Nuo buhalterijos prie realios vadybos: kaip IT sprendimai didina įmonių veiklos efektyvumą

Šiuo metu IRTC sprendimais naudojasi keli šimtai įmonių ir organizacijų. G. Žaliauskas vertina, kad pasinaudoję IRTC informacinių technologijų (IT) sistemomis apčiuopiamą ekonominę naudą galėtų turėti ne vienas tūkstantis Lietuvos mažų ir vidutinių privačių ar valstybės įmonių bei organizacijų.

Ar klientų aptarnavimas – buhalterijos reikalas?

„Analizuoti, kaip yra ir kaip galėtų ar turėtų būti, mes prieš kelis dešimtmečius pradėjome nuo savivaldybių ir joms pavaldžių įmonių. Tuo metu kai kurie jų veiklos aspektai, pavyzdžiui, klientų aptarnavimo valdymas, buvo tik užuomazgose, o kai kurioms įmonėms tai nebuvo aktualu. Kai tuomet siūlydavome šią sistemą mus nukreipdavo į... buhalteriją. Buvo toks supratimas: klientų aptarnavimas – buhalterijos reikalas, – prisimena prieš beveik tris dešimtmečius veiklą pradėjusios IT sprendimų įmonės vadovas. – Dabar jau beveik visos savivaldybių įmonės, pavyzdžiui, šilumos tinklai ar vandens tiekimo ir nuotekų valymo, turi įsidiegę ar diegiasi bei vysto klientų aptarnavimo sistemas su klientų savitarna, operatyviu reagavimu, įvykių fiksavimu, veiklos atsekamumu ir pan., kad galėtų racionaliai valdyti klientų aptarnavimo kokybę ir kaštus.“

Šiandien savivaldybių ir jų įmonių valdysena gerokai pasikeitusi, o naudojamos įvairios IT sistemos ne tik pagreitina, bet ir efektyvina veiklą bei procesus. Pvz., minėta IRTC klientų aptarnavimo sistema su savitarnos funkcija iš esmės taupo įmonių darbuotojų laiką, gerina įmonių įvaizdį, o taip pat  didina gyventojų pasitekinimą, nes jie gali operatyviau informuoti apie problemas ar poreikius bei sulaukti pagalbos.

„Gal IT sprendimų naudą ne visuomet paprasta įvertinti finansiškai, bet jau tai, kad tokių sistemų dėka taupomas visų laikas, atsisakoma popieriaus, didinamas įmonių vadybos bei klientų aptarnavimo efektyvumas, gali lemti įmonių sėkmę rinkoje ir manau, kad verta į tai investuoti. Šį žingsnis – tai kaip ūkininkaujant arklį pakeisti traktoriumi ir kitomis naujausiomis technologijomis“, – su šypsena pasakoja IRTC direktorius.

Ko neatskleidžia apskaita

Pasak jo, vis dar galima rasti nemažų skirtumų, kaip IT sprendimais naudojasi lietuviškos ir užsienio kapitalo įmonės. Pastarosios savo veikos neįsivaizduoja be IT sprendimų, kurie skirti klientų aptarnavimui ir atsiskaitymui, skolų administravimui, teikiamų paslaugų ir darbų kaštų bei turto ir darbuotojų darbo našumo valdymui, o taip pat automatizuotam ar pusiau automatizuotam reikiamų duomenų surinkimui bei analizei. Tuo tarpu dalis Lietuvos įmonių vis dar pasikliauja tik buhalterinės apskaitos duomenimis.

„Teko ne kartą analizuoti įmonių situaciją: pradėjusios veiklą keletą metų sėkmingai augo, o pasiekusios tam tikras apyvartas ir klientų skaičių ima buksuoti, neuždirba pelno. Kaip taisyklė, tampa akivaizdu, kad joms būtina keisti valdymą, pasitelkti IT sprendimais paremtus įrankius. Jie operatyviai suteikia žymiai daugiau naudingos ir tikslios informacijos, kuria remiantis vadovai gali priimti efektyvius sprendimus ir toliau plėtoti išaugusį verslą, – pasakoja G. Žaliauskas. – Bėda, kad nemaža dalis mažų ir vidutinių įmonių savininkų ar organizacijų vadovų nesvarsto, jog, norint sėkmingai konkuruoti rinkoje ir augti, šiandien, užtikrinant efektyvią vadybą, būtina remtis pilna ir operatyvia informacija.“

Kaip pavyzdį jis pateikia IRTC turto valdymo sprendimą, kuris, pvz., padeda įvertinti, kokie yra turimo nekilnojamojo turto vieno kvadratinio metro ar net gatvių apšvietimo kaštai, kaip keičiasi jo kokybė ir kokia yra eksploatavimo dinamika, suteikia galimybę fiksuoti įvairius pokyčius, pateikia analizę įvairiais pjūviais, atstatymo investicijas ir pan. Buhalterinė apskaita tokių duomenų nesuteikia.

Verslo valdymo sprendimų moduliai – kartais pigiau

„Suprantama, kad ir kiekviena IT sistema turi savo eksploatavimo kaštus. Todėl jei nesupranti ir negali įvertinti naujovės teikiamos naudos, joje gali matyti tik išlaidas, – vis dar pasitaikančius verslo valdymo įrankių vertinimus mini IRTC vadovas. – Tačiau įvairūs mūsų IT sprendimai, pavyzdžiui, klientų savitarnos ir atsiskaitymų, klientų aptarnavimo ir skolininkų valdymo, teikiamų paslaugų ir darbų bei turto ir pinigų srautų valdymo, automatizuotų arba pusiau automatizuotą duomenų surinkimo, gali būti diegiami atskirais moduliais, o vėliau sujungiami į vieningą sistemą. Taip palaipsniui įgyjama patirtis ir kompetencijos. Be to, jei palygintume su tarptautinių didžiųjų įmonių siūlomais verslo valdymo sprendimais, mes juos siūlome kartais mažesnėmis kainomis.“

Arminas Šiurkus, IRTC marketingo direktorius, taip pat atkreipia dėmesį, kad diegimo metu standartiniai moduliai gali būti konfigūruojami pagal konkretaus kliento poreikius, taip pat atsižvelgiama ir pasinaudojama sėkminga bendradarbiavimo praktika su esamais klientais, o tai lemia, kad nereikalaujama didelio papildomo programavimo. Visa tai iš esmės atpigina nuolat tobulinamus modulius ar visą sistemą ir teigiamai veikia patikimumą po įdiegimo.

IRTC vadovas dar akcentuoja, kad IT sistemas nusprendusios diegti įmonės privalo atlikti namų darbus: „Jei vykdomas projektas, įmonėje privalo būti už jį atsakingas žmogus. O mūsų patirtis rodo, kad geriausių rezultatų pasiekiama tuomet, kai už verslo valdymų sistemų diegimą būna atsakingas pats įmonės vadovas ar jo didelius įgaliojimus turintis kompetentingas specialistas.“

„IT sistemų diegimas iššaukia organizacinius pakeitimus, kažkiek keičia įmonės darbo organizavimą, o naujovių žmonės dažnai nelinkę priimti, joms priešinasi, nes pradžioje darbuotojams sudėtinga dirbti kitaip nei jie yra įpratę, – patirtimi dalinasi IRTC direktorius. – Todėl geriausi rezultatai diegiant sistemą gaunami, kai bendradarbiaujama ir bendromis jėgomis su klientu siekiame suplanuotų tikslų.“