Dokumentų pasirašymas įmonėje – nesibaigiantis chaosas? Rinkitės el. parašą

Reklama publikuota: 2021-11-24
svg svg

Pandemijos metu didžioji dalis modernių šalies įmonių pradėjo dirbti nuotoliniu būdu ir visus administracinius procesus perkėlė į skaitmeninį pasaulį. Nuo pardavimų iki teisės departamentų – beveik visi šiuo metu patiria tikrą skaitmeninę revoliuciją. Puiku! Bet kaip iš tikrųjų atrodo skaitmenizacija kiekviename įmonės skyriuje – ar tai paprasta, saugu ir kokią apčiuopiamą naudą tai neša organizacijai?

Svarstydami galimybę nuo fizinių dokumentų pasirašymo procesų pereiti prie skaitmeninių, verslai neretai susimąsto – kokius dokumentus jie galėtų pasirašyti el. parašu? El. pasirašymo teikiamus privalumus galite puikiai išnaudoti tobulindami vidinius procesus savo organizacijoje. Dokumentų pasirašymas el. parašu gali praversti pirkimų, pardavimų, teisės, žmogiškųjų išteklių, klientų aptarnavimo ar iš esmės bet kuriame kitame su dokumentų tvarkymu susijusiame skyriuje.

Pardavimo skyriai sandorius sudaro greičiau

Apklausų duomenimis, 27 proc. pardavėjų praranda kritiškai daug laiko švaistydami jį administracinėms užduotims – jie daugiau nei valandą per dieną skiria duomenų įvedinėjimui, o ne tiesioginiam savo darbui – pardavimams. Sutikite, visas šis dokumentų tvarkymas yra toks pat neveiksmingas, kaip ir betikslis naršymas socialiniuose tinkluose. Daugelis pardavėjų paprastai įstringa atliekant kasdienes administracines užduotis, užuot pardavę savo produktą. Reikia pokyčių!

„Popieriniais dokumentais apvainikuoti procesai stabdo pardavimų padalinius nuo operatyvesnio sandorių sudarymo, todėl mažėja produktyvumas ir, nenuostabu, pajamos. Nustoję gaišti laiką skirtą gaudyti fizinius parašus, galėsite sukurti produktyvų pardavimo mechanizmą, atsikratydami to, kas trukdo sudaryti sandorius ir sutelkti dėmesį į rezultatus. Be to, pardavimo skyriuje nuotoliu galėsite pasirašyti tokius dokumentus kaip pasiūlymai, klientų sutartys, pristatymo užsakymai, pardavimo kvitai ir sąskaitos faktūros“, – teigia Kristina Gabrilavičiūtė, „Dokobit“ pardavimų ir verslo plėtros vadovė.

Nemokami naujienlaiškiai į savo el. pašto dėžutę:













Svarbiausios dienos naujienos trumpai:



 

Pirkimų skyriai pasirašo dokumentus laiku

Specialistai, dirbantys viešųjų pirkimų srityje, ko gero geriausiai supras, koks kenksmingas organizacijai gali būti sutarčių nepasirašymas laiku arba koks didelis iššūkis yra registruoti ir sekti pirkimo patvirtinimus – tai gali baigtis svarbių sandorių atidėliojimu ar net ieškiniais, sukeliančiais daugybę streso. Dokumentus pasirašydami el. parašu galėsite sutrumpinti pirkimų ciklo laiką ir nevėluoti, nes parašus ant pirkimo dokumentų rinksite greičiau ir be rūpesčių. Pirkimų skyriuje galite pasirašyti konfidencialumo sutartis su tiekėjais, vidinius patvirtinimus bei sutartis su kitais padaliniais, tiekėjais, trečiosiomis šalimis, prašymus, pateikti pasiūlymus, informaciją, pirkimo sutartis, užsakymus ir užsakymų patvirtinimus bei kitus dokumentus. Pasak K. Gabrilavičiūtės, „Dokobit“ puikiai veikia su jau naudojamomis įmonės pirkimo ir dokumentų valdymo sistemomis – sprendimą galima integruoti tiesiai į jas arba pradėti naudoti „Dokobit“ portale vos per kelias sekundes. Be to, komandos galės siųsti ir pasirašyti dokumentus iš bet kur.

nuotrauka::1

„Nepopierinis popierizmas“ žmogiškųjų išteklių srityje

Dokumentų tvarkymas atima daug žmogiškųjų išteklių specialistų laiko dėl ilgų įdarbinimo procesų ir kitų administracinių užduočių. Paspartinus įdarbinimo ir darbuotojų įvedimo procesus nuotoliniu būdu ir atsisakius susitikimų, skirtų dokumentų pasirašymui, turėsite daugiau laiko skirti kitoms žmogiškųjų išteklių skyriaus užduotims: naujų talentų paieškai, darbuotojų motyvavimui, vidinių renginių organizavimui ir kt. Personalo skyriuje galėsite pasirašyti įdarbinimo dokumentus (darbo pasiūlymus, įdarbinimo formas, konfidencialumo sutartis ir kt.), naujų darbuotojų įvedimo dokumentus (organizacijos politiką, etikos kodeksą ir kt.), darbuotojų dokumentus (atostogų patvirtinimus, darbo laiko apskaitos žiniaraščius, pretenzijas ir kt.), išėjimo, atleidimo iš darbo, perkėlimo į kitą skyrių dokumentus (formas, prašymus, rekomendacinius laiškus ir kt.).

Teisės skyriai dirba greičiau, įvykdo daugiau ir tai kainuoja mažiau Taip, perskaitėte teisingai. Tiesa ta, kad dėl nuolat didėjančio laiko spaudimo ir išlaidų apribojimų teisininkų prašoma įgyvendinti daugiau už mažiau ir greičiau. Popieriaus atsisakymas ir teisinių procesų skaitmeninimas leidžia sutaupyti išlaidas, skiriamas popieriui, spausdinimui ir siuntimui paštu, taip pat padidinti efektyvumą dėl sutrumpėjusių dokumentų pasirašymo ciklų. Teisės skyriuje galite pasirašyti standartines teisines (konfidencialumo, partnerystės, paslaugų ir kt.), tiekėjų (pirkimo, darbų ataskaitas, pardavėjų registracijas ir kt.) sutartis, vidines operacijas (darbo sutartis, valdybos sutikimus, posėdžių protokolus) ir kt.

Jokių vėlavimų klientų aptarnavimo skyriuose

Klientus retai (jei kada nors išvis) džiugina laukimas, nes konkurencingoje verslo aplinkoje jie nori, kad reikalai būtų išspręsti greitai. Pasirašydami dokumentus elektroniniu parašu užtikrinsite, kad jų tvarkymas neužvilkins darbo eigos ir dėl ilgai trunkančio pasirašymo proceso jūsų klientai nepatirs nepatogumų, o priešingai, iš karto gaunama paslauga ar produktas sukurs teigiamas klientų patirtis. Klientų aptarnavimo skyriuje galite pasirašyti klientų sutarčių sąlygas ir politiką, sąskaitas faktūras, grąžinimus bei darbo laiko apskaitos žiniaraščius.

Organizuotas dokumentų pasirašymas tarp skirtingų įmonės skyrių

Kai kurie dokumentai dažnai keliauja per kelis organizacijos skyrius. Pavyzdžiui, norint peržiūrėti kliento sutartį, dalyvauja bent du skyriai – pardavimo ir teisės. Kaip pažymi K. Gabrilavičiūtė, „Dokobit“ pardavimų ir verslo plėtros vadovė, elektroniniai procesai čia leidžia stipriai supaprastinti procesus – pereidami prie skaitmeninės erdvės, galėsite organizuočiau gauti reikalingus patvirtinimus ir parašus ant dokumentų iš asmenų, išsibarsčiusių po visus organizacijos skyrius.

Sparčiai daugėja kompanijų, kurios savo kasdienėse operacijose renkasi skaitmeninius, o ne popierinius dokumentus. O juk tapdami mažiau priklausomi nuo popieriaus darome paslaugą ne tik sau – saugome aplinką ir taupome mums taip brangios planetos išteklius.

Pasirinkite jus dominančias įmones ir temas – asmeniniu naujienlaiškiu informuosime iškart, kai jos bus minimos „Verslo žiniose“, „Sodros“, Registrų centro ir kt. šaltiniuose.

Tema „Paslaugos“
Rašyti komentarą 0
Pati to nežinodama, „Paysera“ vėl patalkino „Filmai.in“ 16

Šiemet įsigaliojus Autorinių teisių ir gretutinių teisių pakeitimams visoms Lietuvoje veikiančios finansų...

Rinkodara
2021.12.29
Pamatines vertybes gynęs Honkongo naujienų portalas „Stand News“ po policijos reido nutraukia veiklą

Honkongo interneto naujienų svetainė „Stand News“ socialiniame tinkle „Facebook“ pranešė, kad laikinasis...

Rinkodara
2021.12.29
ES Teisingumo teismas: dėl žalos atlyginimo galima kreiptis į bet kurį ES šalies teismą Premium

Asmuo dėl internete paskelbtos informacijos, kuri pažeidžia jo teises, pavyzdžiui, garbę, orumą, intelektinę...

Prekyba
2021.12.22
2022 m. LRT biudžetas: kam kitąmet atiteks didžiausias dėmesys 1

LRT biudžeto lėšos kitąmet daugiausia bus investuojamos į turinį: planuojamas naujas korespondentų punktas...

Rinkodara
2021.12.15
Rudens sezono TV laidų lyderiai – žinios, filmai, talentų šou ir krepšinis 1

Šį rudenį vidutinis Lietuvos gyventojo prie TV per parą praleistas laikas grįžo į užpernykštes vėžes.

Rinkodara
2021.12.12
Rokas Venslauskas: verslo ateitis – ekoinovacijos Verslo tribūna 1

„Svarbiausias uždavinys verslui planuojant ateities plėtrą – įgyvendinti inovatyvius sprendimus siekiant ne...

Paslaugos
2021.12.06
TV3 grupė ir „ViacomCBS“ užmezgė partnerystę Baltijos šalyse 2

Nauja daugiametė strateginė partnerystė tarp JAV tarptautinio žiniasklaidos koncerno ir TV3 grupės suteiks...

Rinkodara
2021.12.04
Renginių organizatoriai į priešpandeminį lygį dar negrįžo: žiemos šventėms apsidraudžia virtualiais renginiais Premium

Artėjant žiemos šventėms, nuotoliniai renginiai tampa viena iš galimybių švęsti saugiai, taip pat...

Gazelė
2021.12.03
Bilietas į greičio pasaulį pirmąja klase Verslo tribūna

Nuspaudžiate akseleratorių iki galo, 12 cilindrų variklis pademonstruoja grėsmingiausias savo natas, o...

Verslas prašo valdžios skubotai nedidinti loterijų mokesčių 1

Verslo organizacijos prašo Seimo frakcijų ir Vyriausybės skubotai ir be diskusijų nedidinti loterijų...

Verslo aplinka
2021.12.02
Kompiuterių nuoma kaip „Spotify“ prenumerata: paaugo dvigubai, klientai randa patys Premium 4

Kompiuterių nuomos poreikis pastaraisiais metais išaugo: darbuotojai kėlėsi dirbti į namus, bet temptis...

Gazelė
2021.12.01
Telecentras: gigabitinis junglumas tampa norma Verslo tribūna

Lietuvos perėjimas iš megabitinės visuomenės į gigabitinę kelia nemažų iššūkių telekomunikacinio junglumo...

Paslaugos
2021.11.30
Ar dar ilgai dokumentus pasirašinėsime ranka? Verslo tribūna

Elektroninis parašas yra skaitmenizavimo suteikta galimybė paversti gyvenimą ne tik patogesniu, bet ir...

„It‘s simple“
2021.11.29
Transporto, apgyvendinimo ir paslaugų įmonių apyvarta trečiąjį ketvirtį augo toliau

Lietuvoje šių metų trečiąjį ketvirtį, palyginti su antruoju ketvirčiu, dėl toliau mažėjančių veiklos...

Paslaugos
2021.11.26
„Veeam“ kelias į lyderių pozicijas: siūlome paprasčiausius, patikimiausius ir efektyviausius sprendimus rinkoje Verslo tribūna

P. Niziolek, papasakokite apie „Veeam Software“ ir kodėl ši bendrovė yra žinoma kaip geriausių savo klasėje...

Inovacijos
2021.11.26
S. Žilėnas perims vadovo pareigas „Reitan Convenience Lithuania“

Norvegiško kapitalo uždaroji akcinė bendrovė „Reitan Convenience Lithuania“, Lietuvoje valdanti prekinius...

Vadyba
2021.11.25
„Kelių priežiūra“ pildo paslaugų portfelį: kasmet po naują veiklą Verslo tribūna 1

Valstybinius kelius prižiūrinti „Kelių priežiūra“ jau kurį laiką greta pagrindinės veiklos vysto ir kelių...

Paslaugos
2021.11.25
„Telia“ ekspertas pasakė, kas būtų, jei nediegtume 5G Verslo tribūna

Lygiai prieš metus, 2020-ųjų lapkričio 10 dieną, „Telia“ Lietuvoje įjungė naujos kartos 5G ryšį ir leido jį...

Nesulaukdami naujų vilkikų vežėjai gręžiasi į mažos ridos transportą Verslo tribūna

Šiandien užsisakę naują vilkiką jo, greičiausiai, sulauksite tik 2023 m. Dėl vilkikų ir kito transporto...

Paslaugos
2021.11.25
„Bolt“, „Wolt“ ir kitų platformų darbo modelį klibina europinė iniciatyva Premium 26

Siekdama išsiaiškinti, kaip pagerinti skaitmeninėse darbo platformose dirbančių žmonių darbo sąlygas, Europos...

Prekyba
2021.11.24

Verslo žinių pasiūlymai

Šioje svetainėje naudojame slapukus (angl. „cookies“). Jie padeda atpažinti prisijungusius vartotojus, matuoti auditorijos dydį ir naršymo įpročius; taip mes galime keisti svetainę, kad ji būtų jums patogesnė.
Valdyti Sutinku