Planuojant biudžetą, „Excel“ jau neužtenka

Jo svarstymai labiau primena kelių „Excel“ lentelės skaičių tampymą, o ne diskusiją apie tai, kiek ir kodėl išleisime, kiek uždirbsime, kaip geriausia tas išlaidas ir pajamas suplanuoti. Ir – svarbiausia: kas iš to? Prioritetų begalybėje paskendę skaičiai kol kas neleidžia susitelkti į svarbiausią klausimą: kokios iš tiesų gerovės norime, kuria kryptimi eiti ir kaip pasiekti tai, ko norime, galų gale, kokia viso to pridėtinė vertė. Tačiau dera priminti, kad jokia gera valdžia nenuves mūsų į ten, kur norime, jei patys to nedarysime.

Biudžetas – vienas svarbiausių metų dokumentų. Štai Estijos finansų ministerija įsidiegė biudžeto planavimo sistemą, apimančią daugiau nei kelis šimtus viešojo sektoriaus institucijų. Taigi ministerija gali kontroliuoti valstybinio biudžeto įvykdymą, sistema apima ir kitus valstybinio biudžeto formavimo procesus. Kas iš to? Biudžeto planavimo trukmė sumažėjo, išsyk padidėjo efektyvumas.

Pasaulis keičiasi greičiau, nei mes galime nuspėti. Vyraujančių tendencijų planuoti, prognozuoti ir tikslinti biudžetą – ne viena. Pvz., modeliavimas. Sudaryti vieno unikalaus plano nepakanka. Visuomet, prieš sudarant detalų biudžetą, iškils klausimų – „o kas, jeigu?“ Iš anksto numatyti keletą galimų biudžeto scenarijų – ne prabanga, o būtinybė. Tai leidžia iš anksto numatyti atsakomuosius veiksmus, greičiau reaguoti į pokyčius, būti pasiruošusiam. Jei ir ne viskam, tai bent sulaukti kuo mažiau netikėtumų.

Populiarėja ir integralus, prielaidomis paremtas planavimas (driver–based planning), kuris leidžia integruoti operatyvinį ir finansinį biudžetus. 2011 m., nurodoma „Ventana Research“ ataskaitoje, tik 6% įmonių, turinčių daugiau nei 100 darbuotojų, turėjo pilną modelį, apibrėžiantį pajamų/sąnaudų priklausomybę nuo žemesnio lygio veiklos rodiklių. Tačiau jau pernai tokių įmonių, pasak minėtos ataskaitos, buvo jau 66%. Žinoma, visų kintamųjų nenumatysi – kartais žalos gali pridaryti ir finansų departamento vadovo sloga... Vis tik įmonės dažnai sudaro modelį, apibrėžiantį finansinio biudžeto priklausomybę nuo integruotų įvairių departamentų pateiktų duomenų, pritaikant atitinkamas maržas, koeficientus ir panašiai. Taigi netikėtumui vietos lieka lyg ir mažiau, tai leidžia lengviau modeliuoti keičiant veiklos rodiklius ir nagrinėjant jų finansines pasekmes. Atsiveria ir galimybė susieti operatyvių planų ir finansinio biudžeto sudarymo procesą.

Tam, kad padidintume tikslumą – ypač taikant prielaidomis paremtus modelius – finansinis biudžetas tampa vis detalesnis. Niekam nėra neįprasta turėti atskirus finansinius planus pagal klientų segmentus, produktų kategorijas, darbuotojų grupes ir panašiai. Tačiau apetitas ateina bevalgant, taigi populiarėja tendencija ir turėti tokį pat arba bent artimą dimensijų detalumą kaip ERP sistemoje. Kartu, aišku, turint plačias galimybes biudžeto vykdymo analizei bet kurio norimu pjūviu. Didesnio žmonių skaičiaus įtraukimas į planavimo procesą irgi būtinas. Detalesnis biudžeto planavimo lygis tiesiog reikalauja daugiau pirminių duomenų, taigi vis žemesnės grandies vadovai turi teikti duomenis biudžeto sudarymui ir atsiskaityti už jo įvykdymą.

Įvertinus tendencijas nesunku pastebėti, kad standartinis planavimo būdas, pvz., naudojant „Excel“ skaičiuoklę arba jos netolimą analogą tampa vis sudėtingesnis. Jo trūkumai yra akivaizdūs: daug nesusistemintos komunikacijos, sudėtinga versijų kontrolė, didelė klaidų tikimybė ir be galo daug sugaišto laiko duomenų kopijavimui, bylų konsolidavimui, tikrinimui, proceso kontrolei ir kitoms pašalinėms, tiesiogiai su biudžeto sudarymu nesusietoms veikloms.

Taigi nieko nuostabaus, kad pasaulyje vyrauja ir kita tendencija – IT sistemų naudojimas biudžeto sudarymui, prognozavimui ir vykdymo kontrolei. Pernai metų PWC ataskaita parodė, kad toks sprendimas ne tik tiesiogiai atsiliepia biudžeto kokybei, bet ir rimtai įtakoja įmones valdymo efektyvumo rodiklius.

Išmatavus finansų kaštus kaip procentą nuo pajamų paaiškėjo, kad yra didelis atotrūkis tarp rinkos vidurkio ir geriausių jos žaidėjų, kurių šis rodiklis yra dvigubai geresnis net lyginant įmones, turinčias panašią apyvartą. Tai, anot PWC, pasiekiama ne paprastu sąnaudų mažinimu, kaip dažnai pasitaiko Lietuvoje, bet efektyvesniu resursų panaudojimu. Vienas iš leidžiančių tai padaryti būdų yra ir technologijų pritraukimas.

Tuo tarpu SAP AG bendrovės atliktos apklausos rodo,kad įdiegus SAP BPC planavimo ir konsolidavimo įrankius galima ženkliai sutaupyti. Pvz., laikas finansinio periodo uždarymui sumažėja 30-50%, o valdymo personalo laikas biudžeto duomenų vedimui, ataskaitų formavimui ir versijų sekimui susitraukia iki 25-45%.

Taip, technologijos yra brangios, įmonėms trūksta laiko ir motyvacijos jų pritraukimui. Bet suskaičiuokime visų biudžeto planavime ir sudaryme dalyvaujančių finansų analitikų, vadovų laiką, įvertinime rizikas, kurias sukelia nekokybiškas planavimas, ir paklauskime: ar tikrai ilgalaikė nauda neatsvers dabartinių investicijų?

Komentaro autorė – Natalija Levit, „Alna Business Solutions“ SAP sprendimų ekspertė