Kai technologijos auga kartu su verslu
Pirmasis žingsnis – apskaitos modulis
„Open Agency“ partnerystė su „Directo“ prasidėjo dar 2015 m., kai agentūra įsidiegė apskaitos modulį. Sprendimas pasiteisino su kaupu – tai buvo ilgalaikės partnerystės pradžia.
Iš karto patiko „Directo“ lankstumas. „Sistema nebuvo statiška – galėjome ją lengvai pritaikyti savo poreikiams. Kiekvieną kartą, kai reikėjo nestandartinio sprendimo, „Directo“ komanda reaguodavo greitai ir profesionaliai. Debesų kompiuterijos technologijos, kuriomis paremta sistema, leido mums nebesirūpinti serveriais ir duomenų saugumu. Atsirado galimybė prisijungti prie programos iš bet kur, nuotoliniu būdu. Dabar tai jau tapo norma, o tuo metu buvo nauja ir inovatyvu“, – pasakoja įmonės vyr. buhalterė D. Jankūnienė.
Nuo tada „Open Agency“ palaipsniui plėtė sistemos naudojimą – 2021 m. įsidiegė darbo užmokesčio modulį, o nuo šių metų pradžios – CRM sistemą. Taip buvo atsisakyta anksčiau naudotų sistemų bei nebeefektyvių integracijų.
Nenumatytas incidentas paskatino pokyčius: DU modulis diegtas skubos tvarka
Nors „Open Agency“ personalo ir darbo užmokesčio modulį planavo įsidiegti vėliau, realybė pakoregavo planus. 2021 m. viduryje žiniasklaidos planavimo agentūra susidūrė su netikėtu iššūkiu – virusas nepataisomai sugadino darbo užmokesčio skaičiavimo sistemą ir jos atsarginę kopiją. Situacija pareikalavo greitų sprendimų, nes algų skaičiavimo procesas negalėjo būti atidėtas.
„Kreipėmės į „Directo“ komandą – kartu ieškojome sprendimo ir labai operatyviai pradėjome naudoti darbo užmokesčio modulį. Sistema buvo įdiegta greitai ir sklandžiai, o svarbiausia – procesai nesustojo. Ši patirtis tik sustiprino mūsų pasitikėjimą“, – prisimena D. Jankūnienė.
Nuo trijų skirtingų sistemų – prie vienos verslo platformos
Iki 2025 metų „Open Agency“ dirbo su dviem atskiromis sistemomis: savo serveryje turėjo vidinę projektų valdymo programą, o buhalterinei apskaitai tvarkyti naudojo „Directo“. Tačiau toks hibridinis modelis ilgainiui pradėjo kelti iššūkių – strigo duomenų perdavimas, sąskaitų saugojimas ir persiuntimas atėmė daug laiko, informacija dubliuodavosi ir dažnai nesutapdavo. Esamos projektų valdymo sistemos modernizavimas nebuvo įmanomas, o naujos kūrimas būtų pareikalavęs didelių investicijų, todėl įmonė nusprendė išplėsti „Directo“ naudojimą ir procesus centralizuoti vienoje platformoje.
Tai buvo ambicingas žingsnis, diegimo procesas pareikalavo laiko, kantrybės ir glaudaus bendradarbiavimo. „Vidaus procesų struktūrizavimas, darbo taisyklių įvedimas, vidinių darbų procesų aprašymai, efektyvi vidaus komunikacija bei reguliarios skyrių vadovų diskusijos derinant procesus – visa tai ženkliai palengvino sudėtingą sistemos diegimą įmonės veikloje“, – pasakoja „Directo“ aptarnavimo vadovė Lidija Jakubovska, vadovavusi procesui.
Įgyvendinus sprendimą procesai tapo sklandesni ir greitesni: įkelti į sistemą dokumentai automatiškai patenka į apskaitą – nebereikia jų siųsti el. paštu ar saugoti atskirai. Centralizavimas taip pat pagerino vidinę komunikaciją ir sumažino klaidų tikimybę bei dokumentų praradimų riziką.
Saugumas, augimas ir ilgalaikė partnerystė
„Directo“ turimas ISO/IEC 27001:2022 sertifikatas stiprina pasitikėjimą – įmonės atstovės teigimu, tai prisideda prie technologinio sprendimo patikimumo.
„Apskritai bendradarbiavimą vertiname kaip nuoseklų ir profesionalų – visada galime kreiptis dėl pagalbos, konsultacijų ar pateikti pasiūlymus, kaip dar labiau pritaikyti sistemą prie savo poreikių. Tai nuolatinė, abipusiu įsitraukimu grįsta partnerystė“, – teigia įmonės atstovė.
Ši patirtis rodo, kad technologinis partneris šiandien yra ne tik sprendimų tiekėjas, bet ir pokyčių katalizatorius. Ilgalaikė partnerystė gali tapti svarbia verslo augimo ir saugumo dalimi.
„Open Agency“ – tai klientas, kuris mus įkvepia. Jie visada žino, ko nori, dažnai meta mums naujų iššūkių ir skatina tobulėti. Kartu su tokiais klientais ir gimsta pažangiausi sprendimai“, – teigia „Directo“ atstovė.
Apie „Open Agency“
Žiniasklaidos planavimo agentūra „Open Agency“ – tai komunikacijos profesionalų komanda, kurios veikla drąsiai peržengia tradicinės reklamos ribas. Agentūra siekia kurti prasmingą ir įsimintiną vartotojo patirtį, pasitelkdama įvairius komunikacijos kanalus ir interaktyvius sprendimus.
Būdama tarptautinio agentūrų tinklo „Initiative“ dalimi, „Open Agency“ veikia ne tik Lietuvoje, bet ir bendradarbiauja su partneriais užsienyje. Tai klientams suteikia galimybę pasinaudoti naujausiomis pasaulinėmis rinkodaros ir medijų tendencijomis. „Open Agency“ pasitiki gerai žinomi Lietuvos ir tarptautiniai prekių ženklai.
