„Žalgirio“ organizacija veiklos procesus skaitmenizuoja „Sekasoft“ pagalba

Poreikį lėmė augimas, pasirinkimą įtakojo rekomendacijos

„Augant organizacijai ir plečiantis jos struktūrai atsirado poreikis efektyviau valdyti įvairius grupės veiklos procesus. Ėmėme ieškoti partnerių. Nagrinėjome kelių bendrovių pasiūlymus, tačiau galiausiai pasirinkome „Sekasoft“, – teigia Irma Bandzevičiūtė, „Žalgirio“ organizacijos personalo vadovė.

Šį pasirinkimą lėmė keli veiksniai.

„Visų pirma, tai buvo teigiami atsiliepimai apie pačią „Sekasoft“, jos sukurtus bei įdiegtus sprendimus. Kalbėjome su procesų skaitmenizavimo keliu jau žengiančiais savo klientais, partneriais, ir ne vienas iš jų paminėjo būtent šią bendrovę. Buvo akcentuojamas „Sekasoft“ patikimumas, aukštas techninės pagalbos lygis. Galiausiai, kalbant apie pačią sistemą, buvo išskiriama patraukli ir intuityvi AIS vartotojo sąsaja“, – sako ji.

Per mėnesį – daugiau nei pusė tūkstančio dokumentų

Šiuo metu „Žalgirio“ organizacijos įmonėse dirba per 200 darbuotojų, o per mėnesį grupės viduje užregistruojama daugiau nei pusė tūkstančio įvairių dokumentų. Jiems valdyti „Sekasoft“ grupėje diegė elektroninio parašo, darbuotojų savitarnos, personalo dokumentų, tvarkomųjų dokumentų, kontaktų, korespondencijos, sutarčių valdymo, intraneto sprendimus.

„Grupės veiklos procesų skaitmenizavimą galėčiau prilyginti evoliucijai. Nepuolėme diegti naujų sprendimų vienu metu ir visur, pradėjome nuo personalo skyriaus. Turime daug įvairių vidinių dokumentų ir kartu su „Sekasoft“ mums pavyko ženkliai optimizuoti šio skyriaus administracinius procesus. Kalbu apie darbuotojų prašymų apdorojimą, tvirtinimą, supažindinimą su įvairiomis tvarkomis, instrukcijomis ir įsakymais“, – teigia I. Bandzevičiūtė.

Postūmis vidinei komunikacijai

„Sekasoft“ dokumentų ir procesų valdymo sistemos AIS naudojimas padarė vidinę komunikaciją tarp grupės įmonių, padalinių ir skyrių efektyvesne.

„Sistema mums padėjo iš esmės išspręsti pasimetančių ar pasiklydusių dokumentų problemą. Taip, tokios situacijos pasitaikydavo gana retai, tačiau jų visgi būdavo. O dabar – nebeliko. Visi reikiami dokumentai yra vienoje vietoje, patogu juos rasti, susipažinti, derinti, o esant reikalui ir redaguoti“, – teigia „Žalgirio“ organizacijos atstovė.

Be to, sistema grupės viduje padeda skatinti bendrumo ir bendradarbiavimo kultūrą.

„Pastebėjome, jog žmonėms patogios ir intuityvios sistemos atsiradimas paskatino kolegas dar aktyviau dalintis įvairia informacija, pavyzdžiui, svarbiomis datomis, pasiekimais, tarpusavyje“.

Integracija su kitomis sistemomis

Dar vienas svarbus AIS sistemos privalumas – lengvas jos integravimas su įvairiomis kitomis technologijomis ir sistemomis.

„Ne paslaptis, kad darbe naudojame įvairias sistemas ir sprendimus. Anksčiau tikrai būdavo situacijų, kuomet skirtingos sistemos tarpusavyje „kalbėdavosi“ nenoriai, o tai trikdydavo darbą. Dabar to išvengiame“, – aiškina I. Bandzevčiūtė.

Kaip pavyzdį ji mini „Dokobit“ el. pasirašymo sprendimo integravimą į dokumentų ir procesų valdymo sistemą, leidžiantį dokumentus pasirašyti tiesiog sistemoje.

„Šis pasirašymo būdas taikomas tiek vidiniams, tiek trečiųjų šalių dokumentams. „Dokobit“ el. pasirašymo sprendimų integracija mums suteikia galimybę naudoti el. parašą tiesiogiai AIS sistemoje, vykdyti parašų tikrinimą. „Dokobit“ sprendimo naudojimas sistemoje padėjo mums optimizuoti tokius personalo skyriaus administracinius procesus kaip darbuotojų prašymų apdorojimas, jų tvirtinimas, supažindinimo su tvarkomis, instrukcijomis, įsakymų tvirtinimas ir registravimas“.

Naudą atspindi skaičiai

Paklausta apie AIS sistemos diegimo rezultatus, ji pabrėžia, kad geriausiai naudą iliustruoja skaičiai.

„Vienareikšmiškai, dokumentų ir procesų skaitmenizavimas, nors jis kol kas apima tik žmogiškųjų išteklių valdymo sritį, pasiteisino. Grupės veiklos administravimo kaštus mums pavyko sumažinti maždaug trečdaliu. Grupės darbuotojų supažindinimo su įmonės veiklos tvarkomis laikas sumažėjo apie 70 procentų. Operacinių klaidų skaičius sumažėjo 3 kartus, o bene labiausiai matomas pokytis – beveik visiškas popierinių dokumentų atsisakymas. Jų kiekis sumažėjo 95 procentais“, – pasakoja  „Žalgirio“ organizacijos personalo vadovė.

„Jei kas manęs paprašytų naudą apibendrinti vienu sakiniu, sakyčiau taip: grupės darbuotojai laiką, kurį anksčiau tekdavo skirti popierinių dokumentų derinimui ir tvirtinimui, dabar skiria didesnę pridėtinę vertę kuriantiems darbams: naujų paslaugų arba produktų kūrimui ir esamų vystymui, pardavimams“.