„Ignitis grupės“ skaitmeninė transformacija: kas nulemia didžiųjų projektų sėkmę?
„Iki šiol mūsų naudota sistema buvo morališkai pasenusi, sudėtingai valdoma, nepatogi naudotojams, o jos funkcionalumai – riboti. Viena didžiausių problemų buvo ribotos ataskaitų rengimo ir duomenų analizės galimybės. Baigę diegimo darbus matome, kad sumažėjo rankinio darbo, sparčiai plečiame automatizuotų ir robotizuotų procesų skaičių, finansinės informacijos naudotojai gali disponuoti duomenimis visais reikalingais pjūviais. Taigi, galime žmonių laiką ir energiją skirti kitoms svarbioms užduotims“, – pokyčius, įdiegus finansų ir operacijų valdymui skirtą „Dynamics 365 F&O“, jau mato Giedruolė Guobienė, „Ignitis grupės“ apskaitos valdymo vadovė.
Pasak jos, įgyvendinus projektą pavyko sumažinti ir grupės naudojamų sistemų skaičių. Iki šiol grupės įmonės naudojo skirtingas sistemų versijas, todėl jų vystymas ir priežiūra buvo sudėtinga. Dalyvaujant rangovui, naujoji verslo valdymo sistema buvo įdiegta keturiose grupės įmonėse, o dar devyniose sistemą grupė įdiegė pati.
Laiku ir pagal planą
„Microsoft“ verslo valdymo sistemos „Dynamics 365 F&O“ diegimo projektas grupėje startavo 2020 m. rugsėjį ir buvo baigtas 2022 m. birželio mėn. Šiam projektui susivienijo du verslo sistemų diegėjai UAB „Alna Business Solutions“ ir UAB „Blue Solutions“, o projekto valdymu rūpinosi UAB „Civitta“. Pasak G. Guobienės, projekto įgyvendinimas nebuvo paprastas: teko suderinti visų grupės įmonių lūkesčius, suvienodinti procesus, taip pat užtikrinti, kad naujosios sistemos veikimo principai būtų suderinami su kitomis grupėje naudojamomis sistemomis.
„Esame didžiausia energetikos grupė Baltijos šalyse, tad, darant bet kokius pokyčius, grupės įmonių procesai negali sutrikti net ir trumpam. Visa projektą įgyvendinusi komanda daug dirbo, kad per trumpą laiką būtų išbandyta sistema, perkeltas milžiniškas duomenų kiekis, apmokyta komanda ir pradėtas darbas jau naujoje sistemoje. Džiaugiuosi, kad visa tai pavyko sėkmingai įgyvendinti ir grupėje dirbantys kolegos nepajautė jokių sutrikimų ar kitų nepatogumų. Procesas buvo sklandus, o projektą įgyvendinome laiku“, – pasidžiaugia G. Guobienė.
Visų atsakomybė ir įsitraukimas
Bene svarbiausias sėkmės faktorius šio sudėtingo projekto metu, pasak G. Guobienės, buvo didžiulis visos projektą įgyvendinusios komandos – Apskaitos, Finansų ir IT žmonių – susitekimas ir bendradarbiavimas. O tai, kad projektą pavyko įgyvendinti laiku, kokybiškai bei pagal planą, užtikrino ir stiprus tiekėjų konsorciumas.
Darius Bužinskas, „Alna Business Solutions“ vadovas, pažymi, kad tokių atvejų, kai VVS diegia keli tiekėjai partneriai, praktikoje nėra daug, bet, panašu, kad toks modelis gali tapti gera praktika ateičiai.
„Rinkoje mes ir „Blue Solutions“ esame konkurentai, abi įmonės diegia „Microsoft Dynamics 365“ verslo valdymo sistemas Lietuvoje ir užsienyje. Tačiau tokio dydžio projekto įgyvendinimui, kaip „Ignitis grupės“ atveju, vieno partnerio pajėgumų nebeužtektų, reikia sutelkti kur kas daugiau komandos ir apjungti daugiau kompetencijų. Šiuo atveju, projekte dirbo didžiulė komanda iš skirtingų bendrovių, su skirtinga kultūra, procesais ir valdymo principais. Labai džiugu, kad pavyko susijungti ir projektą įvykdyti sėkmingai, sutarta apimtimi ir laiku“, – sako D. Bužinskas.
Pasiekti rezultatą, pasak jo, padėjo ir aktyvus „Ignitis grupės“ komandos įsitraukimas, ir profesionalus projekto valdymas.
„Turėjome bendrą tikslą ir šį projektą priėmėme kaip asmeninį ir komandinį iššūkį. Norėjome, kad jis taptų pavyzdžiu ir gerąja praktika tokio dydžio projektams ateityje“, – sako „Alna Business Solutions“ vadovas.
Lankstus ir patrauklus sprendimas
Dovilė Dilienė, „Blue Solutions“ projektų direktorė, pažymi, kad dar viena svarbi dedamoji yra ir pačios sistemos – „Dynamics 365 F&O“ – pasirinkimas. Šis „Microsoft“ sprendimas jau populiarus tarp privataus verslo įmonių, o viešajame sektoriuje Lietuvoje dar žengia pirmuosius sėkmingus žingsnius. „Ignitis grupės“ atvejis – vienas iš to pavyzdžių.
„Ši sistema yra lanksti ir pakankamai lengvai pritaikoma bet kokiai verslo ar viešojo segmento įmonei. Be to, jei, įgyvendinus projektą, kliento poreikiai plėsis ar keisis, sistema bus lengvai adaptuojama ar plečiama prijungiant naujus funkcionalumus, modulius ar specializuotus sprendimus. Ilgalaikėje perspektyvoje, plečiant sistemos naudojimą į kitas grupės įmones, šie aspektai tampa itin svarbūs“, – sako D. Dilienė.
Sistemos lankstumas ir pritaikomumas labai prisidėjo ir prie diegimo greičio. Keturioms „Ignitis grupės“ įmonėms sistema buvo įdiegta per kiek daugiau nei pusantrų metų, nors analogiški tokios apimties projektai neretai trunka ir dvigubai ilgiau. Dar vienas privalumas – projekto eigoje „Ignitis grupės“ komanda įgijo reikalingas kompetencijas. „Pasibaigus projektui, tolimesnei sistemos priežiūrai bendrovei nereikia išskirtinių apmokymų, papildomos komandos ar naujų vidinių resursų“, – pažymi D. Dilienė.
Nepamiršti projekto valdymo
Kad visi projekto dalyviai iš tiesų susikalbėtų ir nepamestų projekto eigos, rūpinosi projektų valdymo komanda. Rolandas Gumuliauskas, bendrovės „CIVITTA“ partneris ir „Dynamics 365 F&O“ diegimo „Ignitis grupėje“ projekto vadovas, sako, kad tokio dydžio projektams dėmesys vadybai bei valdymui – sėkmės prielaida.
.JPG)
VERSLO TRIBŪNA
Šiandien kas penktas dirbantysis yra 50 metų ar vyresnis, tačiau ši darbuotojų grupė vis dar dažnai nepelnytai nurašoma ir neįvertinama. „Verslo tribūnoje“ su Užimtumo tarnybos atstove Inga Nomeikiene aptartas Užimtumo tarnybos užsakymu „Vilmorus“ atliktas tyrimas atskleidė paradoksalią situaciją: nors darbdaviai skundžiasi darbuotojų trūkumu, patyrusius specialistus vis dar stabdo amžiaus stereotipai ir diskriminacija.
Bendrovės „PZU Lietuva gyvybės draudimas“ užsakymu UAB „Spinter tyrimai“ šiemet atlikta apklausa rodo, kad didžiausia vertybe šalies gyventojai laiko asmeninę ir šeimos gerovę – taip mano 82 proc. apklaustųjų. Pasaulyje tvyrantis neapibrėžtumas koreguoja ir darbdavių prioritetus: formuodamas papildomų naudų krepšelį darbuotojams, verslas vis dažniau atsižvelgia į konkrečius jų poreikius ir akcentuoja sprendimus, kurie stiprina finansinio saugumo jausmą.
Apie perdegimą šiandien kalbama vis dažniau, tačiau sveikatos priežiūros specialistų bendruomenėje jis vis dar dažnai lieka nepastebėtas. Nuolatinė atsakomybė už pacientų sveikatą, įtampa dėl klaidų kainos ir ilgos darbo valandos sukuria emocinį krūvį, dažnai slepiamą po profesine ramybe. Kol šypsena tampa kauke, o vidinis nuovargis – kasdieniu, bet nutylimu palydovu.
Lietuvos teisininkų ir verslo bendruomenė nuo šiol turės naują įrankį, padėsiantį patogiau pasiekti klientus, o smulkiajam ir vidutiniam verslui lengviau atrasti tinkamą advokatą. Pristatoma platforma „GeriTeisininkai.lt“ leis advokatams ir advokatų padėjėjams koncentruotis į teisės praktiką, o klientų pritraukimo funkciją perleisti skaitmeninėms priemonėms.
„Didelės apimties ir ilgai trunkančiuose projektuose labai svarbu suvaldyti visas suinteresuotas šalis, užbėgti už akių kylantiems klausimams ar iššūkiams, išgirsti, kas vyksta, numatyti, kur stringama, neleisti vilkinti projekto eigos. Deja, dar gana dažnai apie tai nepagalvojama. Šio projekto atveju, dėmesys buvo skirtas ne tik techniniams diegimo niuansams, bet ir valdymui. Tai prisidėjo prie sklandaus proceso ir lūkesčius tenkinusio rezultato“, – sako R. Gumuliauskas
Pasak jo, nors VVS rinka Lietuvoje gyvuoja jau daugiau nei 20 metų, vis dar gajus mitas, kad projektą suvaldyti gali patys klientai ar diegėjai, kad čia galima „pataupyti“. Tačiau valdymo bet kuriame projekte nereikėtų palikti paraštėse, o jei jis trunka ilgiau nei metus ir viršija 0,5 mln. Eur – verta investuoti į patyrusius projektų valdymo specialistus.
Sprendimai ne tik ateičiai, bet ir šiandienai
Pasak projekto komandos, tokios apimties ir dydžio projektų, kaip šis, rinkoje nėra itin daug. Tačiau VVS ir skaitmeninių sprendimų poreikis tiek privačiame, tiek ir viešajame sektoriuje jaučiamas stipriau. Vaida Šapolė, „Microsoft“ vadovė Baltijos šalims, pažymi, kad pandemija visame pasaulyje tapo didžiausiu skaitmenizavimo testu.
„Mažų, vidutinių ir didelių įmonių patirtis parodė, kad laiku ir pakankamai drąsiai atlikti skaitmeniniai patobulinimai daro jas atsparesnes krizėms nei konkurentai ir, priešingai, kiek iššūkių sukelia skaitmeninės transformacijos stoka. Matydamos ekonomines pandemijos pasekmes, net konservatyviausios organizacijos suprato, kad debesijos sprendimai, nuotoliniu būdu leidžiančios dirbti programos, skaitmeniniai bendradarbiavimo sprendimai, gamybos procesų ar paslaugų automatizavimas leidžia ne tik sėkmingiau konkuruoti, bet ir užsitikrinti atsparumą krizės atveju“, – sako V. Šapolė. – „Būtent pažangios ir lanksčios verslo valdymo sistemos atveria organizacijoms galimybę žengti septynmyliu žingsniu jų skaitmeninėje transformacijoje.“
