Skaitmenizacija ir automatizacija: prekybos aljanso „AIBĖ“ patirtis
Jau ne vienerius metus elektroninių duomenų mainų paslaugą „Aljanso AIBĖ“ įmonėms teikia EDI operatorius UAB „Edisoft systems“. Paslauga leidžia prisijungti prie tinklo, kuriame dirba daugiau nei 2000 prekių tiekėjų ir teikti jiems užsakymus bei gauti sąskaitas elektroniniu būdu. Kitaip tariant, prekybos įmonė ar parduotuvė gali dirbti su savo tiekėjais tiesiai iš savo apskaitos programos. Prekių užsakymų nebereikia siųsti el. paštu ar vėliau rankiniu būdu pajamuoti gautų prekių. Visas procesas vyksta automatiškai.
Šiuo metu EDI paslauga „Edisoft“ sistemoje jau naudojasi apie 40% „AIBĖ“ tinklo parduotuvių. Per metus jos vidutiniškai perduoda beveik 900 000 elektroninių dokumentų. Didžioji dalis, apie 70% dokumentų, yra sąskaitos-faktūros, likusi dalis – elektroniniai užsakymai bei likučių ataskaitos.
Kaip teigia aljanso „AIBĖ“ IT paslaugų ir projektų vadovas Linas Matkevičius, elektroniniai duomenų mainai turi daug privalumų, o vienas pagrindinių – tai laiko taupymas.
Vienos sąskaitos suvedimas į apskaitos sistemą gali užtrukti nuo 5 iki 15 minučių (o gal ir daugiau, priklausomai nuo dokumento apimties). Jei parduotuvė gauna 200 sąskaitų per mėnesį, EDI sprendimas leidžia sutaupyti iki 50 valandų rankinio darbo. Mažesni verslo administravimo kaštai lemia didesnį parduotuvės pelningumą.
Kitas svarbus aspektas, pasak pašnekovo, tai užsakymų klaidos, kurias būtina efektyviai kontroliuoti. Įdiegus užsakymų siuntimo ir sąskaitų gavimo procesus per „Edisoft“ sistemą, duomenys yra fiksuojami parduotuvės apskaitos programoje. Patikrinus realiai gautas prekes, visus duomenis galima lengvai palyginti tarpusavyje ir identifikuoti kiekių ar kainų neatitikimus. Toks procesas leidžia laiku aptikti ir ištaisyti klaidas, taip išvengiant didesnių problemų prekių apskaitoje.
Parduotuvėms taip pat labai svarbu atlikti užsakymus atitinkančius aktualų prekių poreikį. Naudojant EDI, duomenys apie gautas prekes į apskaitos programą patenka automatiškai ir realiu laiku. Taigi, administracija turėdama aktualią informaciją apie prekių likučius gali lengviau planuoti užsakymus ir valdyti tiekimo procesą.
Elektroninis apsikeitimas komercine informacija su tiekėjais yra ženkliai pranašesnis nei tradiciniai būdai, nes yra greitesnis ir patikimesnis. Dokumentai atkeliauja akimirksniu iš vienas sistemos į kitą. Be to, procese eliminuojamas rankinis duomenų suvedimas, todėl ženkliai sumažėja žmogiškų klaidų rizika tiek užsakovo, tiek tiekėjo pusėje.
„EDI sprendimas tikrai pasiteisino „AIBĖ“ parduotuvėse. Matome daug privalumų mažinant kaštus, efektyvinant tiekimo procesą ar net sprendžiant šiuo metu aktualią darbuotojų trūkumo problemą“, – apibendrina „AIBĖ“ IT atstovas.
Norint pradėti naudotis EDI paslaugą nereikės daug investuoti ar diegti papildomų IT sprendimų. Paslauga yra integruojama į jau naudojamą apskaitos programą. Jei norite pasikonsultuoti dėl integracijos galimybių ir prisijungimo sąlygų kviečiame pabendrauti su „Edisoft“ specialistais.
Apie „Edisoft systems“ UAB
„Edisoft“ yra elektroninių duomenų mainų (EDI) operatorius bei sistemų integravimo paslaugų teikėjas. Įmonės valdoma EDI platforma turi plačiausią partnerių tinklą Baltijos šalyse, jos paslaugomis naudojasi daugiau nei 2300 klientų. Per metus „Edisoft“ sistemoje perduodama apie 20 mln. įvairių komercinių dokumentų.
„Edisoft“ paslaugomis naudojasi prekybos tinklai, maisto, drabužių, kosmetikos, statybinių medžiagų parduotuvės, restoranai, kavinės bei jų tiekėjai. Elektroniniuose duomenų mainuose taip pat dalyvauja logistikos paslaugų teikėjai, gamybos įmonės bei finansinės institucijos. Specializuoti „Edisoft“ sprendimai leidžia perdavinėti elektroninius dokumentus į valstybės informacines sistemas (i.VAZ, E.sąskaita, PEPPOL ir kt.) ar integruotis su didžiausia pasaulyje el. komercijos platforma „Amazon“.
Daugiau informacijos: www.edisoft.lt
