Kad e. laiškai nevogtų laiko: arba planuoti, arba spėti „persijungti“

Publikuota: 2019-03-27
Juditos Grigelytės (VŽ) nuotr.
svg svg
Juditos Grigelytės (VŽ) nuotr.

126 – tiek e. laiškų vienas darbuotojas turėtų gauti ir išsiųsti kiekvieną darbo dieną 2019 m., skaičiuoja Entrepreneur.com ir pateikia dar vieną skaičių – 28% darbo savaitės arba daugiau kaip 11 val. yra skiriama e. laiškams.

Pasitaiko, kad įrankis, kuris turėtų didinti produktyvumą, daug kam tampa rimtu trukdžiu, nes atitraukia dėmesį nuo tuo metu svarbių darbų. Kiek užtrunka prie jų grįžti ir „persijungti“ po to, kai patikrinama e. pašto dėžutė? 23 minutes, skaičiuoja Entrepreneur.com.

Laiškų tikrinimas – ne pirmas dienos darbas, primena Entrepreneur.com. Kad ir kaip gundo galimybė nuspaudus žadintuvą telefone pradėti skaityti laiškus, tokio įpročio reikia vengti, nes ilgainiui jis virsta į nuolatinį tikrinimą, reagavimą vos gavus pranešimą, nesvarbu, ar naktis, ar atostogos.

Atsakant bet kur, bet kada ir į bet kokį e. laišką, siunčiamas signalas, kad adresatas visada pasiekiamas ir visada turi laiko, o jis pats netrukus dieną-naktį ima galvoti apie plūstančius e. laiškus. Todėl Entrepreneur.com pataria rytus skirti pagalvoti apie svarbiausius dienos darbus – planuodami tai, kas prasminga, išvengsite būti susitelkę tik į kitų žmonių pageidavimus ir reikalavimus.

Reaguoja iškart

Vienas iš dažniausių patarimų – e. pašto dėžutei skirti tam tikrą numatytą laiką. Yra ir kitokių pavyzdžių, rodančių, kad galima pasiekti, kad e. laiškai nesumažintų produktyvumo.

Gintė Žilinskienė, personalo paieškos ir atrankos UAB „Atrankos“, dirbančios su prekės ženklu „Atranka 360“, direktorė, sako, kad visada į laiškus stengiasi atsakyti vos juos gauna, jei tuo metu nėra susitikime ar kur nors, kur fiziškai negalėtų atrašyti.

„Gaji nuomonė, kad atsakymą į e. laiškus reikia suplanuoti, kad skiriame laiko vienai užduočiai, tik tada imamės kitos, nes jei blaškomės – prarandame laiko. Bet aš esu visai kitos nuomonės ir mano darbas skiriasi. Skaičiuojama, kad apie 15% žmonių gali atlikti kelias užduotis vienu metu arba greitai „perjungti“ protą. Save priskiriu tiems 15%, tad dažniausiai atsakinėju čia ir dabar, nebent metu turiu sudėtingą užduotį, kuriai reikia kūrybos ir susikaupimo“, – sako p. Žilinskienė.

Ji nurodo, kad dar viena tokio elgesio priežastis – tai, kad ji pati nori atsakymus į savo laiškus gauti kuo greičiau.

Kaip tvarkyti e. paštą

Entrpreneur.com primena, kad nereikia išgyventi dėl kiekvieno laiško, ir siūlo kitų galimybių. Pavyzdžiui, jei matote, kad atsakymas neviršys 2 minučių laiko, atsakykite iškart; jei užduotį greičiau ir geriau atliks kitas žmogus – persiųskite; atidėkite, jei laiškas nėra skubus; ištrinkite – jei jis nėra svarbus; perkelkite – jei jame yra svarbios informacijos, kurios gali prireikti ateityje.

Negaišinkite kitų laiko ir nepiktnaudžiaukite CC funkcija pridėdami daug kolegų prie susirašinėjimo. Jei jie susiję su laiškų turiniu – daugiausiai pridėti galima du adresatus.

Ponia Žilinskienė sako, kad „At­rankoje 360“ klausimų spren­­dimas paskirstytas pagal dar­buotojų sritis ir atsakomybes, todėl laiškų CC juosta neper­kraunama per daug adresatų.

„Bet susiduriame su skirtingomis įmonių kultūromis, kai, pavyzdžiui, prie laiško pridedamas generalinis direktorius, tiesioginis vadovas, personalo vadovas ir dar keli mūsų darbuotojai. Kai esi įtraukiamas į tokias dideles grupes, pagalvoji, kad informacijos gavėjų laukas platus ir kažin, ar jiems kiekvienam klausimui reikia tiek daug informacijos“, – nurodo p. Žilinskienė.

Kiti kanalai

Verta sukurti modelį, kaip organizacija valdys e. laiškus. Su komanda galima susitarti, kokiais komunikacijos būdais sprendžiami tam tikri klausimai, nes kartais trumpas susirinkimas yra efektyvesnis už grupės susirašinėjimą. Vidinei jos komunikacijai galima naudoti tokias programas, kaip „Slack“ ar „Yammer“.

Efektyvumo pridės ir e. laiškų etiketas, kuriame pirmoji taisyklė – aiškios laiškų temos. Neturintys konkrečių pavadinimų e. laiškai yra nepastebimi, o kai jie nurodyti, gavėjas žino, apie ką e. laiškas, jo nė neatidaręs.

Laikykitės profesionalumo – apsieikite be emocijų, nepersistenkite su šauktukais. Įsitikinkite, kad laiškas lengvai skaitomas, jo išdėstymas leidžia tik permesti akimis. Kadangi e. laiškas nėra apsakymas, novelė – naudokite numeraciją, paryškinimą. Prieš siųsdami tikrinkite laiškus, ar nėra klaidų, dviprasmybių, gal verta sutrumpinti atsisakant nereikalingų žodžių ar ištisų sakinių. Savaime suprantamų dalykų nėra, tad laiškas turi baigtis parašu su kontaktine informacija, jei gavėjas norėtų su jumis susisiekti.

Gauk nemokamą GAZELĖS savaitraštį į savo el.pašto dėžutę:

Pasirinkite Jus dominančius NEMOKAMUS savaitraščius:













Svarbiausios dienos naujienos trumpai:



 
Nuomos kompensacijų tvarka, kurios negali paaiškinti net teisininkai, gali būti keičiama Premium

Įmonėms, kurios per karantiną veiklos nevykdė, bet negali gauti nuomos mokesčio kompensacijos, nes pagal...

Gazelė
05:45
Baigiamos teikti paskolos labiausiai nukentėjusiems nuo COVID-19

Penktadienį „Invega“ baigia teikti paskolas labiausiai nukentėjusiems verslams. Per finansų tarpininkus...

Gazelė
2020.07.31
Kad gautų nuomos kompensaciją, bando įrodyti, kad ne viskas, kas valgoma, yra maistas Premium

Siekiantys gauti nuomos kompensacijas devyniems pragaro ratams prilygino nuomos sutarčių tikslinimą,...

Gazelė
2020.07.29
300 Eur subsidijas gavo per 2.000 turgaviečių prekiautojų 3

Turgaviečių prekiautojams paskirstyta per 650.000 Eur išmokų. 300 Eur vienkartines subsidijas gavo 2.177...

Gazelė
2020.07.28
Rezerviniame „Dizainas LT“ sąraše buvusioms įmonėms paskirstys 2 mln. Eur

96 įmonės, pakliuvusios į „Dizainas LT“ priemonės rezervinį sąrašą, gaus 2,08 mln. Eur papildomą finansavimą.

Gazelė
2020.07.27
Finansinių technologijų startuolis „Bankera“ pradeda teikti paskolas SVV 6

Lietuvių įkurtas finansinių technologijų (fintech) startuolis „Bankera“ skelbia užbaigusi įgyvendinti Europos...

Gazelė
2020.07.27
Statistikos departamento apgultis: pilasi prašymai pakeisti veiklą, kad gautų valstybės pagalbą Premium 1

Statistikos departamentą užgulė įmonių skambučiai ir prašymai pakeisti pagrindinę vykdomą veiklą...

Gazelė
2020.07.27
Krizė labiausiai smogė dirbantiems savarankiškai Premium 2

Pandemijos metu du trečdaliai, arba 66%, savarankiškai dirbančių vokiečių fiksavo smukusias pajamas.

Finansai
2020.07.27
Skaidrumo įrodymas nereiškia patikrinimų lavinos Premium 1

Mokesčių nemokėjimą Lietuvos gyventojai laiko kur kas mažesne yda negu padarytą žalą gamtai. Vis dėlto nė...

Gazelė
2020.07.26
Tyrimas atskleidė, koks studentų požiūris į nelegalų darbą 1

Pinigai studentams, dirbantiems vasarą, yra pagrindinis tikslas, nes sezoniniai darbai iš esmės nereikalauja...

Gazelė
2020.07.26
Kaip taikyti nuolaidas, nenuvertinant prekės ženklo 1

Prekių ženklai susiduria su dilema, ar prisijungti prie nuolaidų bumo kaip priemonės išgyventi krizę, bet...

Gazelė
2020.07.26
Automatiniai atsakymai per atostogas: ką galima pasakyti 1

Automatinės žinutės, aktualios per atostogas, – taip pat yra turinys. Todėl nustatant tokias, reikia...

Gazelė
2020.07.26
Lengvatinės paskolos labiausiai nukentėjusiam verslui eina į pabaigą 1

Valstybės lėšų lengvatinėms paskoloms labiausiai nuo COVID-19 nukentėjusiems verslams eina į pabaigą – iš 200...

Gazelė
2020.07.24
Prognozė, kad turizmas atsigaus bent po dviejų metų, abejotina Premium 4

Kai užsienis užvėrė sienas, turizmo agentūros turėjo arba laikinai stabdyti savo veiklą, arba atsigręžti į...

Gazelė
2020.07.24
Užteko parašyti „Pagaminta Panevėžyje“, ir pirkėjų parduotuvėje netrūksta Premium 3

Vietiniai pirkėjai vis dažniau renkasi čia pagamintą produktą nei atvežtinę. Tai skatina regionų verslininkus...

Gazelė
2020.07.23
Naujas sprendimas vežėjams sumažins skambučių paklausti, ar vilkikas jau kirto sieną Premium 4

Rugpjūtį „Ruptela“ pristatys pirmąją naujo produkto – numatomo krovinio atvykimo laiko planavimo ir stebėjimo...

Gazelė
2020.07.23
Kuo didesnis darbo krūvis, tuo geresnis vadovas Premium 2

Daugelis darbuotojų linkę padejuoti, kad per darbus baltos dienos nemato, tačiau neseniai atliktas tyrimas...

Gazelė
2020.07.22
Lietuvos būsimieji verslininkai rungiasi Europos turnyre

Trečiadienį prasidėjo „Junior Achievement“ Europos jaunųjų bendrovių čempionatas, kuris turėjo vykti...

Gazelė
2020.07.22
300 Eur kompensacijos jau pakeliui: bus pervestos artimiausiomis dienomis

Po beveik dviejų savaičių turgavietės mokesčio kompensacijos pinigai netrukus turėtų pasiekti 1.339...

Gazelė
2020.07.22
VMI vyksta į turgavietes: padės pildyti paraiškas kompensacijai

Valstybinės mokesčių inspekcijos (VMI) specialistai atvyks į turgavietes prekiautojams ne maisto produktais...

Gazelė
2020.07.22

Verslo žinių pasiūlymai

Šioje svetainėje naudojame slapukus (angl. „cookies“). Jie padeda atpažinti prisijungusius vartotojus, matuoti auditorijos dydį ir naršymo įpročius; taip mes galime keisti svetainę, kad ji būtų jums patogesnė.
Sutinku Valdyti slapukus