Kad e. laiškai nevogtų laiko: arba planuoti, arba spėti „persijungti“

Publikuota: 2019-03-27
Juditos Grigelytės (VŽ) nuotr.
svg svg
Juditos Grigelytės (VŽ) nuotr.

126 – tiek e. laiškų vienas darbuotojas turėtų gauti ir išsiųsti kiekvieną darbo dieną 2019 m., skaičiuoja Entrepreneur.com ir pateikia dar vieną skaičių – 28% darbo savaitės arba daugiau kaip 11 val. yra skiriama e. laiškams.

Pasitaiko, kad įrankis, kuris turėtų didinti produktyvumą, daug kam tampa rimtu trukdžiu, nes atitraukia dėmesį nuo tuo metu svarbių darbų. Kiek užtrunka prie jų grįžti ir „persijungti“ po to, kai patikrinama e. pašto dėžutė? 23 minutes, skaičiuoja Entrepreneur.com.

Laiškų tikrinimas – ne pirmas dienos darbas, primena Entrepreneur.com. Kad ir kaip gundo galimybė nuspaudus žadintuvą telefone pradėti skaityti laiškus, tokio įpročio reikia vengti, nes ilgainiui jis virsta į nuolatinį tikrinimą, reagavimą vos gavus pranešimą, nesvarbu, ar naktis, ar atostogos.

Atsakant bet kur, bet kada ir į bet kokį e. laišką, siunčiamas signalas, kad adresatas visada pasiekiamas ir visada turi laiko, o jis pats netrukus dieną-naktį ima galvoti apie plūstančius e. laiškus. Todėl Entrepreneur.com pataria rytus skirti pagalvoti apie svarbiausius dienos darbus – planuodami tai, kas prasminga, išvengsite būti susitelkę tik į kitų žmonių pageidavimus ir reikalavimus.

Reaguoja iškart

Vienas iš dažniausių patarimų – e. pašto dėžutei skirti tam tikrą numatytą laiką. Yra ir kitokių pavyzdžių, rodančių, kad galima pasiekti, kad e. laiškai nesumažintų produktyvumo.

Gintė Žilinskienė, personalo paieškos ir atrankos UAB „Atrankos“, dirbančios su prekės ženklu „Atranka 360“, direktorė, sako, kad visada į laiškus stengiasi atsakyti vos juos gauna, jei tuo metu nėra susitikime ar kur nors, kur fiziškai negalėtų atrašyti.

„Gaji nuomonė, kad atsakymą į e. laiškus reikia suplanuoti, kad skiriame laiko vienai užduočiai, tik tada imamės kitos, nes jei blaškomės – prarandame laiko. Bet aš esu visai kitos nuomonės ir mano darbas skiriasi. Skaičiuojama, kad apie 15% žmonių gali atlikti kelias užduotis vienu metu arba greitai „perjungti“ protą. Save priskiriu tiems 15%, tad dažniausiai atsakinėju čia ir dabar, nebent metu turiu sudėtingą užduotį, kuriai reikia kūrybos ir susikaupimo“, – sako p. Žilinskienė.

Ji nurodo, kad dar viena tokio elgesio priežastis – tai, kad ji pati nori atsakymus į savo laiškus gauti kuo greičiau.

Kaip tvarkyti e. paštą

Entrpreneur.com primena, kad nereikia išgyventi dėl kiekvieno laiško, ir siūlo kitų galimybių. Pavyzdžiui, jei matote, kad atsakymas neviršys 2 minučių laiko, atsakykite iškart; jei užduotį greičiau ir geriau atliks kitas žmogus – persiųskite; atidėkite, jei laiškas nėra skubus; ištrinkite – jei jis nėra svarbus; perkelkite – jei jame yra svarbios informacijos, kurios gali prireikti ateityje.

Negaišinkite kitų laiko ir nepiktnaudžiaukite CC funkcija pridėdami daug kolegų prie susirašinėjimo. Jei jie susiję su laiškų turiniu – daugiausiai pridėti galima du adresatus.

Ponia Žilinskienė sako, kad „At­rankoje 360“ klausimų spren­­dimas paskirstytas pagal dar­buotojų sritis ir atsakomybes, todėl laiškų CC juosta neper­kraunama per daug adresatų.

„Bet susiduriame su skirtingomis įmonių kultūromis, kai, pavyzdžiui, prie laiško pridedamas generalinis direktorius, tiesioginis vadovas, personalo vadovas ir dar keli mūsų darbuotojai. Kai esi įtraukiamas į tokias dideles grupes, pagalvoji, kad informacijos gavėjų laukas platus ir kažin, ar jiems kiekvienam klausimui reikia tiek daug informacijos“, – nurodo p. Žilinskienė.

Kiti kanalai

Verta sukurti modelį, kaip organizacija valdys e. laiškus. Su komanda galima susitarti, kokiais komunikacijos būdais sprendžiami tam tikri klausimai, nes kartais trumpas susirinkimas yra efektyvesnis už grupės susirašinėjimą. Vidinei jos komunikacijai galima naudoti tokias programas, kaip „Slack“ ar „Yammer“.

Efektyvumo pridės ir e. laiškų etiketas, kuriame pirmoji taisyklė – aiškios laiškų temos. Neturintys konkrečių pavadinimų e. laiškai yra nepastebimi, o kai jie nurodyti, gavėjas žino, apie ką e. laiškas, jo nė neatidaręs.

Laikykitės profesionalumo – apsieikite be emocijų, nepersistenkite su šauktukais. Įsitikinkite, kad laiškas lengvai skaitomas, jo išdėstymas leidžia tik permesti akimis. Kadangi e. laiškas nėra apsakymas, novelė – naudokite numeraciją, paryškinimą. Prieš siųsdami tikrinkite laiškus, ar nėra klaidų, dviprasmybių, gal verta sutrumpinti atsisakant nereikalingų žodžių ar ištisų sakinių. Savaime suprantamų dalykų nėra, tad laiškas turi baigtis parašu su kontaktine informacija, jei gavėjas norėtų su jumis susisiekti.

Sekite „Gazelės“ naujienas, dalinkitės nuomone, užduokite klausimus „Facebook“ puslapyje „Verslo žinios. Gazelė“

Gauk nemokamą GAZELĖS savaitraštį į savo el.pašto dėžutę:

Pasirinkite Jus dominančius NEMOKAMUS savaitraščius:













Svarbiausios dienos naujienos trumpai:



 
Verslo idėją iš prisiminimų pradėjo įgyvendinti nuo ekologiškų pakuočių

Verslo idėjos, kurias diktuoja poreikiai ir galimybės, gali kilti ir iš prisiminimų – to, kas prieš kelerius...

Gazelė
2020.05.30
Vėl į susirinkimą? Kodėl turėtume Premium 1

Karantinas daugelį darbuotojų buvo įkalinęs namuose, tad teko pakeisti įprastą darbo tvarką ir išmokti...

Gazelė
2020.05.30
„mano.bank“ sulaukė 100 norinčiųjų skolintis su „Invegos“ garantija

„mano.bank“, – vienas iš „Invegos“ finansinių partnerių, skirstančių lengvatines paskolas pagal priemonę...

Gazelė
2020.05.29
Kur norėtų organizuoti muges, jau dūzgia kiti, kur galėtų – nebūtų pirkėjų Premium

Atšaukus pavasarines muges, amatininkai ieško galimybių organizuoti bent nedideles prekyvietes Vilniuje,...

Gazelė
2020.05.29
Be mugių likę amatininkai šaukiasi pagalbos: o turgūs – ne renginiai? Premium

Mugių prekybininkai trečiąjį karantino mėnesį ieško būdų realizuoti savo gaminius ir laukia sprendimų dėl...

Gazelė
2020.05.29
Per karantiną planavo pradėti nuo 10 užsakymų, gavo po 100 kasdien ir „užlūžusią“ e. parduotuvę Premium 6

Pradedantieji e. prekybos verslą sustyguoja pagrindinius procesus: kaip reklamuos e. parduotuvę, kaip prekes...

Gazelė
2020.05.28
Nuomos subsidija: sudėvėti geležines klumpes parodijų parke Premium 9

Nuo galimybės teikti paraišką gauti nuomos subsidiją praėjo daugiau nei 3 savaitės, tačiau karantino...

Statyba ir NT
2020.05.27
Apyvartą per karantiną išaugino 5 kartus: žinojo, ką daryti kitaip nei kiti Premium 1

Daugelis įmonių dėl COVID-19 krito į finansinę smegduobę, tačiau kai kurioms tai – netikėta galimybė...

Gazelė
2020.05.27
„Invega“ paaiškina, kaip gauti patalpų nuomos mokesčio kompensaciją

Verslininkai, pildantys paraiškas gauti patalpų nuomos mokesčio kompensaciją susiduria su techninėmis...

Gazelė
2020.05.26
Naujų įmonių jau įkuriama tiek pat, kiek ir prieš karantiną  1

Praėjusią savaitę Lietuvoje įkurtos 246 įmonės – jau pasiektas iki karantino buvęs naujų verslų kūrimo tempas.

Gazelė
2020.05.26
Vieni sulaukė iš tiekėjų antausio, kiti – atidėjimų Premium

Pandemijai sustingdžius verslą, įmonių elgesys kardinaliai išsiskyrė. Vienos ėmė spausti savo klientus...

Gazelė
2020.05.26
Pandemija pametėjo idėjų, kaip mažinti šešėlį 4

Dabartinis sunkmetis aiškiai parodė, kaip svarbu mokėti mokesčius, nes valstybės paramą gauna tik tie, kurie...

Gazelė
2020.05.25
„Donde“ šeimos restoraną kūrė amžiams, todėl turi atsakymą, kodėl pigu Premium 5

Naujam restoranui neretai skiriamas laiko terminas – kada, pamatavus rezultatus ir sėkmę, bus kuriamas antras...

Gazelė
2020.05.25
Jei klientai nesumoka, paskolins valstybė – bet ne visiems Premium

Tarp kitų priemonių verslui, paveiktam COVID-19, paremti yra galimybė kreiptis nukentėjusiems nuo...

Gazelė
2020.05.23
Laikrodžių verslas atsitiesia sunkiai, bet dešimtadalį pajamų vis tiek skiria paramai

COVID-19 padariniams pasiekus net smulkiausią verslą, verta pagalvoti, ar veiklą tęsti, ypač – kai pirkėjų...

Gazelė
2020.05.23
Trijų barų Vilniuje įkūrėjas: valstybės pagalba verslui – beveik nulis Premium 8

Girdėdamas apie vis naujas pagalbos priemones verslui, sostinės verslininkas Valentas Vaškevičius į jas jau...

Gazelė
2020.05.22
Mikroįmonėms paskirstyta 52 mln. Eur – pusė numatytų subsidijų 4

Mikroįmonėms jau paskirstyta 51,8 mln. Eur – pusė tam numatytos sumos, skelbia Ekonomikos ir inovacijų...

Gazelė
2020.05.22
Darbo pažeidimų nustatyta per kas antrą patikrinimą

Valstybinė darbo inspekcija (VDI) atliko mažiau patikrinimų, bet rado daugiau pažeidimų. Šių metų pirmąjį...

Gazelė
2020.05.22
Už balandį išmokėta 0,5 mln. Eur palūkanų kompensacijų, iš viso – ketvirtadalis

Už balandį pateiktas paraiškas gegužę verslui išmokėta per 0,5 mln. Eur palūkanų kompensacijų, praneša...

Gazelė
2020.05.22
Dar išgalintys sumokėti mokesčius gali prašytis į nukentėjusių sąrašą ir gauti subsidiją mikroįmonėms Premium 1

Mikroįmonės, norinčios gauti subsidiją, turi būti nukentėjusiųjų nuo COVID-19 bendrovių sąraše. Jeigu įmonės...

Gazelė
2020.05.22

Verslo žinių pasiūlymai

Šioje svetainėje naudojame slapukus (angl. „cookies“). Jie padeda atpažinti prisijungusius vartotojus, matuoti auditorijos dydį ir naršymo įpročius; taip mes galime keisti svetainę, kad ji būtų jums patogesnė.
Sutinku Valdyti slapukus