Planuojate naujus finansinius metus: įvertinkite procesų skaitmenizavimo naudą

Reklama publikuota: 2021-10-05
Audrius Kirklys, UAB „Unifiedpost“ generalinis direktorius.
svg svg
Audrius Kirklys, UAB „Unifiedpost“ generalinis direktorius.

Veiklos procesų optimizavimas – ir mažos, ir didelės įmonės kasdienos darbotvarkėje. Ypač šis klausimas aktualizuojamas pradėjus planuoti kitų metų biudžetą. Nei viena bendrovė ar organizacija negali išgyventi be siunčiamų ir gaunamų sąskaitų, kitų dokumentų. O dažna įmonė sprendžia ir dar vieną galvos skausmą: kaip neprarasti dokumentų ir juos tvarkyti su kuo mažesnėmis sąnaudomis. Tai ypač aktualu pandemijos metu dirbant nuotoliniu būdu.

„Skaitmeninių sprendimų taikymas sklandžiam sąskaitų ir kitų dokumentų valdymui pagal įmonės poreikius padidina veiklos efektyvumą, nes trumpėja jų apdorojimo procesas. Apskaitininkas per tą patį laiką gali sutvarkyti keliskart daugiau sąskaitų, geriau valdomi bendrovės pinigų srautai, išvengiama uždelstų mokėjimų, mažiau sumokama palūkanų ir pan.“, – argumentuoja Audrius Kirklys, naujoviškus dokumentų valdymo ir finansų procesus siūlančios UAB „Unifiedpost“ generalinis direktorius.

Ką renkatės: 30 ar 5 minutes sąskaitai sutvarkyti?

Adresato nepasiekusios ar ne tam asmeniui nukeliavusios e. paštu siųstos sąskaitos ir kiti dokumentai, deja, ne retenybė. O kur dar sugaištas laikas PDF ar panašiu formatu gautų sąskaitų faktūrų, kitų dokumentų tvarkymui: vizavimui, pasirašymui, duomenų suvedimui į apskaitos sistemą ir dėl to pasitaikančių klaidų taisymui, tikrinimui ir t. t.

Šiandien visų šių problemų galima išvengti pasitelkus saugius ir lanksčius debesijos sprendimus, kuriais galima naudotis paslaugų prenumeratos principu. Todėl net nereikia investicijų į IT sistemas ir jas prižiūrinčių brangių specialistų.

Nemokami naujienlaiškiai į savo el. pašto dėžutę:













Svarbiausios dienos naujienos trumpai:



 

Pasak „Billentis“, vienos popierinės, dažniausiai gautos PDF formatu ir po to išspausdintos, sąskaitos tvarkymas pareikalauja ne mažiau kaip 30 minučių darbo laiko, o e. sąskaitos tvarkymas e. sistemoje – iki 5 minučių. Taigi, paprasta suskaičiuoti – jei jūsų įmonė per mėnesį gauna 100 „popierinių“ sąskaitų PDF formatu, joms sutvarkyti reikia skirtis net 50 darbo valandų – daugiau nei pilną darbo savaitę. O jūsų konkurentas, gaunantis e. sąskaitas e. sistemoje, tam skiria vos 8,3 valandos arba vieną darbo dieną, t. y. per mėnesį jis sutaupo vieno specialisto darbo savaitę. Kuris darbą organizuoja racionaliau, su mažesnėmis sąnaudomis ir didesniu pelnu?

Pandemijos metu augo nuotolinio procesų valdymo poreikis

Poreikis sąskaitų ir kitų dokumentų tvarkymo automatizavimui ypač išryškėjo, kai buvome uždaryti karantino ir ėmėme dirbti nuotoliniu būdu. Tuomet, o dar ir dabar, didelės dalies įmonių darbuotojai dirba nuotoliniu būdu ir neturi tiesioginio priėjimo prie dokumentų. Jų valdymo procesas tampa dar sudėtingesnis, kai, pvz., įmonė turi daug tiekėjų, kurie kasdien kartu su prekėmis atveža ir popierines sąskaitas į bent kelis įmonės prekybos taškus.

„Tokie iššūkiai skatina ir mažas, ir dideles įmones pereiti prie dokumentų tvarkymo elektroninėje erdvėje. Procesų automatizavimas – viena iš pagrindinių tendencijų, radikaliai keičiančių įvairias veiklos sritis – nuo gamybos, logistikos iki finansų valdymo, – akcentuoja A. Kirklys. – Augant darbo jėgos sąnaudoms vis daugiau įmonių ima skaičiuoti net tokių tradiciškai rankomis atliekamų procesų, kaip gautų sąskaitų tvarkymas, kaštus. Ir dažnai nemaloniai nustemba suskaičiavusios, kad taip eikvoja milžiniškus kiekius darbo valandų ir lėšų“.

[infogram id="48541a6d-8cf8-4bb5-932a-f4c4a0588d6b" prefix="O9g" format="interactive" title="TR:unifield"]

Skaitmeninių dokumentų ekosistemos adaptavimas skirtingiems tiekimo grandinės dalyviams

Šiuolaikinės technologijos, panaudojant unikalius sprendimus atsižvelgiant į įmonės poreikius ir pageidavimus, padeda verslui gaunamas ir siunčiamas sąskaitas bei kitus dokumentus valdyti lengviau. Ir nesvarbu, ar įmonė-pirkėjas turi daugybę tiekėjų Lietuvoje ir užsienyje, ar gauna iš jų sąskaitas ir dokumentus skirtingais formatais (popieriuje, PDF, XML ir kt.) bei kanalais (tradiciniu ar e. paštu, sistemoje ir kt.) – visa tai gali būti paversta į suprantamą „kalbą“ įmonės-pirkėjo ERP sistemai norimu formatu arba, kitaip tariant, sukurti įmonei-pirkėjai priimtiną ekosistemą iš skirtingų kanalų.

Pvz., įmonė gauna tiekėjų sąskaitas ir dokumentus skirtingais formatais bei kanalais iš Lietuvos ir užsienio, kuriuose nurodomi skirtingi prekių pavadinimai, matavimo vienetai nei naudoja įmonė-pirkėjas. Šiuo atveju įmonei-pirkėjai kyla poreikis suvaldyti visas sąskaitas ir dokumentus skirtingomis „kalbomis“ ir pritaikyti sau norima „kalba“, formatais. Apdorojimo procese atsiranda poreikis skaitmenizuoti popierinius ar kito formato dokumentus ir paversti į įmonės-pirkėjo naudojamus formatus bei juos talpinti e. archyve. Be to, gautas sąskaitas dar turi vizuoti ir tvirtinti įmonės atsakingi asmenys, jos turi būti priskirtos kaštų centrams, dokumentai pateikti VMI (i.MAS, i.SAF, i.VAZ).

Šias ekosistemas galima sukurti ne tik pirkėjui, bet ir pardavėjui, kuris pageidauja norimu formatu ir kanalu pateikti sąskaitas ar kitus dokumentus savo paslaugų gavėjui su galimybe inicijuoti mokėjimą.

Pasirinkite jus dominančias įmones ir temas – asmeniniu naujienlaiškiu informuosime iškart, kai jos bus minimos „Verslo žiniose“, „Sodros“, Registrų centro ir kt. šaltiniuose.

Tema „Finansai“
Rašyti komentarą 0
Kaip 2022 m. prasidėjęs karas turi atsispindėti įmonės 2021 m. finansinėje ataskaitoje Premium

Karas Ukrainoje ir tarptautinės bendruomenės įvestos sankcijos Rusijai smarkiai keičia dalies Lietuvos įmonių...

Finansai
05:45
„Orlen Lietuva“ pasiruošusi atsisakyti rusiškos naftos, uždirbo 78 mln. Eur pelno

Michalas Rudnickis, Lenkijos naftos koncerno „Orlen“ valdomos Lietuvos naftos importo ir perdirbimo bendrovės...

Pramonė
2022.03.31
Viešojo sektoriaus perteklius šiemet sudarė 0,4% prognozuojamo BVP

Centrinės valdžios perviršis šiemet sausį–vasarį siekė 223,6 mln. Eur ir sudarė 0,4% prognozuojamo šių metų...

Finansai
2022.03.31
H&M: neįskaitant Rusijos, Baltarusijos ir Ukrainos rinkų, pardavimai išaugo 11%

Švedijos drabužių milžinė H&M ketvirtadienį pranešė, kad jos pajamos pirmąjį ketvirtį išaugo, tačiau...

Finansai
2022.03.31
Rusija mokėjimus už dujas kreipia į „Gazprombank“ 1

Rusijos planas keisti atsiskaitymų už dujas valiutą, regis, bus vykdomas šalies viduje. Europos dujų pirkėjų...

Rinkos
2022.03.31
Finansų ministerija: Lietuvos ekonomika šiemet augs 1,6%, kainos kils 9,8% 3

Šiemet Lietuvos ekonomikos augimas tęsis, tačiau dėl Rusijos karo Ukrainoje bendrojo vidaus produkto (BVP)...

Finansai
2022.03.31
Po perskaičiavimo Konkurencijos tarybos baudos „City Service“ įmonėms sumažėjo 5 kartus

Konkurencijos taryba pranešė perskaičiavusi baudas pastatų priežiūros grupės „City Service“ įmonėms, skirtas...

Statyba ir NT
2022.03.31
Infliacija ir karas skatina iš naujo įvertinti, kas yra bitkoinas Premium

Bitkoinas, šiemet nepasitarnavęs nei kaip apsauga nuo infliacijos, nei nuo turbulencijų rinkose, vis labiau...

Rinkos
2022.03.31
Ekonominių vertinimų rodiklis kovą sumažėjo iki -3,9%

Bendras ekonomikos dalyvių – gamintojų, vartotojų ir investuotojų – pasitikėjimas Lietuvos ekonomika, kovą,...

Finansai
2022.03.31
ECB vadovė: nėra požymių, kad Europą apima stagfliacija 6

Christine Lagarde, Europos Centrinio Banko (ECB) vadovė, pareiškė, jog šiuo metu jokie duomenys nerodo, kad...

Rinkos
2022.03.31
Finansinių technologijų ekosistema: kas tai? Verslo tribūna

Lietuvos finansų rinkai bręstant, o reikalavimams licenciją norinčioms gauti finansų įstaigoms griežtėjant,...

Finansai
2022.03.31
Valstybės ir savivaldybių biudžeto pajamos šiemet augo 34,4% 1

Šiemet sausio–vasario mėnesiais valstybės ir savivaldybių biudžetai gavo 2,396 mlrd. Eur – 34,4% daugiau nei...

Finansai
2022.03.30
Estijos bankas pranašauja nedidelį BVP nuosmukį, Latvijos – mažesnį augimą

Estijos centrinis bankas, įvertinęs Rusijos karo Ukrainoje tarptautinį poveikį, pablogino šalies ekonomikos...

Finansai
2022.03.30
LB: nagrinėjant ginčus – rekordinis taikių susitarimų skaičius

Lietuvos bankas (LB) pernai išnagrinėjo 451 vartotojų skundą dėl ginčų su bankais, draudikais ir kitais...

Rinkos
2022.03.30
ECB vadovė: tęsiantis karui Ukrainoje europiečių pragyvenimo išlaidos augs

Christine Lagarde, Europos Centrinio Banko (ECB) vadovė, trečiadienį perspėjo, kad dėl užsitęsusio konflikto...

Verslo aplinka
2022.03.30
Rusijos aliuminio milžinės „Rusal“ rezultatus gali paveikti Vakarų sankcijos

Rusijos aliuminio milžinė „Rusal“ trečiadienį pranešė apie didžiulį pelną 2021 metais, tačiau perspėjo, kad...

Pramonė
2022.03.30
Atpigo eksporto garantijos, bet joms gauti tenka brautis per brūzgynus Premium

Valstybinė verslo finansuotoja „Invega“ šią savaitę 30% sumažino eksporto kredito garantijų įkainius.

Finansai
2022.03.30
VK atstovė: biudžete brangioms antiinfliacinėms priemonėms vietos nėra

Šių metų valstybės biudžete erdvės brangioms antiinfliacinėms priemonėms nėra, įspėja Valstybės kontrolė (VK).

Finansai
2022.03.30
LB siūlo didinti paramą, NPD prilyginti MMA, kompensuoti už dujas, elektrą 8

Lietuvos bankas (LB) siūlo antiinfliacines priemones orientuoti į pagalbą žmonėms, kuriems kainų augimas yra...

Finansai
2022.03.30
Kovą infliacija Lietuvoje pakilo iki rekordinių 15,6% 87

Pagal suderintą vartotojų kainų indeksą (SVKI) apskaičiuota metinė infliacija Lietuvoje kovą, palyginti su...

Finansai
2022.03.30

Verslo žinių pasiūlymai

Šioje svetainėje naudojame slapukus (angl. „cookies“). Jie padeda atpažinti prisijungusius vartotojus, matuoti auditorijos dydį ir naršymo įpročius; taip mes galime keisti svetainę, kad ji būtų jums patogesnė.
Valdyti Sutinku