Kaip efektyviai, mažiausiomis sąnaudomis valdyti IT ūkį: VGTU patirtis

Sostinės „Litexpo“ parodų centre vykstančioje „Verslo žinių“ konferencijoje „Technopelnas 2016“ IT ūkio valdymo patirtimi dalinasi dr. Eglė Radvilė, VGTU Informacinių technologijų ir sistemų centro vadovė.

VGTU IT ūkis nemažas – 12.000 studentų ir dėstytojų kasdien naudojasi 119 sistemų, kurias prižiūri apie 40 žmonių.

„Kai atėjau, universiteto IT departamente dirbo 100 žmonių ir kasdien gaudavome daug nusiskundimų iš naudotojų. Per tam tikrą laiką pavyko sumažinti ir žmonių kiekį departamente, ir nuskundimų skaičių. Pradėjome nuo to, kad uždraudėme IT specialistus vadinti „aityšnikais“. Gali skambėti keistai, bet toks pavadinimas yra tarsi etiketės klijavimas. Uždraudėme naudoti šį žodį, nes norėjome parodyti, kad jie tokie patys kaip ir kiti darbuotojai. Panašiai pasielgė „Apple“ rangovai Kinijoje „Foxconn“ – šios įmonės fabrikuose uždrausta žudytis. Ir tai davė rezultatų. Savo IT žmones taip pat perrengėm, pareikalavom, kad ateitų į darbą su marškiniais ir panaikinom vadinamuosius auksarankius-auksarakčius, kurie sėdėdavo kabinetukuose kažkur prie auditorijų, ir kurių vienintelis darbas buvo atrakinti auditoriją ir padėti dėstytojui, jei paskaitos metu sutrikdavo kompiuterio darbas“, - pasakoja p. Radvilė.

Ji priduria, kad teko nemažai dirbti ir su naudotojais, daugiausia dėstytojais. IT departamentas dėstytojus apmokė naudotis kompiuteriais, universiteto sistemomis, auditorijose esančia įranga ir šiuolaikinėmis IT paslaugomis, tokiomis kaip e. parašas. O pačiose auditorijose įdiegta IT stebėjimo sistema, pranešanti apie sutrikimus. Taip pavyko atsikratyti minėtų auksarankių-auksarakčių ir sumažinti nusiskundimų kiekį.

Taip pat universitete įdiegtas trumpasis numeris, kuriuos galima pranešti apie bet kokias IT visas problemas ar sutrikimus.

„Anksčiau niekas konkrečiai nežinojo, kuris žmogus už ką atsakingas paslaugos buvo mistifikuotos, būdavo daroma tarsi per pažintis - jei pažįsti žmogų IT departamente, jis gali sutvarkyti kompiuterį“, - prisimena universiteto atstovė.

Dar viena svarbi permaina, kurią įvedė p. Radvilė, – nuėmė sprendimų priėmimo naštą nuo IT departamento pečių.

„Kartais vadovai skundžiasi, kad vėluoja programavimo darbai. Bet dažnai dėl to kalti ne IT specialistai, nes skirtingų sričių vadovai jiems užkrauna skirtingų darbų ir reikalauja patiems visus padaryti vienu metu. Reikia sudėlioti prioritetus, bet to neturi daryti IT specialistai. IT žmones neturi spręsti, kokie yra prioritetai, ką reikia padaryti greičiau, kas yra svarbiau. Mes atsakingais padarėme veiklos vadovus, prorektorius. Nuo tada, kai jie ėmė tartis dėl biudžeto, darbų apimties ir prioritetų, viskas vyksta kur kas sklandžiau, yra mažiau priekaištų ir t.t.“, - komentuoja p. Radvilė.

Ji taip pat siūlo viską matuoti, pradedant nuo to, kada žmogus ateina į darbą, išeina kavos, parūkyti, kada eina pietų, kiek pietauja, per kiek laiko padaro darbus, kiek laiko delsia prieš imdamasis darbo ir t.t.. Kartais matuojame valandomis, kartais tam tikrais vienetais, kurie išvesti pagal specialistų darbų atlikimo vidurkį.

Kalbėdama apie paslaugų pirkimą iš išorės, pranešėja pateikia tik vieną patarimą - jei paslauga ar darbas, už kurį atsakingas specialistas, užima iki 50% jo darbo laiko, galima galvoti apie pirkimą iš išorės.

VGTU specialistė gana griežtai kalba ir apie IT saugumą: „besąlygiškai nuo 5% iki 10% IT biudžeto skirkite saugumui“.