Kad e. laiškai nevogtų laiko: arba planuoti, arba spėti „persijungti“

Publikuota: 2019-03-27
Juditos Grigelytės (VŽ) nuotr.
svg svg
Juditos Grigelytės (VŽ) nuotr.

126 – tiek e. laiškų vienas darbuotojas turėtų gauti ir išsiųsti kiekvieną darbo dieną 2019 m., skaičiuoja Entrepreneur.com ir pateikia dar vieną skaičių – 28% darbo savaitės arba daugiau kaip 11 val. yra skiriama e. laiškams.

Pasitaiko, kad įrankis, kuris turėtų didinti produktyvumą, daug kam tampa rimtu trukdžiu, nes atitraukia dėmesį nuo tuo metu svarbių darbų. Kiek užtrunka prie jų grįžti ir „persijungti“ po to, kai patikrinama e. pašto dėžutė? 23 minutes, skaičiuoja Entrepreneur.com.

Laiškų tikrinimas – ne pirmas dienos darbas, primena Entrepreneur.com. Kad ir kaip gundo galimybė nuspaudus žadintuvą telefone pradėti skaityti laiškus, tokio įpročio reikia vengti, nes ilgainiui jis virsta į nuolatinį tikrinimą, reagavimą vos gavus pranešimą, nesvarbu, ar naktis, ar atostogos.

Atsakant bet kur, bet kada ir į bet kokį e. laišką, siunčiamas signalas, kad adresatas visada pasiekiamas ir visada turi laiko, o jis pats netrukus dieną-naktį ima galvoti apie plūstančius e. laiškus. Todėl Entrepreneur.com pataria rytus skirti pagalvoti apie svarbiausius dienos darbus – planuodami tai, kas prasminga, išvengsite būti susitelkę tik į kitų žmonių pageidavimus ir reikalavimus.

Nemokami naujienlaiškiai į savo el. pašto dėžutę:













Svarbiausios dienos naujienos trumpai:



 

Reaguoja iškart

Vienas iš dažniausių patarimų – e. pašto dėžutei skirti tam tikrą numatytą laiką. Yra ir kitokių pavyzdžių, rodančių, kad galima pasiekti, kad e. laiškai nesumažintų produktyvumo.

Gintė Žilinskienė, personalo paieškos ir atrankos UAB „Atrankos“, dirbančios su prekės ženklu „Atranka 360“, direktorė, sako, kad visada į laiškus stengiasi atsakyti vos juos gauna, jei tuo metu nėra susitikime ar kur nors, kur fiziškai negalėtų atrašyti.

„Gaji nuomonė, kad atsakymą į e. laiškus reikia suplanuoti, kad skiriame laiko vienai užduočiai, tik tada imamės kitos, nes jei blaškomės – prarandame laiko. Bet aš esu visai kitos nuomonės ir mano darbas skiriasi. Skaičiuojama, kad apie 15% žmonių gali atlikti kelias užduotis vienu metu arba greitai „perjungti“ protą. Save priskiriu tiems 15%, tad dažniausiai atsakinėju čia ir dabar, nebent metu turiu sudėtingą užduotį, kuriai reikia kūrybos ir susikaupimo“, – sako p. Žilinskienė.

Ji nurodo, kad dar viena tokio elgesio priežastis – tai, kad ji pati nori atsakymus į savo laiškus gauti kuo greičiau.

Kaip tvarkyti e. paštą

Entrpreneur.com primena, kad nereikia išgyventi dėl kiekvieno laiško, ir siūlo kitų galimybių. Pavyzdžiui, jei matote, kad atsakymas neviršys 2 minučių laiko, atsakykite iškart; jei užduotį greičiau ir geriau atliks kitas žmogus – persiųskite; atidėkite, jei laiškas nėra skubus; ištrinkite – jei jis nėra svarbus; perkelkite – jei jame yra svarbios informacijos, kurios gali prireikti ateityje.

Negaišinkite kitų laiko ir nepiktnaudžiaukite CC funkcija pridėdami daug kolegų prie susirašinėjimo. Jei jie susiję su laiškų turiniu – daugiausiai pridėti galima du adresatus.

Ponia Žilinskienė sako, kad „At­rankoje 360“ klausimų spren­­dimas paskirstytas pagal dar­buotojų sritis ir atsakomybes, todėl laiškų CC juosta neper­kraunama per daug adresatų.

„Bet susiduriame su skirtingomis įmonių kultūromis, kai, pavyzdžiui, prie laiško pridedamas generalinis direktorius, tiesioginis vadovas, personalo vadovas ir dar keli mūsų darbuotojai. Kai esi įtraukiamas į tokias dideles grupes, pagalvoji, kad informacijos gavėjų laukas platus ir kažin, ar jiems kiekvienam klausimui reikia tiek daug informacijos“, – nurodo p. Žilinskienė.

Kiti kanalai

Verta sukurti modelį, kaip organizacija valdys e. laiškus. Su komanda galima susitarti, kokiais komunikacijos būdais sprendžiami tam tikri klausimai, nes kartais trumpas susirinkimas yra efektyvesnis už grupės susirašinėjimą. Vidinei jos komunikacijai galima naudoti tokias programas, kaip „Slack“ ar „Yammer“.

Efektyvumo pridės ir e. laiškų etiketas, kuriame pirmoji taisyklė – aiškios laiškų temos. Neturintys konkrečių pavadinimų e. laiškai yra nepastebimi, o kai jie nurodyti, gavėjas žino, apie ką e. laiškas, jo nė neatidaręs.

Laikykitės profesionalumo – apsieikite be emocijų, nepersistenkite su šauktukais. Įsitikinkite, kad laiškas lengvai skaitomas, jo išdėstymas leidžia tik permesti akimis. Kadangi e. laiškas nėra apsakymas, novelė – naudokite numeraciją, paryškinimą. Prieš siųsdami tikrinkite laiškus, ar nėra klaidų, dviprasmybių, gal verta sutrumpinti atsisakant nereikalingų žodžių ar ištisų sakinių. Savaime suprantamų dalykų nėra, tad laiškas turi baigtis parašu su kontaktine informacija, jei gavėjas norėtų su jumis susisiekti.

Pasirinkite jus dominančias įmones ir temas – asmeniniu naujienlaiškiu informuosime iškart, kai jos bus minimos „Verslo žiniose“, „Sodros“, Registrų centro ir kt. šaltiniuose.

Tema „Gazelė“
Norite pasiūlyti temą, turite pastabų, pasiūlymų ar klausimų? Parašykite „Verslo žinių“ redaktoriams.

Jei norite suteikti konfidencialios informacijos, rašykite vyr. redaktoriui rolandas.barysas@verslozinios.lt

Kaune atidarė aludę, bet vyresniems: hipsteriai renkasi kitur Premium

Įprastų alaus barų yra daug, tačiau erdvių, kur lankytojai renkasi labiau pabendrauti, kartu praleisti laiką,...

Gazelė
2022.07.06
Kol „Sodra“ ir VMI nesiima valymo, bankrotai viduvasarį stabilizavosi Premium

Pastaraisiais mėnesiais stabilizavosi skelbiamų įmonių bankrotų skaičius, kuris nesiekia 100 atvejų per...

Finansai
2022.07.04
Oro baliono krepšyje – kam sportas, o kam sparčiai augantis verslas Premium

Oro balionai – ne tik istoriškai aristokratiška pramoga, bet ir neįprastą savybę turintis sportas, dažną...

Laisvalaikis
2022.07.03
Vasarą darbas kitoks: „Spiečiai“ kviečia pakeisti aplinką darbostogoms

Vasarą 13 savivaldybių įsikūrę bendradarbystės centrai „Spiečiai“ atveria erdves planuojantiems darbostogas...

Gazelė
2022.06.30
Ką daryti, kai būni pirmas ir tebesi vienintelis: plėstis su franšizės partneriais Premium

Pasiūlius naujieną, kuri per kelerius metus ne tik įsitvirtina, atlaiko iššūkius, bet ir tebėra pirma ir...

Gazelė
2022.06.30
„Simitri“ patirtis ir milijoninė apyvarta pirmaisiais metais: kaip sukurti pelningą e. parduotuvę Premium 8

2020-aisiais įkurta e. parduotuvė „Simitri“ „nulūžo“ per 10 min. po to, kai jos įkūrėjai – influenceriai...

Gazelė
2022.06.29
Kadaise prisibeldę į statybininkų duris Londone, stato antrą gamyklą Lietuvoje Premium

Jonavos medinių langų gamintoja UAB „Wooden windows“ plečia gamybą ir investuoja į fabriką Širvintose.

Gazelė
2022.06.28
Parama turizmo verslui: kompensacijas gavo 100 paslaugų teikėjų

Pagal dvi turizmo sektoriui skirtas pagalbos dėl COVID-19 priemones, Ekonomikos ir inovacijų ministerija...

Gazelė
2022.06.28
Kovido bangos Lietuvoje iškelti startuoliai jau matuojasi užsienį Premium

Pandemijos metais išaugus psichinės sveikatos temų reikšmei, o eilėms pas psichologus ir psichoterapeutus...

Gazelė
2022.06.28
4 patarimai įmonėms, kaip įsirengti nuosavą vėjo jėgainę Verslo tribūna

Kiek kainuoja vėjo jėgainė, – tokių užklausų vėjo jėgainių statytojai sulaukia iš Lietuvos įmonių, kurios dėl...

Gazelė
2022.06.28
Nubrėžta 5.000 Eur grynųjų riba: nesutaria, kaip tai paveiks šešėlį Premium 122

Seimas priėmė Atsiskaitymų grynaisiais pinigais ribojimo įstatymo pataisas, kuriomis apriboti didesni nei...

Finansai
2022.06.28
„Invega“ pratęsė „Alternatyvos“ skolinimosi terminą iki 2023-ųjų pabaigos

„Invega“ pratęsė skolinimosi terminą per alternatyvius finansuotojus pagal priemonę „Alternatyva“ iki 2023 m.

Gazelė
2022.06.27
Trijų Kauno restoranų autorius: kaip sukurti restoraną, kur kiti kojos nekeltų Premium 1

Vienas po kito trys skirtingi restoranai Kaune per ketverius metus, bet tik tada, kai atsiranda erdvės...

Gazelė
2022.06.27
„Liepajas Kafijas fabrika“: per mėnesį pagaminame 200 tonų kavos 1

Prieš penkis dešimtmečius Latvijoje įkurta tirpios ir maltos kavos gamykla „Liepajas Kafijas fabrika“...

Pramonė
2022.06.26
Bandomasis laikotarpis – klausimai, į kuriuos vadovas turėtų galėti atsakyti po 3 mėnesių Premium 5

Trys mėnesiai bandomojo laikotarpio – puikus metas geriau pažinti nauja darbuotoją, jei šis laikas...

Vadyba
2022.06.25
Eksporto rinkų paieškos: 400 įmonių, 250 renginių

Įmonių naujų užsienio rinkų paieškai ir esamų eksporto rinkų plėtrai pagal priemonę „Naujos galimybės LT“,...

Gazelė
2022.06.25
Verslas Palangoje: kokių taisyklių išmoko naujokai Premium 1

Nuo Joninių Palangoje verslui prasideda darbymetis, o poilsiautojams – atostogų sezonas pajūryje. Tokią vieną...

Gazelė
2022.06.24
„Modus Mobility“ žengia į Europą, ruošiasi devynženklėms investicijoms Premium 1

Automobilių nuomos ir prenumeratos paslaugas teikiantis „Modus Group“ padalinys ieško galimybių pritraukti...

Logistika
2022.06.24
Lietuvos kurortuose Joninių savaitgalį užimta 85% apgyvendinimo vietų

Ilgąjį Joninių savaitgalį Lietuvos kurortuose – poilsiautojų gausa. Kai kur apsistoti vietų nelikę, o...

Laisvalaikis
2022.06.24
Tyrimas: SVV dėl karo perorientuoja eksportą, telkiasi į Lietuvą

64% mažų ir vidutinių Lietuvos įmonių prognozuoja, kad karas Ukrainoje turės neigiamą įtaką jų apyvartai,...

Finansai
2022.06.23

Verslo žinių pasiūlymai

Šioje svetainėje naudojame slapukus (angl. „cookies“). Jie padeda atpažinti prisijungusius vartotojus, matuoti auditorijos dydį ir naršymo įpročius; taip mes galime keisti svetainę, kad ji būtų jums patogesnė.
Valdyti Sutinku