Aštuoni problemos sprendimo žingsniai
Algimantas Markauskas, UAB „Thermo Fisher Scientific Baltics“ generalinis direktorius, viceprezidentas Baltijos regionui, pabrėžia, kad viena svarbiausių užduočių yra išmokyti darbuotojus spręsti problemas ir dalytis patirtimi, kaip sekėsi tai daryti.
„Mes naudojame 8 žingsnių metodą, kuris paremtas Demingo ciklu (W. Edwardsas Demingas, angl. The Deming Cycle – VŽ). Svarbiausia, kad būtų nueiti visi 8 žingsniai, o darant patobulinimų projektą „Kaizen“ sprendimą privalu rasti, išbandyti ir įdiegti per 5 dienas. Kartais dėl to ir viršvalandžius tenka padirbėti, tačiau taip mes pašaliname šaknines problemos priežastis ir ji nebesikartoja“, – patirtimi dalijasi p. Markauskas.
• Pirmas žingsnis:įvardyti problemą ir nustatyti ribas, kiek apims pokytis. Svarbu problemą įvardyti vienu sakiniu, antraip nepavyks į ją sutelkti dėmesio. Kai procesas suskaidomas į mažas atkarpas, identifikuojama, kur tiksliai kyla problema. Visa tai, kas nėra susiję su konkrečia problema, tą kartą nėra tobulinimo tikslas. Užgriebus pernelyg plačiai, bus sunku surinkti reikiamą informaciją.
• Antras žingsnis:surinkti faktus. Būtina stebėti procesus, kalbėtis su žmonėmis, kurie su problema susiduria tiesiogiai, ją įvertinti. Nuomonių čia negali būti. Reikia remtis faktais, tik faktais. Ir tik tuo atveju, jeigu negalime jų surinkti, galima pasikliauti ekspertine darbuotojų nuomone. Jei problema kyla, tarkime, gamyboje, būtina nueiti pas darbuotoją, kuris su ja susiduria, ir paklausti jo nuomonės. Deja, vadovai dažniausiai neturi visos reikiamos informacijos.
• Trečias žingsnis:greiti patobulinimai. Kitaip sakant, būtina kelti klausimą, kaip greitai patobulinti procesą, kad problemos neliktų. Paprastai tai reiškia liautis ką nors darius. Pavyzdžiui, jei matome, kad vykstant procesui yra rengiama ataskaita, verta klausti, kam ji reikalinga. Gal paaiškės, kad jos reikėjo prieš porą metų vieną kartą, tačiau ji rengiama iki šiol ir jos galima atsisakyti.
• Ketvirtas žingsnis:duomenų analizė. Ją atlikus, pamatoma, ar problemos priežastys tiksliai išnagrinėtos. Jei ne, tenka grįžti į tam tikrą proceso etapą ir papildyti faktus. Analizuodami duomenis turime remtis Pareto (Vilfredo Pareto, italų ekonomistas - VŽ) dėsniu, kad 20% pastangų duoda 80% rezultatų. Taigi reikia surasti tuos 20% veiksnių, kurie lemia didžiąją dalį rezultatų. Tai leidžia kituose žingsniuose su mažiausiomis pastangomis pasiekti didžiausią poveikį.
• Penktas žingsnis:idėjos. Suvokus, kokia yra problema, ir išsiaiškinus tikslias jos priežastis, būtina sugalvoti dvi ar tris idėjas, kaip ją išspręsti. Keli sprendimo būdai reikalingi tam, kad būtų iš ko rinktis geriausią. Tuomet nustačius kriterijus, būtina išsirinkti tinkamiausią sprendimą.
• Šeštas žingsnis:sprendimų tikrinimas. Pasirinkus vieną, atrodytų, tinkamiausią, problemos sprendimo būdą, būtina jį patikrinti pagal tam tikrus kriterijus. Svarbiausias kriterijus – saugumas. Tai yra, ar naujas sprendimas situacijos nepavers pavojinga darbuotojams, produktui, klientams. Taip pat būtina pagalvoti, ar toks sprendimas neturės įtakos produkto kokybei, ar sutrumpės proceso laikas. Įvertinus visas idėjas pagal tam tikrus kriterijus, išrenkama tinkamiausia. Darbuotojai turi išbandyti sprendimą nedideliu mastu ir trumpą laiką. Peržiūrėję testavimo rezultatus, įsitikinti, kad tai – pats tinkamiausias problemos sprendimas, kuris leidžia pasiekti užsibrėžtus tikslus.
• Septintas žingsnis:naujo proceso standartizavimas. Darbuotojai turi aprašyti naują procesą ir, jeigu reikia, atnaujinti dokumentaciją, surengti naujo proceso mokymus.
• Aštuntas žingsnis:ateities planai. Stebint procesą ir analizuojant duomenis, dažnai kyla naujų idėjų, ką dar reikia tobulinti. Todėl išsprendę vieną problemą, surašome visa tai, kas buvo pastebėta pakeliui, tačiau nebuvo pakliuvę į šio „Kaizeno“ tikslus.
„Šį ciklą privalu pereiti kiekvieną kartą, kai daromas koks nors patobulinimas. Svarbiausia – spręsti problemą būtent taip, kaip esame visi sutarę ir išmokę. Tokį problemų sprendimą galima palyginti su grojimu muzikos instrumentu. Norint įgusti jį taikyti, reikia praktikuotis kasdien. Ir kuo dažniau tai daroma, tuo lengviau jį taikyti ir tuo greičiau tai tampa neatsiejama kasdienio elgesio dalimi“, – patirtimi dalijasi p. Markauskas.
