Kad e. laiškai nevogtų laiko: arba planuoti, arba spėti „persijungti“

Publikuota: 2019-03-27
Juditos Grigelytės (VŽ) nuotr.
svg svg
Juditos Grigelytės (VŽ) nuotr.

126 – tiek e. laiškų vienas darbuotojas turėtų gauti ir išsiųsti kiekvieną darbo dieną 2019 m., skaičiuoja Entrepreneur.com ir pateikia dar vieną skaičių – 28% darbo savaitės arba daugiau kaip 11 val. yra skiriama e. laiškams.

Pasitaiko, kad įrankis, kuris turėtų didinti produktyvumą, daug kam tampa rimtu trukdžiu, nes atitraukia dėmesį nuo tuo metu svarbių darbų. Kiek užtrunka prie jų grįžti ir „persijungti“ po to, kai patikrinama e. pašto dėžutė? 23 minutes, skaičiuoja Entrepreneur.com.

Laiškų tikrinimas – ne pirmas dienos darbas, primena Entrepreneur.com. Kad ir kaip gundo galimybė nuspaudus žadintuvą telefone pradėti skaityti laiškus, tokio įpročio reikia vengti, nes ilgainiui jis virsta į nuolatinį tikrinimą, reagavimą vos gavus pranešimą, nesvarbu, ar naktis, ar atostogos.

Atsakant bet kur, bet kada ir į bet kokį e. laišką, siunčiamas signalas, kad adresatas visada pasiekiamas ir visada turi laiko, o jis pats netrukus dieną-naktį ima galvoti apie plūstančius e. laiškus. Todėl Entrepreneur.com pataria rytus skirti pagalvoti apie svarbiausius dienos darbus – planuodami tai, kas prasminga, išvengsite būti susitelkę tik į kitų žmonių pageidavimus ir reikalavimus.

Reaguoja iškart

Vienas iš dažniausių patarimų – e. pašto dėžutei skirti tam tikrą numatytą laiką. Yra ir kitokių pavyzdžių, rodančių, kad galima pasiekti, kad e. laiškai nesumažintų produktyvumo.

Gintė Žilinskienė, personalo paieškos ir atrankos UAB „Atrankos“, dirbančios su prekės ženklu „Atranka 360“, direktorė, sako, kad visada į laiškus stengiasi atsakyti vos juos gauna, jei tuo metu nėra susitikime ar kur nors, kur fiziškai negalėtų atrašyti.

„Gaji nuomonė, kad atsakymą į e. laiškus reikia suplanuoti, kad skiriame laiko vienai užduočiai, tik tada imamės kitos, nes jei blaškomės – prarandame laiko. Bet aš esu visai kitos nuomonės ir mano darbas skiriasi. Skaičiuojama, kad apie 15% žmonių gali atlikti kelias užduotis vienu metu arba greitai „perjungti“ protą. Save priskiriu tiems 15%, tad dažniausiai atsakinėju čia ir dabar, nebent metu turiu sudėtingą užduotį, kuriai reikia kūrybos ir susikaupimo“, – sako p. Žilinskienė.

Ji nurodo, kad dar viena tokio elgesio priežastis – tai, kad ji pati nori atsakymus į savo laiškus gauti kuo greičiau.

Kaip tvarkyti e. paštą

Entrpreneur.com primena, kad nereikia išgyventi dėl kiekvieno laiško, ir siūlo kitų galimybių. Pavyzdžiui, jei matote, kad atsakymas neviršys 2 minučių laiko, atsakykite iškart; jei užduotį greičiau ir geriau atliks kitas žmogus – persiųskite; atidėkite, jei laiškas nėra skubus; ištrinkite – jei jis nėra svarbus; perkelkite – jei jame yra svarbios informacijos, kurios gali prireikti ateityje.

Negaišinkite kitų laiko ir nepiktnaudžiaukite CC funkcija pridėdami daug kolegų prie susirašinėjimo. Jei jie susiję su laiškų turiniu – daugiausiai pridėti galima du adresatus.

Ponia Žilinskienė sako, kad „At­rankoje 360“ klausimų spren­­dimas paskirstytas pagal dar­buotojų sritis ir atsakomybes, todėl laiškų CC juosta neper­kraunama per daug adresatų.

„Bet susiduriame su skirtingomis įmonių kultūromis, kai, pavyzdžiui, prie laiško pridedamas generalinis direktorius, tiesioginis vadovas, personalo vadovas ir dar keli mūsų darbuotojai. Kai esi įtraukiamas į tokias dideles grupes, pagalvoji, kad informacijos gavėjų laukas platus ir kažin, ar jiems kiekvienam klausimui reikia tiek daug informacijos“, – nurodo p. Žilinskienė.

Kiti kanalai

Verta sukurti modelį, kaip organizacija valdys e. laiškus. Su komanda galima susitarti, kokiais komunikacijos būdais sprendžiami tam tikri klausimai, nes kartais trumpas susirinkimas yra efektyvesnis už grupės susirašinėjimą. Vidinei jos komunikacijai galima naudoti tokias programas, kaip „Slack“ ar „Yammer“.

Efektyvumo pridės ir e. laiškų etiketas, kuriame pirmoji taisyklė – aiškios laiškų temos. Neturintys konkrečių pavadinimų e. laiškai yra nepastebimi, o kai jie nurodyti, gavėjas žino, apie ką e. laiškas, jo nė neatidaręs.

Laikykitės profesionalumo – apsieikite be emocijų, nepersistenkite su šauktukais. Įsitikinkite, kad laiškas lengvai skaitomas, jo išdėstymas leidžia tik permesti akimis. Kadangi e. laiškas nėra apsakymas, novelė – naudokite numeraciją, paryškinimą. Prieš siųsdami tikrinkite laiškus, ar nėra klaidų, dviprasmybių, gal verta sutrumpinti atsisakant nereikalingų žodžių ar ištisų sakinių. Savaime suprantamų dalykų nėra, tad laiškas turi baigtis parašu su kontaktine informacija, jei gavėjas norėtų su jumis susisiekti.

Gauk nemokamą GAZELĖS savaitraštį į savo el.pašto dėžutę:

Pasirinkite Jus dominančius NEMOKAMUS savaitraščius:













Svarbiausios dienos naujienos trumpai:



 
Seime – siūlymas keisti lengvatas akcijų perleidimui

Seimui antradienį kartu su 2021 m. biudžetu pateiktos svarstyti Vyriausybės siūlomos dvi Pelno mokesčio...

Finansai
11:31
Prie Plano A jungiasi ir Lietuvos paštas 1

Pandemijos laikotarpiu išaugus elektroninei prekybai, kartu ir siuntų savitarnos terminalų populiarumui,...

Gazelė
10:21
Medicininių kaukių gamybos naujoko suvestinė: dvigubas šuolis ir iššūkis Kinijai Premium

Šiaulių UAB „Litdent“, vienkartines medicinines kaukes gaminanti nuo gegužės, skaičiuoja metus baigsianti...

Gazelė
2020.10.19
Madingi drabužiai išeina iš mados, bet patogių – reikia Premium

Smulkios tekstilės įmonės anksčiau negalėdavo priimti visų užsakymų, nes paprasčiausiai trūkdavo siuvėjų.

Gazelė
2020.10.19
Pagalba smulkiam ir vidutiniam verslui, vykdančiam kaimo plėtros alternatyvią veiklą Verslo tribūna

Nacionalinė plėtros įstaiga UAB Žemės ūkio paskolų garantijų fondas (ŽŪPGF) siūlo paslaugas alternatyvios...

Gazelė
2020.10.19
Kaip įmonėje sulaikyti jaunimą 5

Nors pandemija darbuotojus paskatino labiau saugoti darbo vietą, tačiau jaunimui ši taisyklė vis dar retai...

Gazelė
2020.10.18
Parduotuvės skubantiems formatas pasiteisina 2

Rekonstruotoje Vilkaviškio stotyje duris atvėrė moderni „Gulbelė Express“ parduotuvė, kurioje pirkėjai gali...

Gazelė
2020.10.18
Apklausa: kokių problemų imtis galėtų socialinis verslas

Iš 8 problemų, kurias sprendžia socialinis verslas, gyventojams mažiausiai opi atrodo bendruomenių užimtumo,...

Gazelė
2020.10.17
Darbdaviai džiūgauja: lakstymo era pagaliau baigėsi Premium 21

Pandemijai negailestingai tvojus verslui, atsirado daug specialistų, netekusių darbo, tad rinktis darbdaviams...

Gazelė
2020.10.16
JAV bendrovė dėl investicijos Vilniuje nesuabejojo: susijungę turi naujų planų Premium 2

JAV technologijų bendrovių jungimasis į vertės valdymo grandinę „Digital.ai“ atneša pokyčių ir į Vilniaus...

Gazelė
2020.10.16
SVV atsinaujina: prašymai pramonei skaitmenizuoti skirtą biudžetą viršijo triskart 1

Labai mažos, mažos ir vidutinės įmonės keliskart viršijo finansavimo pramonės skaitmeninimui biudžetą:...

Gazelė
2020.10.15
Apklausos prieš rezultatus: kur drama, kur rinkėjų valia Premium

Seimo rinkimų rezultatus, palyginus su rinkėjų apklausomis, išryškėjo skirtumų – kam buvo prognozuota likti...

Gazelė
2020.10.15
Kavos namų įkūrėja: nuosavas verslas nepagailėjo staigmenų Premium 3

Kavos namai „Coffee Spells“ sostinėje veikia vos metus, tačiau jų įkūrėjai teko tiek kartų keisti verslo...

Gazelė
2020.10.14
„Faktoro“ nusitaikė į eksporto rinkas: pritraukė papildomus 70 mln. Eur

„Faktoro“ prekės ženklu veikianti UAB „Taurus fondas“ užsitikrino papildomus 70 mln. Eur eksportuojančių...

Gazelė
2020.10.14
Startuolius kviečia registruotis į „TechHub“ pre-akceleratorių

Mokslo, inovacijų ir technologijų agentūra (MITA) kviečia startuolių komandas registruotis į projekto...

Gazelė
2020.10.12
Iš feisbuko sužinojęs, kad prasikalto kalbai, „Špaklius“ ieško būdų išsaugoti pavadinimą Premium 4

Pastabų dėl kalbinių sumanymų iš Valstybinės kalbos inspekcijos (VKI) sulaukę smulkieji ieško sprendimų ir...

Gazelė
2020.10.12
Platformoje „Talonai.lt“ įsigyta kuponų už 33.000 Eur, bet išsigryninti klientai neskuba Premium

Pirmasis karantinas jau senokai baigėsi, tačiau klientai ir toliau demonstruoja solidarumą su smulkiuoju...

Gazelė
2020.10.12
Išpakuojame partijų pažadus: ką laimėtojai „pardavė“ rinkėjams Premium

Po pirmojo Seimo rinkimų turo atėjo laikas išpakuoti laimėtojų – TOP 6 partijų pažadus. Nors patys politikai...

Gazelė
2020.10.12
Ūkininkams sukūrė kitokią skelbimų lentą Premium

Vieni moka auginti arba gaminti, kiti – tik pardavinėti. Suvienyti šiuos dalykus sunku – ypač kaimo žmonėms.

Gazelė
2020.10.11
Transporto „Gazelės“: grobuoniško tikslo plėstis neturime Premium

Kelios dešimtys darbuotojų, tarp kurių nėra vairuotojų iš trečiųjų šalių, o pajamų augimas per kelerius metus...

Gazelė
2020.10.09

Verslo žinių pasiūlymai

Šioje svetainėje naudojame slapukus (angl. „cookies“). Jie padeda atpažinti prisijungusius vartotojus, matuoti auditorijos dydį ir naršymo įpročius; taip mes galime keisti svetainę, kad ji būtų jums patogesnė.
Sutinku Valdyti slapukus