Pigiau, sparčiau ir su mažiau klaidų

Jūratė Lingienė, AB banko SEB paslaugų centrų Lietuvoje ir Latvijoje vadovė: „Finansų funkciją geriau perkelti tada, kai ji standartizuota, yra aprašyti procesai ir žmonės pasirengę tai padaryti. Be to, vien tik mažesnės sąnaudos dėl darbo užmokesčio yra nepakankamas motyvas centralizuoti veiklą.“ ANDRIAUS UFARTO (BFL) NUOTR.

**
„Jei finansų ir apskaitos funkcija centralizuojama ir perkeliama į pigesnių išteklių šalį, tikėtina sutaupyti iki 70% sąnaudų, skirtų darbo užmokesčiui.“

Centralizavimo alternatyvos

Decentralizuota apskaita
Tinka mažoms ir vidutinėms įmonėms bei bendrovėms, kurios nusprendžia daug įgaliojimų suteikti vietos įmonėms. Pagrindiniai pranašumai: buhalteris yra įmonės draugas, jis visada po ranka, gali patarti, apžvelgti bendrovės padėtį. Jis verda įmonės sultyse ir puikiai jaučia, kokia yra verslo padėtis. Pradiniai dokumentai, tarkime, sutartys visada vietoje. Nėra kalbos barjero. Trūkumai: nėra itin efektyvu, nes kiekvienoje šalyje buhalteris daro viską, pradedant tuo, kad prireikus teikia psichologinę pagalbą, baigiant finansinių ataskaitų rengimu. Darbuotojas negali specializuotis, nes yra priverstas būti visų galų meistras.

Apskaitos perdavimas trečiajai šaliai
Trečiajai šaliai galima perduoti visą apskaitą arba tik tam tikras jos dalis, tarkime, darbo užmokesčio skaičiavimą arba finansinių ir mokestinių ataskaitų rengimą. Pranašumas: sutaupoma vidinių išteklių, bendrovės darbuotojai gali susitelkti į kitus darbus, labiau specializuotis, sumažinama įmonės prisiimama rizika ir padidinama kokybė, nes pasikliaujama srities specialistais.

Iš dalies centralizuota apskaita
Ją renkasi įmonės, kurios planuoja centralizuoti apskaitą ir / ar finansus, tačiau manoma, kad tam tikrus procesus reikėtų palikti tam tikrose šalyse. Šį variantą pasirinkusios įmonės sutaupo, nors gal ir ne tiek, kiek sutaupytų pasirinkusios visišką centralizavimą.

Centralizuota apskaita
Šiuo atveju bendrovės sutaupo daugiausia. Praktika rodo, kad centralizuoti tarptautiniu mastu verta visus procesus, išskyrus darbo užmokesčio skaičiavimą, deklaracijų pildymą, finansinių ataskaitų rengimą, nes šie dalykai reikalauja specifinių, su konkrečia valstybe susijusių žinių. Jei mėginama centralizuoti šiuos procesus, gali suprastėti kokybė.

Šaltinis: UAB „Ernst & Young Baltic“


Centralizavimo žingsniai

Vertinamas įmonių grupės brandos lygis
Būtina apibrėžti, kokie darbuotojai, kokias funkcijas vykdo, įvertinti, kiek laiko užtrunka atlikdami darbus. Privalu palyginti, ar įmonių grupėje tos pačios funkcijos atliekamos vienodai. Nustatant naujus tikslus, verta vadovautis geriausiu įmonių grupės rodikliu, tarkime, kiek buhalteris per vieną valandą apdoroja sąskaitų. Kiekybinis matavimas parodo, kiek skiriasi efektyvumas skirtingose grupės įmonėse. Taip pat nustatoma, kas lemia skirtumus: darbuotojų kvalifikacija, procesų organizavimas, IT sistemos ar kiti veiksniai.

Pasirenkama alternatyva
Nusprendžiama, kuriuos procesus iš visų esamų verta centralizuoti, kokios funkcijos bus vykdomos centre, kokie dokumentų srautai keliaus ir kiek darbuotojų reikės. Būtina įvertinti, kokių IT pakeitimų reikės, ar kils kalbos problemų, ar vienas buhalteris galės tvarkyti skirtingose šalyse atliekamą tą pačią funkciją.

Pasirenkama įgyvendinimo strategija ir planas
Pagal esamą padėtį suplanuojama, kaip bus įgyvendinti pokyčiai. Apskaitos centralizavimas apima organizacinę dalį ir IT sistemų pakeitimus. Jeigu įmonių grupėje jau naudojama bendra IT sistema, dažniausiai užtenka tik nedidelių pakoregavimų, kuriuos atlikus verta reformuoti organizacinę dalį, t. y. perskirstyti, kokius darbus atliks konkretūs darbuotojai. Jeigu naudojamos skirtingos IT sistemos, verčiau pirmiausia pertvarkyti organizacinę dalį, o tada keisti IT sistemas. Šiame etape įvertinamos būtinos investicijos ir parengiamas išsamus įgyvendinimo, kontrolės planas.

Parenkami tiekėjai
Atsižvelgiama į kainas, rekomendacijas, tiekėjo siūlomus sprendimus. Pasirašoma sutartis.

Šaltinis: UAB „Ernst & Young Baltic“


Praktinis atvejis, kurią alternatyvą rinktis

Įmonių grupė, kurioje prieš projekto pradžią apskaita buvo visiškai decentralizuota. Procesai nebuvo standartizuoti. Nematuota, kaip darbuotojai atlieka užduotis. Skirtingose šalyse naudotos skirtingos IT sistemos. Įvertinus, kiek žmonių kokius procesus atlieka ir kiek užtrunka, suskaičiuota, kiek būtų sutaupyta, jei grupė pasirinktų skirtingas centralizavimo alternatyvas.

Tik patobulinti apskaitos procesai, tačiau organizacinė struktūra lieka tokia pati. Sutaupoma apie 10%.*

Iš dalies centralizuota funkcija. Kadangi tai įmonių grupė, kurioje yra pagrindinės ir pagalbinės veikos apskaita, šiuo atveju būtų centralizuojama pagrindinės veiklos apskaita, o pagalbinės – ilgalaikio turto, darbo užmokesčio apskaita, pirkimai ir pan. – liktų atskirose šalyse. Sutaupoma apie 30%.

Kompetencijų centrai. Lietuvoje būtų centralizuojamos vienos, o Latvijoje ir Estijoje – kitos funkcijos. Sutaupoma 38,8%.

Centralizacija. Vienoje vietoje sutelkiamos visos apskaitos funkcijos, išskyrus finansinių ataskaitų rengimą, darbo užmokesčio skaičiavimą. Sutaupoma apie 40%.

Įmonių grupė pasirinko antrą alternatyvą. Tai lėmė kelios priežastys: pirmiausia, verslui reikėjo greitai sutaupyti. Taip pat nuspręsta, kad pradėjus nuo antros alternatyvos, centralizaciją bus galima tęsti. Kompetencijų centro mintis atmesta, nes šiuo atveju būtų reikėję skirtingas funkcijas centralizuoti skirtingose šalyse, tad prireikus būtų sunkiau įgyvendinti paskutinėje alternatyvoje numatytą centralizavimo variantą.
* Vertintas metinis darbo užmokestis, nes sąnaudų struktūroje jis sudarė didžiausią dalį. Netiesioginės sąnaudos, t. y. darbuotojui reikalinga įranga, darbo vietos nuoma ir pan. šiuo atveju sudarė nereikšmingą dalį visų sąnaudų, tad nevertintos.
Šaltinis: UAB „Ernst & Young Baltic“ Pasak Vidos Dolgovienės, UAB „Ernst & Young Baltic“ vyriausiosios darbo grupės vadovės, įmonės ar jų grupės, kuriose nusprendžiama centralizuoti apskaitą, paprastai siekia trijų tikslų: mažinti išlaidas, kuo efektyviau vykdyti veiklą, kuo mažiau išteklių skirti techninei veiklai, tarkime, pavedimams. Visiškai centralizavus apskaitos ir finansų funkciją sutaupoma daugiausia. Kita vertus, šią alternatyvą įgyvendinti sudėtingiausia.
„Paprastai apie 75% visų finansų valdymo ir apskaitos sąnaudų sudaro darbo užmokestis, apie 15% visų sąnaudų yra susijusios su technologijomis, o likusi dalis yra bendrosios sąnaudos. Jei finansų ir apskaitos funkcija centralizuojama ir perkeliama į pigesnių išteklių šalį, galima tikėtis sutaupyti iki 70% sąnaudų, skirtų darbo užmokesčiui. Net jei įmonė veikia Lietuvoje, Latvijoje ir Estijoje, atlyginimai skiriasi, tad perdavus darbus buhalteriams vienoje šalyje, kurioje sąnaudos mažiausios, įmonių grupė sutaupys“, – skaičiuoja p. Dolgovienė.
Specialistė pažymi, kad sutelkus apskaitą vienoje šalyje laimima ne tik iš sumažėjusių sąnaudų, bet ir iš efektyviau organizuojamo darbo.
Automatizavus procesus sutaupoma mažiau, tačiau efektyviau išnaudojamas darbuotojų laikas. Tarkime, bendrovei ką nors nusipirkus sąskaita keliauja į buhalteriją ir duomenis į sistemą suveda buhalteris. Automatizavus procesus, pirkimo duomenys iš karto matomi buhalterijoje, tad darbo krūvis buhalteriui mažėja.
„Taigi bendrovėje svarbu dar kartą apsvarstyti visus procesus. Taip pamatoma, kiek ne savo darbų nudirba buhalteriai, kurios funkcijos dubliuojamos“, – nurodo p. Dolgovienė.