiausių įrankių, kurti ir stiprinti identitetą, todėl taip pat ir priemonė skatinti pardavimus ar pritraukti darbuotojus.
Doc. dr. L. Ramonienė nurodo, kad atostogų žinutė gali būti suformuluojama pagal asmenybę. Jeigu jau skiriama laiko jos kūrimui – reikia pagalvoti ir ką gavėjas perskaitys.
Pavyzdžiui: „Labas! Ačiū už žinutę. Kol tu intensyviai dirbi prie savo darbo stalo, aš sunkiai kopiu į aukščiausią pasaulio kalną. Noriu išbandyti save, pasikrauti energijos ir grįžti į darbus lyg gimęs iš naujo. Parašyk man, kai grįšiu.“
„Pasvarstykite, ar jos turinys tikrai atspindi jūsų laiškų rašymo stilių, reprezentuoja jus kaip kolegą ir partnerį. Mat, jeigu įprastai rašote šiltus, įspūdingais būdvardžiais praturtintus laiškus, o atostogų žinutėje paliekate šaltą atsaką – jos gavėjas tampa suglumęs ir nustebęs. Jeigu jūsų kasdieniai laiškai yra ilgesni nei kitų, jeigu juose daugiau emocijos nei kitų laiškuose – tai turi atsispindėti ir jūsų atostogų žinutėje. Ir atvirkščiai, jeigu jūsų laiškai trumpi ir konkretūs, atostogų žinutė turi išlaikyti šį jums įprastą stilių“, – pataria ji.
Kaip pakeisti tradicinį atsakymą, ISM atstovė pataria pagalvoti ir vidine komunikacija besirūpinantiems darbuotojams, skyriams – paruošti kelis variantus ir pasiūlyti komandai. ISM pranešime nurodoma, kad siūlomos alternatyvos gali būti formuluojamos pagal asmenybės tipus – vienos labiau skirtos intravertams, kurie atostogų detalėmis nori dalintis mažiau, kitos ekstravertams, kurie yra atviresni ir savo laime nori pasidžiaugti garsiau.
Visgi automatiniai atostogų elektroniniai laiškai neturi tapti socialinių tinklų žinučių pakaitalu. Tačiau smulkiam verslui, kuris yra tikras, kad e. laiškais kreiptis artimi siuntėjai, tinka ir asmeninio turinio atostogų žinutės.
Taip pat pasitaiko, kad ir atostogų metu, nustatę automatinius atsakymus, e. laiškų gavėjai vis tie atsako į laiškus. Doc. dr. L. Ramonienė nurodo, kad tokiu atveju automatinė žinutė išvis nereikalinga.
„Neapkraukite gavėjo, nes per dieną kiekvieną iš mūsų užplūsta ir taip didelis laiškų kiekis“, – primena ji.
Organizacijos vertybės
Nurodoma, kad automatinės žinutės gali būti proga priminti apie savo identitetą, pavyzdžiui, žinutėje paminint su atostogomis susijusią organizacijos vertybę. Visgi turinio gali būti ir per daug – asmeninė informacija gali būti perteklinė ir kai kuriems gavėjams nepriimtina. Ne visi jie nori žinoti, ką tiksliai siuntėjas veikai per atostogas –
„Šią vasarą JAV itin populiari tapo ši atostogų žinutė: „Šiuo metu detoksikuojuosi nuo visų elektroninių prietaisų ir telefono liesti iki rugsėjo tikrai neplanuoju. Rekomenduoju taip padaryti ir tau“. Kaip jaustumėtės gavę tokią žinutę? Jei su siuntėju Jūsų glaudus ryšys nesieja, greičiausiai pasijusite, kad ja buvo peržengtos jūsų asmeninės komunikacijos ribos“, – nurodo doc. dr. L. Ramonienė.
Išlaikyti profesionalumą
„Forbes“ automatinio atsakymo žinutėms primena ir bendrąjį e. laiškų etiketą: patikrinti ar nuorodos, nurodyti kontaktai veikia. Verta pažiūrėti, kaip automatinis atsakymas atrodo mobiliojo ekrane.
Taip pat – geriau nenaudoti datos trumpinių, nedalinti pažadų, pavyzdžiui, „atsakysiu, kai grįšiu“ – ar tikrai atsakysite į visus laiškus po atostogų? Patariama ištrinti standartinį parašą, kuriame yra nurodytas mobiliojo numeris.
Galima nustatyti skirtingus automatinius atsakymus, pavyzdžiui, kolegoms, su kuriais gali reikėti susisiekti ar pakeisti nustatymus, kad pranešimus iš svarbių kontaktų gautumėte iškart.
