D. Maksimavičius: kita pandemijos stotelė – kibernetinis saugumas ir mišrus darbas

„Auginant konkurencingumą ir pardavimus, verslams svarbu ne tik būti atviriems savalaikiams pokyčiams, įsivertinti galimas rizikas, bet ir atkreipti dėmesį į technologijas. Ne tik aprūpinti biure ir iš namų dirbančius darbuotojus darbo ir emocinės higienos priemonėmis, bet ir užtikrinti laisvą bei spartų internetą, atkreipti dėmesį į projektų valdymo ar kitą aktualią programinę įrangą, taip pat verslo ir darbuotojų duomenų saugos sprendimus“, – pasakoja Dominykas Maksimavičius, „Tele2“ verslo skyriaus pardavimų vadovas.

„Tele2“ dar iki pandemijos taikė mišraus darbo principą. Darbuotojai galėjo laisvai rinktis, kur dirbti jiems patogiau – biure ar iš namų. Lankstumas ir ilgą laiką naudojami išmanūs skaitmeniniai darbo įrankiai organizacijoje padėjo lengviau ir greičiau prisitaikyti prie nuotolinio darbo sąlygų bei išlikti operatyviems.

Nuotolinio darbo praktika turi išties nemažai teigiamų savybių – darbuotojams suteikiama daugiau laisvės rinktis darbdavį, planuotis ir taupyti darbo laiką, o darbdaviui savo ruožtu nereikia apsiriboti tik vietos specialistų atranka.

Tačiau kai kuriais aspektais nuotolinis darbas turi ir trūkumų – pavyzdžiui, riboja vadovų galimybę jausti komandos nuotaikas, apsunkina komunikaciją ar net padidina kibernetinių atakų galimybę. Įdiegus tinkamiausius skaitmeninius įrankius darbo organizavimui ir komandinės dvasios palaikymui, šiuos trūkumus galima paversti pelningais privalumais.

Didinti kibernetinio saugumo raštingumą

Nors nuo pat karantino pradžios dauguma pradėjo dirbti iš namų, sodybų ar užsienio, vis vien tenka naudotis verslo duomenimis. Tai reiškia, kad kibernetinių atakų tikimybė išaugo – iš vidinio įmonės tinklo žmonės emigravo į privačius, asmeninius tinklus bei įrangą.

D. Maksimavičiaus teigimu, didesnės organizacijos jau ėmė plėsti savo saugumo perimetrą, diegdamos papildomas saugias komunikacijos priemones, automatizuotus, saugumą užtikrinančius įrankius. Tuo tarpu mažesnėms įmonėms, ypač jeigu jos dar tik pradėjo kelti verslą į skaitmeninę erdvę, kibernetinio saugumo ekspertai pataria migruoti į debesų kompiuteriją. Čia patalpinta informacija yra apsaugoma laiko patikrintais sprendimais ir yra prieinama kiekvienam darbuotojui iš bet kurios pasaulio vietos.

Elektroninio pašto, dokumentų ir nuotolinių užduočių bei susitikimų valdymą galima patikėti „Microsoft 365“, prekybą – elektroninės komercijos platformoms, tokiomis kaip „Pigu.lt“, „Amazon.com“, „Ebay“, „Wolt“, „Last Mile“ ir kt. Lygiai taip pat į „debesis“ galima iškelti ir savo santykių su klientais valdymą ar buhalteriją, pavyzdžiui, „Tasker“ ar „Hanna CRM“ sprendimai puikiai tinka tokių procesų vykdymui.

Visoms įmonėms – tiek toms, kurios turi savo infrastruktūrą, tiek į debesiją migruojančioms, būtina pasirūpinti duomenų atsarginėmis kopijomis. Pavyzdžiui, „Acronis Cyber Backup“, „Spinbackup.com“ gali daryti ir atsargines duomenų, laikomų debesų kompiuterijos platformose, kopijas tam atvejui, jeigu į įmonės debesų kompiuterijos erdvę įsisuktų koks nors piktadarys ar ten laikomi duomenys būtų sugadinti dėl darbuotojo klaidos.

Pažymima, kad daugiausia duomenų saugumo pažeidimų įvyksta būtent dėl žmogiškosios klaidos, todėl įmonių vadovai turėtų pradėti kurti atitinkamą kultūrą, kurioje kibernetiniam saugumui tektų svarbus vaidmuo. Taip pat mokyti darbuotojus atpažinti incidentus, skatinti apie juos ar įtarimus pranešti bei imtis priemonių jų žalai sumažinti. Tuo pačiu visur, kur įmanoma, įdiegti dviejų lygių autentifikaciją, nuolat atnaujinti programinę įrangą, pratinti darbuotojus nesinaudoti viešosios prieigos „Wi-Fi“ tinklais. Geriausia, kad darbui komanda naudotų tik įmonės suteiktus įrenginius, kuriuos ši gali kontroliuoti. Visam verslo kolektyvui taip pat svarbu palaipsniui pereiti elementarios kibernetinės saugos etapus, pradedant suvokimu, kad „123456“ yra ne slaptažodis, o viešai padėtas raktas nuo seifo.

Kaip ir sveikatą, taip ir kibernetinio saugumo būklę verta periodiškai tikrinti: pavyzdžiui, Nacionalinis kibernetinio saugumo centras savo svetainėje siūlo nemokamai pasitikrinti, ar spragų nėra naudojamame kompiuteryje ar telefone, ar nėra palikta „skylių“ interneto svetainėse bei programose. Kibernetinio saugumo paslaugų teikėjai siūlo ir kibernetinių atakų simuliatorius, pavyzdžiui, „ThreatCop“ ar „Sophos Phish Threat“, kuriais galima pamatuoti darbuotojų kibernetinio saugumo žinias ir budrumą.

Užtikrinti vienodas sąlygas

Biure dirbantys jau įpratę, kad ten jų laukia patogi darbo vieta, nemokama kava, užkandžiai, saugus VPN tinklas ir kiti patikimi darbo įrankiai. Jeigu visa tai yra biuro kasdienybė, tai turėtų tapti prieinama ir dirbant nuotoliniu būdu. Norint išsaugoti bendrumą, komandų susitikimai ir susirinkimai turėtų tapti hibridiniais – būtina užtikrinti, kad prie susirinkusiųjų salėje virtualiai galėtų prisijungti ir ne biure dirbantys kolegos, o visi darbuotojai naudotų virtualius verslo valdymo įrankius, pavyzdžiui, minėtąjį „Microsoft 365“.

D. Maksimavičius verslui pataria išskirstyti ir bendravimo kanalus. Vertėtų sutarti ne tik dėl bendros interneto platformos komandos darbo planavimui ir dokumentų tvarkymui, bet ir dėl galimų papildomų komunikacijos priemonių. Atskyrę kanalus paprasčiausiai išvengsite informacinio chaoso, kai vienoje vietoje persipina einamųjų darbų užklausos, skubios žinutės ir neoficialūs pokalbiai.

Vaizdo konferencijoms ir dokumentų tvarkymui puikiai tiktų „Microsoft Teams“, tuo tarpu svarbioms bei skubioms užklausoms galima rinktis telefoninį skambutį, SMS žinutę, o neoficialiems pašnekesiams – „Facebook Messenger“. Bendrą komandos darbą, pasak pašnekovo, galima palengvinti ir su kolegomis pasidalinus savo užimtumo kalendoriumi, jame reguliariai žymint susitikimus ar pietų pertraukas. Tokią funkciją galima rasti „Microsoft Outlook“ programoje. Kad ir kurį įrankį pasirinksite, svarbiausia, kad juo kasdien naudotųsi kiekvienas bendrovės darbuotojas.

„Iš savo turimo produktų paketo, klientams visuomet rekomenduojame išmanų skambučių valdymą. Juo kur kas lengviau nepraleisti nei vieno kontakto, valdyti užklausas, greitai reaguoti į vartotojų nusiskundimus, sekti ir analizuoti savo net ir per nuotolį dirbančios pardavimų komandos pokalbių kokybę. Tai gali pasirodyti smulkmena, tačiau dažnai ji lemia sėkmingus pardavimus, – papildo pašnekovas. – Dar vienas išmanaus skambučių valdymo privalumų – pastarasis veikia mobiliuoju ryšiu ir jam pakanka tik išmaniojo telefono, todėl nepririša darbuotojų prie darbo vietos“, – patirtimi dalinasi D. Maksimavičius.

Greta to, patys vadovai turi rodyti pavyzdį savo komandai. Jeigu dalis jos dirba ne biure, vadovui taip pat vertėtų bent kelias dienas per savaitę dirbti nuotoliniu būdu, taip įrodant, kad nebūtina būti biure, norint efektyviai atlikti užduotis ir būti vertinamam. Svarbu aiškiai iškomunikuoti, kad žmogus vertinamas ne pagal biure praleistas darbo valandas, o darbo rezultatus, iniciatyvą ar kitą indėlį į bendrovės veiklą.