Kaip perkraustant biurą neišsikraustyti iš proto: „Quadrum“ kuriasi naujakuriai

Daugelio įmonių praktika rodo, kad netgi tokie paprastai dalykai, kaip biuro išplanavimo pakeitimas, gali pagerinti, o kartais ir pabloginti, labai daug kasdieninių dalykų, nuo bendravimo iki produktyvumo, rašo BBC.

Žmonių kūrybiškumas ir produktyvumas gali pasireikšti skirtingose erdvėse, todėl pirmoji užduotis vadovui – išsiaiškinti kokio tipo erdvė yra geriausia visos įmonės ar atskiro skyriaus darbuotojų darbui. Jeigu ieškoma darbo vietos sprendimo darbuotojams, kurie kažką kuria, dirba vieni ir jiems svarbu susikaupti, geriausias sprendimas jiems būtų atskiras kabinetas ar darbo vieta su aukštomis garsą izoliuojančiomis sienelėmis bendroje patalpoje. Tuo tarpu įmonėse, kuriose skatinamas bendradarbiavimas labiausiai tiks darbuotojų darbo organizavimas atviroje erdvėje.

Pliusai ir minusai

Ieva Iacob, „Grand partner“ vyriausioji verslo konsultantė, atkreipia dėmesį, kad ieškant geriausio sprendimo nereiktų vaikytis mados, t.y. rinktis šiuo metu itin paplitusį atvirų erdvių biuro tipą.

„Pastebime, kad tie, kurie dirbo kabinetuose, persitvarkydami ar keisdami biurą pereina prie darbo atvirose erdvėse, o tie, kas jau turi darbo atvirose erdvėje patirties susigrąžina kabinetinę sistemą. Tiek vienas, tiek kitas būdas turi savo pliusų ir minusų“, - sako p. Iacob.

Pašnekovės teigimu, ne visiems darbuotojams priimtinas vienas ar kitas būdas, todėl pradedama ieškoti įvairių sprendimų. „Pavyzdžiui, dirbantys atviroje erdvėje įsiveda „nekalbavalandžius“, t.y. iš anksto sutaria, kokiu metu nekalbės, arba kiekvienas darbuotojas nusistato priėmimo valandas, kada gali būti atviras bendravimui, dar kitur ant monitorių pritvirtinamos žaliai ir raudonai šviečiančios lemputės, kurios degimas atitinkamai reiškia galėjimą arba negalėjimą bendrauti“, - pasakoja p. Iacom.

Pasak jos, į kabinetinę sistemą sugrįžtantys biurai bendravimo ir bendradarbiavimo poreikį sprendžia kitaip. „Šiuo metu, kai daugelį dokumentų galima sutvarkyti internetu ir jiems patvirtinti vietoj parašo užtenka kito kolegos mygtuko paspaudimo ir žmonės nesusitinka, todėl uždarų erdvių biuruose atsiranda naujos tradicijos, kaip bendros kavos gėrimo pertraukėlės, aiški susitikimų sistema ir kt.“, - sako p.Iacob.

Ponios Iacom teigimu, statistiškai suskaičiuota, kad šešias darbo savaites per metus kiekvienas biuro darbuotojas iššvaisto veltui kažko ieškodamas, pvz., kokio nors dokumento. „Tvarkinga darbo vieta ir biuro sistema leidžia sutaupyti laiko bereikalingiems ieškojimams“, - pažymi pašnekovė.

Naujas biuras ir kultūra

Šiemet į naujas patalpas naujai statomame verslo centre „Quadrum“ persikelsiantis DnB bankas tam ruošiasi jau pusantrų metų. Naujoje pagrindinėje buveinėje dirbs apie 700 darbuotojų, kurių darbo vietos bus atkeltos iš trijų skirtingų sostinės vietų. Pasikeis ne tik banko lokacija, bet ir darbo principai. Visi darbuotojai dirbs atviroje erdvėje, bus įgyvendintas pasirenkamos darbo vietos principas. Darbo vietos bus ne asmeninės, jomis visi darbuotojai dalinsis ir kiekvienas turės galimybę kaskart rinktis kitą norimą vietą, labiausiai tinkamą atliekamai užduočiai.

Kiekviename aukšte bus įrengta po 90-100 darbo vietų, kurios bus suskirstytos į standartines, komandinio tipo ir tyliąsias, skirtas susikaupimui. Kiekvienam darbuotojui bus priskirtas tik aukštas, kuriame jis galės rinktis jam tai dienai tinkamą darbo vietą. Konkrečias darbo vietas turės tik kontaktų centro darbuotojai, kurių darbui reikalinga speciali įranga. Banko vadovams bus deleguotas viršutinis pastato aukštas, bet net ir banko valdytojas atskirto savo kabineto neturės.

Taip pat bus palaikomas judrumas – naudojami nešiojami kompiuteriai ir vienas telefonas, modernios technologijos, padedančios bendrauti ir bendradarbiauti bet kur ir bet kada.

Elvinos Nagelytės-Boboriko, DNB banko Personalo tarnybos vadovės, teigimu, keičiant darbo organizavimo kultūrą labai svarbu įsivardinti aiškų tikslą, ko tuo pokyčiu siekia organizacija.

„Šiuo pokyčiu mes siekiame naujo klientų aptarnavimo standarto ir komandos bendradarbiavimo greičiau priimant sprendimus. Todėl turime būti lankstūs, atviri, skaidrūs ir puoselėti lygiavertiškumą bei ekologinę pusiausvyrą. Todėl kai kurie mūsų darbo principai keičiasi iš esmės. Mes atsisakome visų popierinių technologijų, spausdinsime ir segtuvuose laikysime tik tuos dokumentus, kurios privalome turėti pagal įstatymą. Tai mums leis sutaupyti labai daug laiko“, - sako p. Nagelytė-Boboriko.

Anot jos, šiam pokyčiui pradėta ruoštis labai iš anksto.

„Naują laisvos darbo vietos pasirinkimo principą išbandėme atskiruose padaliniuose, o personalo tarnyba tokiu principu dirba jau daugiau nei metus. Testavome, kaip tai veikia ir tobulinome. Daug dėmesio skyrėme vidinei komunikacijai. Tuo tikslu kiekvienas struktūrinis padalinys išrinko savo ambasadorių, sukūrėme jų grupę ir juos nuolat informavome apie eigą“, - pasakojo pašnekovė. Anot jos, darbuotojai taip pat buvo pakviesti išreikšti savo nuomonę apie darbo baldus, vyko diskusijos apie tai, kokiems padaliniams priskirti atskirus aukštus atsižvelgiant į turimus sąlyčio taškus. Darbuotojai taip pat dalyvavimo kavos degustacijoje renkantis naują biuro kavos tiekėją.

„Quadrum“ jau šiemet priims naujakurių

Norvegijos įmonių grupei priklausančios „Schage“ plėtojamame verslo pastatų ansamblyje „Quadrum“ įsikurs prancūzų investicijų įmonės valdoma aviakompanija „Avion Express“, informacinių technologijų įmonė „Tervezo“, būstinę įsteigs ir „DNB“ bankas, vaikų darželis.

Tai yra didžiausias biurų projektas Vilniuje, per pirmąjį etapą rinkai bus pasiūlyta 38.000 kv. m moderinių biurų plotų. Pirmo etapo statybų pabaiga numatoma kitų metų I ketv.

Naująjį verslo miestą mieste sudaro trys pasaulio šalių vardais vadinami pastatai, kartu su kitomis erdvėmis užimantys bendrą 70.000 kv. m plotą. „Quadrum“ apima ne tik biuro patalpas, bet ir rekreacinę zoną – apželdintą miesto gyventojams ir svečiams atvirą kiemą, 700 vietų požeminį garažą, taip pat – atskiras kultūrines bei paslaugų zonas. Bendra „Schage“ investicijų vertė į projektą – 75 mln. Eur.