Skaitmeninė transformacija įmonėje arba ką daryti, kai veiklos metodai per metus pasensta septyneriais?

Tačiau kita staigaus pokyčio medalio pusė yra ta, kad procesai į skaitmeninę erdvę buvo perkelti staiga ir nebuvo apsvarstyta, kiek jie yra efektyvūs konkrečiai įmone. Šiek tiek atsikvėpus ir žiūrint į ateitį, natūralu, kad vadovams kyla klausimų, kaip išnaudoti esamą situaciją tolimesniam tvariam verslo augimui? Ką skaitmeninė transformacija reiškia mano verslui? Tai ypač aktualu toms organizacijoms, kurių pagrindiniai duomenys ir procesai sukasi „excelio” dokumentuose.

Esant tokių žinių ir įgūdžių poreikiui rinkoje, nuo rudens ISM Vadovų magistrantūroje įvedamas naujas modulis „Skaitmeninė transformacija ir verslas“, kuris padės vadovams gauti praktinių įgūdžių apie, tai kaip technologijos gali padėti jų versluose. Šiame modulyje surinkta naujausia ir aktualiausia informacija apie skaitmeninę transformaciją bei realius jos pritaikymo atvejus įvairiose industrijose ir veiklos procesuose.

Įmonių vadovams labai svarbu suprasti, kokias problemas gali išspręsti technologijos  ir kaip teisingai jas panaudoti, siekiant efektyvumo. Modulio „Skaitmeninė transformacija ir verslas“ vadovas Gediminas Buivydas nurodo, kad su tinkamu pasiruošimu skaitmeninė transformacija įmonėse vyktų sklandžiau ir efektyviau: „Naujasis ISM vadovų magistrantūros modulis buvo sukurtas norint vadovams praktiškai perteikti skaitmeninių technologijų galimybes, jų pritaikymų atvejus ir kaip organizacijoje jas sėkmingai įdiegti. Terminas „skaitmeninė transformacija“  turi rizikos tapti nuvalkiotas ir nesuprastas, tad natūralu, kad įmonėse tai kelia daug įtampos ir neapibrėžtumo, tačiau reikiamos žinios leistų įmonę užtikrintai vesti į priekį efektyvinant veiklos procesus, juos automatizuojant, paspartinant sprendimų priėmimą remiantis faktais, o ne prielaidomis, išlaikant ir didinant patenkintų klientų skaičių, sukuriant patogią ir įtraukiančią skaitmeninę darbo vietą darbuotojams. Na ir žinoma, vis didesnė priklausomybė nuo skaitmeninės erdvės, reikalauja atitinkamų pajėgumų užtikrinant informacijos saugą“.

Skaitmeninės transformacijos ekspertas Gediminas Buivydas nurodo pagrindines naudas, kurias įmonių vadovai gali gauti tinkamai pritaikę skaitmenines technologijas versle.

Greitas ir efektyvus sprendimų priėmimas nuolat kintančioje aplinkoje

Pandemijos laikotarpiu išorinė aplinka nuolat kinta  taip susidaro gausybė informacinio triukšmo. Tačiau jo yra ir bus ir pandemijai pasibaigus. Dėl šių priežasčių vadovams tampa sudėtinga greitai ir efektyviai įvertinti besikeičiančią situaciją ir priimti greitus bei teisingus sprendimus, ypač kai dalis darbuotojų dirba nuotoliniu būdu. Tačiau jei visi įmonės veiklos procesai yra matuojami, rodikliai yra stebimi realiu laiku, o iš gautų duomenų daroma analizė įvairiais pjūviais,  vadovams priimti teisingus sprendimus yra žymiai lengviau ir greičiau. Tai  leidžia užtikrinti konkurencinį pranašumą nuolat kintančioje aplinkoje.

Šiandien tai padaryti organizacijoms dažnai trukdo nepakankami, netvarkingai tvarkomi ar ne laiku pateikti duomenys. Pavyzdžiui: skirtingi padaliniai skaičiuodami tą patį rodiklį, gauna skirtingus skaičius, arba kai prašoma ištraukti duomenis, juos gauname po savaites ar kelių.  Neretai netgi labai svarbiuose procesuose, tarkime vertinant klientų pasitenkinimą produktu ar paslauga, neturima pakankamai objektyvių duomenų, tad sprendimai yra priimami remiantis atgarsiais ar pavienėmis nuomonėmis. Turint tvarkingus duomenis ir nuolat juos analizuojant, galima tiksliai prognozuoti klientų srautus ir po savaitės, ir po mėnesio, kas leistų atitinkamai pritaikyti gamybos pajėgumus, atitinkamai dėlioti darbo pamainas ir kitus organizacijos procesus.

Veiklos efektyvinimas automatizuojant procesus

Kita įmonės skaitmenizavimo sritis yra procesų valdymas ir jų automatizavimas. Šiame etape vadovas turi užtikrinti, kad kuo mažiau darbo būtų atliekama rankiniu būdu. Svarbiausia – efektyvumas. Automatizavus procesus išvengiama žmogiškųjų klaidų, darbuotojai gali atlikti aukštesnę pridėtinę vertę kuriančius darbus, tokiu būdu efektyviau valdomi resursai. Tačiau, kad tai pasiekti viskas prasideda nuo savo įmonės veiklos procesų išmanymo ir jų standartizavimo, o tuomet atliekamos operacijos bei procesai perkeliami į skaitmeninę erdvę, kurioje gali būti automatizuoti. Kaip pavyzdį galima pateikti automatinį sąskaitų išrašymą, sutarčių rengimą, atsargų nurašymą. Taip pat procesų automatizavimas leidžia visiškai atsisakyti popieriaus dokumentų vizavimą ir pasirašymą perkeliant į virtualią erdvę. Procesų automatizavimas svarbus ir klientų aptarnavime. Tarkime perduodant susidomėjusių klausimus pokalbių robotui, kuris geba interpretuoti kliento poreikį ir atsakyti į standartinius paklausimus. Iš šių klientų užklausų galima identifikuoti populiariausius raktažodžius ir esant poreikiui suformuoti pranešimus klientams, taip proaktyviai suvaldant potencialiai besikreipsiančių klientų srautą.

Patenkinti klientai ir naujos skaitmeninio verslo galimybės

Klientų aptarnavimui ir pardavimams persikėlus arba dalinai migruojant į skaitmeninę erdvę, kyla iššūkių, kaip užtikrinti gerą klientų patirtį. Juo labiau, kad konkurencija skaitmeninėje erdvėje dar labiau išauga ir pasirinkti kitą tiekėją tampa lengviau. Dėl šios priežasties klientų patirtis tampa vienu iš konkurenciniu pranašumų, kas leidžia užtikrinti ne tik nemažėjančias, bet potencialiai ir didėjančias pajamas bei mažėjančius kaštus išlaikyti ir aptarnauti klientus.

Visgi įprastinės praktikos, kurios veikė fizinėje erdvėje, skaitmeninėje neveikia taip efektyviai. Čia tampa aktualus ir greitas sprendimų į rinką paleidimas (angl. time-to-market), nuolatinis idėjų prototipų kūrimas, leidžiantis įvertinti verslo idėjų aktualumą ir tinkamumą bei nuolatinis klientų poreikių stebėjimas bei analizavimas.

Siekis geriau pažinti savo klientus ir jų neatlieptus poreikius gali sudaryti naujas verslo galimybes ir taip užtikrinti tvarų įmonės augimą, kuris yra atsparus net ir pandemijos sąlygomis. Tarkime, autoservisas, kuris perkelia savo registracijos formą į elektroninę erdvę, pradeda pastebėti, jog sukaupia gausybę duomenų apie taisomus automobilius, jų gedimų tipus, klientų poreikius ir geba ją išnaudoti papildomoms paslaugoms kurti. Taip gali atsirasti  informacijos teikimas apie taisomą automobilį su nuotraukomis ir komentarais. Taip pat skaitmeninėje erdvėje gali būti pateikiama ir saugojama visa remonto istorija. Tokiu būdu galima automatiškai generuoti ir išsiųsti klientams priminimus apie laiką pasikeisti tepalus, diržus arba susidėvėjusias stabdžių kaladėles. Galiausiai toks autoservisas pereina prie visiškai kitokio modernaus verslo modelio ir pateikia klientams galimybę mokėti fiksuotą, individualiai paskaičiuotą prenumeratos mokestį į kurį įeina visos ateities remonto išlaidos, kas klientams leidžia lengviau planuotis savo asmeninius pinigų srautus ir nereikia susiimti už galvos, kuomet sugenda automobilis ir gaunama remonto sąskaita.

Motyvuoti darbuotojai 

Technologiniai įrankiai įmonės darbuotojus išlaisvina ir leidžia dirbti nevaržomai ir efektyviai išnaudojant savo potencialą. Tam yra kelios sąlygos: įmonėje naudojami skaitmeniniai įrankiai yra tinkami, patogūs, o darbuotojai yra įgalinti bei jų raštingumas leidžia išnaudoti technologijų galimybes. Tokiu atveju, skaitmenizavimo dėka, organizacija sukuria palankias sąlygas vis naujiems veiklos tobulinimams užtikrinti.

Tinkami ir patogūs įrankiai tampa vis aktualėjančia vadovų problema. Iš vienos pusės skaitmeninių įrankių rinkoje daugėja ir vadovams sunku atsirinkti tinkamus, iš kitos pusės esamų įmonės IT sistemų patogumas negali pasivaržyti su mums įprastomis asmeninio gyvenimo programėlemis (Facebook, Waze, Wolt, Netflix, Spotify ir pan.). Realybė tokia, kad ši takoskyra tarp darbe naudojamų sistemų patogumo ir išmanumo ir tų, kurios yra naudojamos mūsų kasdieniame gyvenime tampa vis didėjančia. 

Dėl netinkamų ir nepatogių skaitmeninių darbo įrankių vadovams kyla kelios problemos: krenta darbuotojų motyvacija, efektyvumas, įsitraukimas, bendradarbiavimas. Įtraukus, įgalinus ir suteikus tinkamus bei patogius skaitmeninius įrankius darbuotojams bus kuriama geresnė skaitmeninė darbuotojo patirtis (angl. Digital Employee Experience), kuri lems didesnį įmonės atsparumą, efektyvumą ir pajamų augimą. Tyrimais įrodyta, kad įsitraukę darbuotojai kuria geresnę klientų patirtį, kas lemia įmones pajamas. Prisiminkite įmonę, kurios paslaugomis ar produktais nesinaudojate ir užduokite sau klausimą, kodėl? Tikėtina, jog atsakymas bus prastas klientų aptarnavimas, o jis dažniausiai priklauso nuo darbuotojų įsitraukimo, tad iš vadovo perspektyvos be visų „minkštųjų“ veiksmų įsitraukimui užtikrinti, svarbu, kad organizacijoje būtų naudojami tinkami komunikavimo bei kolaboravimo įrankiai, patogios ir aiškios darbo programos bei darbuotojų apmokymas dirbti su konkrečiomis programomis bei įrankiais. 

Kartais tų programų ir įrankių įmonėse būna net per daug, tačiau labiausiai čia kiša koją tai, kad į apmokymus organizacijoje investuojama mažiausiai.  Paprastas pavyzdys ir tipinė situacija, kad įmonėse dokumentai yra siunčiami elektroniniu paštu ir tuomet sunku atsekti pakeitimus, kuri versija yra naujausia. Vietoj to, kad dokumentas būtų prieinamas vienoje bendrintoje vietoje, kurioje visi vienu metu ar atskirai galėtų koreguoti ir komentuoti kuriamą dokumentą, prezentaciją ar skaičiuoklę.

Informacijos apsaugos užtikrinimas

Vis didėjanti priklausomybė nuo skaitmeninės erdvės reikalauja ir atitinkamo požiūrio į saugumą. Jeigu visos prieš tai išvardintos sritys generuoja tam tikras apčiuopiamas naudas, tai informacijos sauga yra mažiausiai ir sunkiausiai per generuojamą vertę suvokiama sritis. Tačiau nepakankamai ją įvertinus, ji gali kirsti skaudžiausiai. Tradicinės saugumo sampratos fizinėje aplinkoje ir skaitmeninėje skiriasi, tam reikalingos ne tik investicijos į atitinkamą įrangą, bet ir į atitinkamas kompetencijas, įgūdžius turinčius specialistus. Vadovai dažnai nuvertina galimas rizikas ir į šią vietą nebūna žiūrima rimtai iki pirmo rimto incidento, kuris kartais gali lemti ir įmonės reputaciją bei finansinius rezultatus. Tą pastaruoju metu rinkoje pastebime gana dažnai, nutekėjus privačių ar valstybinių organizacijų duomenims. Tenka pripažinti, kad neretai taip nutinka dėl elementaraus žmogiškojo faktoriaus: neužrakintas kompiuteris, naudojami primityvūs slaptažodžiai, organizacijoje dokumentai nėra koduojami, kas neleistų jų atsidaryti, net juos ir persiuntus už organizacijos ribų. Jei nėra apribojimų į darbinę įrangą diegti bet kokią programinę įrangą, tai vaikas žaisdamas su telefonu netyčia gali įsidiegti nesaugias programas. Taigi ne tik sistemos ir technologijos atsakingos už mūsų skaitmeninį saugumą, bet ir mes patys.

ISM magistrantūros modulis „Skaitmeninė transformacija“ ir verslas leis vadovams pasinaudoti visomis technologijų galimybėmis ir laiku padaryti reikalingus sprendimus. Apie visas šias naudas ir kylančius iššūkius bei realiai panaudojamus sprendimus jūsų įmonėje bus kalbama ir diskutuojama naujajame ISM universiteto Vadovų magistrantūros modulyje „Skaitmeninė transformacija ir verslas“ www.ism.lt/vadovu-studijos/vadovu-magistrantura/

Taip pat susidomėjusius skaitmeninės transformacijos galimybėmis ir vadovų magistrantūros modeliu kviečiame į atvirą paskaitą: Pažintinė modulio „Skaitmeninė transformacija ir verslas“ sesija — ISM