Kad e. laiškai nevogtų laiko: arba planuoti, arba spėti „persijungti“

Publikuota: 2019-03-27
Juditos Grigelytės (VŽ) nuotr.
svg svg
Juditos Grigelytės (VŽ) nuotr.

126 – tiek e. laiškų vienas darbuotojas turėtų gauti ir išsiųsti kiekvieną darbo dieną 2019 m., skaičiuoja Entrepreneur.com ir pateikia dar vieną skaičių – 28% darbo savaitės arba daugiau kaip 11 val. yra skiriama e. laiškams.

Pasitaiko, kad įrankis, kuris turėtų didinti produktyvumą, daug kam tampa rimtu trukdžiu, nes atitraukia dėmesį nuo tuo metu svarbių darbų. Kiek užtrunka prie jų grįžti ir „persijungti“ po to, kai patikrinama e. pašto dėžutė? 23 minutes, skaičiuoja Entrepreneur.com.

Laiškų tikrinimas – ne pirmas dienos darbas, primena Entrepreneur.com. Kad ir kaip gundo galimybė nuspaudus žadintuvą telefone pradėti skaityti laiškus, tokio įpročio reikia vengti, nes ilgainiui jis virsta į nuolatinį tikrinimą, reagavimą vos gavus pranešimą, nesvarbu, ar naktis, ar atostogos.

Atsakant bet kur, bet kada ir į bet kokį e. laišką, siunčiamas signalas, kad adresatas visada pasiekiamas ir visada turi laiko, o jis pats netrukus dieną-naktį ima galvoti apie plūstančius e. laiškus. Todėl Entrepreneur.com pataria rytus skirti pagalvoti apie svarbiausius dienos darbus – planuodami tai, kas prasminga, išvengsite būti susitelkę tik į kitų žmonių pageidavimus ir reikalavimus.

Reaguoja iškart

Vienas iš dažniausių patarimų – e. pašto dėžutei skirti tam tikrą numatytą laiką. Yra ir kitokių pavyzdžių, rodančių, kad galima pasiekti, kad e. laiškai nesumažintų produktyvumo.

Gintė Žilinskienė, personalo paieškos ir atrankos UAB „Atrankos“, dirbančios su prekės ženklu „Atranka 360“, direktorė, sako, kad visada į laiškus stengiasi atsakyti vos juos gauna, jei tuo metu nėra susitikime ar kur nors, kur fiziškai negalėtų atrašyti.

„Gaji nuomonė, kad atsakymą į e. laiškus reikia suplanuoti, kad skiriame laiko vienai užduočiai, tik tada imamės kitos, nes jei blaškomės – prarandame laiko. Bet aš esu visai kitos nuomonės ir mano darbas skiriasi. Skaičiuojama, kad apie 15% žmonių gali atlikti kelias užduotis vienu metu arba greitai „perjungti“ protą. Save priskiriu tiems 15%, tad dažniausiai atsakinėju čia ir dabar, nebent metu turiu sudėtingą užduotį, kuriai reikia kūrybos ir susikaupimo“, – sako p. Žilinskienė.

Ji nurodo, kad dar viena tokio elgesio priežastis – tai, kad ji pati nori atsakymus į savo laiškus gauti kuo greičiau.

Kaip tvarkyti e. paštą

Entrpreneur.com primena, kad nereikia išgyventi dėl kiekvieno laiško, ir siūlo kitų galimybių. Pavyzdžiui, jei matote, kad atsakymas neviršys 2 minučių laiko, atsakykite iškart; jei užduotį greičiau ir geriau atliks kitas žmogus – persiųskite; atidėkite, jei laiškas nėra skubus; ištrinkite – jei jis nėra svarbus; perkelkite – jei jame yra svarbios informacijos, kurios gali prireikti ateityje.

Negaišinkite kitų laiko ir nepiktnaudžiaukite CC funkcija pridėdami daug kolegų prie susirašinėjimo. Jei jie susiję su laiškų turiniu – daugiausiai pridėti galima du adresatus.

Ponia Žilinskienė sako, kad „At­rankoje 360“ klausimų spren­­dimas paskirstytas pagal dar­buotojų sritis ir atsakomybes, todėl laiškų CC juosta neper­kraunama per daug adresatų.

„Bet susiduriame su skirtingomis įmonių kultūromis, kai, pavyzdžiui, prie laiško pridedamas generalinis direktorius, tiesioginis vadovas, personalo vadovas ir dar keli mūsų darbuotojai. Kai esi įtraukiamas į tokias dideles grupes, pagalvoji, kad informacijos gavėjų laukas platus ir kažin, ar jiems kiekvienam klausimui reikia tiek daug informacijos“, – nurodo p. Žilinskienė.

Kiti kanalai

Verta sukurti modelį, kaip organizacija valdys e. laiškus. Su komanda galima susitarti, kokiais komunikacijos būdais sprendžiami tam tikri klausimai, nes kartais trumpas susirinkimas yra efektyvesnis už grupės susirašinėjimą. Vidinei jos komunikacijai galima naudoti tokias programas, kaip „Slack“ ar „Yammer“.

Efektyvumo pridės ir e. laiškų etiketas, kuriame pirmoji taisyklė – aiškios laiškų temos. Neturintys konkrečių pavadinimų e. laiškai yra nepastebimi, o kai jie nurodyti, gavėjas žino, apie ką e. laiškas, jo nė neatidaręs.

Laikykitės profesionalumo – apsieikite be emocijų, nepersistenkite su šauktukais. Įsitikinkite, kad laiškas lengvai skaitomas, jo išdėstymas leidžia tik permesti akimis. Kadangi e. laiškas nėra apsakymas, novelė – naudokite numeraciją, paryškinimą. Prieš siųsdami tikrinkite laiškus, ar nėra klaidų, dviprasmybių, gal verta sutrumpinti atsisakant nereikalingų žodžių ar ištisų sakinių. Savaime suprantamų dalykų nėra, tad laiškas turi baigtis parašu su kontaktine informacija, jei gavėjas norėtų su jumis susisiekti.

Gauk nemokamą GAZELĖS savaitraštį į savo el.pašto dėžutę:

Pasirinkite Jus dominančius NEMOKAMUS savaitraščius:













Svarbiausios dienos naujienos trumpai:



 
„Numai“ ruošiasi į Taliną, Vilniuje išbrangusius būstus vertina atidžiau Premium

UAB „Mano numai“, prieš porą mėnesių pradėjusi išperkamosios nuomos paslaugą teikti ir Kaune, skaičiuoja...

Gazelė
00:01
Verslui paskirstyta daugiau kaip pusė numatytos paramos 

Verslui iki birželio 21 d. yra patvirtinta 160,5 mln. Eur paramos iš keliomis pagalbos priemonėmis numatytos...

Gazelė
2021.06.21
Saulės elektrinių karštinė tęsiasi: rudenį jos gali pabrangti trečdaliu Premium 5

Dėl antrojo karantino dalis saulės elektrinių projektų buvo perkelti į šiuos metus, todėl dabar yra pats...

Gazelė
2021.06.21
Valstybė verslui skyrė 9 milijonų eurų paramą saulės elektrinėms įsirengti: ką svarbu žinoti apie APVA subsidijas Verslo tribūna

Aplinkos ministerijos Aplinkos projektų valdymo agentūra (APVA) paskelbė kvietimą teikti paraiškas...

Gazelė
2021.06.21
Per penkerius metus įkuriamų verslų skaičius išaugo trečdaliu

Pandemijos iššūkiai nesustabė aktyvumo kurti verslą. Pernai naujų įmonių įkurta daugiau negu ikipandeminiais...

Verslo aplinka
2021.06.19
„Invegos“ priemonių laukia ir besiskolinantys, ir skolintojai Premium

Įmonėms aktyviai skolinantis pagal „Alternatyvos“ priemonę, „Invega“ finansų partneriams paskirstė visą jos...

Gazelė
2021.06.19
Prievolė registruotis PVM mokėtoju: dažniausiai daromos klaidos

Smulkiojo verslo atstovai žino pagrindinę taisyklę, kad registruotis pridėtinės vertės mokesčio (PVM)...

Gazelė
2021.06.19
Modelis, kai verslininkas užmiršta buhalterinę apskaitą ir mokesčius Premium 8

Ekonomikos ir inovacijų ministerija siūlo naujovꠖ smulkiojo verslininko sąskaitą. Įdiegus šį modelį,...

Finansai
2021.06.18
Tvaresnė mada: sukūrė ir prekės ženklą, ir panaudos audinių likučius Premium

Madai greitėjant, gimsta prekių ženklų, siekiančių prisidėti prie sąmoningesnio vartojimo ir aplinkos...

Gazelė
2021.06.17
Valstybės kontrolė: didžiausią paramą gavusios įmonės ir sektoriai 3

Vyriausybės sprendimais šalies verslui ir gyventojams 2020 m. buvo skirta 3,2 mlrd. Eur paramos koronaviruso...

Gazelė
2021.06.16
Įmonės vėl semia „Alternatyvą“, bet daliai koją kiša „de minimis“ riba ir SVV apibrėžimas Premium 1

Verslas per du mėnesius vėl išsėmė beveik pusę „Alternatyvos“ finansavimo iš papildomai skirto 41 mln. Eur.

Gazelė
2021.06.16
„Noviti finance“ iš Belgijos fondo pritraukė 700.000 Eur investiciją

Alternatyvus verslo finansuotojas „Noviti finance“ pasirašė investicinę sutartį su Belgijos privataus...

Inovacijos
2021.06.16
Verslas: galimybių pasas mus žlugdo, metas atidaryti restoranų sales visiems Premium 26

Galimybių paso projektas nesuveikė, į restoranų vidų su šiuo pasu užsuka vos vienas kitas lankytojas,...

Paslaugos
2021.06.15
„Projektavimo sprendimų“ įkūrėjas buvo įdarbinęs savo dėstytojus – nepasiteisino Premium 7

Kai verslo imiesi dar studijų metais, negąsdina beprotiškiausi sprendimai. Karolis Sankauskas ne tik ėmėsi...

Gazelė
2021.06.15
„Kilo Health“: naudą iš influencerių skaičiuojame kitaip nei daugelis  Premium

Sveikatingumo startuolis „Kilo Health“ influencerių kampanijų efektyvumą matuoja ne pagal jų auditorijos...

Prekyba
2021.06.13
„Tobis Holdings“ įsigijo automobilių priežiūros priemonių didmenininkę „Getz“

Druskininkų UAB „Tobis Holdings“, valdanti automobilių priežiūros prekių ir paslaugų UAB „Tobis“, įsigijo...

Gazelė
2021.06.11
Jeilio absolventas: lietuviams įstoti į geriausius universitetus JAV – ir įmanoma, ir nemokama Premium

Kembridžo ar Oksfordo universitetai jau žino geriausių Lietuvos mokyklų pavadinimus, bet per artimiausius...

Gazelė
2021.06.11
Siūloma neberiboti maitinimo įstaigų veiklos lauke

Sveikatos apsaugos ministerija siūlo neberiboti maitinimo įstaigų veiklos lauke.

Paslaugos
2021.06.11
Atsiskaitymo sąlyga „sumokėsit, kai galėsit“ jaunam verslui pasitvirtino Premium

Verslas pradedamas nuo pasitikėjimo: pirmiausia tuo pagrindu suburiami tiekėjai, vėliau juo grindžiami ryšiai...

Gazelė
2021.06.10
Peržiūrint mokesčių lengvatas – didelis noras naikinti išimtis individualiai veiklai Premium 63

Individualioji veikla su nedideliais mokesčiais daug užtarėjų šiandien nebeturi. Tikėtinos permainos – už...

Finansai
2021.06.10

Verslo žinių pasiūlymai

Šioje svetainėje naudojame slapukus (angl. „cookies“). Jie padeda atpažinti prisijungusius vartotojus, matuoti auditorijos dydį ir naršymo įpročius; taip mes galime keisti svetainę, kad ji būtų jums patogesnė.
Valdyti Sutinku