Kaip išvengti „grožio konkurso“ parenkant agentūrą
Viešojo sektoriaus konkursų organizatoriai gali vadovautis Viešųjų pirkimų tarnybos (VPT) rekomendacijomis dėl pasiūlymo sudedamųjų, atrankos kriterijų, kainos ir kokybės santykio, terminų, ginčų nagrinėjimo ir kt. Tuo tarpu verslo sektoriuje nėra visuotinai priimtų ir vieningai taikomų kūrybinių paslaugų atrankos kriterijų, tad daugelis įmonių konkursų sąlygas kuria savo nuožiūra.
Agentūros per Ryšių su visuomene agentūrų asociaciją ir tiesiogiai gauna įvairiausių įmonių kvietimų dalyvauti konkursuose, tarp kurių būna ir labai paviršutiniškai, ir itin detaliai parengtų sąlygų. Kuo užduoties reikalavimai, atrankos kriterijai aiškesni, tuo didesnė agentūrų motyvacija dalyvauti konkurse. Atitinkamai gerokai mažiau agentūrų dėmesio sulaukia konkursai su neaiškiomis sąlygomis, neapibrėžtais atrankos kriterijais ir pan.
Mato progą gauti idėjų nemokamai
Taip pat neretai pasitaiko atvejų, kai itin geidžiamais besijaučiantys konkursų organizatoriai iškelia neregėtų reikalavimų, verčiančių agentūrų specialistus gūžčioti pečiais.
Neseniai komunikacijos rinkoje plačiai nuskambėjo vienos didžiausių nekilnojamojo turto konsultacijų įmonės konkursas, kuriame dalyvaujančios agentūros buvo verčiamos realiu laiku suteikti kuo daugiau nemokamų komunikacijos per žiniasklaidą paslaugų. Daug dalyvių, susidūrę su tokiu požiūriu, tiesiog atsisakė toliau dalyvauti konkurse.
Nuostabą rinkos dalyviams sukėlė ir neseniai vieno didžiausių prekybos tinklų skelbtas konkursas, kuriame dalyvaujančios agentūros privalėjo įsipareigoti leisti neatlygintinai naudotis jų pateiktais sprendimais, idėjomis, nepaisant to, kad nebus sudarytos paslaugų teikimo sutartys. Įprastai kūrybinių agentūrų darbą vertinančios įmonės pačios įsipareigoja nenaudoti pateiktų idėjų be jų autorių sutikimo. Tai yra pasaulyje įprasta verslo etikos praktika.
Tiesą sakant, atvejai, kai siekiama nemokamai susirinkti kuo daugiau idėjų, iš kurių paskui konstruoti komunikacijos planus bei patiems įgyvendinti, nėra reti. Vis dar pasitaiko, kad gavęs pasiūlymą konkurso skelbėjas dingsta kaip į vandenį. Tačiau vis daugiau konkurso skelbėjų supranta, kad po vieno, kito tokio konkurso būna sudėtinga prikviesti agentūras teikti pasiūlymus ir jau ima elgtis atsakingiau.
Svarbiausia – aiškūs kriterijai
Kaip žinia, kviečiant pateikti pasiūlymą dėl komunikacijos, ryšių su visuomene paslaugų, jį rengiančios agentūros, siekdamos išsiskirti iš kitų, stengiasi įvairiai demonstruoti savo kūrybiškumą, išradingumą. Konkurso organizatoriai gauna įvairiausių formų, spalvingumų, šriftų ir, žinoma, apimties pasiūlymų, kurie vienas už kitą gražesni, įspūdingesni.
Kai nėra aiškių kriterijų, konkurso rengėjams tenka spręsti pagal tai, kurios agentūros atstovas entuziastingiau pasirodys, įtikinamiau pakalbės, kitaip sakant, atranka vyksta pagal pateikto pasiūlymo ir jį pristatančio asmens sukeltą emocinį įspūdį.
Tačiau kaip nuspręsti, kuris iš pasiūlymas tikrai realus, įgyvendinamas, duos reikiamos naudos, padės pasiekti verslo tikslus?
Atrenkant kūrybines paslaugas tikslinga taikyti specifinius reikalavimus. Degalų, kompiuterių, telefonų ar biuro popieriaus parametrai yra visuotinai žinomi, todėl palyginti nesudėtinga įsigyti kokybišką prekę už geriausią kainą. Tuo tarpu efektyvus kūrybinių paslaugų įvertinimas galimas taikant daugiapakopę vertinimo sistemą.
10 patarimų konkursų organizatoriams: 1. Atskleisti situaciją.
Kadangi komunikacijos veiksmai tiesiogiai susiję su įmonės situacija strategija, planais, tikslinga detaliai aprašyti, kokie verslo tikslai, kokia konkurencinė aplinka, kokios rinkos dalys, kas yra patys didžiausi konkurentai, kaip kinta santykis su jais, kt. Jei kilo krizinė situaciją, kuo detaliau pateikti priežastis ir aplinkybes. Patartina paminėti ankstesnių periodų komunikacijos strategijas, vykdytus veiksmus, jų efektyvumą. Itin naudinga pateikti įvairiausių apklausų, vartotojų, klientų tyrimų duomenis, kurie padeda suvokti užsakovo problemas, specifiką ir tuo pačiu kryptingai konstruoti strategiją bei taktiką.
2. Nustatyti vertinimo kriterijus.
Rengiant konkurso sąlygas svarbu apibrėžti, kokią dalį konkursui pateikto pasiūlymo vertinime sudaro kokybiniai kriterijai, kokią dalį lemia kaina.
Viešajame sektoriuje jau tampa įprasta komunikacijos paslaugas pirkti pagal ekonomiškai naudingiausio pasiūlymo vertinimo principą – t.y. įvertinus kūrybinį pasiūlymą ir kainą pagal tam tikrą santykį ir formulę. Įprasta, kad kūrybinė pasiūlymo dalis sudaro 60%, o kaina – 40%. Tačiau pasitaiko ir drąsesnių konkursų, kuriuose kūryba lemia ir 70%.
Kuo daugiau lemia kūrybinė dalis, tuo daugiau laisvės komunikacijų agentūrai siūlyti išradingus sprendimus ir atvirkščiai. Tačiau laikytina, kad 70/30 kūrybos ir kainos santykis vertinant pasiūlymus yra optimalus.
3. Detalizuoti kūrybinį vertinimą.
Konkurso organizatoriams dažnai norisi paprašyti dalyvių parengti komunikacijos strategiją, taip pat taktinius veiksmų planus, detaliai pagrįsti kiekvieną siūlomą veiksmą. Atsakingai į konkursus ir darbą žiūrinčioms agentūroms toks reikalavimas sukels įtarimą, kad konkurso rengėjai siekia pasinaudoti nemokamu specialistų darbu, susirinkti įvairių strategijų, taktinių planų ir įgyvendinti juos patys. Todėl tikėtina, kad dalis agentūrų, pamatę reikalavimą nemokamai sukurti strategiją, taktiką tiesiog nedalyvaus tokiame konkurse. Rekomenduotina konkurso sąlygose prašyti pateikti, pvz.:
– esamos situacijos vertinimą komunikaciniu požiūriu.
– komunikacijos strategijos įžvalgas.
– pateikti vieną detalų komunikacijos veiksmą.
Pasiūlymų vertinimo kriterijų lyginamieji svoriai turi būti išreikšti konkrečiais dydžiais. Pavyzdžiui, iš 70 balų, tenkančių kokybinei daliai, galima 10 skirti situacijos suvokimui; 20 – komunikacijos strategijos įžvalgoms; 20 – taktinio veiksmo/ projekto detalizavimui. Taip pat po 10 balų skirti patirčiai ir rezultatų vertinimo metodikai.
VERSLO TRIBŪNA
Lietuvoje šiuo metu dar nėra aiškių reikalavimų N1 kategorijos transporto priemonėse įrengtoms mobilioms serviso dirbtuvėms, nors daugelyje Europos šalių tokie reglamentai taikomi. Tokios dirbtuvės tampa vis svarbesnės įvairių sektorių įmonėms, todėl didėja poreikis sprendimams, kurie užtikrintų efektyvumą, ergonomiką ir saugumą. Inžinerinių paslaugų įmonių grupė UAB „Techvitas“, oficialus BOTT atstovas Lietuvoje, pristato, kaip „BOTT Vario3“ sertifikuota sistema leidžia sukurti saugias, profesionalias ir individualiai pritaikytas mobilias dirbtuves, padedančias apsaugoti žmones, įrankius ir transporto priemonę.
Rygoje kylančio verslo kvartalo „Preses Nama Kvartāls“ projekto vystytojas AS „PN Project“ paskelbė apie penktosios obligacijų emisijos pradžią. Investuotojams siūloma 10 % metinė grąža su palūkanų išmokomis kas pusmetį. Kadangi statybos darbai jau pasistūmėjo į antrąją statybų fazę, o pusė reikiamo finansavimo obligacijomis jau pritraukta, projektas pereina į kitą vystymo etapą. Šios emisijos pritrauktos lėšos bus daugiausia naudojamos anksčiau išleistų UAB „Preses nams“ obligacijų refinansavimui bei statybos darbų finansavimui.
Lietuvoje sparčiai auga skaitmeninės lauko reklamos rinka. Kartu didėja poreikis priimti duomenimis grįstus sprendimus ir vertinti reklamos efektyvumą ne tik pagal parodymų skaičių, bet ir pagal realius pamatymus bei pasiektos auditorijos dydį.
Tarptautinė valdymo konsultacijų grupė „Civitta“ savo veiklą nuo trijų Baltijos šalių išplėtė iki 20-ies. Roman Khlibun, „Civitta“ vykdomasis direktorius (angl. Chief Operating Officer, COO), pasakoja, kodėl imtasi tokios plėtros, kokią naudą tai duoda klientams, kuo ir kodėl „Civitta“ skiriasi nuo konkurentų, kokią naudą kompanijai duoda pasaulinės finansų valdymo sistemos „Payhawk“ įdiegimas. Jis taip pat pasidalina įžvalgomis, kokius pagrindinius pokyčius ar tendencijas prognozuoja verslo pasaulyje.
4. Apibrėžti agentūros vertinimą.
Suprantamas konkurso rengėjų noras atrinkti agentūrą, kuri yra patyrusi konkrečioje srityje, turi specifinių žinių. Pavyzdžiui, farmacijos įmonė, tiekianti rinkai tam tikrų vaistų grupės preparatus, gali pageidauti, kad pasiūlymą teikianti agentūra pateiktų panašios patirties aprašymų, įgyvendintų projektų pavyzdžių. Žinoma, agentūrų darbuotojai taip pat migruoja, todėl tikslinga prašyti pridėti reikiamą patirtį turinčio specialisto CV, jo atliktų darbų aprašymą. Taip pat rekomenduotina įvertinti ir agentūros darbuotojų resursus, ypač jei numatomi didelės apimties projektai. Jei yra poreikis organizuoti komunikaciją visose trijose Baltijos šalyse, agentūra turėtų pagrįsti savo galimybes veikti kitose šalyse per partnerius ar priklausymą tarptautiniam tinklui. Taip pat naudinga prašyti pateikti ir projekto valdymo mechanizmą, kuris atskleidžia, kaip agentūra geba organizuoti vidinius ir išorinius resursus.
5. Detalizuoti kainos vertinimą.
Tam, kad būtų galima palyginti skirtingų agentūrų kainas, patartina prašyti pateikti standartizuotų, potencialiai dažniausiai užsakomų darbų kainas, įkainius. Priešingu atveju bus sunku palyginti pagal skirtingus darbus ir apimtis pateiktus kainų pasiūlymus. Komunikacijos agentūrų paslaugų kainas tikslinga vertinti pagal mišrių darbų sąrašą, pavyzdžiui:
– Konsultavimo valandinis įkainis.
– Komunikacijos planoparengimo įkainis.
– Renginio organizavimo įkainis (detalizuoti renginio apimtį).
– Teksto parengimo įkainis.
– Vizualinio sprendimo parengimo įkainis.
– Kampanija socialiniuose tinkluose, mėn.
Tiesa, egzistuoja ir vis dažniau versle taikomas būdas pirma atlikti agentūrų atranką pagal kainą, po to geriausias kainas pateikusias kviesti atlikti kūrybinę, strateginę užduotis.
6. Įvertinti taikomas metodikas.
Profesionalios komunikacijos paslaugų agentūros taiko komunikacijos kampanijų vertinimo metodikas, pagal kurias nustatoma, ar pasiūlyta strategija ir parinkti veiksmai buvo veiksmingi. Konkurso dalyvis turėtų pateikti numatomus pasiekti KPI (angl. key performance indicators), jų skaičiavimo metodiką, kurią įvertinus galima nustatyti, ar kampanijos rezultatai bus objektyviai įvertinti.
7. Apibrėžti formą ir apimtį.
Patartina nurodyti, ar kūrybinį pasiūlymą pateikti word, ar powerpointar kituose formatuose. Tai priklauso nuo to, koks formatas įprastas konkursą organizuojančioje įstaigoje. Taip pat tikslinga apibrėžti kiekvienos pasiūlymo dalies apimtį, pavyzdžiui, „ne daugiau 5 skaidrių“. Apimtį taip pat galima nurodyti pagal įmonėje įprastą dokumentų nagrinėjimo tvarką, sprendimų svarstymo, priėmimo greitį. Nurodytas pasiūlymo formatas, apimtis palengvina ir pasiūlymą rengiančių darbą, ir padeda palyginti skirtingus pasiūlymus, taip pat sukuria lygias konkurencines sąlygas agentūroms.
8. Nurodyti pateikimo būdą.
Rengiant pasiūlymą labai svarbu žinoti, koks numatytas jo pristatymo būdas. Jei pasiūlymas siunčiamas el.paštu ir sprendimas bus priimtas tik į perskaičius, atitinkamai gerokai detaliau reikia aprašyti siūlomus sprendimus. Jei pasiūlymas pristatomas gyvai, prezentacijai naudojama daugiau vaizdinės informacijos, o reikiamos detalės pristatomos žodžiu. Galimas ir mišrus variantas – pateikiama el.paštu, vėliau pristatoma gyvai.
9. Užfiksuoti pateikimo dieną ir valandą.
Galbūt skamba ir keistai, tačiau jei nurodoma tik pasiūlymo pateikimo diena, dalis konkurso dalyvių pasiūlymus pateiks ir 23:59 val., nes formaliai tai yra termino pabaiga, o kiekviena minutė rengiant kūrybinį pasiūlymą yra labai svarbi.
10. Argumentuoti sprendimo priėmimą.
Nors konkursą rengusiai ir laimėtoją išrinkusiai įmonei norisi kuo greičiau užsiimti komunikacijos darbais, patartina nepamiršti kitų konkurse dalyvavusių agentūrų, kurių darbuotojai savaitę ar dvi skyrė pasiūlymui rengti.
Rekomenduotina paaiškinti, kodėl pateiktas pasiūlymas atmestas, detalizuoti, kiek ir kodėl tiek balų skirta pagal atskirus vertinimo kriterijus ir kt. Aiškus, sąžiningas ir etiškas požiūris skatina agentūras stengtis, tobulėti, motyvuoja, o svarbiausia – užtikrina gausų agentūrų dalyvavimą kituose konkursuose ateityje.
