Renginių organizavimas: akimirkos, sukuriamos iš detalių ir 2023 metų tendencijos
Renginių organizavimas – iššūkiai ir gyvų susitikimų išsiilgę vartotojai
2020-ieji, kai bandėme suprasti, kaip švęsti įmonės vakarėlį ar organizuoti mokslinę konferenciją internete ir desperatiškai ieškojome laisvos vietos namuose darbo stalui, rodos, jau seniai praeityje. Dabar nuotoliniai darbo susitikimai, hibridiniu būdu vykstančios konferencijos ir kiti renginiai ar darbas namuose atrodo toks pat įprastas dalykas, kaip rytiniai eismo kamščiai mieste. Iššūkių kupini pastarieji metai į renginių organizavimą atnešė didelių pokyčių ir inovacijų, o „Verified Market Research“ duomenimis, pasaulinė renginių industrija turėtų būti verta 2,194 trilijonų JAV dolerių 2028-aisiais, palyginus su 2020 metais, kai rinkos vertė siekė 887 milijardus.
2020 ir 2021 metais turėjome galimybę stebėti didelį pokytį renginių organizavimo sferoje – gyvus susitikimus pakeitė renginiai internete, renginių organizatoriai turėjo adaptuoti savo gebėjimus ir mokytis naujų. Kaip internetiniams susitikimams suteikti gyvo renginio pojūtį, įtraukti dalyvius, tuo pačiu užtikrinant kokybišką laiko praleidimą ir turinį – iššūkių tikrai netrūko. Visgi galima drąsiai teigti, kad renginių organizavimo rinka prisitaikė prie sudėtingų sąlygų, o 2022-ieji tapo gyvų susitikimų renesanso metais. Tačiau per pastaruosius kelis metus kilę iššūkiai visam laikui pakeitė renginių planavimo lauką ir panašu, kad virtualūs susitikimai dar tikrai nepasiruošę atsidurti renginių organizavimo paraštėse.
Visgi gyvų susitikimų išsiilgę tiek renginių organizatoriai, tiek užsakovai, tiek dalyviai. „Bizzabo“ socialiniame tinkle „LinkedIn“ atliktos apklausos duomenimis, 55% renginių organizavimo profesionalų 2023 metais pirmenybę teikia gyviems renginiams, kai 2021 metų paskutinįjį ketvirtį šis skaičius tesiekė 16,8%. Nors virtualūs, o vis dažniau – hibridiniai renginiai – vis dar populiarūs, tačiau akivaizdu, kad jie nesiruošia pakeisti gyvų susitikimų. „BlueJeans and Forrester“ duomenimis, net 71% renginių rinkoje dalyvaujančių profesionalų teigia, kad virtualaus renginio metu sunku perduoti emocijas, kurios suteikiamos vykstant gyviems susitikimams, o 67% renginių organizatorių internetinių renginių metu sunku perteikti prekės ženklo žinutę. 61% profesionalų teigia, kad didžiausias virtualių susitikimų iššūkis – išlaikyti dalyvių dėmesį ir įtraukti juos į aktyvų dalyvavimą renginyje.
Žingsnis po žingsnio – kaip renginį paversti nepamirštamu
Masiniai renginiai, tokie kaip koncertai, miestų šventės; verslo renginiai – įmonių gimtadieniai, pristatymai; konferencijos; asmeninės šventės – vestuvės, mergvakariai, bernvakariai, krikštynos ir gimtadieniai. Kiekvienas renginys, mažas ar didelis, yra reikšmingas ir reikalauja įsigilinimo į individualius kliento poreikius ir lūkesčius. Tačiau yra keli pagrindiniai dalykai, kurie visada išlieka aktualūs organizuojant kiekvieną renginį. OWEXX dalijasi – kokie jie?
Pirmas ir itin svarbus klausimas – renginio koncepcija. Renginio koncepcijos analizės, kuri yra pamatinis renginio organizavimo žingsnis, metu yra nustatomi renginio tikslas, pobūdis, tematika, auditorija, trukmė ir pan.; nusprendžiama, ar renginys bus gyvas susitikimas, internetinis ar hibridinio formato. Kitaip sakant, tai tarsi renginio „griaučiai“ ar „stuburas“, ant kurių yra statomi kiti svarbūs dalykai, pavyzdžiui, renginio vieta ir data.
Nusprendus dėl renginio koncepcijos, vietos ir datos, galima svarstyti renginio organizacinį planą, kuriame, priklausomai nuo renginio specifikos, išsaiškinamas kvietimų ar bilietų platininimas, įgarsinimas, muzika, maitinimo galimybės ir pan. Tai yra tokie dalykai, kurie garantuoja, kad tiek renginiui artėjant, tiek jo metu, nekils jokių nesklandumų. Kitaip sakant – geras pasiruošimas jau yra pusė nuveikto darbo, ypač kai tai atlieka OWEXX profesionalūs renginių organizatoriai.
Toliau reikėtų apgalvoti tokius būtinus dalykus kaip renginio vietos apipavidalinimas (pavyzdžiui, įmonėms ypač aktualu fotosiena, vestuvėms – gėlės, renginiams lauke – palapinės ir pan.), įamžinimas, vedėjai ir atlikėjai (jei jų reikia), dalyvių apgyvendinimas ir maitinimas, apšvietimas ir garso aparatūra. Atskiro paminėjimo vertas renginio scenarijaus kūrimas, nes nuo šio etapo priklauso didelė dalis renginio sėkmės, o detalių, kurias reikia apgalvoti, itin daug, nes scenarijuje turi atsispindėti viskas, kas vyks renginio metu: vedėjai ir jų vaidmuo, atlikėjai ar kita renginio programa, dalyvių judėjimas renginyje, dovanos, padėkos, pertraukos; jei tai konferencija – pranešimų trukmė, išdėstymas ir t. t. Reikia pagalvoti ne tik laiko sąnaudas, tačiau ir sklandžius perėjimus, siužeto linijos vystymą ir pan. Čia prireikia tiek kūrybinio mąstymo, tiek matematikos, nes nuo sklandaus ir įdomaus renginio scenarijaus priklauso dalyvių įsitraukimas ir įspūdžiai.
Žinoma, ne paskutinėje vietoje pasiruošime renginio planavimui atsiduria ir biudžetas, kurį reikėtų sudaryti itin atsakingai ir racionaliai, nes nuo jo priklauso renginio turinys, apimtis ir kiti svarbūs dalykai.
Visapusis renginio organizavimas – tai problemos sprendimas, atsakymas į visus klausimus, pasiruošimas renginiui be streso ir žinojimas, kad įvykis, kurio taip laukiate – profesionalų rankose. OWEXX vadovaujamasi požiūriu, kad pavykęs ir sėkmingas renginys yra ne tik tada, kai įgyvendinami renginio tikslai, bet ir kai pasiekiamas renginio vadybos procesų efektyvumas.
Renginių organizavimas – kokios tendencijos vyrauja rinkoje?
Kaip jau aptarta, 2023 metais galima stebėti gyvų renginių pranašumą prieš internetinius renginius, tačiau technologijos iš renginių rinkos nesitraukia – vyksta nemažai hibridinio formato, kai dalis dalyvių dalyvauja gyvai, dalis – virtualiai, renginių. „Bizzaboo“ apklausos duomenimis, net 97% profesionalų renginių organizavimo sferoje prognozuoja, kad hibridinio formato renginių daugės, o technologijų rinka stengiasi prisitaikyti prie šio poreikio ir, tikėtina, ateityje galės pasiūlyti vis įvairesnes virtualias renginių patirtis. Vis dėlto pirmenybė yra teikiama gyvai vykstantiems renginiams, kurių metu patiriamų emocijų ir atmosferos virtualūs renginiai nesugeba perteikti.
Dar vienas labai svarbus šių dienų renginių rinkos aspektas – vis daugiau įmonių ir organizacijų pasitelkia renginius kaip marketingo ir viešųjų ryšių priemonę. Marketingo specialistų nuomone, verslo renginiai – puikus būdas didinti savo prekės ženklo matomumą, užmegzti ryšį su klientu ar palaikyti jo lojalumą, formuoti įmonės įvaizdį, prekėms ir paslaugoms reklamuoti. O net 85% marketingo specialistų įvairių renginių rėmimą laiko prekės ženklo reklamos kampanijos prioritetu.
Renginių organizavimo sferoje iš svarbių pozicijų nesitraukia ir tvarumo idėjos – vis labiau atsižvelgiama į draugiškus aplinkai ir planetą tausojančius sprendimus. Taip pat renginių dalyviai itin vertina saugumo užtikrinimą – tai galioja ir kalbant apie renginio dalyvių duomenų rinkimą ir jų apsaugą.
Dar viena tendencija – renginiai vyksta vis dažniau ir yra nepriklausomi nuo sezoniškumo. Pavyzdžiui, anksčiau įvairios organizacijos rengdavo vieną ar porą didelių renginių, tačiau šiandien pastebima tendencija organizuoti ir daugiau mažesnių renginių, konferencijų ar pan. visus metus, taip siekiant užtikrinti ryšį su klientu, partneriais ir kolegomis.
Vasara – vestuvių metas
Greičiausiai galima drąsiai teigti, kad daugiausiai organizacinių pastangų reikalaujanti asmeninė šventė yra vestuvės. Be pagrindinių ir svarbiausių klausimų, tokių kaip ceremonijos ir šventės vieta, vestuvių dalyvių skaičius ir biudžetas, tenka rūpintis dar galybe įvairiausių detalių, kurios gali temdyti pasiruošimo gražiausiai šventei džiugesį. Statistika rodo, kad didžioji dalis planavimo vis dar krenta ant nuotakos pečių (net 72%!) ir nemažai nuotakų (taip pat 72%) teigia, kad būtų norėjusios skirti daugiau dėmesio ir vestuvių biudžeto šventės pramogoms. Profesionalių vestuvių planuotojų paslaugos ne tik sumažina arba visai panaikina planavimo stresą, tačiau ir garantuoja, kad bus išvengta klaidų, kiekviena detalė bus apgalvota, įskaitant net garsą ir apšvietimą, o jaunieji ir svečiai džiaugsis puikiais vedėjais, atlikėjais, pramogomis ir gailėsis nebent dėl to, kad šventė praskriejo akimirksniu ir truko per trumpai.
OWEXX – renginių organizavimas nuo A iki Z
Savo idėją ir ilgai lauktą šventę patikėti į kitų rankas gali būti sunku. Ar tai būtų tokia svarbi asmeninė šventė kaip vestuvės, jubiliejus ar krikštynos, ar proginis įmonės renginys, konferencija, o gal koncertas ar didžiulė miesto šventė – norėdami tikrai mėgautis renginio planavimu ir pačia švente, pasitikėkite profesionalais, kurie apgalvos kiekvieną detalę ir užtikrins, kad renginio organizavimas bus sklandus, o renginys suteiks tik geriausias emocijas. Kiekvienas, tiek nedidelis, tiek masinis renginys turi savo specifiką, tad OWEXX pasirūpins, kad nuo atlikėjų iki renginio įamžinimo, nuo maitinimo iki scenos, nuo garso iki apšvietimo – viskas viršytų Jūsų lūkesčius ir sukurtų nepamirštamą reginį renginio dalyviams.
OWEXX renginių organizavimo moto – „easy to feel“. Juo vadovaudamasi savo renginių organizavimo paslaugas OWEXX siekia teikti taip, kad klientui beliktų džiaugtis planavimo procesu ir mėgautis įsimintinu reginiu renginio dieną.
Daugiau informacijos apie OWEXX renginių organizavimo paslaugas rasite renginiuorganizatorius.lt arba https://www.owexx.com/renginiu-organizavimas
Renginių organizavimas https://www.owexx.com/renginiu-organizavimas/paslaugos/renginiu-organizavimas
Koncertų organizavimas https://www.owexx.com/renginiu-organizavimas/paslaugos/koncertu-organizavimas
Konferencijų organizavimas https://www.owexx.com/renginiu-organizavimas/paslaugos/konferenciju-organizavimas
Vestuvių planavimas https://www.owexx.com/renginiu-organizavimas/paslaugos/vestuviu-planavimas-organizavimas
VERSLO TRIBŪNA
Skaitmeninė lauko reklama tampa vis svarbesne reklamos rinkos dalimi, o „JCDecaux Lietuva“, kaip viena iš lyderių šioje srityje, pristato naują didžiojo formato skaitmeninių lauko ekranų tinklą. Vilniuje šiemet pradeda veikti 16 naujų „JCDecaux DigiPlay“ ekranų, įrengtų strategiškai svarbiose sostinės vietose. Šie ekranai suteikia prekės ženklams galimybę pasiekti platesnę auditoriją per aukštos raiškos dinaminę ir statinę reklamą, užtikrinant puikų matomumą.
OWEXX – beveik 30 metų reklamos rinkoje veikianti įmonė, siūlanti plataus spektro reklamos paslaugas: prekės ženklo, logotipų, pavadinimų, interneto projektų kūrimo, reklamos kampanijų planavimo ir organizavimo, reklamos kūrimo ir reklamos plotų bei kitas paslaugas. OWEXX valdomas lauko ekranų tinklas veikia visose Baltijos šalyse – modernūs lauko ekranai, esantys strategiškai atrinktose vietose, matomi didžiulei auditorijai.
Ilgos valandos treniruočių ir griežta disciplina tarp jų, kasdienis darbas ir pasiaukojimas – žiūrovams, matantiems džiaugsmingas pergalės akimirkas, ši sporto pusė dažnai lieka nematoma. Reklamos kampanija „Kartu kelyje į pergalę“ skirta padėkoti Lietuvos sportininkams ir jų komandoms už sunkų darbą treniruotėse ir varžybose bei įkvepiantį ryžtą siekiant pergalių. OWEXX reklamos kampanijoje išryškinama, koks svarbus sportininkams yra pasiekimų įvertinimas ir nuolatinis palaikymas – juk kartu galime pasiekti daugiau.
Roges ruošk vasarą – ši liaudies išmintis galioja ir kalbant apie žiemos švenčių organizavimą. Įmonių išvykų profesionalai, kasmet priimantys šimtus verslo klientų viešbučiuose SPA VILNIUS ir „Monist“, tikina, kad pagrindiniai sėkmingo kalėdinio renginio ingredientai – planavimas ir įsiklausymas į komandos pageidavimus.
Visapusis renginių organizavimas https://www.owexx.com/renginiu-organizavimas/paslaugos/visapusis-renginiu-organizavimas-bei-techninis-aptarnavimas
Scenų nuoma https://www.owexx.com/renginiu-organizavimas/paslaugos/scenu-nuoma
Renginių įgarsinimas https://www.owexx.com/renginiu-organizavimas/paslaugos/renginiu-igarsinimas
Renginių apšvietimas https://www.owexx.com/renginiu-organizavimas/paslaugos/renginiu-apsvietimas
Pramogų nuoma renginiams ir šventėms https://www.owexx.com/renginiu-organizavimas/pramogu-nuoma
Palapinių, paviljonų, pakylų šventėms nuoma https://www.owexx.com/renginiu-organizavimas/paslaugos/palapiniu-paviljonu-pakylu-sventems-nuoma
Renginių fotografavimas ir filmavimas https://www.owexx.com/renginiu-organizavimas/paslaugos/renginiu-fotografavimas-bei-filmavimas
Išvažiuojamasis maitinimas https://www.owexx.com/renginiu-organizavimas/paslaugos/isvaziuojamasis-maitinimas
Renginių galerija https://www.owexx.com/renginiu-organizavimas/renginiu-galerija
Renginių organizavimas – kontaktai https://www.owexx.com/renginiu-organizavimas/kontaktai
