PEPPOL – naujos galimybės keistis elektroniniais dokumentais su prekybos partneriais
Kas yra PEPPOL?
PEPPOL (angl. Pan-European Public Procurement On-Line) – tai tarptautinė elektroninių dokumentų mainų sistema paremta atvira tinklo infrastruktūra bei standartizuotais dokumentų formatais. Prisijungimą prie PEPPOL tinklo suteikia įvairiose šalyse įsikūrę sertifikuoti prieigos taškai (angl. Access Point).
PEPPOL buvo sukurtas kaip Europinis tinklas skirtas viešųjų pirkimų (B2G) skaitmenizavimui, tačiau pastaruoju metu sistema vis aktyviau naudojasi verslo įmonės tarpusavio prekyboje (B2B). Be to, tinklas plečiasi ir geografiškai – PEPPOL prieigos taškai jau įsikūrę Japonijoje, JAV, Singapūre, Australijoje bei kitose šalyse.
PEPPOL tinkle galima keistis visais tarptautinėje prekyboje naudojamais elektroniniais dokumentais, iš kurių pagrindiniai yra šie:
- Prekių užsakymas
- Užsakymo patvirtinimas
- Sąskaita faktūra / Kreditinė sąskaita faktūra
- Krovininio gavimo patvirtinimas
- Krovinio važtaraštis
Kodėl verta naudotis PEPPOL?
Paskutiniais duomenimis prie PEPPOL tinklo jau yra prisijungę daugiau nei 1,4 mln. įmonių ir organizacijų iš 98 pasaulio šalių. Įmonės, prisijungusios prie PEPPOL tinklo, gali keistis elektroniniais dokumentais su visais tinklo nariais.
Pavyzdžiui, jei bendradarbiaujant su užsienio partneriu užsakymus vis dar gaunate paprastu el. paštu, o sąskaitas siunčiate PDF formatu, verta pagalvoti apie šių procesų skaitmenizavimą. Įdiegus integraciją, užsakymus gausite tiesiai į savo apskaitos ar gamybos programą. Atlikus užsakymą, iš programos galėsite išsiųsti tikrą skaitmeninę sąskaitą, kurią jūsų prekybos partneris galės automatiškai importuoti į savo sistemą. Jei esate pirkėjas, procesas bus atvirkštinis, tačiau bet kuriuo atveju naudą gaus abi pusės.
Komercinių dokumentų skaitmenizavimo nauda:
- Greitesni procesai visoje tiekimo grandinėje nuo užsakymo priėmimo iki atsiskaitymo;
- Automatizacija – išvengiama rankinio darbo įvedant duomenis į įvairias sistemas;
- Sumažėja žmogiškų klaidų rizika;
- Mažesni administraciniai kaštai koordinuojant tiekimo procesus.
PEPPOL sistemoje naudojami standartizuoti elektroninių dokumentų formatai bei vieningas duomenų perdavimo mechanizmas, todėl partneriams nebereikia derinti duomenų formatų bei kurti atskirų perdavimų kanalų – taip išvengiama ilgo ir kartais varginančio proceso.
Prisijungimas prie PEPPOL yra puikus sprendimas dalyvaujantiems Europos šalių viešuosiuose pirkimuose, kur galioja reikalavimai sąskaitas perduoti tik elektroniniu būdu. Lietuvoje tam tikslui veikia „Sąskaitų administravimo bendroji informacinė sistema“ (SABIS). Daugelyje šalių veikia panašios sistemos, o PEPPOL yra vienas iš būdų pateikti skaitmenines sąskaitas.
Verta paminėti, kad nuo 2030 m. liepos 1 d. Europos Sąjungoje įsigalios reikalavimas, kad visos tarp šalių perduodamos sąskaitos faktūros turės būti elektroninės. Šalių viduje tokie reikalavimai įsigalios dar anksčiau, pavyzdžiui, Vokietijoje ar Latvijoje elektroninės sąskaitos taps privalomos nuo 2028 m. Taigi, jau po 5 metų skaitmeninių sąskaitų naudojimas bus privalomas visoms įmonėms visoje Europoje. Galbūt vertėtų tai pradėti daryti jau dabar?
Kaip pradėti naudoti PEPPOL?
Pirmiausia turėtumėte kreiptis į sertifikuotą PEPPOL prieigos tašką, kuris jūsų įmonę užregistruos tinkle bei suteiks PEPPOL ID. UAB „Edisoft systems“ yra oficialus PEPPOL prieigos taškas, teikiantis visas su tuo susijusias paslaugas. (Nuoroda: https://edisoft.io/lt-lt/sprendimai/peppol-integracinis-sprendimas)
Techniškai naudotis PEPPOL galima dviem būdais:
- Per interneto portalą – įvedant duomenis rankomis.
- Tiesiai iš savo apskaitos sistemos ar kitos programos atlikus integraciją.
Pirmas būdas yra tinkamas, kai siunčiamų arba gaunamų dokumentų kiekis yra labai nedidelis. Tačiau norint išnaudoti visus elektroninių dokumentų privalumus vertėtų rinktis antrąjį būdą ir dirbti su PEPPOL sau įprastoje aplinkoje. Dauguma Lietuvoje naudojamų apskaitos programų jau turi parengtas integracijas su UAB „Edisoft systems“ platforma, todėl toks projektas bus įgyvendinamas greitai ir paprastai. Jei daroma nauja integracija, UAB „Edisoft systems“ gali lanksčiai prisitaikyti prie įvairių dokumentų formatų ir duomenų perdavimo kanalų.
Klientams rekomenduojame pradėti naudoti PEPPOL nuo sąskaitų faktūrų siuntimo ir gavimo. Sąskaitos yra dažniausiai perduodamas dokumentas PEPPOL sistemoje ir daugelis Europoje veikiančių apskaitos ar e-sąskaitų (angl. E-Invoicing) programų turi tokį funkcionalumą, todėl tikėtina, kad jūsų tarptautiniai prekybos partneriai galės priimti bei siųsti PEPPOL sąskaitas.
Pradėjus keistis sąskaitomis faktūromis, vėliau galima pereiti ir prie kitų elektroninių dokumentų, tokių kaip užsakymai, krovinio važtaraščiai, užsakymo patvirtinimai ir pan.
Naujo partnerio prijungimui nereikės jokių papildomų techninių darbų – savo sistemoje įvedus partnerio PEPPOL ID galėsite pradėti siųsti dokumentus. Norint gauti elektroninius dokumentus savo partneriams tereiks pateikti atitinkamą prašymą ir nurodyti savo PEPPOL ID.
Jei norite pasikonsultuoti dėl PEPPOL naudojimo, maloniai prašome kreiptis: www.edisoft.lt
Apie UAB „Edisoft systems“
VERSLO TRIBŪNA
PEPPOL tinklas Lietuvos įmonėms atveria naujų galimybių pereinant prie elektroninių dokumentų naudojimo. Sistema leidžia paprastai ir patogiai keistis skaitmeniniais komerciniais dokumentais su visomis prie PEPPOL prisijungusiomis įmonėmis bei viešosiomis institucijoms. UAB „Edisoft systems“ yra sertifikuota įmonė, teikianti visas paslaugas, susijusias su prieiga prie PEPPOL tinklo. Taigi, apžvelkime, kaip veikia šis tinklas ir kokias galimybes jis suteikia verslui.
Technologijos šiandien svarbios ne tik verslo augimui – jos gali tapti svarbiu stabilumo ramsčiu. Tuo įsitikino žiniasklaidos planavimo agentūra „Open Agency“, jau beveik dešimtmetį dirbanti su verslo valdymo sistema „Directo“.
Transporto sektorius Lietuvoje yra vienas stipriausių šalies ekonomikos variklių – ypač kelių transportas, kuriame šalies vežėjai aktyviai dirba visoje Europoje. Kartu transporto ir logistikos sektorius išlieka vienu kertinių pasaulio bei nacionalinės ekonomikos ramsčių. Be efektyviai veikiančių tiekimo grandinių, prekių judėjimas tarp gamintojų, tiekėjų ir vartotojų sustotų, o tai paveiktų beveik visas sritis – nuo prekybos ir pramonės iki žemės ūkio ir paslaugų.
Atvirojo kodo e. komercijos platforma „Sylius“, sukurta naudojant „Symfony“ karkasą, pastaraisiais metais ypač populiarėja tarp vidutinio dydžio ir didelių verslų, kurie turi nestandartinių poreikių savo e. parduotuvėms. Dėl savo lankstumo ir pritaikomumo „Sylius“ išsikovojo tvirtą poziciją tarp technologiškai pažengusių komandų ir įmonių, kurioms reikia išplėstinių sprendimų. Tačiau e. komercijos ekspertai perspėja, kad ši platforma tinka ne visiems.
„Edisoft“ yra elektroninių duomenų mainų (EDI) operatorius bei sistemų integravimo paslaugų teikėjas. Įmonės valdoma EDI platforma turi plačiausią partnerių tinklą Baltijos šalyse, jos paslaugomis naudojasi daugiau nei 2500 klientų. Per metus „Edisoft“ sistemoje perduodama apie 24 mln. įvairių komercinių dokumentų.
„Edisoft“ sistema naudojasi prekybos tinklai, maisto, drabužių, kosmetikos, statybinių medžiagų parduotuvės, restoranai, kavinės bei jų tiekėjai. Elektroniniuose duomenų mainuose taip pat dalyvauja logistikos paslaugų teikėjai, gamybos įmonės bei finansinės institucijos. Specializuoti „Edisoft“ sprendimai leidžia prisijungti prie PEPPOL tinklo, perduoti elektroninius dokumentus į valstybės informacines sistemas (SABIS, i.VAZ, AIS) ar integruotis su didžiausia pasaulyje el. komercijos platforma „Amazon“.
