Kūrybinė netvarka ar blizganti švara?
Kiekvienas savaip įsivaizduoja, kaip turėtų atrodyti jo darbo vieta. Rodos, elementaru – tvarkingas stalas, lengviau rasti norimus dokumentus, patogi vieta – didesnis darbingumas. Bet ar iš tiesų tik tiek?
Darbo stalas lemia ne tik tai, kiek užtruksite ieškodami dokumento, bet ir kaip jausitės darbo vietoje. Darbo stalas – tai tam tikras būdas papasakoti aplinkiniams apie save, savo būdą, pomėgius. Yra nemažai tyrimų, fiksavusių, kiek vidutiniškai per dieną žmogui užtrunka dokumentų paieška. Atsakymai įvairūs, tačiau visi kaip vienas teigia, kad netvarka ant stalo mažina laiko panaudojimo efektyvumą. Deja, rečiau kalbama apie tai, kaip sulėtėjo darbo tempas, padaugėjo atidėliojimų dėl to, kad darbo aplinka žmogui tapo nejauki ir nepatraukli, kai jis paklausė stereotipinių patarimų susitvarkyti darbo stalą.
Praktiniai patarimai
Siūlome keletą patarimų, kaip mažinti nuovargį ir didinti darbingumą. Pabandykite pakeisti apšvietimą, kartais lengviau susikaupti esant tik stalo apšvietimui, o ne visai patalpai. Ergonomikos specialistai sutaria, kad idealu, jeigu pavyksta užsitikrinti natūralų apšvietimą, krentantį iš kairės.
Mažinti kūno nuovargį gali ir kėdės reguliavimas: kėdės atrama nugarai turi būti truputį išlenkta atgal ties stuburo apačia; nugara turi būti atlošta 10–30 laipsnių kampu nuo vertikalios padėties.
Trijų dėžučių sistema
Trijų dėžučių sistema padeda reguliuoti informacijos srautus darbo vietoje. Pagrindiniai šioje sistemoje naudojami „įrankiai“ – ant stalo arba šalia jo esančios trys dėžutės: įėjimo dėžutė, išėjimo dėžutė, šiukšlių dėžė.
Pagrindinės taisyklės paprastos. Kiekvienas gaunamas raštas dedamas į įėjimo dėžutę. Kiekvieną raštą galima paimti į rankas tik vieną kartą. Ant darbo stalo gali gulėti tik vienas tuo metu tvarkomas dokumentas.
Darbo dienos tikslas – darbo pabaigoje visos trys dėžės turi būti tuščios. Šioje sistemoje dėžutes galime suprasti tiesiogiai ir perkeltine prasme – kaip dėžutes „jūsų galvoje“ dirbant su įvairiomis užduotimis.
Realizuojant trijų dėžučių sistemą, galite išmėginti klasikinius darbo stalo sutvarkymo principus: įėjimo, išėjimo ir šiukšlių dėžės padedamos dešinėje darbo stalo pusėje; telefonas padedamas kairėje pusėje; kairėje pusėje laikomas sąsiuvinis (ar pan.), kur fiksuojamos pastabos apie telefoninius pokalbius; kairėje pusėje yra erdvė (gali būti dėžutė ar kažkas kita), skirta užduotims, kurias būtina atlikti dar šiandien; priešais žmogų esanti darbo stalo plokštuma visada turi būti tuščia.
Šių principų taikymas padeda produktyviau išnaudoti laiką. Kita vertus, produktyvumas padidėja jau nuo tada, kai žmogus pradeda rūpintis efektyvumo klausimu, ieškoti atsakymų ir bandyti įvairias laiko valdymo technikas. Vienintelės ir geriausios technikos nėra. Visos jos – tai priemonė didinti žmogaus norą savo laiką panaudoti efektyviau.
Ištrauka iš „Verslo žinių“ leidžiamo žinyno „Biuro administravimas“
