Kad e. laiškai nevogtų laiko: arba planuoti, arba spėti „persijungti“

Publikuota: 2019-03-27
Juditos Grigelytės (VŽ) nuotr.
Juditos Grigelytės (VŽ) nuotr.

126 – tiek e. laiškų vienas darbuotojas turėtų gauti ir išsiųsti kiekvieną darbo dieną 2019 m., skaičiuoja Entrepreneur.com ir pateikia dar vieną skaičių – 28% darbo savaitės arba daugiau kaip 11 val. yra skiriama e. laiškams.

Pasitaiko, kad įrankis, kuris turėtų didinti produktyvumą, daug kam tampa rimtu trukdžiu, nes atitraukia dėmesį nuo tuo metu svarbių darbų. Kiek užtrunka prie jų grįžti ir „persijungti“ po to, kai patikrinama e. pašto dėžutė? 23 minutes, skaičiuoja Entrepreneur.com.

Laiškų tikrinimas – ne pirmas dienos darbas, primena Entrepreneur.com. Kad ir kaip gundo galimybė nuspaudus žadintuvą telefone pradėti skaityti laiškus, tokio įpročio reikia vengti, nes ilgainiui jis virsta į nuolatinį tikrinimą, reagavimą vos gavus pranešimą, nesvarbu, ar naktis, ar atostogos.

Atsakant bet kur, bet kada ir į bet kokį e. laišką, siunčiamas signalas, kad adresatas visada pasiekiamas ir visada turi laiko, o jis pats netrukus dieną-naktį ima galvoti apie plūstančius e. laiškus. Todėl Entrepreneur.com pataria rytus skirti pagalvoti apie svarbiausius dienos darbus – planuodami tai, kas prasminga, išvengsite būti susitelkę tik į kitų žmonių pageidavimus ir reikalavimus.

Reaguoja iškart

Vienas iš dažniausių patarimų – e. pašto dėžutei skirti tam tikrą numatytą laiką. Yra ir kitokių pavyzdžių, rodančių, kad galima pasiekti, kad e. laiškai nesumažintų produktyvumo.

Gintė Žilinskienė, personalo paieškos ir atrankos UAB „Atrankos“, dirbančios su prekės ženklu „Atranka 360“, direktorė, sako, kad visada į laiškus stengiasi atsakyti vos juos gauna, jei tuo metu nėra susitikime ar kur nors, kur fiziškai negalėtų atrašyti.

„Gaji nuomonė, kad atsakymą į e. laiškus reikia suplanuoti, kad skiriame laiko vienai užduočiai, tik tada imamės kitos, nes jei blaškomės – prarandame laiko. Bet aš esu visai kitos nuomonės ir mano darbas skiriasi. Skaičiuojama, kad apie 15% žmonių gali atlikti kelias užduotis vienu metu arba greitai „perjungti“ protą. Save priskiriu tiems 15%, tad dažniausiai atsakinėju čia ir dabar, nebent metu turiu sudėtingą užduotį, kuriai reikia kūrybos ir susikaupimo“, – sako p. Žilinskienė.

Ji nurodo, kad dar viena tokio elgesio priežastis – tai, kad ji pati nori atsakymus į savo laiškus gauti kuo greičiau.

Kaip tvarkyti e. paštą

Entrpreneur.com primena, kad nereikia išgyventi dėl kiekvieno laiško, ir siūlo kitų galimybių. Pavyzdžiui, jei matote, kad atsakymas neviršys 2 minučių laiko, atsakykite iškart; jei užduotį greičiau ir geriau atliks kitas žmogus – persiųskite; atidėkite, jei laiškas nėra skubus; ištrinkite – jei jis nėra svarbus; perkelkite – jei jame yra svarbios informacijos, kurios gali prireikti ateityje.

Negaišinkite kitų laiko ir nepiktnaudžiaukite CC funkcija pridėdami daug kolegų prie susirašinėjimo. Jei jie susiję su laiškų turiniu – daugiausiai pridėti galima du adresatus.

Ponia Žilinskienė sako, kad „At­rankoje 360“ klausimų spren­­dimas paskirstytas pagal dar­buotojų sritis ir atsakomybes, todėl laiškų CC juosta neper­kraunama per daug adresatų.

„Bet susiduriame su skirtingomis įmonių kultūromis, kai, pavyzdžiui, prie laiško pridedamas generalinis direktorius, tiesioginis vadovas, personalo vadovas ir dar keli mūsų darbuotojai. Kai esi įtraukiamas į tokias dideles grupes, pagalvoji, kad informacijos gavėjų laukas platus ir kažin, ar jiems kiekvienam klausimui reikia tiek daug informacijos“, – nurodo p. Žilinskienė.

Kiti kanalai

Verta sukurti modelį, kaip organizacija valdys e. laiškus. Su komanda galima susitarti, kokiais komunikacijos būdais sprendžiami tam tikri klausimai, nes kartais trumpas susirinkimas yra efektyvesnis už grupės susirašinėjimą. Vidinei jos komunikacijai galima naudoti tokias programas, kaip „Slack“ ar „Yammer“.

Efektyvumo pridės ir e. laiškų etiketas, kuriame pirmoji taisyklė – aiškios laiškų temos. Neturintys konkrečių pavadinimų e. laiškai yra nepastebimi, o kai jie nurodyti, gavėjas žino, apie ką e. laiškas, jo nė neatidaręs.

Laikykitės profesionalumo – apsieikite be emocijų, nepersistenkite su šauktukais. Įsitikinkite, kad laiškas lengvai skaitomas, jo išdėstymas leidžia tik permesti akimis. Kadangi e. laiškas nėra apsakymas, novelė – naudokite numeraciją, paryškinimą. Prieš siųsdami tikrinkite laiškus, ar nėra klaidų, dviprasmybių, gal verta sutrumpinti atsisakant nereikalingų žodžių ar ištisų sakinių. Savaime suprantamų dalykų nėra, tad laiškas turi baigtis parašu su kontaktine informacija, jei gavėjas norėtų su jumis susisiekti.

Sekite „Gazelės“ naujienas, dalinkitės nuomone, užduokite klausimus „Facebook“ puslapyje „Verslo žinios. Gazelė“

Gauk nemokamą GAZELĖS savaitraštį į savo el.pašto dėžutę:

Pasirinkite Jus dominančius NEMOKAMUS savaitraščius:













Svarbiausios dienos naujienos trumpai:



 
Rašyti komentarą 0
Startuoliai pinigų žvalgosi nebūtinai ten, iš kur jie ateina Premium

Lietuviško startuolio svajonė – pritraukti investuotoją iš Silicio slėnio ir tapti vienaragiu, tačiau...

Rinkos
05:45
Finansų ministerija atveria PVM grąžinimo vartus Premium

Finansų ministerija siūlo pašalinti PVM permokų grąžinimui taikomus kriterijus, o vietoj neoficialių VMI PVM...

Finansai
2020.02.18
VMI paaiškino, kam negalima didinti dienpinigių

Dienpinigių normos apskaičiuojant mokesčius negali būti didinamos ne tik įmonių vadovams, bet ir mažųjų...

Finansai
2020.02.17
SVV gali kreiptis palūkanų kompensacijų – papildomai skirta 5 mln. Eur

Nuo antradienio smulkios ir vidutinės (SVV) įmonės gali kreiptis dėl palūkanų kompensacijų. Ekonomikos ir...

Gazelė
2020.02.17
Prabangią parduotuvę Panevėžyje įkūrė už keliolika tūkstančių eurų Premium

Trys verslininkės, pristatančios skirtingus produktus, susivienijo ir įkūrė grožio namus „Aura“: kiekvienai...

Gazelė
2020.02.17
Eksporto sutartys, gimusios netikėtoje vietoje Premium

Daugelis smulkiųjų pripažįsta, kad ieškodami kelių eksportui pirmiausiai vyko į tarptautines parodas. Tai...

Gazelė
2020.02.16
Kokius duomenis pasitelkti, kad rasti darbuotoją būtų pigiau ir greičiau Premium

Teisingai parinkti duomenys ir jų matavimas gali pagerinti darbuotojų paieškos ir atrankos...

Gazelė
2020.02.15
Savame kieme pardavinėti verta

Sugriežtinus prekybą alkoholiu ir uždraudus jo reklamą, smunkančius pardavimus netruko pajusti tiek...

Gazelė
2020.02.15
„Dvigubi“ prekių ženklai: leidžia kurti tai, ką vienas bijotų Premium

Bendradarbiavimas su kūrėjais gamintojams suteikia papildomą vertę, tvirtina tie, kas pabando, ypač jeigu...

Gazelė
2020.02.14
Atleidimas – dar ne nuosprendis: buvusius darbuotojus įsileidžia vėl Premium

Darbdavių, kurie laikosi principo išėjusių darbuotojų nebepriimti antrąkart, mąžta. Net jei su darbuotoju...

Gazelė
2020.02.14
Kaip patikrinti, ką darbuotojai išmoko mokymuose Premium

E. mokymai ne tik taupo laiką – juos galima greičiau pritaikyti prie nuolat kintančių verslo sąlygų. Vis...

Gazelė
2020.02.13
Nesiekiantiems pelno – naujos ataskaitų formos

Audito, apskaitos, turto vertinimo ir nemokumo valdymo tarnyba (AVNT) patvirtino naujas pelno nesiekiančių...

Finansai
2020.02.13
„Capitalia“ paskolų suteikė mažiau, bet jų suma kur kas didesnė

Verslo finansavimo bendrovė „Capitalia“ pernai paskolino 20 mln. Eur, t. y. trečdaliu daugiau nei 2018 m.

Gazelė
2020.02.13
Akceleravimo programa „Futurepreneurs“: tvarumo reikia jau nuo idėjos

Trečiadienį ketvirtą kartą Vilniuje prasidėjo tvaraus verslo akceleravimo programa „Futurepreneurs“,...

Gazelė
2020.02.12
Kaip išsaugoti įmonės vertę parduodant: kenkia ir vasarnamiai „ant balanso“ Premium 1

Jaunas Lietuvos verslas, dar neturintis gilių jo per­da­vimo kitoms kartoms ar pardavimo kitiems...

Gazelė
2020.02.12
Populiariausios Vokietijoje saunos – iš Biržų Premium

Tankus eksporto žemėlapis, kuris driekiasi po skirtingas valstybes, aprėpia ir kitokius vartotojų poreikius,...

Gazelė
2020.02.12
Dvi mokymų bendrovės susijungė, užpatentavo prekės ženklą „Talentator“

Susijungė UAB „Mokomieji filmai“ ir UAB „Grand Partners Consulting“, kuriantys e. mokymų žinių ir...

Gazelė
2020.02.12
Į Latvijos startuolį „Edurio“ investavo lietuviai 2

Švietimo technologijų sprendimus kuriantis startuolis „Edurio“ baigė pirminį investicijų pritraukimo etapą,...

Gazelė
2020.02.12
Nauji (ne)alkoholiniai aludarių receptai

Ar 2020-ieji bus nealkoholinio alaus metai? Kuriasi nauji, vien nealkoholinio alaus prekės ženklai, įprasto...

Gazelė
2020.02.12
„Rinkuškiai“ imasi vis daugiau netradicinių veiklų: jau gamina ir sūrį Premium 2

Augantis nealkoholinio alaus pardavimas, ekskursijos po gamyklą, restoranas, edukacinės programos – visi šie...

Gazelė
2020.02.12

Verslo žinių pasiūlymai

Šioje svetainėje naudojame slapukus (angl. „cookies“). Jie padeda atpažinti prisijungusius vartotojus, matuoti auditorijos dydį ir naršymo įpročius; taip mes galime keisti svetainę, kad ji būtų jums patogesnė.
Sutinku Plačiau