Smulkiajam verslui duris į sėkmę atrakina efektyvumas

Smulkiajam verslui – ar bet kuriam verslui veiklos pradžioje – itin aktualus resursų klausimas, nes jų nepakanka. Todėl natūraliai valdymo dėmesys krypsta klausimo, kaip su mažiau, padaryti daugiau  link.

„Konkurencinėje rinkoje efektyvumas suprantamas kaip kaštų, kurių reikia rezultatui pasiekti, mažėjimas. Sumažinta savikaina, augantys resursų (pvz., įrengimų prastovų mažėjimas) panaudojimo rodikliai, tikslingiau naudojamos reklaminės lėšos, sutrumpėjęs laikas, kurio reikia naujam gaminiui įvesti į rinką, ir pan. – visa tai leidžia siekti geresnių rezultatų, didesnės rinkos dalies, ar aukštesnės investicijų į verslą grąžos“, – sako p. Bagdonavičius.

Specialistas pažymi, kad smulkiajam ir vidutiniam verslui veiklos efektyvumo didinimas gali tapti ne tik išsigelbėjimu nuo bankroto, bet ir tramplinu augimui.

„Ypač atvejais, kai veiklos efektyvumo didinimas nesusiaurinamas tik iki technokratinių matavimų, pvz., kaip maksimizuoti transporto priemonių tarnavimo laiką, ar pajamas, tenkančias nuomojamo sandėlio plotui. Galimų nuostolių ar rezervų padidinti efektyvumą paieškos turi apimti visus veiklos elementus. Svarbu nepamiršti, kad ženkliai prie sėkmės prisideda ir darbuotojų noras dalyvauti efektyvinimo procese“, – pabrėžia pašnekovas.   

[infogram id="62e71066-4002-4c28-a8d8-cdfa78506bff" prefix="gc6" format="interactive" title="Copy: TR:VS citata KPMG"]

Kyla temperatūra

Įrodymų, kad įmonė dirba neefektyviai, nereikia ieškoti toli.

„Vienas aiškiausių požymių, kad veikiate neefektyviai, yra rinkos dalies praradimas dėl to, kad įmonės gaminamos produkcijos paslaugų kainos ar kokybės parametrai neatitinka rinkos. Tačiau vertinant šiuos signalus reikia atkreipti dėmesį į keletą aspektų. Pirma, konkurencinės pozicijos praradimas – tai jau pasekmė, kurios priežasčių reikia ieškoti visose produkcijos portfelio pridėtinės vertės kūrimo etapuose. Antra, svarbu atsižvelgti į tai, ar rinka vystėsi natūraliai, t. y., ar nebuvo esminių iškreipimų, kurie lėmė laikiną konkurencinės pozicijos praradimą (pvz., kainos krito dėl ypatingų subsidijų, kurias ėmė taikyti rinkoje pasirodęs naujas žaidėjas). Valdyme naudojami taip vadinamieji įspėjamieji (angl. „leading“) rodikliai; jie signalizuoja, jog tam tikrose įmonės veiklos srityse „kylanti temperatūra“ greičiau ar vėliau gali atvesti prie bendrųjų rezultatų kritimo“, – perspėja p. Bagdonavičius.

Kokios techninių rodiklių tendencijos įspėja apie kylančią temperatūrą:

• Įrengimų prastovos;

• Išdirbio normų nevykdymas;

• „Blogos“ skolos dinamika;

• Apyvartinių lėšų trūkumas;

• Žemas atsargų apyvartumas;

• Darbuotojų kaita ir kt.

Specialistas sako, kad vadovams patinka vertinti techninius rodiklius, ir jų svarba – akivaizdi, tačiau dažnai jie per daug sureikšminami.

„Tuomet nekreipiama dėmesio į kitus, ne tokius formalius, netiesioginius įmonės veiklos požymius, signalizuojančius apie tai, kad metas užduoti sau klausimą: ar tikrai efektyviai veikiame?“, – klausia p. Bagdonavičius.

Pavyzdys nr. 1 – nesilaikoma grafikų.  Gali atrodyti, kad tai įmonės vidaus kultūros aspektas ir su efektyvumu nėra sietinas, bet grafikų nesilaikymas yra vienas pagrindinių netiesioginių įspėjamųjų rodiklių. Vidinė kultūra yra veiklos efektyvumo pagrindas. Jeigu įmonė vėluoja pagal planą pristatyti naują paslaugą, parengti darbuotojų apmokėjimo sistemą, kaip reikalauja naujasis darbo kodeksas, VMI pateikti ketvirtinę pelno ataskaitą, ar užsakyti renginio vietą įmonės vasaros piknikui ir dėl to už nuomą tenką atseikėti daugiau – visa tai signalizuoja neefektyvumą, kurį gali lemti daugybė veiksnių, pvz., „atgyvenę“ vidaus procesai, dominuojantis rankinis darbas, darbuotojų stovyklų „karai“, sumažėjęs kūrybiškumas ir iniciatyva, padidėjęs nusivylimas ar lyderystės stoka. Pavyzdys nr. 2 – nesilaikoma biudžeto. Sisteminis sąnaudų biudžeto perviršis yra požymis, kad įmonė neišnaudoja sąnaudų kontrolės įrankio. Tokios situacijos priežastys slypi planavimo stadijoje, kai už projektą atsakingi asmenys nesugeba racionaliai pagrįsti reikiamų resursų poreikio ir susieti jo su siekiama projekto nauda. Klausimą, kiek eurų reikia naujam vilnos karšimo cechui įrengti, būtina  formuluoti iš anksto atsižvelgus į naudą: „Į cechą investavę 32.000 Eur, produkcijos savikainą per metus sumažinsime po 8.000 Eur“. Jeigu projekto vadovai negali pagrįsti kaštų naudos santykio kontekste ir laikytis biudžeto, tai ženklas, jog jiems trūksta kvalifikacijos efektyviai vykdyti projektą.    

Kaip matuoti?

Ponas Bagdonavičius sako, kad universalių rodiklių, matuojančių veiklos efektyvumą, nėra ir negali būti, nes rodikliais bandoma aprašyti skirtingus gamybinius, valdymo procesus.

„Rodiklių  specifiką lemia ir įmonės dydis, brandos lygis, uždavinių, kuriems spręsti minėti rodikliai parenkami, specifiškumas. Pirminiai rodikliai fiksuoja objekto, reiškinio būklę (pvz. apskaitos darbuotojų skaičius), operatyviniai/einamieji rodikliai parodo pastangų rezultatui pasiekti santykį su sąnaudomis (pvz. apskaitos darbuotojui tenkantis mokėtinų sąskaitų kiekis)“, – paaiškina pašnekovas.

Be to, nuo praėjusio amžiaus pabaigos, mėginant rasti tobuliausių būdų valdyti verslą, atsižvelgta ir į rodiklius.

„Pradėta kalbėti apie svarbiausius veiklos rodiklius (KPI), išskiriant rodiklių sistemas, o ne pavienius rodiklius, ir jų pagalba priiminėti verslo tobulinimo sprendimus. Puikų valdymo ir komunikavimo įrankį suteikia subalansuotų rodiklių sistema (Balanced Scorecard), kuri hierarchiškai sujungia strateginius ir einamuosius tikslus (rodiklius), paprastai apima finansų, klientų, veiklos procesų, organizacijos vystymo sritis. Šio amžiaus I-jame dešimtmetyje ji buvo tokia populiari, kad atsirado daugybė programinių sprendimų, padedančių valdyti tokias sistemas tiek daugianacionalinėms, šimtus tūkstančių darbuotojų turinčioms įmonėms, tiek smulkiems verslams, kurie samdo 10 ar 30 darbuotojų“ – sako p. Bagdonavičius.

Jis pripažįsta, kad dėl išteklių trūkumo smulkiajam verslui sunkiau varžytis su kitais rinkos žaidėjais, todėl efektyvumas gali tapti pagrindiniu raktu į sėkmę.

„Smulkiajam verslui, kuris neturi didelio biudžeto, sunkiau investuoti į rinkodarą, plėtrą, ar darbuotojus. Universalaus kelio į didesnį efektyvumą nėra, tačiau akivaizdu, kad konkurencingoje aplinkoje vienas pagrindinių skiriamųjų veiksnių tarp verslo išlikimo ir nesėkmės, yra efektyvumas“, – pabrėžia p. Bagdonavičius ir priduria, kad efektyvumas, visgi, nėra kalno viršūnė, kurią pasiekus galima atsipalaiduoti. – Dėl nuolatinės verslo sąlygų kaitos, tai, ką šiandien laikome tobulybe ir efektyvumu, rytoj gali nebeatitikti jokių efektyvumo kriterijų. Todėl būtina koncentruotis ne į buvimą efektyviu, o į nuolatinį efektyvumo siekimą“.

[infogram id="42a969d9-72d5-48e4-b2c0-1731b8446fc2" prefix="iAg" format="interactive" title="TR: VS KPMG"]