EDI –mainai, taupantys laiką ir lėšas
Anot Gintaro Mackevičiaus, „Edisoft Systems“ direktoriaus, bedrovės verslo niša labai apibrėžta: greitai, tiksliai ir saugiai perduoti dokumentą iš taško A į tašką B, minimizuojant ir siunčiančiojo, ir gaunančiojo sąnaudas.
Padeda susikalbėti
„EDI paslaugos poreikis atsirado dėl dviejų globalių pokyčių įmonių verslo valdymo bei apskaitos sistemose – tai visų apskaitos procedūrų automatizavimas bei finansinės atskaitomybės dokumentų perdavimo elektroniniu formatu įteisinimas. Jei iki tol bet kokių sprendimų vykdymą lydėjo šūsnis popierinių dokumentų: užsakymai, važtaraščiai, aktai, sąskaitos ir t. t., tai šiuolaikiniame versle popieriniai dokumentai nereikalingi. Tačiau, kad iš išorės (verslo partnerių, klientų, teikėjų ir kt.) gauti duomenys atsidurtų įmonės apskaitoje, juos tenka įkelti rankomis, nes viena programa, kita programa parengtų duomenų, be žmogaus pagalbos dažniausiai negali pasiimti“, – aiškina „Edisoft Systems“ direktorius. Anot jo, Lietuvoje naudojama per 20 apskaitos programų ir neapibrėžtas kiekis originalių, sukurtų pagal įmonių poreikius, bei užsienio partnerių. Skirtingų apskaitos programų tarpusavio „susikalbėjimas“ prilygsta šiuolaikiniam Babelio bokštui. Tik skirtingomis kalbomis kalbančius statytojus (kuriems, anot biblinės legendos, taip ir nepavyko Babelio bokšto pastatyti) pakeitė viena kitos neatpažįstančios programos.
Ar reikia 20 apskaitininkų?
„Nesunku priimti ar išsiųsti kelis kitokia nei naudojama bendrovėje apskaitos programa parengtus dokumentus. Tačiau kai jų dešimtys, šimtai ar tūkstančiai, išauga darbo apskaitininkams ir, atitinkamai, išlaidos bei klaidos. Galima turimą programą tobulinti, tačiau IT specialistai taip pat kainuos, o garantijų, kad patobulinimas bus paskutinis, nėra. Be to, neracionalu įmonei užsiimti jai nebūdinga veikla – juk pirkdami automobilį serviso neperkame, kai reikia, pasinaudoti jo paslaugomis. Šioje terpėje ir atsiranda EDI paslauga – partnerių apsikeitimas elektroniniais dokumentais, kurie iš siuntėjo apskaitos sistemos į gavėjo apskaitos sistemą keliauja standartizuotais formatais“, – aiškina p. Mackevičius. „Edisoft Systems“ EDI platforma el. formatu leidžia priimti ir perduoti dokumentus visomis Lietuvoje, Latvijoje, Estijoje bei daugumoje kitų ES šalių naudojamomis apskaitos programomis, o taip pat Rusijoje ir Baltarusijoje, kur bendrovė teikia EDI paslaugas. Pasitaiko, kad reikia korekcijų bazinėse programose, tačiau jos ne esminės ir nereikalauja didelių investicijų. „EDI sistema paspartina apsikeitimą finansiniais dokumentais, piniginių srautų judėjimą, logistiką, eliminuoja klaidas, gali pakeisti keliasdešimt apskaitininkų todėl bendrovės mažina išlaidas“, – privalumus vardina specialistas. Privalumų yra ir daugiau – galima gauti perduodamų duomenų analizes, persiunčiamus dokumentus paskirstyti keliems adresatams, baigus finansinę operaciją dokumentus perduoti į el. archyvą ir t. t.
Krizės inicijuoja inovacijas
„Edidoft Systems“ klientai – prekybos tinklai, vartojimo prekių gamintojai ir platintojai, pramonininkai, transporto ir logistikos, valstybės bei paslaugų sektoriai. „Nėra dviejų identiškų įmonių, todėl ir klientų poreikiai skirtingi. Dirbant su didžiaisiais prekybos tinklais pagrindinė užduotis – jų naudojamų modernių, dažnai specialiai pritaikytų apskaitos programų integravimas į EDI sistemą. Dirbant su jų smulkiais tiekėjais, kurie nesinaudoja apskaitos programomis, užduotis kita – jiems suteikiama interneto prieiga, kur galima pateikti ir priimti užsakymus, atlikti finansinių apskaitos dokumentų perdavimą ir pan. Suprantama, kad garantuojamas ne tik perduodamų duomenų tikslumas, bet ir jų saugumas bei konfidencialumas“, – teigia p. Mackevičius. Anot jo, „Edisoft Systems“ paslaugų ypač prireikia, kai ekonomiką ištinka krizė – tuomet įmonės ieško įvairių inovacijų, kaip optimizuoti veiklą, mažinti sąnaudas.
