E. spaudas – verslo automatizacijos pagalbininkas

E. parašas Lietuvoje yra ne tik gyventojams puikiai pažįstamas, bet ir kuria aiškią vertę taupydamas laiką ir pinigus oficialių dokumentų ar sutarčių pasirašymo, saugaus vartotojo atpažinimo elektroninėje erdvėje, el. prekybos ir daugelyje kitų situacijų. Tai įrankis, svariai prisidedantis prie visos Lietuvos konkurencingumo ir investicinio patrauklumo: būtent e. parašas sukuria prielaidas per dieną įsteigti įmonę neišėjus iš namų ar sutvarkyti begalę kitų oficialių procedūrų. Pavyzdžiui, Ryšių reguliavimo tarnybos e. parašu buvo patvirtinta daugiau kaip 80 mln. dokumentų arba 43 proc. daugiau nei 2020 m. 

Ir net jei fizinio asmens turimas e. parašas leidžia atverti duris į verslo pasaulį – įsteigiant naują įmonę, teikiant jos ataskaitas, mokant mokesčius ir kt. – Registrų centro bendrųjų informacinių sistemų departamento vadovas Remigijus Rimkus atkreipia dėmesį į ne kiekvienam gyventojui dar pažįstamą jo „pusbrolį“ – elektroninį spaudą. Tai – tik juridiniams asmenims išduodama elektroninių dokumentų patikimumo užtikrinimo priemonė, įrodanti dokumentų autentiškumą ir kilmę. Nors e. spaudą teoriškai galima laikyti įprasto įmonės antspaudo elektronine atmaina, R. Rimkaus teigimu, šios technologijos panaudojimo galimybės yra gerokai platesnės, o viena vertingiausių e. spaudo funkcijų yra galimybė automatizuoti ir efektyvinti kritinius procesus. 

„Kvalifikuoto e. spaudo panaudojimo būdų yra šimtai: siunčiant įvairiausius pranešimus klientams, pasirašant posėdžių ar susitikimų protokolus ar sutartis, teikiant komercinius pasiūlymus ar išankstinio apmokėjimo sąskaitas, pildant deklaracijas valstybės institucijoms, skaitmenizuojant popierinius dokumentus ir kt. Svarbu paminėti, kad e. spaudas leidžia siųsti ir apdoroti dokumentus automatizuotai – technologija pilnai integruojama į verslo informacines sistemas ir leidžia saugiai pasirašyti didelius elektroninių dokumentų kiekius, taigi, besinaudojančiai įmonei sutaupo ir laiko, ir lėšų“, – komentuoja Registrų centro atstovas. 

Centralizuotas pasirašymas ir papildomas saugumas 

Kitaip nei e. parašo atveju, e. spaudas nėra susietas su konkrečiu fiziniu asmeniu, t. y. juo gali naudotis bet kuris įmonės vadovo įgaliotas asmuo. Nors e. spaudas gali būti naudojamas kartu su e. parašu, teisiškai jis galioja ir vienas. 

Viena iš aktyvių e. spaudo naudotojų yra aštuonias lyderiaujančias akių klinikas Lietuvoje ir Skandinavijoje valdanti ir beveik 200 darbuotojų vienijanti UAB „Lirema“. Bendrovės IT vadovas Vytautas Šlekys teigia, kad e. spaudas yra puikus pagalbininkas įmonei siekiant vis daugiau dokumentų perkelti į elektroninę erdvę, tad e. spaudą įmonė naudoja dalies sutarčių ir vidinių dokumentų pasirašymui, taip užtikrindami dokumentų autentiškumą ir saugų naudojimą. 

„Labai vertinga, kad e. spaudas leidžia mūsų įgaliotiems darbuotojams centralizuotai pasirašinėti dokumentus įmonės vardu, t. y. kiekvienam kolegai nebereikia išsiimti ir naudoti asmeninio e. parašo. Visa tai leidžia sutaupyti laiko, be to, patys darbuotojai e. spaudu yra patenkinti, jis jiems – priimtinesnis ir sklandesnis nei ligšiolinės alternatyvos“, – komentuoja V. Šlekys. 

Anot jo, daugiausia e. spaudu „Lirema“ naudojasi administracijos darbuotojai. Didžiausia vertė įmonėje kuriama e. spaudą naudojant „Zebracloud“ verslo valdymo platformoje, kurioje pasirašomi ir tvarkomi elektroniniai dokumentai. Klinikų tinkle naudojamos „Zebracloud“ sistemos ir e. spaudo integracija leidžia dokumentus pasirašyti greitai ir patogiai bei efektyviai sisteminti elektroninėje erdvėje. 

Savo ruožtu kita jau metus e. spaudu besinaudojanti įmonė – viena pirmaujančių Lietuvos lazerių gamintojų UAB „Light Conversion“ – šį įrankį vertina dėl papildomo saugumo užtikrinimo. 

„E. spaudą naudojame klientams siunčiamoms sąskaitoms pasirašyti. Tai suteikia papildomo saugumo klientams, kad atsiųsta sąskaita yra tikra. 
E. spaudas yra integruotas į „Light Conversion“ verslo valdymo sistemą. Tie, kas turi teisę kurti dokumentus mūsų įmonėje,  juos automatiškai parengia su e. spaudu“, – komentuoja „Light Conversion“ direktorius Martynas Barkauskas. 

Prielaidas sukūrė el. parašas 

Nors Europoje nėra centralizuotos e. parašo naudojimo statistikos, trečdalis e. parašu aktyviai besinaudojančių gyventojų, Registrų centro vertinimu, yra pozityvus rodiklis. Būtent e. parašo populiarumas bei jau susiformavę įpročiai, pasak R. Rimkaus, ir yra vienas svarbiausių faktorių, jau lėmusių ir ateityje toliau stiprinsiančių e. spaudo technologijos plėtrą. 

„Jeigu įprastas e. parašas pakeičia popierinį laišką ir visas su tuo susijusias laiko bei pinigų išlaidas, versle šiuos sutaupymus galime padauginti šimtus ar tūkstančius kartų, jau nekalbant apie skaitmeninių technologijų greitį, saugumą, veiksmų atsekamumą ir kt. Net jei įmonei šiai dienai nėra aktualus masinis autentiškų dokumentų siuntimas ar procesų automatizavimas, ji tikrai įvertins e. spaudo juridinę galią visoje Europos Sąjungoje, galimybę turėti kvalifikuotas elektronines laiko žymas, bendrauti su šimtais valstybės ir savivaldybės įstaigų ar pasidaryti saugias ir oficialias popierinių dokumentų kopijas", – kalba Registrų centro Bendrųjų informacinių sistemų departamento vadovas R. Rimkus. 

Tiek e. parašas, tiek e. spaudas yra išduodami kriptografiniuose USB įrenginiuose. Pasirašymas ar dokumento tvirtinimas e. spaudu vyksta įvedant slaptažodį – PIN kodą. E. parašą ir e. spaudą gali išduoti tik ES registruoti kvalifikuoti patikimumo užtikrinimo paslaugų tiekėjai, jų veikla yra nuolat prižiūrima kiekvienos šalies teisės aktais paskirtos atsakingos institucijos.