Registrų centras monotoniškas užduotis patikėjo robotams

Apie tai, kokią naudą organizacijai gali suteikti kasdienėje veikloje pritaikyti RPA sprendimai pasakoja Registrų centro RPA sprendimų grupės vadovas Karolis Goštautas.

Robotų nauda apdorojant nuolat augantį užsakymų skaičių

Kiekvieną dieną priimame ir apdorojame po 10 tūkst. įvairių paslaugų užsakymų, fiziškai aptarnaujame po 2 tūkst. klientų ir atsiliepiame į daugiau kaip 2 tūkst. klientų skambučių. Šie užklausų srautai kasmet auga. Kita vertus, Registrų centre dirba didelės žmonių komandos, kurios atlieka identiškas operacijas, todėl net ir sutaupę 10 minčių jų darbo laiko per dieną gauname didelį efektą ir greitą tokių procesų automatizavimo atsipirkimą.

Be to, Registrų centro specialistų darbo krūvis kartais gan stipriai svyruoja. Tai gali būti susiję tiek su naujų teisės aktų įsigaliojimų, tiek su kitomis aplinkybėmis. Pavyzdžiui, pradėjus veikti galutinių naudos gavėjų registrui per gan trumpą laiką reikėjo apdoroti didelį kiekį duomenų apie fizinius asmenis, galutinius juridinių asmenų naudos gavėjus. Užklausų gauti tam tikrą faktą įrodantį dokumentą ar patikslinti duomenis registruose padaugėja, kai dėl tam tikrų reikalavimų, būtina konkreti informacija ar aktualūs duomenys. Pavyzdžiui, prasidėjus kompensacijų už būsto šildymą ar pradėjus dalinti paramą saulės elektrinių įsirengimui išauga prašymų tikslinti nekilnojamojo turto registro ir kadastro duomenis, o atvykėlių iš trečiųjų šalių banga padidina su Gyventojų registru susijusių paslaugų poreikį.

Tokiais atvejais trumpam laikui pasamdyti didelį žmonių skaičių, kurie būtų pasiruošę atlikti monotoniškas užduotis, ganėtinai sunku, todėl robotai ir procesų automatizavimas tokiais atvejais labai praverčia.

Tolygus darbų paskirstymas

Mūsų tikslas – automatizuoti pasikartojančius procesus, kurie iki tol buvo atliekami rankiniu būdu. Šiuos darbus Registrų centras pradėjo 2020 metų pavasarį, o pirmas robotas padėjo darbuotojams skirstyti užduotis pagal tam tikrus požymius. Pavyzdžiui, namo užregistravimo užduotis buvo skiriama vienai komandai, o įmonės registravimas – kitai komandai. Anksčiau toks darbų skirstymas buvo atliekamas rankiniu būdu, dėl ko darbai nebūtinai būdavo paskirstomi tolygiai. Taigi automatizuotas procesas pagreitino užduočių paskirstymą, sumažino klaidų riziką.

Per metus diegiame daug įvairiausių naujovių. Iš jų galėčiau išskirti didelių užsakymų tvarkymo sprendimą. Darbuotojas savo darbastalyje turi programėlę, į kurią įvedus unikalų užduoties numerį iš skirtingų Registrų centro sistemų automatiškai surenkami užduoties atlikimui reikalingi duomenys, su užduotimi susijusių specialistų kontaktai. Atsakingas darbuotojas programėlės pagalba elektroniniu paštu išsiunčia visiems su šiuo užsakymu susijusiems darbuotojams informaciją apie priimtą sprendimą, tokiu būdu užtikrinamas kokybiškas užduoties įgyvendinimas, pagerinama komunikacija tarp kelių ar keliolikos su šia užduotimi dirbančių žmonių. Ši naujovė per metus sutaupys apie 1 400 darbo valandų.

Darbuotojai jau turi įvairių pagalbinių programėlių, kurios susišneka su pagrindiniais mūsų skyriaus prižiūrimais RPA robotais, automatizuoti procesai vis dažniau sąveikauja tiesiogiai tarpusavyje.

Šiemet taip pat pradėjo veikti darbų paskirstymo robotas, kuris skaičiuoja darbuotojų atliktų darbų statistiką, kurią vėliau galima naudoti darbuotojų darbo krūvio stebėsenai ir tolygiam užduočių paskirstymui, taip pat padeda įvertinti papildomų mokymų poreikį.

Kol nebuvo tokio roboto, sunku buvo įvertinti, kiek laiko dirba vienas ar kitas darbuotojas. Dabar visa statistika yra vienoje vietoje, o pats algoritmas gali pasirūpinti, kad vienam ar kitam darbuotojui netektų per didelis darbo krūvis. Tokia tvarka darbuotojams sustiprina teisingumo jausmą ir didina motyvaciją.

Baimę įveikė įvaldę robotus

Projekto pradžioje pasitaiko įvairių nuogąstavimų, darbuotojai nežino, kaip naujovė paveiks jų darbą, tačiau kai komandoje paleidžiame pirmąjį robotą, jo nauda tampa akivaizdi, vėliau netgi gauname prašymus, kad ir kitos komandos nori tokio patobulinimo. Robotas perima monotoniškus, nuobodžius darbus.

Be to, robotai žmones išvaduoja darbuotojus nuo streso, kurį kelia klaidų rizika. Renkant informaciją iš skirtingų sistemų lengva ką nors praleisti. Be to, reikia atlikti daug skaičiavimų.

Pastaruoju metu vis daugiau dėmesio skiriame patogesniam darbuotojų darbui, kuriame tokius sprendimus, kuriuose darbuotojui patikėta užtikrinti kokybę. Darbuotojas yra roboto viršininkas ir bendradarbis.

Turime tokių procesų, kur robotai surenka informaciją iš skirtingų sistemų ir pateikia ją vienoje užduočių platformoje. Darbuotas mato visą su užduotimi susijusią informaciją ir priima sprendimą. Pavyzdžiui, registruoti įmonę, ar ne. Pasirinkus sprendimą, robotas pratęsia visą procedūrą. Viso šio proceso centre yra darbuotojas – jis priiminėja sprendimus ir, turėdamas daugiau laiko, gali daugiau dėmesio skirti klientui.

Robotai – visiems Registrų centro darbuotojams

Ateityje koncentruosimės į pačių darbuotojų įtraukimą į robotizuotų sprendimų kūrimą bei šių sprendimų priežiūrą, nes patys darbuotojai geriausiai žino, kokių sprendimų jiems reikia. Einame demokratizacijos ir darbuotojų įgalinimo keliu. Pagalbinių robotukų bus vis daugiau ir jie bus jau ne mūsų skyriaus, o pačių darbuotojų priežiūroje. Darbuotojai bus jų savininkai – jie galės juos pasitobulinti ar mums padedant susikurti naujus.

Turime viziją, kad ateityje šioje srityje dirbs ne 9 specialistai, kaip yra dabar, o visi Registrų centro darbuotojai. Pasukti šiuo keliu leidžia vis paprastėjančios robotų kūrimo technologijos. Mes šioms užduotis planuojame pasitelkti „Microsoft Power Platform“, ja domimės jau kurį laiką. 

Apie Registrų centre naudojamus RPA sprendimus

Registrų centro sukurti RPA sprendimai vien 2023 metų leido sutaupyti apie 90 tūkst. monotoniško darbo valandų. Tokiam kiekiui darbų atlikti reikėtų beveik 50 darbuotojų. Šiuo metu Registrų centre veikiantys RPA sprendimai palengvina ir pagreitina klientų prašymų priėmimo, užklausų apdorojimo ir elektroninių dokumentų išsiuntimo procesus.

Siekdamas pasidalinti gerąją patirtimi Registrų centras šiemet lapkričio 29 d. jau antrą kartą organizuoja nemokamą renginį, kurio metu įmonės RPA komanda pasidalins gerąja patirtimi apie įmonėje RPA sprendimų kūrimui ir diegimui naudojamos „UiPath Action Center“ platformos naudojimą. Renginio metu bus pasidalinta praktine patirtimi ir pavyzdžiais, kokias procesų automatizavimo galimybes suteikia minėta platforma, kaip sukurti hibridines – darbuotojų ir RPA robotų – komandas ir kokios kitos šios platformos naudos.

Renginys nemokamas, norintys dalyvauti pristatyme, turėtų registruotis čia.